Rozwój zaliczany jest do głównych celów każdej firmy. Jest on ważny na wszystkich płaszczyznach jej działalności, również w obszarze księgowości. Aby usprawnić procesy księgowe, warto zdecydować się na użycie nowych technologii umożliwiających ich zautomatyzowanie.
Wyjaśniamy, czym jest automatyzacja księgowości i prezentujemy 6 głównych procesów, które warto zautomatyzować w codziennej pracy księgowego!
Na czym polega automatyzacja procesów księgowych?
Automatyzacja procesów w księgowości polega na prowadzeniu ich z użyciem dedykowanego oprogramowania do wykonywanych zadań księgowych. Z nim czasochłonne procesy mogą odbywać się automatycznie, co pozytywnie wpływa na workflow w firmie, czyli na przepływ pracy i obieg dokumentów.
Zastosowanie automatyzacji księgowości redukuje liczbę powtarzalnych i monotonnych zadań prowadzonych przez osoby pracujące w dziale księgowym. Dzięki temu ręczne przepisywanie niezbędnych danych lub wypisywanie dokumentów nie jest już konieczne, a czas potrzebny do wykonywania zadań tego typu można przeznaczyć na ważniejsze cele.
Automatyzacja procesów biznesowych w księgowości – dla kogo jest ona przeznaczona?
Postęp technologiczny w dziedzinie automatyzacji powoduje, że wiele firm może czerpać z niej rozliczne korzyści.
W ramach księgowości automatyzacja będzie przede wszystkim dużym wsparciem dla biura rachunkowego, które może dzięki niej sprawnie prowadzić księgowość dla swoich klientów.
Oprócz biur rachunkowych możliwa jest również automatyzacja pracy działu księgowego w firmie, co przekłada się na szeroką gamę korzyści dla całej organizacji.
Korzyści automatyzacji procesów księgowych – co możesz zyskać?
Redukując powtarzalne czynności w biurze rachunkowym albo w dziale księgowości na rzecz ich automatyzacji, można zauważyć wiele korzyści. Zaliczane są do nich między innymi:
Oszczędność czasu – manualne wprowadzanie danych i wypisywanie dokumentów zajmuje mnóstwo czasu. Zastosowanie rozwiązań w dziedzinie automatyzacji pracy pozwala w łatwy sposób zaoszczędzić czas niezbędny do wykonania czynności przez pracowników. Dzięki temu mogą skupić się oni na innych, ważnych zadaniach.
Mniejsze ryzyko błędów ludzkich – w wielu firmach czynności księgowe nadal prowadzone są w arkuszach kalkulacyjnych. Niestety, ich ręczne wypisywanie może znacznie zwiększać ryzyko popełnienia błędu. Automatyzacja procesów biznesowych znacznie redukuje to niebezpieczeństwo i powoduje, że dokumenty są w wyższym stopniu prawidłowe.
Natychmiastowy dostęp do danych – z automatyzacją wszystkie najważniejsze informacje potrzebne do wykonania danej czynności są natychmiast dostępne dla każdej z uprawnionych osób. Proces automatyzacji powoduje zatem, że cały zespół pracowników w biurach rachunkowych i firmach może pracować z użyciem aktualnych danych i dokumentów.
Łatwiejsza analityka – zautomatyzowane gromadzenie informacji księgowych znacznie ułatwia wykonywanie zadań w zakresie ich analizy. W efekcie firma może szybko reagować na pojawiające się problemy finansowe i zmiany zachodzące na rynku, co wspiera rozwój biznesu.
Większe bezpieczeństwo – zaufany zespół pracowników księgowych to podstawa, ale dla maksymalnego bezpieczeństwa ważna jest również regularna kontrola ich czynności. Automatyzacja procesów biznesowych ułatwia nadzorowanie prowadzonych przez nich zadań związanych z dokumentami księgowymi i może pomóc w poprawie bezpieczeństwa finansowego firmy.
Jakie procesy wspiera automatyzacja księgowości?
Automatyzacja procesów księgowych wspomaga różne procesy realizowane przez pracowników przedsiębiorstw. Oto 6 nudnych, czasochłonnych i powtarzalnych czynności, które można zautomatyzować!
1. Księgowanie
Przed laty księgowość w firmach prowadzona była odręcznie. Wobec tego każdy przychód lub wydatek musiał być od razu wpisywany do księgi przez pracownika.
Nowe technologie spowodowały, że księgowość stała się znacznie prostsza. Dzięki niej przedsiębiorcy zaczęli korzystać z arkuszy kalkulacyjnych, a następnie z dedykowanego oprogramowania księgowego, na przykład takiego jak Symfonia, CDN XL, MS Dynamics, Enova365, co znacznie ułatwiło codziennie wykonywane procesy.
Z wykorzystaniem takich narzędzi możliwa jest efektywna automatyzacja księgowości, co nie tylko oszczędza czas, ale również zwiększa dokładność i spójność danych księgowych.
2. Fakturowanie
Faktury w wielu firmach wystawiane oraz otrzymywane są praktycznie codziennie. Wymagają one następnie wprowadzenia do ksiąg.
Ręczne wypisywanie i wprowadzanie faktur może nie tylko zajmować sporo czasu, ale również zwiększa ryzyko pojawienia się w nich błędów. W usprawnieniu tego procesu warto wykorzystać systemy automatyzujące księgowość. Pomagają one w błyskawicznym przygotowaniu faktur, a także w zarządzaniu fakturami, wysyłaniu ich do odbiorców oraz wprowadzaniu do ksiąg. Pozwalają również na śledzenie terminów zapłaty faktur i umożliwiają automatyczne wyświetlanie przypomnień i wysyłanie monitów do kontrahentów.
3. Zapłata należności
Kolejnym obszarem, w którym automatyzacja ułatwia pracę pracownikom działu księgowego, jest przekazywanie należności do danego kontrahenta lub urzędu. W wielu firmach konieczne jest wówczas przejście całej procedury w celu opłaty faktur – od kontroli informacji, przez zatwierdzenie płatności, a skończywszy na wprowadzeniu transakcji do ksiąg.
Cały proces przetwarzania faktur kosztowych może być jednak uproszczony. Oprogramowanie używane do automatyzacji księgowości pomaga wtedy w wielu czynnościach, między innymi skanuje faktury, a następnie bezpiecznie przechwytuje informacje i wprowadza je do systemu księgowego.
Wykorzystanie takiego rozwiązania w ramach zapłaty należności powoduje, że ich przekazanie do wystawcy faktury jest znacznie szybsze. Dzięki temu można uniknąć problemów wynikających z niedotrzymania terminów płatności i zadbać o relacje ze swoimi kontrahentami.
4. Realizacja obowiązków podatkowych
Automatyzacja nie tylko usprawnia codzienną pracę firmy, ale również powoduje, że może ona łatwiej poruszać się w gąszczu przepisów podatkowych.
Zautomatyzowane oprogramowanie księgowe sprawia, że realizacja obowiązków podatkowych staje się o wiele prostsza. Systemy pomagają w dotrzymaniu terminów wysyłki i przechowywania dokumentów oraz redukują ryzyko błędnych obliczeń, dzięki czemu działalność firmy odbywa się zgodnie z literą prawa.
5. Rozliczenia dokumentów pracowniczych
Systematyczne prowadzenie dokumentów kadrowo-płacowych pracowników jest obowiązkiem każdego pracodawcy.
Również w tym obszarze sprawdzi się automatyzacja procesów biznesowych, która pomaga w przygotowywaniu list płac, deklaracji podatkowych oraz innych dokumentów pracowniczych. Operacje te odbywają się w krótkim czasie i z mniejszym ryzykiem błędów. W efekcie precyzyjnie obliczone wynagrodzenia i premie przekazywane są terminowo do pracowników, a niezbędne składki i zaliczki podatkowe trafiają na czas do urzędów.
6. Zarządzanie wydatkami firmowymi
Tradycyjne śledzenie kosztów oraz odręczne zarządzanie wydatkami firmy może być nie lada wyzwaniem dla każdego przedsiębiorcy. Automatyzacja powoduje, że zadania te stają się znacznie prostsze i wygodniejsze.
Z jej użyciem można przygotowywać złożone analizy i raporty obejmujące dane finansowe. Daje ona wtedy jasny obraz aktualnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa w dowolnym momencie i przez to umożliwia podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.
Wykorzystanie narzędzi księgowych zintegrowanych z automatyzacją powoduje zatem, że zarządzanie wydatkami przechodzi na całkowicie nowy poziom, co pomaga zyskać firmie przewagę konkurencyjną.
Automatyzacja procesów księgowych – jak ją przeprowadzić?
Wprowadzanie automatyzacji w księgowości wymaga podjęcia kluczowej decyzji dotyczącej doboru odpowiedniego oprogramowania.
W tym przypadku warto postawić na sprawdzony system, który jest w stanie kompleksowo pomóc w prowadzeniu procesów księgowych, wyręczając w tym pracowników, którzy mogą skupić się na innych czynnościach.
Duże znaczenie ma przy tym sposób wdrożenia oprogramowania. Dla maksymalnej wygody warto zdecydować się na rozwiązanie w chmurze, dzięki czemu dostęp do danych i narzędzi jest błyskawiczny przez wszystkich użytkowników w każdym miejscu i czasie.
Automatyzacja pracy w obszarze księgowym będzie wymagała ponadto odpowiedniej integracji. Dzięki niej wszystkie wykorzystywane przez księgowych programy mogą błyskawicznie wymieniać ze sobą informacje. Warto więc sprawdzić, jakie integracje jest w stanie obsłużyć dany system.
Kluczową częścią wdrożenia systemu automatyzującego pracę księgowości jest także cyfryzacja dokumentów, która polega na przekształceniu ich z papierowych w cyfrowe, by stworzyć ich elektroniczne archiwum. W ten sposób są one łatwiejsze w zarządzaniu – indeksowaniu, wyszukiwaniu, zatwierdzaniu oraz przechowywaniu.
Wybierając zaufane oprogramowanie, można zatem przejąć kontrolę nad księgowością w swojej firmie, oszczędzać czas i redukować koszty. Warto więc pamiętać o tym, że inwestycja w automatyzację procesów księgowych to niewielka cena za szereg korzyści, jakie można uzyskać po jej wdrożeniu.
