DocuWare pomaga kontrolować dokumentację poprzez jej centralizację i bezpieczną archiwizację.
System przyspiesza procesy produkcyjne, a dział kontroli jakości zyskuje przejrzyste narzędzie do zarządzania informacją.
Co najważniejsze, DocuWare zapewnia zgodność z surowymi wymaganiami prawnymi dotyczącymi odpowiedzialności za produkt, co zwiększa bezpieczeństwo prawne firmy.
Główne wyzwanie polega na jednoczesnym sprostaniu dwóm przeciwstawnym trendom:
Utrzymanie wydajnej i bezbłędnej produkcji staje się kluczowe, aby pogodzić te wymagania.
Brak przejrzystości hamuje innowacje, ponieważ pracownicy zamiast skupiać się na rozwoju, tracą ogromną ilość czasu na zarządzanie chaotyczną dokumentacją.
Dokumenty (plany, e-maile, rysunki CAD) są rozproszone, łatwo giną lub stają się niedostępne.
Gdy różne działy nie mają szybkiego dostępu do potrzebnych informacji, procesy zwalniają, a potencjał innowacyjny firmy jest marnowany.
DocuWare pomaga sprostać wymaganiom prawnym, tworząc bezpieczny i przejrzysty system dla całej dokumentacji produkcyjnej.
W przypadku sporów lub spraw dotyczących odpowiedzialności za produkt, system zapewnia natychmiastowy dostęp do kompletnych i nienaruszonych danych.
Gwarantuje to, że dokumentacja jest zabezpieczona i zgodna z przepisami, co pozwala firmie skoncentrować się na podstawowej działalności.
Bezpośrednią konsekwencją jest zatrzymanie procesu produkcyjnego.
Gdy kluczowy dokument, który mógłby wyjaśnić problem, jest niedostępny, praca musi zostać wstrzymana.
Prowadzi to do:
DocuWare pomaga opanować chaos poprzez centralizację wszystkich dokumentów w jednym zbiorze danych.
Niezależnie od formatu (papier, e-mail, plik CAD, zdjęcie), wszystko trafia do jednego miejsca.
Dzięki temu upoważnieni pracownicy mogą uzyskać dostęp do potrzebnego dokumentu w czasie rzeczywistym, z dowolnego miejsca na świecie.
Główne ryzyko to wyprodukowanie wadliwej partii towaru, co prowadzi do ogromnych strat finansowych.
Jeśli pracownicy na produkcji korzystają z nieaktualnej wersji rysunku technicznego, powstaje kosztowna pomyłka, która może trafić na rynek i narazić firmę na milionowe straty oraz uszczerbek na wizerunku.
Jest ważna, ponieważ przepisy dotyczące odpowiedzialności za produkt wymagają przechowywania takiej dokumentacji nawet przez ponad 30 lat.
DocuWare pomaga w tym, umożliwiając automatyczną archiwizację parametrów produkcyjnych i wyników pomiarów.
Dane są wprowadzane do archiwum w ustrukturyzowany sposób, co pozwala na ich błyskawiczne odnalezienie po wielu latach.
DocuWare automatyzuje ten proces, bezpośrednio przejmując dane z czujników na linii produkcyjnej.
Zamiast ręcznego drukowania i archiwizowania wykresów (np. temperatury), system odbiera te dane w formie cyfrowej i na podstawie predefiniowanych kryteriów (np. data, numer partii) całkowicie automatycznie archiwizuje je we właściwym miejscu.
Nie, proces ten nie wymaga zaangażowania jakiegokolwiek pracownika.
DocuWare monitoruje wskazany folder, do którego trafiają nowe raporty i pomiary. System automatycznie importuje dane oraz kryteria indeksowe (np. data, czas, rodzaj czujnika) i umieszcza je w odpowiedniej kartotece elektronicznej.
Cały proces archiwizacji odbywa się w tle.
DocuWare wspiera kontrolę jakości poprzez bezpieczne zarządzanie wersjami dokumentów.
System gwarantuje, że każdy pracownik zawsze korzysta z najnowszej, zatwierdzonej wersji dokumentacji.
Dodatkowo, dzięki elektronicznym podpisom i pieczątkom, status każdego dokumentu jest natychmiast widoczny, a system śledzi każdą zmianę, informując kto i kiedy jej dokonał.
DocuWare zwiększa bezpieczeństwo prawne, zapewniając długoterminową i zabezpieczoną przed manipulacją archiwizację całej dokumentacji produkcyjnej.
W przypadku procesu sądowego firma może natychmiast przedstawić kompletne i wiarygodne dane, nawet sprzed dekad.
System gwarantuje zgodność z przepisami, co minimalizuje ryzyko i chroni reputację firmy.
DocuWare tworzy kompletny obraz klienta poprzez agregację wszystkich dokumentów go dotyczących w jednym elektronicznym folderze.
System automatycznie archiwizuje w nim:
Dzięki temu handlowiec ma w jednym miejscu dostęp do pełnej i aktualnej wiedzy o kliencie.
DocuWare przyspiesza finalizację zamówień, ponieważ umożliwia błyskawiczny wgląd w pełną historię relacji z klientem.
Dzięki odpowiedniemu indeksowaniu (np. po nazwie firmy), handlowiec może natychmiast zobaczyć wszystkie powiązane dokumenty i ustalenia. Daje mu to pełen obraz sytuacji, pozwala uniknąć niespodzianek podczas spotkań i profesjonalnie odpowiedzieć na każde pytanie, co skraca drogę do zamknięcia sprzedaży.
DocuWare poprawia jakość obsługi klienta, dając pracownikom, partnerom, a także samym klientom dostęp do dokładnie tych informacji, których w danym momencie potrzebują.
Dzięki centralnemu zbiorowi dokumentów, każdy upoważniony użytkownik ma pod ręką wszystkie potrzebne dane, co pozwala na natychmiastowe i precyzyjne odpowiedzi na zapytania i buduje pozytywne relacje z klientami.
DocuWare usprawnia ten proces, zapewniając natychmiastowy dostęp do wszystkich informacji potrzebnych do przygotowania oferty:
Eliminuje to czasochłonne poszukiwania i pozwala pracownikom poświęcić więcej czasu na kontakt z klientem, co znacząco zwiększa wydajność działu.
DocuWare pomaga w zarządzaniu sprzedażą, udostępniając elektroniczny folder sprzedaży.
Działa on jak inteligentna teczka, która automatycznie grupuje linki do wszystkich najważniejszych dokumentów dotyczących wyników – ofert, zamówień, raportów, umów.
Dzięki temu manager sprzedaży ma stały, aktualny wgląd w kluczowe dane, bez konieczności czekania na raporty z innych działów.
DocuWare przyspiesza procesy sprzedażowe, ponieważ:
Klienci oczekują dziś szybkiego dostępu do dotyczących ich dokumentów (np. umów, faktur).
Udostępnienie im bezpiecznego dostępu online do tych informacji jest postrzegane jako wysoki standard obsługi. Taka transparentność i wygoda buduje lojalność i stanowi istotną przewagę nad konkurencją, która nie oferuje podobnych udogodnień.
Ma to fundamentalne znaczenie. Tylko dobrze poinformowany pracownik sprzedaży może z pewnością siebie i profesjonalizmem prezentować ofertę firmy.
Łatwy dostęp do centralnego archiwum dokumentów i aktualnych materiałów marketingowych buduje bazę wiedzy, która jest niezbędna do:
Kluczem jest zapewnienie działowi sprzedaży szybkiego i niezawodnego dostępu do informacji za pomocą elektronicznego folderu klienta.
Dzięki niemu, na każde zapytanie można odpowiedzieć natychmiast, bez długotrwałego poszukiwania dokumentów. Usprawnia to procesy od tworzenia ofert po rozpatrywanie reklamacji.
W efekcie:
Są trudne, ponieważ wymagają analizy wielu specyfikacji technicznych i odpowiedzi na liczne pytania dotyczące kompatybilności.
Główny problem polega na tym, że potrzebna dokumentacja jest zazwyczaj rozproszona w segregatorach i teczkach w różnych działach firmy.
Czasochłonne poszukiwanie tych informacji, gdy liczy się czas, jest największą przeszkodą w efektywnym porównywaniu produktów.
Ryzyko polega na tym, że niższa cena może wynikać z gorszej jakości komponentów, co w przyszłości może generować dodatkowe koszty (np. awarie).
Trudność w ocenie potęguje fakt, że dokumentacja od dostawców z poprzednich lat często nie jest systematycznie archiwizowana.
Brak kompletnych danych uniemożliwia rzetelne porównanie ofert i ocenę, czy pozornie podobne warunki nie kryją za sobą znaczących różnic w jakości.
Nieefektywny obieg generuje dwa główne problemy:
DocuWare ułatwia analizę, przechowując wszystkie specyfikacje produktów w jednym, dobrze zorganizowanym archiwum.
Każdy dokument jest archiwizowany z kryteriami indeksowania (np. rodzaj, data, dostawca), co umożliwia jego błyskawiczne odnalezienie.
Dodatkowo, funkcja wyszukiwania pełnotekstowego pozwala znaleźć drobne szczegóły. Dając pracownikom natychmiastowy dostęp do pełnych informacji, system pomaga unikać kosztownych pomyłek.
DocuWare działa jak potężne narzędzie analityczne, ponieważ archiwizuje wszystkie oferty w centralnym zbiorze dokumentów na dziesiątki lat.
Umożliwia to błyskawiczne wyszukiwanie i porównywanie aktualnych propozycji z ofertami historycznymi.
Dzięki temu pracownik może analizować nie tylko ceny, ale również trendy rynkowe i długoterminową współpracę z dostawcą, co pozwala podejmować bardziej świadome i oszczędne decyzje zakupowe.
Proces ten jest długi, ponieważ wymaga przekazywania kopii faktur między wieloma pracownikami i działami. Często jest on wstrzymywany z powodu braku jednego dokumentu, np. dowodu dostawy.
Trudno jest ustalić, na jakim etapie znajduje się faktura, co prowadzi do opóźnień.
Główną negatywną konsekwencją jest utrata możliwości skorzystania z rabatów za wcześniejszą zapłatę.
Elektroniczne pieczątki w DocuWare rewolucjonizują ten proces na kilka sposobów:
Główną korzyścią jest znaczące usprawnienie i przyspieszenie kluczowych procesów zakupowych.
Posiadanie dokumentów takich jak faktury, specyfikacje produktów i dowody dostawy w jednym centralnym zbiorze umożliwia błyskawiczne porównywanie ofert i charakterystyk produktów.
Dodatkowo, upraszcza i przyspiesza to proces autoryzacji faktur, co przekłada się na lepszą jakość danych i oszczędność czasu.
Usprawnienie procesów w DocuWare bezpośrednio wpływa na motywację, ponieważ pracownicy oczekują szybkiego i sprawnego załatwiania swoich spraw, takich jak wnioski urlopowe czy zwrot kosztów delegacji.
System automatyzuje i przyspiesza te procesy, kierując dokumenty między odpowiednimi osobami. Przejrzystość systemu pozwala pracownikowi śledzić status swojej sprawy, a szybkie rozliczenie i zwrot kosztów buduje jego zadowolenie i poczucie bycia traktowanym fair przez firmę.
DocuWare ułatwia uzyskanie zgodności z wymaganiami prawa poprzez:
DocuWare rozwiązuje ten problem poprzez archiwizację wszystkich kluczowych dokumentów w jednym, centralnym zbiorze.
Dzięki temu pracownicy działu kadr uzyskują dostęp do potrzebnych informacji (np. regulaminów, zakresów obowiązków, przepisów) za pomocą jednego kliknięcia myszy.
Eliminuje to konieczność przeszukiwania wielu różnych lokalizacji i zarządzania wieloma źródłami danych, co pozwala pracować na zawsze aktualnych informacjach.
DocuWare ułatwia zarządzanie pracownikami poprzez zastąpienie papierowych teczek osobowych ich elektronicznymi odpowiednikami.
DocuWare zapewnia pewność i dyskrecję poprzez zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu.
System pozwala na precyzyjną konfigurację uprawnień, co gwarantuje, że poufne dane pracowników są chronione przed niepowołanym dostępem – nawet ze strony administratora systemu.
Dokumenty są archiwizowane w bezpieczny, elektroniczny sposób, co rozwiązuje problem związany z rozproszeniem wrażliwych danych na papierze, w plikach komputerowych i e-mailach.
DocuWare zwiększa wydajność we wszystkich kluczowych procesach działu kadr:
Usprawnienie tych działań sprawia, że:
Prowadzi to wprost do wzrostu ogólnego zadowolenia z pracy w organizacji.
DocuWare usprawnia komunikację poprzez zapewnienie natychmiastowego dostępu do potrzebnych informacji.
Dzięki temu pracownicy działu kadr mogą bezzwłocznie odpowiadać na zapytania pochodzące od:
Eliminuje to czas oczekiwania na odpowiedź i konieczność oddzwaniania, co znacząco przyspiesza przepływ informacji w firmie.
Wydajniejsze procesy bezpośrednio przekładają się na lepsze wyniki, ponieważ pozwalają działowi kadr sprostać rosnącej liczbie zadań przy mniejszej liczbie pracowników.
W obliczu presji na optymalizację kosztów, kluczowe staje się jak najszybsze wykonywanie rutynowych czynności, takich jak:
Zintegrowany System Zarządzania Dokumentami z elektronicznymi teczkami pracowników automatyzuje te zadania, uwalniając czas na działania strategiczne i zapewniając zgodność z wymogami prawnymi.
Proces kontroli rachunków można efektywnie zorganizować za pomocą modułu CONTENT-FOLDER i funkcji pieczątki.
Cały proces jest prosty, szybki, a dzięki historii pieczątek na dokumencie – w pełni transparentny i łatwy do prześledzenia.
DocuWare centralizuje wszystkie materiały niezbędne do planowania (plany, harmonogramy, różne wersje dokumentów), zapewniając wszystkim uczestnikom dostęp do aktualnych danych.
System pozwala:
Główne wyzwanie w planowaniu budżetu polega na konieczności dokładnej koordynacji i wzajemnego dostosowania działań wielu osób z różnych działów.
Proces ten jest skomplikowany i wymaga efektywnej wymiany informacji oraz zarządzania wieloma wersjami dokumentów planistycznych.
DocuWare rozwiązuje ten problem, zapewniając natychmiastowy dostęp do wszystkich istotnych dokumentów (np. zmian w budżecie, planach) za pomocą jednego kliknięcia.
Efekty:
Problem polega na tym, że szczegółowe analizy odchyleń, przygotowywane przez dział controllingu, generują wiele pytań od osób zarządzających.
Uzyskanie odpowiedzi na te pytania niemal zawsze wymaga szybkiego dotarcia do konkretnych dokumentów źródłowych, co w tradycyjnym systemie bywa trudne i czasochłonne.
DocuWare gwarantuje przejrzystość i skrócenie procesu akceptacji faktur.
Kluczowe korzyści:
DocuWare gwarantuje przejrzystość i skrócenie procesu akceptacji faktur.
Kluczowe korzyści:
W procesie obsługi zobowiązań głównym problemem jest przekraczanie terminów płatności.
Wynika to z:
DocuWare przyspiesza wpływ należności, ponieważ wszystkie istotne dokumenty znajdują się w jednym, centralnym archiwum.
Główne korzyści:
To podnosi ich wydajność i motywację.
Główne wyzwanie w zarządzaniu należnościami to długi czas, jaki mija od wystawienia faktury do faktycznego wpływu pieniędzy na konto.
Proces ten jest często opóźniany przez liczne pytania i wątpliwości ze strony klienta, które wymagają odnalezienia i przedstawienia dodatkowych dokumentów, co spowalnia płatność.
DocuWare nadaje dokumentom wartość poprzez transformację ich ze statycznych papierów w aktywne zasoby cyfrowe.
Osiąga to przez:
Sprawia, że dokumenty stają się wartościowym kapitałem informacyjnym firmy, dostępnym dokładnie wtedy, gdy są potrzebne.
DocuWare zwiększa efektywność pracy na kilku kluczowych płaszczyznach:
Dostęp do aktualnych informacji, takich jak bieżące miejsca powstawania kosztów czy numery kont, jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania wewnętrznych procedur.
Zapewnienie stałego dostępu do tych danych jest jedynym sposobem, aby zagwarantować, że dane wykorzystywane w wewnętrznym rachunku wyników są wiarygodne i poprawne, co ma bezpośredni wpływ na jakość podejmowanych decyzji biznesowych.
Ustawodawstwo podatkowe narzuca różne terminy przechowywania dokumentów, dla niektórych z nich okres wynosi nawet 10 lat.
Należy jednak pamiętać, że w określonych sytuacjach terminy te mogą być znacznie dłuższe. Dotyczy to szczególnie dokumentacji związanej z:
W tych przypadkach konieczność udowodnienia faktów może wymagać dłuższego archiwizowania.
Kluczowe wymagania ustawowe w księgowości opierają się na fundamentalnych zasadach prowadzenia ksiąg rachunkowych:
Niezwykle istotna jest również maksyma „nie ma zaksięgowania bez potwierdzenia", która oznacza, że każdy zapis musi mieć swoje odzwierciedlenie w dokumencie źródłowym.
Mniejsze koszty i zwiększoną płynność można osiągnąć poprzez wdrożenie elektronicznego archiwum i systemu zarządzania dokumentami, takiego jak DocuWare. System ten znacząco zmniejsza nakłady pracy związane z wyszukiwaniem dokumentów i redukuje koszty utrzymania fizycznego archiwum.
Kluczowe korzyści finansowe:
Usprawnienie procesów, które w tradycyjnym modelu są czasochłonne, bezpośrednio przekłada się na oszczędności i lepszą płynność finansową.
Według Association for Information and Image Management (AIIM) Enterprise Content Management są to strategie, metody i narzędzia wykorzystywane do przechwytywania, zarządzania, przechowywania, utrzymywania oraz dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacyjnymi.
ECM pozwala na zarządzanie informacją, niezależnie od formatu i źródła jej pochodzenia:
Rozwiązania ECM mogą być wdrażane i dostarczane na trzy sposoby:
Nie.
DocuWare to system elektronicznego obiegu dokumentów (e-teczka).
DocWay to partner firmy DocuWare, pomagający wdrażać oprogramowanie do firm na całym świecie.
Tak, wersja demonstracyjna DocuWare jest dostępna.
W tym celu prosimy o umówienie się na konsultację DocuWare.
Cena DocuWare jest uzależniona w dużej mierze od Twoich potrzeb i wielkości firmy.
Wpływa na nią między innymi:
Bardzo szczegółowo opisaliśmy z czego składa się cena DocuWare na naszym blogu, zapraszamy do lektury: https://docway.pl/ile-kosztuje-docuware/
Oczywiście!
W tym celu prosimy o umówienie się na konsultację DocuWare.
DocuWare wyposażony jest w mechanizmy zabezpieczeń, które służą do wewnętrznej kontroli i spełniają wymagania audytu.
Mechanizmy te chronią dokument w całym obiegu:
DocuWare pomaga zapewnić zgodność ze standardami prawnymi, łącznie z wytycznymi:
Okresy przechowywania i kasowania są automatycznie monitorowane.
Praca z DocuWare zapewnia poprzez funkcje eksportu dostęp do danych przez cały wymagany prawem okres.
Wydruki, które zostały automatycznie zaimportowane przy użyciu drukarki DocuWare Printer, można odtworzyć jako dokładną kopię oryginalnego wydruku przez wykorzystanie formularzy i nagłówków.
Dostęp do dokumentów jest ściśle kontrolowany poprzez autoryzację na poziomie grup, ról i profili.
To rozwiązanie zapewnia pracownikom, audytorom, klientom oraz dostawcom dostęp tylko do tych dokumentów, do których mają uprawnienia.
Bezpośredni dostęp do plików dokumentów z przeglądarki plików systemu operacyjnego nie jest możliwy.
Rejestr umożliwia sprawdzenie, nawet po wielu latach:
Podpisy i sygnatury czasowe są spójnie zintegrowane z DocuWare i dostępne dla uprawnionych użytkowników.
Zapewniają one dodatkową możliwość zapewniania:
DocuWare nie zmienia codziennego środowiska pracy i działających w nim sprawdzonych metod działania.
Dokumenty początkowo umieszczane są w koszykach elektronicznych, które odzwierciedlają miejsce składowania dokumentów przychodzących na biurku. Praca z dokumentami odbywa się w typowy sposób:
Z koszyków dokumenty są zapisywane w cyfrowych kartotekach, tworząc zbiór dokumentów. Użytkownik może zdecydować na podstawie praktyki stosowanej w firmie, ile kartotek ma być utworzonych i w jaki sposób mają być zorganizowane.
Dzięki bogatym funkcjom indeksowania w systemie DocuWare wszystkie rodzaje dokumentów są przechowywane we właściwym miejscu.
Listy, faktury, raporty, szkice, notatki i inne wydrukowane lub pisane ręcznie dokumenty można importować przy użyciu prawie każdego typu skanera.
Dokumenty są przechowywane w koszykach DocuWare w celu dalszej obróbki lub przesyłania do kartotek. Na tym etapie możliwe jest wykorzystanie mechanizmów:
Następnie, przy użyciu rozpoznanych danych, dokumenty są automatycznie przypisywane do kategorii, indeksowane i zachowywane w kartotece.
DocuWare oferuje wiele możliwości importowania plików.
DocuWare oferuje alternatywną, wygodną metodę pracy przez bezpośrednią integrację z programem Eksplorator Windows. Dzięki zastosowaniu aplikacji Windows Explorer Client folder DocuWare jest wyświetlany w systemie plików Microsoft.
Dokumenty, a nawet całe katalogi w Eksploratorze Windows można zapisać przy użyciu metody przeciągnij i upuść; każdy plik będzie indeksowany automatycznie. Można również zachować dokumenty bezpośrednio z dowolnej aplikacji w systemie Windows przy użyciu polecenia "Zapisz jako".
Do kategoryzacji i indeksowania można wykorzystać wszystkie informacje o pliku takie jak:
Pliki mogą być archiwizowane automatycznie lub przy użyciu wprowadzanych ręcznie dodatkowych informacji.
Pliki są importowane do DocuWare w oryginalnym formacie i są wyświetlane przy użyciu zintegrowanej, uniwersalnej przeglądarki DocuWare lub oryginalnego programu, w którym plik został utworzony.
Z okna dialogowego drukowania każdej aplikacji można wybrać drukarkę DocuWare Printer.
Powoduje to wygenerowanie elektronicznej wersji dokumentu ze strumienia danych drukowania i zachowanie tej wersji w kartotece DocuWare podczas drukowania dokumentu.
W przypadku dokumentów, które mają standardowy format, takich jak:
Słowa indeksowe są pobierane bezpośrednio z dokumentu i automatycznie zachowywane wraz z dokumentem.
DocuWare można zintegrować z dowolnym systemem informatycznym poprzez uniwersalne funkcje i interfejsy.
Wewnętrzne dokumenty, takie jak faktury, raporty i inne są automatycznie archiwizowane w DocuWare. Strumień danych drukowania systemu Windows jest importowany do DocuWare przy użyciu standardowej funkcjonalności — DocuWare Printer.
Dane drukowania są zapisywane jako pojedyncze dokumenty, przypisywane do kategorii, indeksowane i zachowywane w kartotekach.
Dodatkowo DocuWare umożliwia dodawanie formularzy i nagłówków. Dzięki temu dokumenty drukowane na papierze firmowym i zapisywane automatycznie w DocuWare będą miały taki sam wygląd jak dokumenty drukowane na gotowych formularzach lub papierze firmowym.
Dane, które z powodów prawnych należy zarchiwizować, można automatycznie zaimportować do DocuWare. Jeżeli dane te są później wymagane przez oryginalny system lub program analityczny, DocuWare eksportuje je w oryginalnym formacie i z zachowaną oryginalną nazwą pliku.
Dokumentacja procesów biznesowych uwzględnia również pocztę e-mail.
W DocuWare można automatycznie lub na żądanie użytkownika importować i archiwizować wiadomości e-mail z programów:
Informacje zawarte w e-mailach są wykorzystywane do automatycznego indeksowania:
Nazwiska osób i nazwy firm są uzupełniane danymi z firmowych książek adresowych i innych baz danych.
Archiwizacja odbywa się automatycznie lub z wykorzystaniem dodatkowego formularza, na którym użytkownik może potwierdzić dane lub wprowadzić niezbędne zmiany.
Dokumenty przechowywane w DocuWare można zawsze edytować za pomocą programu, w którym zostały utworzone, jeżeli są przechowywane w oryginalnym formacie.
W zależności od ustawień profilu, może to mieć miejsce:
Po wyewidencjonowaniu dokumentów:
Poprzednie wersje są przechowywane dla potrzeb kontroli i śledzenia zmian.
Uniwersalna przeglądarka DocuWare oferuje bogate narzędzia do edycji dokumentów.
Notatki do tekstu, komentarze, znaczniki oraz stemple można stosować do niemal wszystkich formatów dokumentów.
Stemple mogą być stosowane do:
Komentarze pisane ręcznie i podpisy można w łatwy sposób wprowadzać i integrować na kompatybilnych urządzeniach przy użyciu funkcji pióra.
Wiadomości e-mail archiwizowane przy użyciu DocuWare są automatycznie oznaczane jako poczta e-mail.
Oznacza to, że można na nie bezpośrednio:
Wszystko z poziomu DocuWare Web Client przy użyciu lokalnej aplikacji do obsługi poczty e-mail (np. Outlook).
DocuWare ma wielowarstwową architekturę, która dzieli się na:
Komunikacja pomiędzy komponentami i otaczającym środowiskiem IT odbywa się przy użyciu uznanych standardowych protokołów i interfejsów.
Web Client, oparty na nowoczesnej, bezobsługowej technologii przeglądarkowej i specjalne programy klienckie uzyskują dostęp do modułów serwerowych DocuWare przez protokoły http/https.
Komunikują się one bezpośrednio z:
Sprawiając, że system jest maksymalnie bezpieczny i łatwo skalowalny.
Za całość funkcji konfiguracyjnych odpowiada DocuWare Administration lub Web Administration.
Obejmuje zarządzanie:
Moduły serwerowe i użytkownicy w zdalnych lokalizacjach nadzorowani są również z tego miejsca.
Zaawansowane narzędzia raportowania umożliwiają:
Korzystając z wersji serwerowej ENTERPRISE można także założyć kilka organizacji dla różnych klientów i zarządzać nimi w ramach tego samego systemu, co jest szczególnie użyteczne w przypadku stosowania wielu stacji roboczych w centrach danych.
W przypadku dużej liczby użytkowników można rozłożyć moduły serwerowe DocuWare na kilka serwerów. Dzięki temu można osiągnąć najlepszą wydajność na wszystkich stacjach roboczych.
System DocuWare zawsze korzysta z tych samych komponentów i funkcji, zarówno na jednym, jak i na wielu komputerach.
Dzięki temu administracja jest:
Nie są konieczne dodatkowe szkolenia, nawet jeżeli system rozrośnie się i obejmie nowe wydziały i lokalizacje.
Podstawowa architektura DocuWare oferuje wysoki poziom bezpieczeństwa i zabezpiecza przed nieautoryzowanym dostępem do danych.
Identyfikacja użytkowników poprzez:
Spełnia najwyższe wymogi bezpieczeństwa.
Uprawnienia dostępu można przypisać do ról i grup, określając je nawet na poziomie poszczególnych dokumentów.
W przypadku korzystania z wersji serwerowej ENTERPRISE dostępne są dodatkowe zabezpieczenia chroniące szczególnie ważne dokumenty przed dostępem nawet ze strony administratorów systemu.
Dodatkową ochronę przed zmianami zapewnia szczegółowe ich rejestrowanie.
DocuWare oferuje również optymalną ochronę przed utratą danych:
Główną cechą obiegów dokumentów w DocuWare jest ich przejrzystość.
Poprzez użycie stempla data i nazwa użytkownika są automatycznie umieszczane na dokumencie, tworząc widoczny ślad do celów kontroli (tak jak w przypadku dokumentów papierowych).
Jest to łatwe do zrozumienia, nawet dla osób nieznających procesu obiegu dokumentów.
W zależności od wewnętrznych wytycznych, można także wyłączyć wyświetlanie stempli i innych zapisów na ekranie i wydruku.
DocuWare pomaga zautomatyzować procesy związane z obiegiem dokumentów. Zapewnia on, że dokumenty zawsze trafiają do odpowiedniej osoby, a zintegrowane zastosowanie stempli i opcjonalne listy zadań sprawiają, że konfigurowanie procesów jest bardzo proste.
Umożliwia to uwzględnienie pracowników i osób z zewnątrz w obiegu dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu wszystkich mechanizmów bezpieczeństwa oferowanych przez DocuWare.
Obieg dokumentów można kontrolować przy użyciu prostych stempli zatwierdzania i odrzucania oraz formularzy, które są połączone ze stemplami.
Ustawienie danego stempla w dokumencie bądź wprowadzenie wartości do stempla może zdeterminować następny krok w obiegu dokumentów. Na przykład może on definiować, do kogo dokument powinien być przesłany w następnej kolejności.
Zastosowanie stempli odzwierciedla obieg dokumentów w formie papierowej i dzięki temu jest łatwiejsze do przyswojenia przez użytkowników.
Moduł Task Manager umożliwia użytkownikom otrzymywanie powiadomień za pośrednictwem poczty e-mail o nowych zadaniach, na przykład jeśli dodano dokument oczekujący na zatwierdzenie do ich skrzynki odbiorczej.
Powoduje to ogólne przyspieszenie procesów i przede wszystkim sprawia, że użytkownicy mobilni są informowani o przydziale nowych zadań.
Moduł Workflow Manager jest wydajnym, graficznym narzędziem do projektowania obiegu dokumentów, które umożliwia tworzenie złożonych obiegów dokumentów z możliwością:
Zapewnia to możliwość ukończenia każdego obiegu dokumentów, niezależnie od tego, czy określona osoba jest obecna. Zmiany są śledzone w historii obiegu dokumentów.
Jedną z głównych zalet systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w DocuWare jest możliwość dostępu do dokumentów przez Internet niezależnie od lokalizacji.
Z DocuWare można uzyskać dostęp do kartotek i dokumentów w centralnym zbiorze przez Internet, co umożliwia skorzystanie z pełnej gamy funkcji.
Ułatwia to uwzględnienie pracowników mobilnych, na przykład korzystających ze:
Bez zmniejszania wysokich standardów bezpieczeństwa DocuWare.
Kartoteki w różnych lokalizacjach można również wzajemnie synchronizować.
Szczegółowo skonfigurowany system zasad decyduje, które dokumenty w kartotece w centralnym zbiorze mają być podczas nocnej sesji synchronizowane z kartoteką w oddziale i na odwrót.
Dzięki temu centrala i oddział mogą bez problemu pracować z tymi samymi dokumentami bez:
Jest to optymalny sposób integracji oddziałów w kraju i zagranicą poprzez system zarządzania dokumentami.
Architektura DocuWare umożliwia łatwe rozszerzenie procesu obiegu dokumentów na biura domowe i inne zdalne stacje robocze.
Użytkowników mobilnych można włączyć w proces elektroniczny, zwiększając wydajność systemu w porównaniu z obiegiem dokumentów papierowych.
Opcjonalne powiadomienia e-mail o nowych zadaniach przyspieszają obieg dokumentów w:
Dokumenty w DocuWare są grupowane, bez względu na ich pochodzenie, w centralnym zbiorze dokumentów, czyli w kartotekach, na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika standardowych kryteriów.
Ma to zastosowanie do:
Pliki dokumentów są zapisywane w oryginalnym formacie lub jako pliki PDF/A.
Dla każdego dokumentu zapisywany jest metaplik w formacie XML. Służy on do zapisywania informacji o dokumencie oraz jego zawartości i zawiera:
Głównym miejscem przechowywania danych indeksowych jest relacyjna baza danych powiązana z plikami dokumentów, która zapewnia:
DocuWare oferuje różne metody automatycznego i półautomatycznego indeksowania dokumentów w oparciu o dane ze źródeł zewnętrznych, takich jak pliki tekstowe, bazy danych i książki adresowe.
Dokumenty są przechowywane w kartotekach DocuWare przez cały ich cykl życia od momentu zaimportowania lub utworzenia, przez edycję i przetwarzanie aż do długoterminowej archiwizacji.
System HSM dba o to, by dokumenty były automatycznie zapisywane na najbardziej odpowiednim dla nich nośniku w zależności od ich bieżącego statusu:
Wybrane dokumenty lub całe kartoteki można zapisać na płytach CD/DVD/BD, pamięci USB lub zewnętrznym dysku twardym przy użyciu modułu DocuWare Request.
Dane związane z projektem, takie jak katalogi, listy i rysunki techniczne można w łatwy sposób przechowywać.
Automatycznie dostarczany jest osobny moduł przeglądarki umożliwiający użytkownikom nieposiadającym DocuWare wyszukiwanie i wyświetlanie dokumentów, których potrzebują.
Autonomiczne kartoteki są idealne do:
Ich zawartość jest dostępna bez względu na system.
Funkcję pełnotekstowego wyszukiwania w DocuWare można łączyć ze wszystkimi obsługiwanymi przez program bazami danych.
Ta funkcja służy do rozpoznawania tekstu z:
Wyszukiwanie pełnotekstowe umożliwia również użycie:
Rezultaty są zaznaczone innym kolorem w przeglądarce DocuWare.
Administratorzy mogą centralnie definiować różne okna dialogowe wyszukiwania i zapisu oraz listy wyników dla tej samej kartoteki.
Z listy w głównym oknie użytkownicy mogą wybrać okno dialogowe potrzebne do ich określonych zadań lub okno dialogowe potrzebne do określonej kartoteki.
Dzięki temu dostęp do dokumentów, takich jak kontrakty czy raporty, które trzeba przeglądać regularnie, staje się łatwiejszy.
Dokumenty, które dotyczą tej samej sprawy można połączyć, aby przy wyszukaniu danego dokumentu powiązane z nim informacje były również natychmiast dostępne.
Aby obieg dokumentów był jak najprostszy do zaprojektowania, dostęp do dokumentów i ich wyświetlanie możliwe jest z poziomu innych aplikacji.
Moduł Smart Connect służy do przechwytywania kryteriów wyszukiwania oraz indeksowania bezpośrednio z większości aplikacji za pomocą jednego przycisku.
Istnieje możliwość wyszukania dokumentów należących do określonego procesu bez opuszczania standardowej aplikacji. Konfiguracja jest elastyczna, aby mogli ją przeprowadzać nie tylko administratorzy, ale także użytkownicy.
Do bezpośredniej integracji z innymi aplikacjami dostępny jest zestaw narzędzi programistycznych (SDK) dla interfejsów:
DocuWare Web Client zapewnia dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, w każdej chwili przy użyciu zwykłej przeglądarki internetowej.
Obiegi dokumentów i funkcje można łatwo dostosować do potrzeb:
Dwiema głównymi funkcjami architektury DocuWare są: niezwykła łatwość integracji i wysokie bezpieczeństwo.
W module DocuWare Administration można w łatwy sposób ustawić dowolną liczbę konfiguracji Web Client i przypisać je przy użyciu unikatowego adresu URL.
Natychmiast można określić, czy dokument został zmieniony przez sprawdzenie sumy kontrolnej.
Dzięki elastyczności i zdolnościom integracyjnym architektury DocuWare można niezwykle łatwo dostarczać informacje dostosowane do poszczególnych użytkowników przez Internet.
Klienci mogą wyszukiwać swoje dokumenty, takie jak:
Pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich dokumentów:
Usprawnia to obsługę klienta i zwiększa wydajność bez ograniczenia bezpieczeństwa danych.
DocuWare to System Zarządzania Dokumentami (DMS), który gromadzi dokumenty z dowolnego źródła i w dowolnym formacie (pisma, umowy, pliki, e-maile) w jednym, centralnym archiwum cyfrowym.
System umożliwia również bezpieczny dostęp do archiwum przez Internet.
Ponad 20.000 klientów zaufało DocuWare i zarządza w systemie ECM swoimi dokumentami i procesami. DocuWare wyróżnia się dzięki bezpieczeństwu, skalowalności, uniwersalnej integracji oraz ciągłemu rozwojowi produktu.
ul.Grzybowska 80/82 00-844 Warszawa
Email: firma@docway.pl
NIP: 527-272-87-70
Kapitał zakładowy: 50.000,00 zł
DocWay 2025 © Wszelkie prawa zastrzeżone.
