Digitalizacja dokumentów, czyli przekształcenie dokumentów papierowych w ich cyfrowe odpowiedniki, niesie za sobą liczne korzyści dla każdego przedsiębiorstwa i odgrywa kluczową rolę w procesie transformacji cyfrowej. Nie tylko pozwala pracownikom na łatwiejszy dostęp do informacji, ale również wspomaga codzienne procesy i otwiera szerokie możliwości w obszarze automatyzacji. Umożliwia też korzystanie z dokumentów z każdego miejsca i o każdej porze dzięki technologii cloud computing.
Nowoczesne oprogramowanie workflow, z którym możliwa jest digitalizacja i zarządzanie dokumentami, to przyszłościowy wybór dla wielu firm. Zanim jednak rozpocznie się jego wdrożenie, warto rozpatrzyć kilka kluczowych kwestii dotyczących dokumentów w formie cyfrowej i ich obiegu w firmowej sieci.
Oto 9 sprawdzonych praktyk w digitalizacji i cyfryzacji biura, które pomogą Twojej firmie zarządzać dokumentami, usprawnić workflow i wyprzedzić konkurencję na rynku!
1. Stwórz reguły biznesowe, które wspomagają przepływ pracy
Digitalizacja umożliwia łatwiejsze wprowadzanie reguł biznesowych w biurze. Służą one do opisu procedur, które można wyrazić w prostych formułach, na przykład „prawda – fałsz”, „albo – albo”.
Przykładowo, gdy przedsiębiorstwo uzyskuje nowego klienta, którego nie ma jeszcze w bazie, może on otrzymać wyższą zniżkę od innych klientów. Oprogramowanie może także wyszukać konkretny tekst w dokumencie i na podstawie ustalonych reguł przydzielić go do określonego działu firmy.
2. Określ cykl życia każdego dokumentu w formie cyfrowej
Każdy dokument w formie cyfrowej stosowany w firmie po digitalizacji powinien mieć swój cykl życia w obiegu dokumentów. Rozpoczyna się on od jego otrzymania lub stworzenia, obejmuje następnie jego analizę, edycję, zatwierdzanie, udostępnianie oraz wprowadzenie do archiwum.
Proces digitalizacji powoduje, że tworzenie i nadzorowanie cyklu życia dokumentów cyfrowych jest jeszcze łatwiejsze. Warto wtedy odpowiedzieć sobie na poniższe pytania związane z ich cyfryzacją:
- Jaka czynność rozpoczyna cykl życia dokumentu – e-mail albo elektroniczny formularz z internetu, papierowy dokument czy telefon?
- Jakie jest pierwsze zadanie, jakie należy wykonać po uzyskaniu informacji?
- Czy dokument wymaga sprawdzenia lub zatwierdzenia?
- Czy konieczne jest wykonanie kopii dokumentu?
- Czy dokument musi być wprowadzony do systemu, na przykład takiego jak system ERP?
- Czy dokument trzeba przechowywać po jego wykorzystaniu?
- Ile czasu według przepisów obowiązujących w Polsce należy archiwizować dokumenty?
3. Wykorzystaj potencjał, jaki oferują digitalizacja i sztuczna inteligencja
Digitalizacja dokumentów umożliwia wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) celem usprawnienia procesów. Pozwala ona między innymi na automatyczne przetwarzanie dokumentów w poszukiwaniu kluczowych danych, co oszczędza dużo czasu. Na czym polega taka technologia w praktyce?
Przykładowo umożliwia ona inteligentne wyszukanie w dokumentach cyfrowych przekazywanych do firmy konkretnych treści, takich jak numer konta, nazwa firmy, NIP. Dane te mogą być również pozyskiwane z dokumentów papierowych podczas ich skanowania.
Ponadto sztuczna inteligencja i digitalizacja dokumentów umożliwiają automatyczne przekształcenie informacji w indeksowane dane, które mogą być następnie łatwo wyszukiwane przez pracowników.
4. Kontroluj wersję dokumentów
Dobrą praktyką podczas digitalizacji dokumentów jest oznaczanie ich wersji. Dzięki temu można na bieżąco kontrolować zmiany wprowadzane w cyfrowych plikach, bez konieczności zarządzania wieloma kopiami dokumentów papierowych.
Uprawnieni użytkownicy mogą otwierać dokumenty w celu ich edycji, a po zmianach uzyskują one kolejną wersję. Dzięki temu prace mogą odbywać się zawsze z najnowszą wersją dokumentu. Jednocześnie można łatwiej kontrolować zmiany wprowadzane w dokumentacji z biegiem czasu i wiedzieć, który z użytkowników ich dokonał.
5. Przypisuj zadania do grupy, a nie do jednej osoby
Digitalizacja dokumentów i cyfryzacja w biurze sprawiają, że zespół pracowników ma łatwiejszy dostęp do informacji, co poprawia workflow – przepływ pracy.
Aby usprawnić procesy, warto korzystać z udostępniania zadań całej grupie, a nie poszczególnym pracownikom. Dzięki temu można dzielić się nimi z zespołem i szybko przydzielać je innym osobom, na przykład w przypadku urlopów, zwolnień, gdy konieczne są zastępstwa. W efekcie potrzebne dokumenty dostają wszystkie osoby, a projekty mogą być realizowane terminowo.
6. Uzupełnij papierowe dokumenty kodami kreskowymi
Wykorzystanie kodów kreskowych na dokumentach papierowych przekłada się na ich łatwiejsze wprowadzanie do systemów i szybkie identyfikowanie za pomocą czytnika kodów.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia wtedy wygenerowanie unikalnych kodów kreskowych, które drukowane są na dokumentach lub umieszcza się je na nich w formie naklejek.
Kody kreskowe mogą być również używane do oznaczania grup dokumentów w jednej kategorii, na przykład faktur. Dzięki temu można zeskanować je za jednym razem, a unikatowe kody pozwolą na przyporządkowanie ich do osobnych folderów.
7. Przyspiesz import dzięki digitalizacji i automatyzacji
Proces digitalizacji można wykorzystać również do automatyzacji importu dokumentów, aby przyspieszyć go i zredukować ryzyko popełnionych w jego trakcie błędów, co przekłada się na większe bezpieczeństwo.
Oprogramowanie wykrywa wtedy tekst z użyciem technologii OCR – Optical Character Recognition, a dokumenty w wyniku skanowania mogą być automatycznie przypisywane do poszczególnych kartotek, na przykład na podstawie ich rodzaju. Zróżnicowane możliwości indeksowania pozwalają wtedy na posortowanie dokumentów według indywidualnych reguł.
8. Stosuj spójne nazewnictwo
Wprowadzenie digitalizacji w biurze warto połączyć z opracowaniem systemu spójnego nazewnictwa dokumentów w formacie cyfrowym, ich rodzajów oraz folderów służących jako archiwa do ich przechowywania.
Nazewnictwo powinno być logiczne, ustandaryzowane oraz pozwalać na intuicyjne wyszukiwanie dokumentów i zarządzanie nimi. Najlepiej unikać długich, niezrozumiałych nazw oraz skrótów, które nie są powszechnie znane. Zamiast nich warto stosować krótkie, sensowne nazwy i dłuższe nagłówki, które dokładnie opisują, co znajduje się w konkretnych folderach.
9. Twórz grupy powiązanych dokumentów
Z użyciem digitalizacji możliwe jest też tworzenie powiązań między dokumentami, które dotyczą tego samego procesu biznesowego. To kolejne zalety digitalizacji dokumentów, dzięki którym możliwe jest ich wyszukiwanie w przyszłości za pomocą jednego kliknięcia myszką.
Przykładowo grupę powiązanych dokumentów w postaci cyfrowej mogą tworzyć umowy, zdjęcia, nagrania dźwiękowe, książki, filmy, wiadomości e-mail czy faktury konkretnych klientów przedsiębiorcy lub jego dostawców. Można dzięki temu uzyskać natychmiastowy dostęp do tych treści, bez konieczności wyszukiwania ich osobno.
Wykorzystując te praktyki w digitalizacji dokumentów i cyfryzacji biura, można uniknąć wielu potencjalnych problemów związanych z zarządzaniem dokumentami, usprawnić współpracę pracowników i wyeliminować skomplikowane i czasochłonne procesy.
