Celem automatyzacji procesów w biznesie nie jest zastąpienie pracowników, ale uproszczenie rutynowych czynności przy jednoczesnym skupieniu się zespołu na tych problemach, których nie rozwiązuje nowoczesna technologia.
Automatyzacja procesów biznesowych dzisiaj odgrywa coraz większą rolę w działalności firm średniej wielkości. Wyjaśniamy, jak można wykorzystać ją w biznesie!
Jak automatyzacja procesów wspiera średnie firmy?
W wielu firmach o średniej wielkości procesy nadal prowadzone są ręcznie przez pracowników. Chociaż tak realizowane zadania mogą być stosunkowo niedrogie, niosą one za sobą szereg wyzwań – mniejsza efektywność, większe ryzyko błędów czy rosnące koszty pracownicze.
Aby przyszłościowo wspierać rozwój biznesu, warto w takiej sytuacji zainwestować w nowoczesne rozwiązania w kategorii Business Process Automation – BPA, czyli automatyzację procesów biznesowych oraz robotyzację procesów, czyli RPA – robotic process automation.
Automatyzacja procesów wpływa na wydajniejszą pracę pracowników, ponieważ eliminuje konieczność ręcznego prowadzenia monotonnych zadań, a robotyzacja wykorzystuje inteligentne roboty do ich realizacji. Dzisiaj niemalże każdy proces może zostać zautomatyzowany, na przykład ręczne wprowadzanie dokumentów do systemu może być zastąpione przez automatyczny proces, który odbywa się według ustalonego algorytmu. Właśnie dlatego wykorzystanie rozwiązań BPA i RPA wspomaga w firmach procesy workflow – przepływ pracy, w tym obsługę dokumentów oraz podejmowanie decyzji.
Z użyciem automatyzacji procesów można prowadzić wiele zadań, do których zaliczane są między innymi:
Obsługa procesów finansowych
Automatyzacja procesów finansowych zmienia reguły gry dla średnich przedsiębiorstw w każdej branży. Oprogramowanie, w tym systemy przeznaczone do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) czy zarządzania informacjami (ECM), automatyzują zadania, takie jak fakturowanie, płace, śledzenie wydatków, wprowadzanie, analizę i archiwizację dokumentów. Zmniejsza to ryzyko błędu ludzkiego, zapewnia odpowiednią zgodność z przepisami i wgląd w dane w czasie rzeczywistym w celu lepszego podejmowania decyzji finansowych.
Wsparcie dla obsługi klienta
Chatboty i sztuczna inteligencja (AI) zmieniają sposób obsługi klienta, który powinien być priorytetem w każdej firmie. Zautomatyzowane systemy radzą sobie bardzo efektywnie z rutynowymi zapytaniami oraz przyjmowaniem dokumentów, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na bardziej złożonych problemach, na przykład obsłudze reklamacji. Dzięki temu nie tylko skraca się czas reakcji, ale także poprawia doświadczenie klienta.
Rekrutacja pracowników
Automatyzacja procesu rekrutacji usprawnia pozyskiwanie, weryfikację i selekcję kandydatów na zróżnicowane stanowiska. Systemy automatyzujące te zadania pomagają w zarządzaniu CV, planowaniu rozmów kwalifikacyjnych, a nawet przeprowadzaniu wstępnych ocen. W ten sposób oszczędzają czas, a także przekładają się na bardziej efektywny i bezstronny proces rekrutacji.
Wdrażanie – onboarding pracowników
Onboarding pracowników to krytyczny proces, który rozpoczyna pracę nowej osoby w firmie. Automatyzacja onboardingu zapewnia jego bezproblemową obsługę poprzez automatyzację dokumentacji czy modułów szkoleniowych. Przyspiesza to integrację pracowników, co prowadzi do zwiększenia ich produktywności i satysfakcji.
Działania marketingowe
Narzędzia do automatyzacji marketingu umożliwiają średnim firmom realizację spersonalizowanych kampanii, na przykład w zakresie marketingu e-mailowego czy planowania działań w mediach społecznościowych. Automatyzacja zadań przekłada się na spójne przesyłanie wiadomości i większe zaangażowanie klientów i kontrahentów. Wnioski oparte na danych pozyskiwanych za pomocą tych narzędzi umożliwiają także firmom udoskonalanie strategii marketingowych w celu uzyskania lepszych wyników.
Robotyzacja procesów produkcyjnych
Robotyzacja procesów produkcyjnych polega na wdrażaniu robotów w celu automatyzacji powtarzalnych zadań. W tym celu stosowane są między innymi zautomatyzowane linie produkcyjne czy stanowiska do pakowania i kontroli jakości.
Zakupy i sprzedaż
Platformy e-commerce coraz częściej integrują automatyzację z procesami zakupowymi i sprzedażowymi. Dodatkowo zautomatyzowane zarządzanie zapasami, przetwarzanie zamówień i komunikacja z klientami zwiększają efektywność i wydajność w tych zadaniach. Przekłada się to na płynniejsze procesy zarówno w firmie, jak i na lepszą obsługę klientów.
Wobec tego automatyzacja procesów może wspomagać średnie firmy działające w różnych sektorach, sprawiając, że codzienne zadania stają się jeszcze prostsze.
Koszty rutynowych czynności – bez automatyzacji procesów mogą być dużym wydatkiem
Według badań przeprowadzonych na 755 przedsiębiorstwach przez agencję APQC (American Productivity & Quality Center) te z górnego kwartyla wydają zaledwie 3,66 dolara na 1000 dolarów dochodu na wykonanie podstawowych czynności księgowych, natomiast dolny kwartyl wydaje na ten cel co najmniej 12,67 dolara.
APQC wskazuje, że nadal zbyt wiele firm w branży finansowej wydaje ogromne kwoty na opłacanie armii pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie podstawowych czynności. Oznacza to, że firmy o niższej wydajności płacą więcej za ręczne czynności, na przykład wprowadzanie danych, nawet wtedy, gdy pracownicy odpowiedzialni za te zadania nie mają wysokich wynagrodzeń.
Automatyzacja procesów workflow jest w stanie zrealizować te czynności znacznie efektywniej i taniej. Według raportu opracowanego przez Capgemini Consulting and Capgemini Business oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych może kosztować zaledwie od 1/3 do 1/5 kosztów pracy pracowników zatrudnionych na pełen etat.
Oprogramowanie do automatyzacji procesów – jak to działa?
Aby wprowadzić w firmie automatyzację procesów, wykorzystuje się dedykowane do tego celu oprogramowanie.
Systemy informatyczne, dzięki którym możliwa jest automatyzacja procesów biznesowych, mają na celu ich kompleksowe usprawnienie. Procesy te mogą obejmować zarówno proste, powtarzalne zadania, jak i złożone, wieloetapowe przepływy pracy.
Oprogramowanie to umożliwia tworzenie i realizowanie procesów workflow, które reprezentują sekwencję działań związanych z procesem biznesowym. Działają one na bazie predefiniowanych reguł i warunków, które określają, w jaki sposób oprogramowanie powinno reagować na różne dane lub zdarzenia. Systemy tego typu mogą przechwytywać i przetwarzać informacje z różnych źródeł, takich jak formularze, faktury czy wiadomości e-mail. Ponadto mogą one nie tylko gromadzić dane, ale również sprawdzać ich poprawność i kategoryzować je w ramach zautomatyzowanego przepływu pracy.
Dodatkowo zaawansowane systemy automatyzacji procesów wspierają podejmowanie decyzji, mogą wysyłać powiadomienia do użytkowników, gdy zostaną spełnione określone warunki, a także ułatwiać komunikację i współpracę pomiędzy członkami zespołu.
Zatem automatyzacja procesów biznesowych działa poprzez zastąpienie ręcznych, powtarzalnych zadań zautomatyzowanymi przepływami pracy, wykorzystując predefiniowane zasady i warunki.
Automatyzacja procesów w praktyce – obsługa faktur przychodzących
Obsługa faktur przychodzących jest szczególnie ważna w każdej firmie. Jest to także proces biznesowy, który może być poddany automatyzacji. Poniżej znajdziesz przykładowy workflow tego procesu:
1. Przyjęcie faktury
W pierwszym kroku następuje wprowadzenie faktury do systemu. Aby usprawnić proces przyjęcia faktury, oprogramowanie wykorzystuje inteligentną technologię, która polega na indeksowaniu danych w dokumencie. Dzięki temu można oszczędzić nawet do 95% czasu na tym procesie w porównaniu do wprowadzania faktury do systemu ręcznie. System dodatkowo może wyeliminować ryzyko błędów oraz tworzenia duplikatów dokumentów na podstawie dotychczasowych danych w systemach.
2. Inteligentne pokierowanie faktury
Kolejnym krokiem jest odpowiednie pokierowanie przyjętej faktury na podstawie konkretnych kryteriów, na przykład szybkiego wykrycia jej wystawcy albo kwoty faktury. System może wykorzystać poniższe drogi:
a) Automatyczne zatwierdzenie
Faktura jest automatycznie zatwierdzana i opłacana, dlatego pracownik nie musi osobiście wykonywać zadania.
b) Manualne zatwierdzenie
Faktura kierowana jest automatycznie do odpowiedniego pracownika w celu jej zatwierdzenia, a system może systematycznie przypominać mu o konieczności zatwierdzenia faktury. Proces ten może odbywać się na komputerze albo urządzeniu mobilnym. W efekcie można zaoszczędzić nawet do 20%-50% czasu na procesie zatwierdzania dokumentów.
3. Archiwizacja faktury
W kolejnym kroku system automatycznie umieszcza fakturę w archiwum, w odpowiednim folderze danego klienta, w danym okresie lub na podstawie innych informacji. Automatyczne przypisanie faktury do konkretnego folderu pozwala na jej łatwiejsze wyszukanie, gdy pojawi się taka konieczność.
4. Audyt
Wykorzystanie automatyzacji usprawnia również prowadzenie przygotowań do audytu. Procesy, które dotychczas zajmowały tygodnie, teraz mogą odbyć się w ciągu jednego dnia.
Takie procesy biznesowe obsługuje oprogramowanie DocuWare, które usprawnia procedury w zakresie zarządzania informacją i dokumentami. Dzięki niemu można skorzystać z e-teczki online, która pozwala na obsługę dokumentów niezależnie od ich formatu i źródła – wydruków, plików, e-maili i innych. Dostęp do dokumentów możliwy jest z wielu urządzeń stacjonarnych i mobilnych w każdym miejscu i o każdym czasie.
Jakie korzyści daje automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych przekłada się na liczne korzyści:
Efektywniejsze przetwarzanie danych
Automatyzacja procesów biznesowych pozwala firmom na efektywniejsze przetwarzanie danych. Przykładowo zamiast ręcznie wprowadzać dane dotyczące wydatków do raportów, pracownicy mogą skupić się na analizowaniu trendów wydatków, które wspomagają rozwój firmy. W efekcie zespół finansowy możne przeznaczyć swój czas na opracowanie efektywnych strategii i nie marnować go na prowadzenie rutynowych zadań, takich jak procesowanie płatności.
Większe zadowolenie pracowników
Automatyzacja procesów pozwala na zredukowanie ręcznie prowadzonych zadań, które dotychczas wykonywała załoga. Umożliwia to zwiększenie zadowolenia pracowników, którzy zamiast realizacji monotonnych czynności mogą wykorzystać swój potencjał w pełni, wspierając firmę w podejmowaniu przyszłościowych decyzji.
Obniżone ryzyko błędów
Ręczne zadania mogą spowodować zwiększone ryzyko popełnienia błędów przez pracowników. Przykładowo mogą oni przeoczyć ważne informacje w fakturach, takie jak inny numer konta albo data płatności, albo mogą nieprawidłowo przepisać numer rachunku klienta, co może skutkować wykonaniem przelewu do całkowicie innej osoby. Automatyzacja procesów znacznie obniża takie ryzyko, co przekłada się na efektywniejsze działanie całej firmy.
Oszczędność czasu i kosztów
Kolejnym atutem wprowadzenia automatyzacji w średniej firmie jest znaczne obniżenie kosztów operacyjnych oraz oszczędność czasu na dotychczasowych czynnościach.
Redukcja czasu i kosztów może odbywać się na różnych płaszczyznach:
- Eliminacja dokumentów w formie papierowej na rzecz dokumentów w formacie elektronicznym, dlatego firma nie musi kupować dużej ilości papieru, tonerów, obsługiwać wysyłki dokumentów papierowych i może zredukować koszty posiadania fizycznego archiwum dokumentów,
- Procesy biznesowe odbywają się automatycznie według ustalonych zasad, dlatego pracownicy nie muszą brać w nich bezpośredniego udziału,
- Następuje przyspieszenie procesów, co obniża ryzyko pojawienia się zatorów płatniczych, ryzyka płatności kar, a także zwiększa satysfakcję klientów i kontrahentów,
- Zmniejszenie zatrudnienia w firmie ze względu na oszczędność czasu pracy, ponieważ procesy biznesowe mogą być realizowane automatycznie.
Poprawa jakości obsługi klientów i kontrahentów
Wykorzystanie oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych jest też szczególnie istotne ze względu na poprawę jakości obsługi klienta oraz kontrahenta przez firmę. Przykładowo kontrahent nie musi czekać przez długi czas na opłacenie faktury, ponieważ jest ona procesowana automatycznie. Klient może natomiast szybciej otrzymać pieniądze za zwrócony albo zareklamowany produkt.
Jak wdrożyć system do automatyzacji procesów w firmie?
Wdrożenie nowego systemu w firmie wymaga odpowiedniego przygotowania. Odnosi się ono nie tylko do wyznaczenia konkretnych celów oraz opracowania przepływów pracy, ale również do pracowników, którzy dotychczas byli przyzwyczajeni do prowadzenia procesów ręcznie.
Wybór sprawdzonego dostawcy oprogramowania odgrywa w tym przypadku kluczową rolę. Porównanie dostępnych na rynku rozwiązań oraz uwzględnienie oferowanych przez nie korzyści pozwala na osiągnięcie optymalnych wyników zarówno krótkoterminowo, jak i długoterminowo.
Właśnie dlatego wykonywanie implementacji tego typu systemu musi następować stopniowo oraz obejmować współpracę ekspertów i pracowników firmy.
Automatyzacja procesów biznesowych – najlepsze praktyki
W automatyzacji procesów biznesowych warto wykorzystać poniższe porady:
Oceń obecne procesy i możliwości ich rozwoju
Przeanalizuj obecną pozycję swojej firmy oraz jej bieżące procesy, aby zidentyfikować cele oraz udokumentować wewnętrzne procesy i czynniki zewnętrzne, które będą wsparciem albo przeszkodą w ich osiągnięciu. Przykładowo, gdy sprzedaż w Twojej firmie aktualnie wynosi 1 milion złotych, a w ciągu kolejnych 5 lat chcesz podnieść ją do 10 milionów złotych, co musisz zrobić w tym celu?
Wyznacz strategię
Gdy już wiadomo, w jakiej pozycji znajduje się firma i jakie są jej cele, można przystąpić do kolejnego etapu, czyli do wyznaczenia strategii postępowania. Powinna ona prezentować następujące po sobie etapy procesu wdrożenia automatyzacji.
Stwórz plan operacyjny
Plan operacyjny przekłada wyznaczoną strategię na konkretne zadania do wykonania, by osiągnąć cele. To najczęściej najtrudniejszy krok na drodze do wdrożenia nowego systemu do automatyzacji, ponieważ wymaga odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Właśnie dlatego warto w tym zakresie skorzystać z pomocy ekspertów – pracowników posiadających dużą praktykę oraz firm specjalizujących się we wdrożeniach tego typu oprogramowania.
Przeszkól pracowników
Szkolenia pracowników mają kluczowe znaczenie dla powodzenia wdrożenia, ponieważ dzięki nim firma może osiągnąć najlepsze wskaźniki wydajności i najwyższy zwrot z inwestycji. Dobrze przeszkoleni pracownicy będą posiadali niezbędną wiedzę do obsługi nowego systemu i będą korzystali z niego chętnie w swojej codziennej pracy.
Mierz efekty
Pomiary efektów są także bardzo istotne dla osiągnięcia założonych celów, ponieważ na ich podstawie można ocenić dotychczasowe postępy oraz udoskonalać realizowane czynności. Pomiary te powinno się prowadzić zarówno w kontekście zadań realizowanych przez pracowników, jak i korzyści, jakie dzięki nim mogą osiągnąć partnerzy biznesowi firmy. Poprzez pomiar efektów można więc ocenić, w jaki sposób automatyzacja procesów biznesowych poprawiła ich przebieg w porównaniu do procesów prowadzonych ręcznie.
Podsumowanie – zautomatyzuj zarządzanie dokumentami w swojej firmie z DocuWare!
Automatyzacja procesów biznesowych w firmie może odbywać się na wielu płaszczyznach – jedną z nich jest automatyzacja zarządzania informacją i dokumentami, którą wspiera oprogramowanie klasy ECM DocuWare.
DocuWare kompleksowo wspomaga procesy biznesowe, wykorzystując do tego celu dokumenty w formacie elektronicznym. Dzięki oferowanym przez system rozwiązaniom można przejść z monotonnych i żmudnych zadań opartych na papierze na nowoczesną e-teczkę dokumentów, która usprawnia szereg procesów poprzez ich inteligentną automatyzację. Jeśli chcesz zdecydować się na wdrożenie systemu DocuWare w swojej firmie, skontaktuj się z nami, aby otrzymać fachowe wsparcie!
