Im więcej projektów i kontrahentów, tym więcej umów i potencjalnych ryzyk mogących wpłynąć na bezpieczeństwo prawne Twojej firmy. Skomplikowane procesy negocjacji i akceptacji, angażujące wiele działów i kluczowych menedżerów, potrafią skutecznie opóźnić finalizację kluczowych ustaleń. Im większa organizacja, tym bardziej potrzebny jest sprawny i bezpieczny system do zarządzania umowami.
Elektroniczny obieg umów w DocuWare to nowoczesne narzędzie, które dostosuje się do Twojej firmy i w przejrzysty sposób pomoże Ci zapanować nad całym cyklem życia umowy.
Usprawnisz etapy negocjacji, opiniowania i akceptacji, skracając czas potrzebny na finalizację kontraktu. A dzięki integracji z kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie musisz już drukować, podpisywać i skanować umów Wszystko dzieje się w DocuWare.
System automatycznie przypomni o zbliżających się datach wygaśnięcia, aneksach czy terminach wypowiedzenia oraz zainicjuje odpowiedni proces w Twojej organizacji.
Zapewnisz, że żadna umowa nie zginie, a dostęp do niej będą miały tylko upoważnione osoby, z pełną historią zmian.
Dzięki DocuWare wszyscy pracownicy w bibliotece szablonów zawsze będą mieli dostęp do najnowszych, zatwierdzonych wzorów umów.
Dostęp do DocuWare jest możliwy o dowolnej porze i z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki temu praca zdalna jednego z pracowników czy całego zespołu nie będzie angażowała osób w biurze do pomocy.
Odwzorowane procesy w DocuWare przyspieszają pracę oraz pozwalają przekierować uwagę Twoich pracowników na bardziej kreatywne i wymagające zadania. To, co rutynowe i powtarzalne dzieje się w tle.
Zapomnij o przeszukiwaniu segregatorów, dysków sieciowych i skrzynek mailowych. Wszystkie umowy znajdują się w jednym, cyfrowym archiwum. Wystarczy kilka sekund, aby odnaleźć dowolny kontrakt, wyszukując go po nazwie kontrahenta, dacie, numerze, a nawet konkretnym słowie lub frazie w jego treści.
Umowy to jedne z najbardziej wrażliwych danych w firmie. System pozwala precyzyjnie zarządzać uprawnieniami, dzięki czemu pracownicy mają dostęp tylko do tych dokumentów, które są im niezbędne do pracy. Każda operacja wykonana na umowie jest rejestrowana, co zapewnia pełną ścieżkę audytu i eliminuje ryzyko nieautoryzowanych zmian.
Ręczne przekazywanie umowy między działem prawnym, finansowym a zarządem generuje przestoje i opóźnienia. System automatyzuje ten proces, samoczynnie przesyłając dokument do kolejnych osób zgodnie z ustaloną ścieżką. Każdy uczestnik procesu otrzymuje powiadomienie o zadaniu do wykonania, co znacząco skraca czas potrzebny na uzyskanie wszystkich zgód.
Przegapiony termin wypowiedzenia umowy lub renegocjacji warunków może kosztować firmę bardzo dużo. Elektroniczny obieg umów działa jak inteligentny asystent, który automatycznie wysyła powiadomienia o zbliżających się kluczowych terminach. Dzięki temu zyskujesz pewność, że żadna ważna data nie zostanie pominięta.
Procesy związane z umowami różnią się w zależności od branży, wielkości i struktury organizacji. Nowoczesne systemy do obiegu umów są w pełni konfigurowalne i mogą precyzyjnie odwzorować dowolny, nawet najbardziej skomplikowany, proces obowiązujący w Twojej firmie – od prostych umów zlecenia po złożone kontrakty ramowe.
Koniec z chaosem i pytaniami „czy to na pewno ostateczna wersja?". System zapewnia, że cały zespół pracuje na jednym, aktualnym dokumencie. Każda zmiana jest zapisywana, co pozwala na łatwe śledzenie historii negocjacji i powrót do poprzednich wersji w razie potrzeby, gwarantując pełną przejrzystość.
Zapewnij, że pracownicy zawsze korzystają z aktualnych i zatwierdzonych przez dział prawny wzorów umów. System umożliwia stworzenie biblioteki szablonów, co minimalizuje ryzyko prawne związane z używaniem nieaktualnych lub niepoprawnych zapisów i gwarantuje spójność wszystkich kontraktów w organizacji.
Integracja z kwalifikowanym podpisem elektronicznym eliminuje potrzebę drukowania, fizycznego podpisywania i odsyłania dokumentów. Cały proces zawarcia umowy może odbyć się w 100% cyfrowo, co pozwala sfinalizować kontrakt nawet w kilka minut, a nie dni, niezależnie od tego, gdzie znajdują się osoby podpisujące.
Automatyczne odczytywanie danych z dokumentów i tworzenie zadań w kalendarzu zgodnie z terminami odbywa się w sposób zautomatyzowany. To sprawia, że praca staje się bardziej efektywna, a pracownik ma więcej czasu na realizację bardziej wymagających i kreatywnych zadań.
Dane mogą być przechowywane albo w jednej z najbezpieczniejszych chmur na świecie - Microsoft, albo na dedykowanych serwerach wewnątrz organizacji, a dostęp do nich mają tylko upoważnieni pracownicy. Rozbudowana ochrona przed nieuprawnionym dostępem sprawia, że dane zawsze pozostają poufne i bezpieczne - zgodne z przepisami RODO.
Automatyczne odczytywanie danych z dokumentów i tworzenie zadań w kalendarzu zgodnie z terminami odbywa się w sposób zautomatyzowany. To sprawia, że praca staje się bardziej efektywna, a pracownik ma więcej czasu na realizację bardziej wymagających i kreatywnych zadań.
DocuWare eliminuje konieczność drukowania, przechowywania fizycznych kopii i wysyłania dokumentów tradycyjną pocztą. Efekt? Koszty związane z drukiem, papierem i usługami kurierskimi są znacząco obniżone, a w wielu przypadkach całkowicie wyeliminowane. Dodatkowo proces zatwierdzania i podpisywania umów znacząco się skraca, dzięki czemu rośnie efektywność całej organizacji.
DocuWare został zaprojektowany tak, żeby jego obsługa była maksymalnie wygodna i intuicyjna. Dzięki temu pracownicy nie muszą uczyć się nowego systemu i zmieniać swoich przyzwyczajeń. A cała magia dzieje się w tle.
Nie ogranicza Cię czas, ani miejsce. Każdy uprawniony pracownik może zarządzać dokumentami na dowolnym urządzeniu, w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca na świecie.
Automatyzacja procesów związanych z obiegiem umów sprawia, że szybciej trafiają one do kolejnych osób w kolejce akceptacji, a cały proces finalizacji dokumentu się skraca.
Wypełniasz formularz, a my oddzwaniamy,
żeby umówić termin krótkiej rozmowy z naszym ekspertem.
W czasie bezpłatnej konsultacji robimy prezentację i pokazujemy Ci produkt. W tym miejscu poznajemy Twoje potrzeby, wymagania i oczekiwania dotyczące aplikacji do zarządzania dokumentacją finansową.
Na podstawie uzyskanych od Ciebie informacji
przygotowujemy ofertę, która sprosta potrzebom Twojej firmy.
Po akceptacji oferty przechodzimy do realizacji — rozpoczynamy
proces wdrożenia DocuWare, konfigurując go zgodnie z Twoimi potrzebami.
Po zakończeniu wdrożenia szkolimy Twoich pracowników, aby zapewnić płynne przejście na nowy system i pełne wykorzystanie jego możliwości.
Wiemy jak ważny jest płynny start, dlatego w pierwszym okresie użytkowania systemu jesteśmy w pełni skoncentrowani na Twojej firmie.
Błyskawicznie reagujemy na wszelkie pytania oraz problemy, jakie mogą się pojawić w tym czasie.
Ponad 20.000 klientów zaufało DocuWare i zarządza w systemie ECM swoimi dokumentami i procesami. DocuWare wyróżnia się dzięki bezpieczeństwu, skalowalności, uniwersalnej integracji oraz ciągłemu rozwojowi produktu.
ul.Grzybowska 80/82 00-844 Warszawa
Email: firma@docway.pl
NIP: 527-272-87-70
Kapitał zakładowy: 50.000,00 zł
DocWay 2025 © Wszelkie prawa zastrzeżone.
