45,7% etatów w typowym dziale zakupów jest przeznaczanych na obsługę zamówień. Nie na negocjacje, nie na analizę rynku, nie na budowanie relacji z dostawcami. Na wprowadzanie danych, przenoszenie dokumentów, śledzenie statusów i monitorowanie akceptacji.
Taki jest wynik benchmarków APQC. I żadna firma, z którą rozmawiamy, nie jest wyjątkiem od tej reguły.
W tym artykule przeczytasz:
→ Dlaczego prawie połowa etatu zakupowca to praca bez wartości
→ 7 godzin na jedną decyzję zakupową – skąd się biorą?
→ Co zmienia e-teczka dostawcy i jakie są realne liczby przed/po jej wdrożeniu
→ Co KSeF zmienia w dziale zakupów
Prawie połowa etatu jest marnowana na rzeczy, których zakupowiec nie powinien robić
Amerykańska organizacja APQC, która od dekad benchmarkuje procesy biznesowe w tysiącach firm na świecie, rozbiła czas pracy działów zakupów na cztery obszary. Z ich analizy wynika, że podział wygląda następująco:
- 17,2% – tworzenie strategii sourcingowych
- 23,4% – wybór dostawców, negocjacje, kontrakty
- 13,7% – ocena i rozwój bazy dostawców
- 45,7% – obsługa zamówień: wprowadzanie danych, dokumenty, statusy, akceptacje
Ponad 45% czasu pracy to administracja i zarządzanie dokumentami. APQC nazywa to wprost problemem – bo specjaliści w organizacjach tylko 54,3% czasu spędzają na zadaniach, które realnie dają im przewagę.
Dla porównania: firmy, które wdrożyły elektroniczny obieg dokumentów, schodzą z 45,7% do 28,9%. Czas realizacji jednego zamówienia obniża się z 12 do 6 godzin. Liczba zamówień na jeden etat rośnie z 674 do 1000 – a w najlepszych organizacjach przekracza 3000.
Źródło: APQC, Improving Procure-to-Pay Processes – From Suppliers to Cash in the Bank: What Works?
Ile kosztuje firmy administrowanie procesami?
Specjalista ds. zakupów kosztuje pracodawcę 100–115 tys. zł rocznie – to orientacyjny koszt przy wynagrodzeniu brutto sięgającym 80–90 tys. zł – informacja za danymi PayScale i WorldSalaries dla polskiego rynku (2025/2026). Dział 5-osobowy kosztuje firmę około 525 tys. zł. Jeśli 45,7% tego czasu jest przeznaczane na czynności, które można zautomatyzować – mówimy o ~240 tys. zł rocznie wydawanych na pracę, której nie powinieneś kupować w tej formie.
Szacunki oparte na benchmarkach APQC i danych wynagrodzeń PayScale/WorldSalaries 2024–2026. Rząd wielkości jest reprezentatywny dla działów 4–8-osobowych w firmach produkcyjnych i handlowych.
7 godzin na jedną decyzję zakupową
Przyjmijmy taki scenariusz: jest trzech dostawców tego samego komponentu, trzeba wybrać najlepszego. Nie tylko patrząc na cenę, ale również na podstawie historii współpracy, terminowości, obsługi reklamacji, jakości dokumentów, czy aktualności certyfikatów.
Do porównania potrzebujesz dla każdego z nich: umowę ramową, specyfikację, historię zamówień, protokoły odbioru, reklamacje, może audyt, aktualny cennik. Dziesięć dokumentów na dostawcę.
Przy rozproszonych folderach i mailach szukanie zajmie ci nawet 10–15 minut na jeden dokument. Trzydzieści dokumentów to 300–450 minut. Ponad 7 godzin – zanim ktokolwiek zaczął coś analizować.
Z centralnym repozytorium i poprawnym indeksowaniem ta sama czynność zajmie maksymalnie kilkanaście minut.
91% organizacji badanych przez Amazon Business przyznaje, że ich procesy zakupowe są ułożone tak, żeby generować dodatkową manualną pracę dla zakupowców. 95% widzi gdzie jest problem. Nikt tego nie liczy w godzinach.
Źródło: Amazon Business, 2024 State of Procurement Data Report (N=3400+); Docupile, Healey Innovations – benchmarki czasu wyszukiwania dokumentów.
E-teczka dostawcy – co to zmienia
E-teczka dostawcy w DocuWare to jedno miejsce na wszystko: umowy, zamówienia, faktury, certyfikaty, reklamacje, korespondencja. Dostęp dla każdego uprawnionego, z dowolnego urządzenia.
W większości firm, z którymi rozmawiamy, tego nie ma. Jest folder na serwerze, skrzynki mailowe i jeden człowiek, który wie, gdzie szukać. Kiedy ten człowiek jest na urlopie – szukanie trwa dwa razy dłużej.
Przed i po – w liczbach:
- Wyszukanie dokumenty dostawcy: 10–15 minut → poniżej 1 minuty
- Zebranie historii dostawcy (10 dokumentów): 100–150 minut → 5–10 minut
- Zamówienia obsługiwane przez jeden etat: 674 → 1000 (mediana APQC)
- Czas cyklu zamówienia: 12 godzin → 6 godzin
Chaos w zarządzaniu dokumentami dostawców nie jest kwestią złych nawyków, ale brakiem narzędzia, które powinno tam być.
Źródło: APQC jw. (Figure 15); Docupile, Healey Innovations.
Co KSeF zmienia po stronie zakupów
Od 1 kwietnia 2026 każda faktura kosztowa wchodzi przez KSeF. To zmienia sposób jej przyjęcia, ale nie to, co dzieje się po Twojej stronie.
Jeśli masz elektroniczny obieg dokumentów, to faktura trafia prosto do workflow, jest przypisana do dostawcy, uruchamia akceptację. Twoi ludzie widzą ją od razu.
Jeśli nie masz: dostajesz ustrukturyzowany plik, który i tak musisz obsłużyć ręcznie. KSeF nie zastępuje procesu wewnętrznego.
Dużo firm traktuje to jako temat wyłącznie dla księgowości. Tymczasem przy rozbudowanej bazie dostawców i dużym wolumenie faktur kosztowych to jeden z lepszych powodów, żeby przejrzeć cały proces P2P, a nie tylko akceptację faktury.
Cztery pytania, które pokazują, gdzie jesteś
- Ile czasu zajmuje zebranie dokumentacji o dostawcy przed negocjacją cenową?
- Gdzie fizycznie są umowy z dostawcami i kto w Twojej firmie wie jak je znaleźć?
- Jak wygląda porównanie ofert od trzech dostawców – folder, Excel, maile, wszystko naraz?
- Co się dzieje z wiedzą o dostawcach, gdy z firmy odchodzi doświadczony specjalista?
Jeśli odpowiedzi nie przychodzą Ci do głowy od razu, wiesz gdzie jest problem. Chaos w dokumentach dostawców to nie jest normalne. To jest do naprawienia.
Chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce?
Umów się na konsultację i zobacz w praktyce, jak wdrożyć e-teczkę w swojej firmie.
