W 2022 roku biznes musiał zmierzyć się z wieloma nowymi wyzwaniami – rosnąca inflacja, wysokie koszty energii, zaburzone łańcuchy dostaw czy problemy z pozyskaniem wysoko wykwalifikowanych pracowników to tylko niektóre z nich. Dynamicznie zmieniające się warunki ekonomiczne spowodowały, że coraz więcej firm zaczęło sięgać po nowe technologie, by dostosować się do rynku, zwiększyć swoją konkurencyjność i dążyć do wyższych zysków.
Jakie trendy w automatyzacji procesów i workflow będą dominowały w 2023 roku? Oto 7 technologii, na które warto zwrócić szczególną uwagę!
1. Zrównoważona i odpowiedzialna technologia
Technologie przyjazne dla natury i klimatu będą miały w 2023 roku szczególne znaczenie, ponieważ temat zrównoważonego rozwoju stał się w ostatnim czasie niezwykle istotny.
Dążenie do równowagi określają między innymi opracowane przez kraje członkowskie ONZ Cele Zrównoważonego Rozwoju (SDG od ang. Sustainable Development Goals).
Swoje aspiracje w tym obszarze wyraziła również Unia Europejska w ramach Europejskiego Zielonego Ładu. Zakłada on, że do 2050 roku kraje europejskie uzyskają zerowy poziom netto emisji CO2 i innych gazów cieplarnianych, a Europa będzie mogła stać się kontynentem neutralnym dla klimatu.
Właśnie dlatego firmy kładą dzisiaj coraz większy nacisk na strategię ESG (od ang. Environmental, Social and Corporate Governance), która odnosi się do środowiska naturalnego, społeczeństwa i ładu korporacyjnego, aby uczynić swoją działalność bardziej odpowiedzialną i zrównoważoną.
Stąd pojawiła się potrzeba technologii spełniających takie kryteria, które będą mogły stać się katalizatorem zmian celujących w ochronę natury i klimatu. Jak wskazuje agencja Gartner, osiągnięcie celów ESG nie ominie więc również branży IT.
Dążenie do zrównoważonego rozwoju w przedsiębiorstwach może obejmować wiele rozwiązań, między innymi zarządzanie procesami biznesowymi (BPM), zarządzanie energią, wykorzystanie chmury, efektywniejszy, zautomatyzowany proces workflow, zastąpienie dokumentów papierowych, na przykład faktur, elektronicznymi czy elektroniczny obieg dokumentów w firmie..
2. Efektywniejsza integracja aplikacji z iPaaS
Rosnąca liczba aplikacji wykorzystywanych przez firmy przekłada się na coraz większe problemy z ich integracją.
Tradycyjnie integrację prowadzi się z wykorzystaniem rozwiązań dostawców oprogramowania lub przygotowuje się indywidualne integracje między systemami. Mogą być one jednak kosztowne i mało elastyczne w obliczu ciągłych zmian technologicznych.
Właśnie dlatego rośnie zainteresowanie rozwiązaniami, które pozwalają na automatyzację integracji aplikacji. Aplikacje takie pozwalają na obniżenie kosztów oraz na osiągnięcie lepszych wyników przy niższym nakładzie pracy i bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy.
Doskonałym przykładem tego trendu są platformy iPaaS (ang. Integration Platform as a Service – platforma integracyjna jako usługa). Umożliwiają one szybkie i sprawne przenoszenie danych, usług oraz procesów między aplikacjami używanymi przez przedsiębiorstwo.
Platformy iPaaS przekazują użytkownikom zróżnicowane narzędzia i scenariusze integracyjne, dzięki czemu możliwa jest automatyzacja integracji. Tworzą one dzięki temu intuicyjny system, za pomocą którego można szybciej integrować, testować oraz wdrażać aplikacje.
Wykorzystanie platform iPaaS redukuje koszty związane z integracją i otwiera przed firmami nowe możliwości we wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań.
3. Automatyzacja procesów biznesowych ze wsparciem AI
Sztuczna inteligencja (AI od ang. Artificial Intelligence) jest obecnie jednym z najgorętszych tematów w IT. Duży sukces platform jak ChatGPT czy Midjourney jest doskonałym świadectwem jej rosnących możliwości.
Już teraz dzięki AI możliwa jest efektywna automatyzacja procesów (ang. Process Automation), w tym także zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA od ang. Robotic Process Automation) w zakresie wprowadzania danych głosowo, odpowiedzi na pytania przez chatboty i voiceboty czy w procesie automatyzacji tłumaczenia dokumentów.
Sztuczna inteligencja wspomaga również przepływ pracy, czyli workflow, ponieważ potrafi analizować informacje i generować na ich podstawie różne dokumenty, przykładowo takie jak faktura czy dokument delegacji.
W 2023 roku z pewnością będziemy obserwować rosnący udział technologii AI w ramach systemów Workflow i Elektronicznego Obiegu Dokumentów służących do zarządzania zasobami informacyjnymi. Ich najważniejszym atutem jest zdolność do zrozumienia danych oraz ich kontekstu, szybkie pozyskiwanie informacji oraz wsparcie i automatyzacja komunikacji w systemie workflow.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji może zatem usprawnić procesy workflow w firmie, co przekłada się na wydajniejsze prowadzenie tych procesów, produktywną pracę zespołu, oszczędność czasu i poprawę wyników finansowych. Również może ona sugerować podejmowanie decyzji na podstawie informacji zawartych w dokumentach, co pozwala na przyspieszenie procesów decyzyjnych, większą efektywność pracy i zmniejsza ryzyko błędów.
4. Dalszy rozwój technologii chmurowych
W 2023 roku chmura może stać się głównym rozwiązaniem stosowanym w firmach, które zastąpi dotychczas używane aplikacje desktopowe.
Chociaż technologie cloud computing dostępne są już od wielu lat, dopiero w dobie pandemii COVID-19 firmy zaczęły dostrzegać ich potencjał. W tym czasie popularna stała się praca zdalna, w której kluczowe znaczenie ma chmura pozwalająca na dostęp do danych i aplikacji przez internet.
Dzisiaj praca zdalna jest w wielu firmach standardem oczekiwanym przez pracowników, dla których jest wygodną alternatywą dla codziennych dojazdów do biura i pozwala na pracę w praktycznie dowolnym miejscu.
Przedsiębiorstwa mają obecnie do dyspozycji szeroką gamę rozwiązań chmurowych, które mogą być dopasowane specyficznie do ich branży, potrzeb i konkretnego zadania. Zaliczają się do nich oprogramowanie w chmurze w modelu SaaS (Software as a Service), platformy chmurowe PaaS (Platform as a Service) oraz model IaaS (Infrastructure as a Service), w którym usługę stanowi infrastruktura informatyczna.
5. Większy nacisk na cyfrowe bezpieczeństwo
Ważnym trendem 2023 roku będzie również wzmocnienie cyfrowego bezpieczeństwa. Jest ono istotne nie tylko z punktu widzenia firmy, ale również jej klientów i kontrahentów.
Sprawnie działający system odporności cyfrowej firmy jest kluczowy, aby zmniejszyć ryzyko wykradzenia i utraty danych oraz zapewnić użytkownikom końcowym maksymalną ochronę.
Wysoki poziom bezpieczeństwa cyfrowego w przedsiębiorstwie można uzyskać przez wykorzystanie zróżnicowanych strategii, na przykład takich jak automatyzacja procesów bezpieczeństwa, obserwowalność (ang. observability) umożliwiająca stałe monitorowanie systemów, testowanie ekstremalne zakładające ciągłe testowanie kodu.
Dobrym przykładem rozwiązań wspomagających cyfrowe bezpieczeństwo jest zasada privacy by design, czyli prywatności w fazie projektowania. Zakłada ona uwzględnienie kwestii prywatności już na etapie tworzenia systemów lub procesów.
Privacy by design jest jednym z ważnych elementów General Data Protection Regulation (GDPR), czyli Rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO, które reguluje kwestię ochrony danych osobowych osób fizycznych.
6. Demokratyzacja danych
Podejmowanie decyzji jest kluczowym procesem w biznesie. Powinny być one oparte na twardych faktach wynikających z posiadanych informacji. W tym celu wykorzystuje się wspomaganą komputerowo analitykę danych.
W kontekście podejmowania decyzji biznesowych trendem jest obecnie demokratyzacja danych. Pozwala ona na powszechny dostęp do danych nie tylko przez kadry zarządzające czy specjalistów, czyli pracowników posiadających wiedzę techniczną, ale przez wszystkich użytkowników systemu lub całą załogę organizacji. Umożliwia ona również włączenie ich do procesów decyzyjnych. Więcej zróżnicowanych perspektyw pozwala wtedy na podejmowanie trafniejszych decyzji i sprawniejszą realizację zadań. Dzięki temu każdy członek zespołu może zostać analitykiem.
Demokratyzacja danych wymaga odpowiednich procedur zarządczych związanych z dostępem do nich. Aby usprawnić udostępnianie pracownikom danych w całej firmie, można wykorzystać różne technologie informatyczne – chmurę, workflow w celu efektywnego zarządzania danymi czy obieg dokumentów pomagający w ich przepływie między pracownikami.
7. Workflow i elektroniczny obieg dokumentów
Przedsiębiorców, którzy nadal wykorzystują papierową dokumentację, w 2023 roku powinno również zainteresować pojęcie workflow oraz elektronicznego obiegu dokumentów.
Termin workflow to inaczej przepływ pracy. W szerszym sensie pojęcie to odnosi się do przepływu informacji, natomiast w węższym powiązane jest z przepływem dokumentów pomiędzy pracownikami firmy. Dzięki niemu możliwa jest automatyzacja procesów biznesowych, ponieważ przepływ informacji może następować wtedy według ustalonych procedur.
Sprawny workflow management, czyli zarządzanie przepływem pracy można osiągnąć przez dedykowane do tego celu odpowiednie oprogramowanie. Obecnie na rynku dostępne są różne systemy workflow, które mogą być dopasowane specjalnie do indywidualnych potrzeb firmy, odzwierciedlając prowadzone w niej czynności.
Wsparciem dla sprawnego przepływu pracy w firmie jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, a także wdrożenie narzędzi AI, które wspomagają automatyzację i umożliwiają łatwiejszą ekstrakcję informacji z dokumentu.
Zalety automatyzacji w tym kontekście są liczne. System workflow i obieg dokumentów ograniczają czas spędzony na pracy z dokumentami i eliminują konieczność prowadzenia żmudnych i powtarzalnych czynności przez pracowników. Pracownicy mogą skupić się wtedy na innych, ważnych zadaniach do wykonania.
Te trendy w automatyzacji procesów, workflow oraz w obiegu dokumentów będą kluczowe w 2023 roku. Warto uwzględnić je w planach rozwoju swojego biznesu!
