Każdego dnia w Twojej firmie wykorzystywane są nowe dane, które dołączają do już pokaźnych baz wspierających pracę różnych systemów informatycznych, między innymi ERP czy CRM. Chociaż same w sobie nie zawsze są szczególnie istotne, prawidłowo zagospodarowane mogą stać się źródłem wartościowej wiedzy biznesowej, a przez to przyspieszać zróżnicowane procesy biznesowe.
W tym celu kluczowe staje się zarządzanie informacją, na podstawie którego prowadzona jest automatyzacja procesów biznesowych. To właśnie bazujące na cyfrowej technologii rozwiązania RPA (Robotic Process Automation)),BPM (Business Process Management),ECM (Enterprise Content Management) czy DMS (Document Management System) pomagają usprawnić powtarzalne czynności w różnych dziedzinach, oszczędzając mnóstwo czasu, pracy i kosztów.
Czym dokładnie jest zarządzanie informacją? Jakie korzyści daje jego wprowadzenie? Jak wdrożyć je w swojej firmie i monitorować efektywność wykorzystania danych? Oto najważniejsze informacje!
Czym jest zarządzanie informacją?
Zarządzanie informacją odnosi się do szeregu zadań zarządczych, a dokładnie do organizacji, przechowywania, wyszukiwania i wykorzystywania informacji.
Obejmuje procesy, technologie i strategie stosowane do gromadzenia, przetwarzania, przechowywania, rozpowszechniania i ochrony informacji w celu dążenia do określonych celów i wspierania procesów decyzyjnych w całej organizacji.
Zarządzanie informacją obejmuje zarówno informacje fizyczne, jak i cyfrowe i jest niezbędne do wydajnego działania firmy, wykonywania zróżnicowanych zadań, skutecznego podejmowania decyzji, zachowania zgodności z przepisami, większego bezpieczeństwa i przyszłościowego rozwoju w dzisiejszym świecie opartym na informacji.
Dlaczego zarządzanie informacją jest ważne?
Efektywne i odpowiedzialne zarządzanie informacją oraz automatyzacja procesów biznesowych niosą za sobą szereg korzyści, dlatego powinny być one kluczowe dla każdej firmy, która chce wspierać swoje procesy biznesowe. Jakie są korzyści takiej implementacji?
Świadome podejmowanie decyzji
Trafne decyzje opierają się na dokładnych, aktualnych i istotnych informacjach. Zarządzanie informacjami gwarantuje, że decydenci mają dostęp do danych, których potrzebują, aby dokonywać świadomych wyborów.
Większa efektywność działalności
Zarządzanie informacjami oraz automatyzacja procesów usprawniają procesy biznesowe, ułatwiając wyszukiwanie i wykorzystywanie informacji, co z kolei zwiększa wydajność i produktywność w całej organizacji, ponieważ pracownicy spędzają mniej czasu na wyszukiwaniu niezbędnych danych.
Przewaga konkurencyjna
Firmy, które potrafią efektywnie wykorzystać swoje dane, zyskują przewagę nad swoją konkurencją. Z użyciem tej technologii potrafią szybciej identyfikować trendy rynkowe, preferencje klientów i pojawiające się nowe perspektywy szybciej niż ich konkurenci, co pozwala im skuteczniej dostosowywać się do zmieniających trendów i wprowadzać innowacje w krótkim czasie.
Bezpieczeństwo procesów
Zarządzanie informacjami pomaga ograniczać ryzyko związane z bezpieczeństwem danych oraz zgodnością z najnowszymi przepisami, co przekłada się sprawniejsze działanie całej organizacji.
Satysfakcja klientów
Stosowanie strategii wspierających zarządzanie informacjami może również poprawić obsługę klienta, umożliwiając szybkie odpowiedzi na zapytania i wspierając kontakt z klientami. Może to przełożyć się na ich większą satysfakcję i lojalność.
Wsparcie dla procesów workflow
Zarządzanie informacjami sprzyja dzieleniu się wiedzą i wspiera przepływ pracy, czyli workflow między działami, by każdy proces biznesowy następował efektywniej. Kiedy pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji i dzielić się nimi, mogą efektywniej realizować swoje zadania.
Automatyzacja procesów biznesowych
Zarządzanie informacją ma również duże znaczenie dla automatyzacji procesów biznesowych w organizacjach. Automatyzacja procesów biznesowych pozwala na powierzenie pracy cyfrowym robotom, które mogą wykonywać powtarzalne zadania zamiast pracowników, co przekłada się na zmniejszenie nakładów pracy i kosztów. Automatyzacja ta bazuje na koncepcji Business Process Automation, czyli BPA odnoszącej się do opracowywania i wdrażania procesów biznesowych.
Lepsza skalowalność
W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym organizacje muszą wykazywać się elastycznością i zdolnością do adaptacji do zmieniających się warunków. Zarządzanie informacjami wspiera skalowalność i rozwój biznesu.
Większa przejrzystość
Skuteczne zarządzanie informacjami promuje również przejrzystość wewnątrz firmy. Gdy dane są dobrze udokumentowane i natychmiast dostępne, łatwiej jest śledzić podejmowane działania, kontrolować dostęp do informacji oraz monitorować wydajność procesów.
Przygotuj swoją firmę na wejście do cyfrowego świata danych!
Zarządzanie informacją oraz powiązana z nią automatyzacja procesów ma duże znaczenie nie tylko dla największych firm, ale również dla tych zaliczanych do sektora MŚP, dlatego dzisiaj są one najlepszym sposobem, by wspierać swój biznes. W jaki sposób przygotować firmę implementację tych rozwiązań?
Kluczowe znaczenie ma w tym przypadku dojrzałość w zarządzaniu danymi, która także określana jest jako dojrzałość informacyjna. Dzięki niej można ocenić poziom zaawansowania stosowanych w organizacji procesów dotyczących zarządzania danymi. Firma osiąga dojrzałość informacyjną w momencie, w którym przetwarza ona swoje dane w sposób optymalny i wykorzystuje je do podejmowania przyszłościowych decyzji biznesowych.
Przeprowadzenie oceny dojrzałości informacyjnej firmy pozwala na opracowanie przyszłościowej strategii rozwoju w zarzadzaniu informacją, a tym samym pozwala na obranie celów, które mogą przynieść optymalne korzyści biznesowe.
W celu oceny dojrzałości informacyjnej firmy można posłużyć się modelem opracowanym przez firmę analityczną Gartner (Gartner Analytic Ascendancy Model), który odnosi się do dojrzałości danych oraz wymaga odpowiedzi na 4 pytania:
1. Co się stało?
Na tym etapie wykorzystuje się narzędzia Business Intelligence, wizualizację danych oraz dashboardy w celu analizy tego, co już się wydarzyło, na przykład ile pieniędzy zostało wydanych na dotychczasowe oprogramowanie.
2. Dlaczego to się stało?
Na tym etapie odkrywa się przyczynę uzyskania określonych wyników w danym okresie, na przykład analizuje się czynniki prowadzące do podjęcia takich, a nie innych decyzji w kontekście osiągnięcia założonych celów.
3. Co się stanie?
Na tym etapie możliwe jest prognozowanie możliwych do osiągnięcia wyników z wykorzystaniem nowych rozwiązań i narzędzi w zakresie zarządzania informacją.
4. Jak można osiągnąć cel?
Na tym końcowym etapie firma dobiera rozwiązania, jakie pozwalają jej na uzyskanie określonych wyników, na przykład może być to automatyzacja procesów biznesowych.
Na podstawie odpowiedzi na te pytania można ocenić, na jakim etapie dojrzałości informacyjnej znajduje się obecnie firma i następnie rozpocząć działania pozwalające na przygotowanie indywidualnej strategii zarządzania informacją.
Jak opracować strategię zarządzania informacją?
Opracowanie strategii zarządzania informacją wymaga odpowiedniego przygotowania oraz precyzyjnego i rzeczowego podejścia. W proces ten powinni być zaangażowani nie tylko decydenci, ale też pracownicy, aby mogli oni razem wyznaczyć optymalną strategię i zrozumieć swoją rolę w tworzeniu planu działania.
Zespół tworzący strategię powinien składać się z osób ze wszystkich działów, aby w ten sposób wspierać przepływ danych i promować współpracę między pracownikami o różnym doświadczeniu zawodowym.
Najlepiej, by strategię opracowywał pracownik, który ma już doświadczenie w przetwarzaniu danych i korzystaniu z dużych zbiorów danych oraz rozumie mocne i słabe strony firmy. Również można zdecydować się na skorzystanie z usług firm zewnętrznych, które świadczą tego typu usługi.
Poniżej prezentujemy, jak opracować optymalną strategię zarządzania informacją:
Krok 1 – opracowanie wizji
Każda strategia zarządzania informacją jest inna, ponieważ opracowywana jest ona dla różnych firm, które działają w wielu branżach, znajdują się na różnych etapach rozwoju i mają zróżnicowane cele.
Na tym etapie należy odpowiedzieć na pytania:
- Jaka jest obecna sytuacja na rynku i jak wpisuje się w nią model biznesowy firmy?
- Jak pracownicy i kierownictwo wyobrażają sobie przyszłość firmy?
- Jakie konkretne cele ma osiągnąć nowa strategia zarządzania informacjami?
Krok 2 – identyfikacja źródeł danych
Firmy każdego dnia gromadzą, przetwarzają i przygotowują dane. Ten etap obejmuje udokumentowanie wszystkich źródeł pochodzenia danych, zarówno tych zewnętrznych, czyli pochodzących spoza firmy, jak i wewnętrznych, czyli generowanych przez firmę. Jest to szczególnie ważny etap, aby uniknąć tworzenia silosów danych.
Na tym etapie należy odpowiedzieć na pytania:
- Które wewnętrzne i zewnętrzne źródła danych są obecnie dostępne?
- Czy aktualne źródła danych są w pełni wykorzystywane?
- Czy przechowywane dane są dostępne dla wszystkich działów?
- Jaki jest stan ochrony danych?
Krok 3 – wyznaczenie punktów wspólnych
Przedsiębiorstwa pracują z wykorzystaniem różnego rodzaju danych, które dzielone są na dwa główne rodzaje – dane ustrukturyzowane oraz dane nieustrukturyzowane.
Dane ustrukturyzowane są już zorganizowane i zindeksowane, mają one dzięki temu jednolity format, dlatego można je bardzo łatwo wyszukać. Na przykład mogą być to dane zawarte w arkuszach kalkulacyjnych odnoszące się do pracowników, klientów czy finansów.
Drugim typem danych są dane nieustrukturyzowane, które nie mają ujednoliconego formatu, na przykład mogą być to faktury, deklaracje podatkowe czy e-maile. Takie dane również są bardzo ważne, ale w wielu firmach nie są one efektywnie wykorzystywane.
Dla skutecznego zarządzania informacją ważne staje się zatem powiązanie ze sobą tych dwóch źródeł danych – właśnie temu procesowi poświęcony jest trzeci etap tworzenia strategii.
Na tym etapie należy odpowiedzieć na pytania:
- Jakie obiegi informacji są już obecne w firmie?
- Jakie źródła mogą tworzyć nowe dane?
- W jaki sposób można połączyć dane tak, aby powstały z nich nowe informacje?
- Jakie narzędzia mogą być wykorzystane w tym celu?
- W jaki sposób można wykorzystać nowe informacje do zwiększenia zysków?
Krok 4 – narzędzia wspierające podejmowanie decyzji na bazie danych
Umiejętność przekształcania informacji w istotną wiedzę jest szczególnie ważna w biznesie. Właśnie dlatego na tym kroku kluczowe jest określenie, jakie narzędzia będą pomocne w ich transformacji.
Na tym etapie należy odpowiedzieć na pytania:
- W jaki sposób dane pomagają usprawnić kluczowe działania?
- Co zrobić, by wykorzystanie zasobów było bardziej efektywne?
- Jak zoptymalizować działania w zakresie marketingu, sprzedaży i dostawy?
Krok 5 – planowanie wdrożenia
Gdy firma ma już odpowiedzi na pytania, jakie dane są dla niej dostępne, w jaki sposób tworzone są informacje i jak tworzy ona swoją wiedzę biznesową, może przystąpić do opracowania planu wdrożenia strategii dotyczącej zarządzania danymi.
Na tym etapie należy odpowiedzieć na pytania:
- Jakie rozwiązania są potrzebne, aby połączyć wewnętrzne i zewnętrzne źródła danych?
- Czy oprogramowanie przeznaczone do tego celu należy kupić czy opracować we własnym zakresie?
- Jakie narzędzia analityczne zostaną użyte w celu przeprowadzenia wdrożenia?
- Jakich umiejętności potrzebują pracownicy pracujący z danymi?
- Czy do wdrożenia strategii potrzebne będą szkolenia lub warsztaty?
Krok 6 – opracowanie strategii zarządzania danymi
Ostatnim krokiem w celu opracowania strategii zarządzania danymi jest sformułowanie koncepcji strategii oraz wyznaczenie oczekiwanych rezultatów związanych z procesem zarządzania informacją.
Opracowana strategia zarządzania danych może być również wykorzystana do zaprezentowania całej koncepcji pracownikom, menedżerom i kontrahentom w celu oceny wartości projektu oraz wyznaczenia osób odpowiedzialnych za realizację zadań.
Na tym etapie należy odpowiedzieć na pytania:
- Kto zaprojektuje procesy analityczne i kto ostatecznie przeprowadzi analizy?
- Jak wyglądają procesy analizy danych?
- W jakim formacie zaprezentowane będą wyniki?
- Kto zajmuje się każdą częścią projektu?
Jak monitorować efektywność procesów zarządzania informacją?
Wdrożenie strategii zarządzania informacją w firmie to nie wszystko. Również w tym zakresie bardzo istotna jest ocena efektywności realizowanych procesów, by na tej podstawie określić, czy spełniają one założone cele, a następnie ewentualnie wprowadzić niezbędne zmiany w zapisach strategii pozwalające na dostosowanie jej do nowych wymogów.
Aby określić, czy zarządzanie informacją w firmie przynosi oczekiwane rezultaty, można wykorzystać różnego rodzaju metody:
- Dbałość o jakość i bezpieczeństwo danych – warto sprawdzać jakość i bezpieczeństwo danych, aby mieć pewność, że opracowana strategia jest wdrażana skutecznie i pozwala na pełną integralność danych.
- Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) – wyznacza się dokładnie kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które pomagają śledzić postęp strategii dotyczącej danych i pozwalają na jej optymalne dopasowanie do celów biznesowych.
- Regularne kontrole – należy regularnie kontrolować i dostosowywać strategię zarządzania informacją tak, aby mieć pewność, że stale jest ona skoncentrowana na realizacji bieżących celów biznesowych na odpowiednim poziomie.
- Zgodność z przepisami – metody stosowane w zarządzaniu informacjami muszą być zgodne z wymogami prawnymi i minimalizować ryzyko związane z nieprawidłowym przetwarzaniem danych.
- Opinie zwrotne – warto uwzględniać opinie otrzymywane od pracowników, kontrahentów oraz innych podmiotów i wykorzystywać je do udoskonalania procesów.
Zarządzanie informacją a zarządzanie dokumentami – czym są i czym się różnią?
Zarządzanie informacją i zarządzanie dokumentami to dwa ściśle powiązane, ale odrębne aspekty zarządzania informacjami w organizacjach. Obydwa są kluczowe dla efektywnego działania i zgodności z przepisami, jednak bazują one na innych procesach, a przez to skupiają się na różnych rodzajach informacji i mają różne cele.
Zarządzanie informacją
Zarządzanie informacją dotyczy przede wszystkim danych ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych, które mogą obejmować informacje o klientach, dokumentację finansową, dane o zapasach, historie transakcji i inne. Dane te są przechowywane w bazach danych i mogą mieć charakter liczbowy, tekstowy lub multimedialny.
Głównym celem zarządzania danymi jest usprawnienie ich wykorzystania poprzez zapewnienie dokładności, integralności, bezpieczeństwa i dostępności danych. Obejmuje ono takie procesy, jak gromadzenie, przechowywanie, organizacja, wyszukiwanie i analiza danych.
Zarządzanie danymi opiera się na systemach zarządzania bazami danych (Database Management System – DBMS) i innych narzędziach do analizy danych, na przykład Oracle, Microsoft SQL Server i MySQL.
Zarządzanie dokumentami
Z drugiej strony zarządzanie dokumentami skupia się na pracy z samymi dokumentami, plikami i zapisami w różnych formatach, w tym dokumentami tekstowymi, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami, obrazami i plikami PDF.
Głównym celem zarządzania dokumentami jest przechwytywanie, przechowywanie, organizowanie, odzyskiwanie i efektywne zarządzanie dokumentami przez cały ich cykl życia. Obejmuje ono także kontrolę wersji, kontrolę dostępu, workflow i obieg dokumentów oraz inne zadania.
Zarządzanie dokumentami może odbywać się z użyciem dedykowanych systemów informatycznych klasy DMS – Document Management System, takich jak DocuWare.
Jaki jest związek między zarządzaniem informacją a dokumentami?
Chociaż zarządzanie danymi i dokumentami mają różne cele, są one ze sobą ściśle powiązane na kilku płaszczyznach:
- Systemy zarządzania danymi mogą przechowywać metadane dotyczące dokumentów, łącząc je z powiązanymi rekordami danych, dzięki czemu ich integracja może usprawnić wyszukiwanie i odzyskiwanie dokumentów na podstawie powiązanych danych.
- Zarówno zarządzanie danymi, jak i dokumentami ma kluczowe znaczenie dla zgodności z przepisami, na przykład w branżach takich jak opieka zdrowotna czy finanse dokumentacja pacjentów i transakcje finansowe obejmują zarówno dane strukturalne, jak i pisma, takie jak raporty medyczne czy sprawozdania finansowe.
- Systemy zarządzania danymi i zarządzania dokumentami mogą ze sobą współpracować, aby wspierać analizę danych i raportowanie. Pomagają one w powiązaniu danych ustrukturyzowanych z danymi nieustrukturyzowanymi znajdującymi się w dokumentach.
Wobec tego, zarządzanie informacją koncentruje się na danych ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych, aby zapewnić dokładność i integralność danych, podczas gdy zarządzanie dokumentami koncentruje się na efektywnym organizowaniu dokumentów i zarządzaniu nimi.
Obydwa te obszary są istotnymi elementami strategii zarządzania informacją w firmach i mogą wzajemnie uzupełniać się na różne sposoby, usprawniając działania i procesy decyzyjne.
Jak zarządzanie dokumentami wspiera procesy zarządzania informacją?
Zarządzanie dokumentami odgrywa kluczową rolę we wspieraniu procesów zarządzania informacją w organizacji.
Procesy zarządzania informacjami skupiają się na wydajnej i zorganizowanej obsłudze dokumentów przez użytkowników, zarówno dokumentów fizycznych, jak i cyfrowych. Jak wspomnieliśmy wcześniej, obecnie do tego celu wykorzystuje się systemy informatyczne klasy DMS (Document Management System).
W jakiś sposób zarządzanie dokumentami wspiera wysiłki podejmowane w zakresie zarządzania informacjami?
Efektywne przechowywanie danych
Systemy zarządzania dokumentami tworzą scentralizowane repozytorium przeznaczone do przechowywania dokumentów. Ułatwiają dzięki temu dostęp, wyszukiwanie i odzyskiwanie ważnych informacji, przyczyniając się do ich łatwiejszej dostępności i większej wydajności ich wykorzystania, dlatego ich wdrażanie prowadzi do ograniczenia czasu pracy i redukuje koszty niezależnie od branży.
Proste wyszukiwanie informacji
Systemy te oferują zaawansowane technologie w zakresie wyszukiwania danych, umożliwiając użytkownikom szybkie znajdowanie określonych dokumentów lub informacji w dokumentach. Zwiększa to produktywność i skraca czas spędzony przez pracowników na wyszukiwaniu informacji, ponieważ nie wymaga ich zaangażowania w ręczne sprawdzanie danych.
Dokładna kontrola wersji dokumentu
Systemy zarządzania dokumentami zawierają funkcje kontroli wersji. Dzięki temu mamy pewność, że każdy dokument posiada jedną, aktualną wersję, co zmniejsza ryzyko wykorzystania nieaktualnych lub błędnych informacji przez pracowników.
Wydajna klasyfikacja dokumentów
W ramach systemu zarządzania dokumentami pliki można kategoryzować, oznaczać metadanymi i organizować w foldery lub kategorie. Usprawnia to wyszukiwanie informacji, umożliwiając użytkownikom znajdywanie dokumentów na podstawie słów kluczowych, metadanych lub innych kryteriów.
Zwiększone bezpieczeństwo dokumentacji
Również systemy przeznaczone do zarządzania dokumentami umożliwiają kontrolę dostępu i stosowanie uprawnień dla poszczególnych pracowników. Dzięki temu tylko upoważnione osoby mają dostęp do poufnych dokumentów i ich modyfikacji, między innymi można wtedy sprawdzać, kto uzyskał dostęp do dokumentu, zmodyfikował go lub przeglądał, co przyczynia się do większego bezpieczeństwa danych.
Efektywniejsza współpraca
Zastosowanie systemów do zarządzania dokumentami wspiera przepływ danych, dzięki czemu pracownicy mogą wykonywać zadania wspólnie, między innymi jednocześnie edytować i przeglądać dokumenty, co wspomaga pracę zespołową i dzielenie się wiedzą.
Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych
Systemy zarządzania dokumentami wspomagają automatyzację procesów skupionych na dokumentach. Przykładowo zrobotyzowana automatyzacja procesów może kierować dokumenty do zatwierdzenia, śledzić postęp i powiadamiać zainteresowane strony, gdy wymagane jest podjęcie działań. Usprawnia to procesy, redukuje liczbę błędów oraz niesie za sobą liczne oszczędności.
Kopie zapasowe i odzyskiwanie dokumentów po awarii
Wiele systemów zarządzania dokumentami zawiera funkcje tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych po ewentualnej awarii. Chroni to pliki przed utratą z powodu awarii sprzętu, kradzieży, przypadkowego skasowania lub klęsk żywiołowych.
Skanowanie i optyczne rozpoznawanie znaków (OCR)
Systemy zarządzania dokumentami często obsługują technologie skanowania i OCR, konwertując dokumenty papierowe na formaty cyfrowe i umożliwiając ich przeszukiwanie, co ułatwia digitalizację starszych dokumentów.
Zgodność z wymogami prawnymi
Obecnie, gdy ochrona prywatności danych jest bardzo ważnym elementem działalności każdej firmy, kluczowe znaczenie ma ich odpowiednie zabezpieczanie. Dzięki systemom zarządzania dokumentami można zadbać o integralność danych w całej organizacji, redukując ryzyko niezgodności z przepisami, między innymi przepisami RODO.
Skuteczna ochrona danych
Zaawansowane rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa stosowane w systemach do zarządzania dokumentami umożliwiają między innymi szyfrowanie danych, oferują ochronę dokumentów w chmurze oraz redukują ryzyko innych cyber zagrożeń.
Podsumowanie – zarządzaj informacją w swojej firmie jeszcze skuteczniej z DocuWare!
Zarządzanie dokumentami jest integralną częścią nowoczesnego zarządzania informacją, gdyż skupia się na zorganizowanej obsłudze dokumentów, które w wielu organizacjach stanowią kluczowe źródło informacji.
Razem z systemem DocuWare można efektywnie zintegrować zarządzanie dokumentami razem ze strategią zarządzania informacją, osiągając liczne korzyści biznesowe.
Dobrze wdrożony system zarządzania dokumentami może zwiększyć dostępność informacji, bezpieczeństwo, zgodność, współpracę i wydajność w ramach zarządzania informacjami w organizacji. Przekonaj się, jakie efekty w zakresie automatyzacji procesów biznesowychmożesz osiągnąć z oprogramowaniem DocuWare!
