e-Teczka

Zacznij działać szybciej z inteligentną e-Teczką do zarządzania dokumentacją pracowniczą

Nieważne, czy szukasz konkretnego aktu osobowego, czy wprowadzasz zmiany w setkach umów pracowniczych. Z aplikacją e-Teczka wszystko zrobisz szybciej, praktycznie w mgnieniu oka.

Zaoszczędź setki godzin, dzięki digitalizacji dokumentacji z e-Teczką

Od błyskawicznego dostępu do akt osobowych aż po podpisywanie setek umów jednym kliknięciem. Gdy używasz e-Teczki, wszystko staje się prostsze.

e-Teczka to nie tylko oparta na bezpiecznej i wygodnej technologii chmurowej aplikacja do zarządzania dokumentacją pracowniczą, która centralizuje wszystkie akta w jednym miejscu.

To również praktyczne funkcje usprawniające wykonywanie codziennych zadań z aktami osobowymi, takich jak wyszukiwanie dokumentów, generowanie raportów, czy kontrolowanie kompletności teczek pracowników.

Poznaj wszystkie możliwości e-Teczki

Kontrola kompletności dokumentów

Wgrywasz dokumenty do e-Teczki, a aplikacja automatycznie weryfikuje, czy teczka pracownika jest już kompletna. W każdej chwili wiesz, kto i jakie dane musi jeszcze dostarczyć, co jest szczególnie przydatne w okresach zwiększonego zatrudnienia.

Błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów

Wystarczy kilka sekund, żeby odnaleźć potrzebne akta. Możesz szukać po datach, nazwach, typach dokumentów i innych atrybutach. Dzięki funkcji wyszukiwania po całej treści dokumentu znajdziesz to, czego szukasz, nawet gdy dysponujesz tylko częściowymi informacjami.

Automatyczne generowanie dokumentów na podstawie szablonu

Z e-Teczką uzupełnianie dziesiątek dokumentów o dane personalne zajmuje tylko chwilę. Nie musisz tworzyć każdego dokumentu od początku, ponieważ aplikacja  automatycznie wygeneruje pliki z indywidualnymi danymi na podstawie szablonu.

Inteligentne opisywanie dokumentów

e-Teczka sama opisuje dokumenty, a Ty tylko sprawdzasz, czy robi to prawidłowo. Wystarczy, że wgrasz plik z PDF, a aplikacja rozpozna typ dokumentu i przypisze do odpowiedniego folderu.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów

W e-Teczce dokumenty są archiwizowane elektronicznie, dzięki czemu nie musisz drukować i przechowywać ich fizycznych kopii, ani obawiać się, że się zgubią lub ulegną uszkodzeniu.

Kontrola terminów

e-Teczka  przypomni Ci o zbliżających się terminach — m.in. badań lekarskich, certyfikatach i umów. Dzięki temu nigdy nie przeoczysz wygasającej umowy i to bez  marnowania czasu na prowadzenie dodatkowych ewidencji.

Kontrola wersji

Każda zmiana w dokumentacji pracowniczej jest automatycznie rejestrowana. Dzięki temu możesz w łatwy sposób przywracać starsze wersje dokumentów i cofać niechciane zmiany.

Kontrola dostępu

To Ty decydujesz komu i do jakiego dokumentu chcesz przydzielić dostęp. W zależności od nadanej roli i indywidualnych uprawnień każdy pracownik zobaczy tylko te informacje, które są dla niego przeznaczone.

Zgodność z rozporządzeniem o eAktach i RODO

e-Teczka zapewnia ścisłe przestrzeganie wymogów związanych z rozporządzeniem o eAktach i o ochronie danych osobowych — RODO.  Dzięki temu nie musisz obawiać się ryzyka naruszeń i związanych z nimi sankcji.

Automatyczne tworzenie kopii zapasowych

Nawet w ekstremalnych sytuacjach masz pewność, że Twoje dokumenty są bezpieczne i zawsze dostępne. System zapisuje kopie zapasowe aż pięciokrotnie, zapewniając możliwie najwyższą warstwę bezpieczeństwa.

Masowe podpisy dokumentów

Nieważne, czy masz do podpisania 10, 100 czy 1000 umów — wszystkie możesz podpisać za pomocą jednego kliknięcia, a każdy dokument zostanie automatycznie opatrzony indywidualnym podpisem.

Automatyczne raporty

Korzystając z e-Teczki błyskawicznie wykonasz swoje zadania — większość potrzebnych raportów wygenerujesz niemal automatycznie, czyli w kilka sekund.

Chcesz sprawdzić, w jaki sposób DocuWare pomoże Twojej firmie?

Dlaczego warto wdrożyć e-teczkę?

Bezpieczeństwo danych

Dane są przechowywane w jednej z najbezpieczniejszych chmur na świecie Microsoft, a dostęp do niej mają tylko upoważnieni pracownicy. Rozbudowana ochrona przed nieuprawnionym dostępem sprawia, że dane personalne zawsze pozostają poufne i zgodne z przepisami RODO.

Zmniejszenie kosztów operacyjnych

Aplikacja eliminuje konieczność drukowania, przechowywania fizycznych kopii i wysyłania dokumentów tradycyjną pocztą. Efekt? Koszty związane z drukiem, papierem i usługami kurierskimi są znacząco obniżone, a w wielu przypadkach całkowicie wyeliminowane.

Zoptymalizowanie procesów

e-Teczka oszczędza czas i energię działów HR dając natychmiastowy dostęp do dokumentacji pracowniczej i automatyzując zarządzanie aktami osobowymi. Możesz w ten sposób oszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin tygodniowo!

Wyszukiwanie pełnotekstowe i złożone

Wyszukiwanie danych z e-Teczką jest tak samo łatwe i skuteczne, jak szukanie informacji w Google. Możesz przeszukiwać teczki za pomocą fragmentów informacji lub złożonych zapytań, a nie tylko po nazwach i atrybutach.

Dostępność 24/7

Nie ogranicza Cię czas, ani miejsce. Każdy uprawniony pracownik może zarządzać aktami osobowymi na dowolnym urządzeniu, w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca na świecie.

Intuicyjność

Aplikacja e-Teczka została zaprojektowana zgodnie z najnowszymi standardami użyteczności, dzięki czemu jej obsługa jest wygodna i intuicyjna

Łatwiejsze kontrole i audyty

Z e-Teczką Twoja firma jest zawsze gotowa na kontrolę organów zewnętrznych. Proces monitorowania i weryfikacji dokumentacji jest uproszczony, co ułatwia zarówno audyty wewnętrzne, jak i kontrole przeprowadzane przez zewnętrzne organy nadzorcze.

Ekologia

Korzystanie z e-Teczki przyczynia się do zmniejszenia zużycia papieru, co jest kluczowe dla redukcji śladu węglowego.  Dzięki cyfryzacji dokumentacji Twoja firma staje się bardziej przyjazna dla środowiska, idąc w zgodzie z ekologicznymi trendami.

Ułatwienia dla pracowników

Pracownicy mogą łatwo przeglądać swoje dane osobowe, co zwiększa ich poczucie kontroli nad własnymi informacjami. Dodatkowo proces podpisywania umów został maksymalnie uproszczony i przyspieszony.

Dokładność i spójność danych

Elektroniczne zarządzanie dokumentami minimalizuje ryzyko pomyłek związanych z nieczytelną lub niespójną dokumentacją pracowników.

Skalowalność

e-Teczka jest skalowalna i można ją dostosować do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. To Ty wybierasz najlepszy moment na dodanie nowych funkcjonalności.

Zintegruj e-Teczkę ze wszystkimi systemami, z których korzystasz

e-Teczka płynnie działa ze wszystkimi systemami przydatnymi w działach HR. Lista systemów, z którymi można zintegrować e-Teczkę jest bardzo długa i obejmuje również mniej popularne systemy.

DocuWare został stworzony z myślą o wymagających organizacjach. Narzędzie integruje się wieloma systemami ERP, WMS, kadrowo - płacowymi i więcej. Dzięki temu system jest w stanie usprawnić pracę każdej organizacji, bez względu na ilość dokumentów i złożoność procesów.

Zacznij teraz — to prosty plan działania

1. Wypełnij Formularz

Wypełniasz formularz, a my oddzwaniamy,
żeby umówić termin krótkiej rozmowy z naszym ekspertem.

2. Bezpłatna Konsultacja

W czasie bezpłatnej konsultacji robimy prezentację i pokazujemy Ci produkt. W tym miejscu poznajemy Twoje potrzeby, wymagania i oczekiwania dotyczące aplikacji do zarządzania dokumentacją finansową.

3, Oferta

Na podstawie uzyskanych od Ciebie informacji
przygotowujemy ofertę, która sprosta potrzebom Twojej firmy.

4. Wdrożenie

Po akceptacji oferty przechodzimy do realizacji — rozpoczynamy
proces wdrożenia DocuWare, konfigurując go zgodnie z Twoimi potrzebami.

5. Szkolenie

Po zakończeniu wdrożenia szkolimy Twoich pracowników, aby zapewnić płynne przejście na nowy system i pełne wykorzystanie jego możliwości.

6. Go Live

Wiemy jak ważny jest płynny start, dlatego w pierwszym okresie użytkowania systemu jesteśmy w pełni skoncentrowani na Twojej firmie.
Błyskawicznie reagujemy na wszelkie pytania oraz problemy, jakie mogą pojawić się pojawić w tym czasie pojawić.

Zapisz się do naszego newslettera i otrzymaj e-book na podany adres e-mail

    Administratorem Twoich danych osobowych jest DocWay Sp. z o.o. z siedzibą przy ul.Grzybowskiej 80/82 w Warszawie. Sprawdź naszą Politykę prywatności i plików cookie LINK i dowiedz się jak przetwarzamy Twoje dane.

    Ponad 20.000 klientów zaufało DocuWare i zarządza w systemie ECM swoimi dokumentami i procesami. DocuWare wyróżnia się dzięki bezpieczeństwu, skalowalności, uniwersalnej integracji oraz ciągłemu rozwojowi produktu.

    Informacje

    ul.Grzybowska 80/82 00-844 Warszawa

    Email: firma@docway.pl

    NIP: 527-272-87-70

    Kapitał zakładowy: 50.000,00 zł

    DocWay 2025 © Wszelkie prawa zastrzeżone.

    OSI Media logo