„DocWay dał mi produkt, który spowodował, że mam trwające nieustannie już od 36 miesięcy Boże Narodzenie, ponieważ e-teczka pracownicza jest produktem, który daje coś, czego w branży pośrednictwa pracy nie da się kupić, czyli czas.” Co się zmieniło w firmie HR Navigator od kiedy pracownicy używają w niej DocuWare? Posłuchaj wywiadu z jej właścicielką Beatą Siadek.

HR Navigator jest firmą, która od 2011 roku świadczy usługi pracy tymczasowej, doradztwa personalnego oraz outsourcingu procesów w tym procesów kadrowo-płacowych (payroll). Dla swoich klientów rekrutuje pracowników z całej Polski, których nierzadko wysyła do pracy za granicę. Ogrom dokumentów związanych z rekrutacją oraz konieczność trzymania ich przez kilkadziesiąt lat sprawił, że firma zaczęła dosłownie „tonąć w papierach”.

– Mamy taką piwniczkę dedykowaną, która jest od podłogi do sufitu wypełniona aktami osobowymi jeszcze z czasów, gdy te dokumenty były generowane w formie papierowej – mówi Beata Siadek, właścicielka HR Navigator – w takiej firmie jak nasza, w skali roku jest generowane od kilku do kilkunastu tysięcy teczek osobowych. I są to dokumenty, które zgodnie z obowiązującymi przepisami i mamy obowiązek przechowywać przez kilkadziesiąt lat.

Gdy pojawiła się wizja wynajęcia kolejnego pomieszczenia na dokumenty, w HR Navigator zakiełkował pomysł, żeby wyeliminować papier i zamienić dokumenty na elektroniczne. Jak mówi Pani Beata, to była jak dotąd jedna z lepszych decyzji, jaką wówczas podjęli.

DocuWare nie zabrał pracy, ale sprawił, że Zespół ma czas na ważniejsze zadania

Jedna z częstszych obaw przed wdrożeniem w firmie nowej technologii jest taka, że ludzie boją się, że przestaną być potrzebni i zostaną zwolnieni. Po wdrożeniach u Naszych Klientów nie raz i nie dwa widzieliśmy już, że jest wręcz odwrotnie. Zresztą Pani Beata też to potwierdza:

– Biorąc pod uwagę, że mówimy o pracownikach działu kadr, to myślę, że to jest akurat obszar osób, które doskonale sobie zdają sprawę, jaki nakład pracy wiąże się z istniejącymi dokumentami w wersji papierowej. Więc jeżeli pojawił się pomysł, że nie będą musieli zakładać teczek i generować papierowych dokumentów, a dodatkowo wszystkie dokumenty będą się podpisywały w formie zdalnej, to w miejsce strachu o pracę pojawiła się szansa na poprawienie jej jakości – mówi Beata Siadek.

A jak wyglądało samo wdrożenie?

HR Navigator od samego początku doskonale wiedział czego oczekuje od rozwiązania. A jeszcze lepiej, wiedział czego absolutnie nie chce. Miało być szybciej i bardziej automatycznie. System miał pilnować, czy pracownik popisał umowę czy nie, a także jak sam proces podpisywania powinien przebiegać. W tym miejscu spotkały się wiedza branżowa z HR Navigatora z doświadczeniem technicznym DocWay, którego efektem było takie dopasowanie E-teczki pracowniczej DocuWare, żeby spełnić kluczowe wymagania Klienta.

–  Na rynku owszem, istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają podpisywanie pewnego rodzaju pakietów dokumentów poprzez wymianę na platformach podpisów przez dwie strony. Aczkolwiek to coś, co wykluczało nam, możliwość stosowania tych platform, było właśnie złożenie jednego podpisu na sam koniec całego pakietu dokumentów. A tak naprawdę w skład dokumentów pracowniczych, które pracownik podpisuje, wchodzi niezrzeszona ilość oświadczeń, które każdy powinien odrębnie posiadać niezależny podpis – wyjaśnia Beata Siadek.

I to odpowiedź między innymi na tę potrzebę sprawiła, że od 3 lat HR Navigator korzysta właśnie z DocuWare. Jeden podpis, który zastępuje wertowanie czasami kilkunastu różnych oświadczeń i eliminuje ryzyko, że pracownik na 15 dokumentów podpisze 14, a przez to proces jego zatrudniania znacznie się wydłuży, lub – w skrajnych przypadkach – będzie trzeba go powtarzać od nowa.

Życie w erze cyfrowych dokumentów

Pozbycie się papierowych dokumentów na rzecz ich cyfrowych odpowiedników to poza odzyskanym czasem dotąd przeznaczanym na czynności czysto administracyjne, jeszcze więcej korzyści:

HR Navigator jako Agencja Pracy Tymczasowej ma obowiązek przedkładania wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika, po pierwsze swoim klientom, czyli pracodawcom, którzy mogą zażyczyć sobie dostępu do wszystkich dokumentów pracowniczych jakie są wygenerowane w trakcie zatrudnienia. A dodatkowo jako agencja, która oddelegowuje pracowników do pracy na teren Niemiec, musi przestrzegać również tamtejszego porządku prawnego.

Niemieckie przepisy mówią o tym, że te teczki osobowe powinny być przechowywane w kraju, w którym pracownik fizycznie pracuje. Natomiast na szczęście wprowadzono taką klauzulę, że mogą być one przechowywane również w wersji elektronicznej. Dla firmy takiej jak HR Navigator to duże ułatwienie, a jednocześnie kolejne wyzwanie.

–  RODO powoduje, że takie dokumenty muszą być w odpowiedni sposób zabezpieczone i nie jest tak, że każdy tam może mieć do nich dostęp, ale mogą to być tylko i wyłącznie osoby, które do tego zostały upoważnione. I DocuWare daje taką możliwość, czyli nadawanie odpowiednich uprawnień użytkownikom lub grupom użytkowników, którzy zyskują dostęp wyłącznie do tych dokumentów, do których dostęp mieć powinni. I które w momencie, kiedy jest taka potrzeba, mamy możliwość udostępnienia naszym partnerom biznesowym, bądź też poszczególnym urzędom, którzy chcą w takie dokumenty mieć wgląd. – wyjaśnia Beata Siadek.

Jak jeszcze zmieniła się rzeczywistość firmy HR Navigator po wprowadzeniu e-teczki pracowniczej DocuWare? Zapraszamy do odsłuchania całej rozmowy z Beatą Siadek: