W tym artykule przeczytasz o:
- Jaki podpis przy umowie o pracę musi złożyć pracodawca, a który wystarczy pracownikowi
- Dlaczego przy zatrudnianiu cudzoziemców ten schemat przestaje działać
- Czterech elementach procesu, które zabierają z biura koperty, kuriera i ręczne odkładanie akt
„Kto nigdy nie wysłał pracownikowi kompletu dokumentów, który wrócił do niego niekompletny? Jeśli ktoś taki jest na sali, może we mnie rzucić portfelem, biżuterią, czymkolwiek.”
Nikt nie rzucił.
Tak Adam Chodkowski, założyciel DocWay, przeszedł do sedna swojego wystąpienia na XIII Konferencji Delegowania Pracowników organizowanej przez Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia. Tegoroczna edycja zgromadziła około 150 gości: właścicieli i menedżerów agencji zatrudnienia oraz firm, które delegują ludzi do pracy za granicę. Adam wystąpił w Panelu Polska, w tym samym bloku co były Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki i eksperci EY, z prezentacją na temat: „Zatrudnianie bez odległości: zdalne podpisy i automatyczna e-teczka”.
Pakiet, który wraca trzy razy…
Agencja wysyła pracownikowi pakiet dokumentów. Przy umowie o pracę takich dokumentów może być nawet ponad dwadzieścia. A zdarza się, że zestaw wraca bez jednego oświadczenia albo z jednym niepodpisanym, więc całość rusza w drogę jeszcze raz. A czasami nawet i więcej razy…
Adam opowiedział też historię z własnej praktyki, którą trudno wymyślić. Pracownik zeskanował otrzymaną umowę, wyedytował ją, dopisał sobie wyższe wynagrodzenie i podpisał. A potem się wykłócał z pracodawcą, że skoro jest podpisane, to ma być więcej.
Dla agencji pośrednictwa pracy to nie jest wyłącznie kwestia kosztów kuriera. W rozmowie po konferencji Adam ujął to tak:
„Nie możesz człowieka puścić do pracy do klienta bez umowy. Jeżeli umowa idzie kurierem, to leci czas, a klient wymaga od ciebie, żeby to było szybko. Czasami chodzi o to, żeby było taniej, czasami o to, żebyś mniej czasu spędzał w biurze, a czasami o to, że ten człowiek nie wyjdzie do pracy, jeżeli dokumenty nie zostaną podpisane na czas.”
Kiedy pakiet wreszcie wróci kompletny, ktoś musi go jeszcze rozłożyć do właściwych części akt. I potem do niego wracać, szukać, sprawdzać.
Cztery klocki, które działają osobno
Adam rozłożył rozwiązanie na cztery elementy i od razu zastrzegł, że każdy z nich działa samodzielnie. Jeśli agencja ma już któryś z nich u siebie, wdrażając e-teczkę pracowniczą DocuWare korzystamy z tego, co jest. Najwięcej czasu oszczędza się jednak dopiero wtedy, gdy wszystkie cztery poniższe elementy tworzą jeden proces.
1. Dokumenty powstają z danych, które już masz
Dane pracownika są w systemie kadrowym, albo w formularzu rekrutacyjnym. Nie ma powodu przepisywać ich ręcznie do dwudziestu dokumentów. System generuje pakiet na żądanie, dla jednej osoby albo dla stu, a jego zawartość może zależeć od stanowiska czy kategorii pracownika.
Najważniejszy jest jednak inny efekt. Adam mówił o nim tak:
„Jeżeli ja generuję te dokumenty, to mam pełną kontrolę nad ich treścią. Mogę do nich zajrzeć, ale nawet jeżeli nie zajrzę, dokładnie wiem, co w nich jest. I to nam towarzyszy niezmiennie przez cały proces. Nikt tego w trakcie nie zmieni.”
Historia z dopisanym wynagrodzeniem w tym układzie nie może się wydarzyć.
2. Podpis bez kuriera
Pracownik loguje się na platformę i widzi pakiet dokumentów. Akceptuje je po kolei, jeden pod drugim. Możemy też wymusić, żeby przewinął każdy dokument do końca, dzięki czemu nie ma wątpliwości, że zapoznał się z treścią. Na koniec potwierdza całość, razem z regulaminem i polityką prywatności, kodem z SMS-a.
Tu zaczyna się część, o którą po wystąpieniu, w kuluarach konferencji, pytano Adama najczęściej: czy wolno tak robić.
Pracodawca podpisuje pakiet podpisem kwalifikowanym, pracownikowi może wystarczyć podpis dokumentowy. Art. 29 § 2 Kodeksu Pracy mówi, że umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeśli umowa nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca musi przed dopuszczeniem do pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie strony umowy, jej rodzaj i warunki. Elektronicznym odpowiednikiem formy pisemnej jest kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78¹ Kodeksu cywilnego). Po stronie pracodawcy podpis kwalifikowany jest więc konieczny. Po stronie pracownika, jeśli umowa nie zawiera elementów wymagających formy pisemnej, wystarczy podpis dokumentowy: logowanie i kod SMS.
Elementy, które zmieniają wszystko. Takim elementem jest na przykład przeniesienie autorskich praw majątkowych, które wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o Prawie Autorskim i prawach pokrewnych), albo wspólna odpowiedzialność za powierzone mienie. Wtedy podpis kwalifikowany jest potrzebny po obu stronach.
Cudzoziemcy. Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom wymaga zawarcia umowy z cudzoziemcem w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy (art. 5 ust. 1), a kopię umowy trzeba przesłać przez praca.gov.pl przed rozpoczęciem pracy. W wersji elektronicznej oznacza to podpis kwalifikowany na każdym dokumencie po stronie cudzoziemca. Na szczęście na rynku są już jednorazowe podpisy kwalifikowane.
Dlatego po wystąpieniu najbardziej zainteresowane były agencje, które wysyłają do pracy Polaków. U nich odpada podpis kwalifikowany po stronie pracownika, więc cały proces jest tańszy.
3. E-teczka układa się sama
Podpisane dokumenty trzeba gdzieś odłożyć. W papierowym procesie robi to człowiek. W e-teczce DocuWare system sam wysyła pracownikowi jego egzemplarze, zabezpieczone hasłem, i rozkłada pakiet do odpowiednich części akt. Nikt nie musi tego pilnować.
Uprawniony pracownik HR ma do tych akt dostęp z telefonu, o każdej porze. System informuje o brakach w teczkach i o dokumentach, które za chwilę stracą ważność, na przykład o badaniach lekarskich. Przed kontrolą wiadomo, w jakim stanie jest dokumentacja, bez przeglądania segregatorów.
„Proszę się nie martwić, w HR i tak będzie dużo pracy,” – dodał Adam, kiedy mówił o automatyzacji powtarzalnych czynności.
4. Papier z przeszłości i aneksy jednym przyciskiem
Zostaje archiwum, które agencja już ma w papierze. Te dokumenty można zeskanować, a resztą zajmie się IDP (Intelligent Document Processing) w DocuWare. To moduł oparty na sztucznej inteligencji, który rozpoznaje rodzaj dokumentu, odczytuje z niego dane, np. imię i nazwisko pracownika czy datę zawarcia umowy, i uczy się na każdej poprawce. Rola człowieka ogranicza się do sprawdzenia wyników.
Skoro dane z umów są już w systemie, można ich użyć ponownie. Zmiana stawek dla kilkuset osób to wtedy kilkaset aneksów wygenerowanych naraz i wysłanych do podpisu tą samą ścieżką. Na pytanie z sali o integrację Adam odpowiedział, że łączymy się ze wszystkim, co ma API. Dane płyną w obie strony: z systemu kadrowego do dokumentów i z dokumentów z powrotem do systemu kadrowego.
Agencja, która pracuje tak od trzech lat
Adam zakończył wystąpienie, odsyłając salę do rozmowy z Beatą Siadek, właścicielką HR Navigator. To krakowska agencja, która rekrutuje pracowników z całej Polski i wysyła ich m.in. do Niemiec. Od trzech lat korzysta z e-teczki pracowniczej DocuWare, którą wdrażaliśmy razem z nią.
Wcześniej HR Navigator wysyłał kilkaset kopert miesięcznie i trzymał akta w piwnicy wypełnionej od podłogi do sufitu. Dziś każdy dokument w pakiecie ma własny podpis, a pracownik składa je wszystkie jednym kodem. Beata Siadek mówi o tym tak:
„DocWay dał mi produkt, który spowodował, że mam trwające nieustannie już od 36 miesięcy Boże Narodzenie, ponieważ e-teczka pracownicza jest produktem, który daje coś, czego w branży pośrednictwa pracy nie da się kupić, czyli czas.”
Całą rozmowę znajdziesz w artykule E-teczka pracownicza DocuWare to produkt, który daje coś, co najtrudniej jest kupić – czas.
Jeśli umowy w Twojej agencji wciąż jeżdżą kurierem
Porozmawiajmy o Twoim modelu zatrudnienia. Na bezpłatnej konsultacji pokażemy e-teczkę na przykładzie Twoich dokumentów i sprawdzimy, w których umowach wystarczy podpis dokumentowy pracownika, a w których potrzebny będzie kwalifikowany.
