Stanowisko: Klient DocWay ds. cyfrowego obiegu umów
Tryb pracy: 100% zdalnie (bo Twoja firma też zasługuje na uwolnienie się od zbędnego papieru i digitalizację procesów)
Wynagrodzenie: do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie lub więcej oszczędności w Twojej kieszeni. Im Twoja firma jest większa, tym większy zazwyczaj jest w niej bałagan i więcej oszczędności możemy wygenerować.
Czas trwania procesu rekrutacyjnego: 45 minut rozmowy + szybka diagnoza
Nie szukamy „leadów”, ale firmy, która ma dość tego, że umowy żyją w mailach, w szafach i w plikach o nazwach typu Umowa_v7_final_ostateczna_poprawiona.docx.
Jeśli w Twojej organizacji umowa handlowa potrafi utknąć na tydzień, bo ktoś „musi jeszcze zerknąć”, a HR pilnuje terminów ręcznie (albo częściej nie pilnuje, tylko liczy na szczęście), to znaczy, że szukamy właśnie Ciebie.
OGŁOSZENIE O NABORZE NA KLIENTA
Kogo zatrudniamy: firmę, która chce uporządkować obieg umów (i powiązane z nimi procesy) bez teatrzyku „transformacji cyfrowej”.
Kogo nie zatrudniamy: firmy, które lubią mówić „u nas to działa” i kończą na tym, że nikt nie wie, gdzie jest ostatnia wersja umowy.
NASZE WYMAGANIA WOBEC KANDYDATA (TWOJEJ FIRMY)
Nie każda firma nadaje się do tego projektu. Serio. Żeby ta współpraca miała sens, musisz mieć realny problem, coś więcej niż myśl w głowie, że „fajnie by było mieć DMS”.
Chętnie nawiążemy współpracę, jeśli rozpoznajesz u siebie choć jedną z poniższych sytuacji:
- Umowy są w mailach i na dyskach: część w Outlooku, część w Teams/Drive, część „u kogoś na pulpicie”.
- Wersje dokumentów to rosyjska ruletka: ktoś poprawia, ktoś akceptuje, ktoś wysyła starą wersję, i dopiero po podpisie okazuje się, że to nie to.
- Zatwierdzanie to wąskie gardło Waszego procesu: umowa przechodzi przez CEO/CFO/operacje, ale nikt nie widzi, gdzie ona obecnie jest i na jak długo utknęła w danym miejscu.
- Brak kontroli terminów: wypowiedzenia, aneksy, odnowienia, renegocjacje, „mieliśmy to na liście, ale…”.
- Procesy są dowożone ręcznie: badania, szkolenia, aneksy, upoważnienia, zgody. Excel + przypominajki + nadzieja, że o niczym nie zapomnimy.
- Dostęp do umów jest „na gębę”: ktoś prosi o plik, ktoś wysyła, a ktoś inny zapomina, i potem się dziwimy, że dokument wypływa z firmy.
Jeśli Twoja firma jest idealnie poukładana, to gratulacje – nie jesteś naszym kandydatem. My pomagamy tam, gdzie jest chaos. I gdzie da się go naprawić.
ZAKRES OBOWIĄZKÓW „ZATRUDNIONEGO” KLIENTA
Brzmi jak żart, ale tu naprawdę są obowiązki. Jeśli przejdziesz rekrutację, jako nasz Klient deklarujesz:
- Przestać udawać, że segregator to system. Umowy mają trafić do centralnego repozytorium, gdzie da się je znaleźć w kilka sekund.
- Ustalić logikę obiegu: kto tworzy, kto opiniuje, kto akceptuje, kto podpisuje, kto archiwizuje, i co się dzieje, kiedy ktoś na czas nie odpowiada.
- Zgodzić się na audit trail: kto, kiedy, co zrobił z umową. Koniec z „ja nic nie dostałem”.
- Dopuścić automatyzację tam, gdzie dziś jest ręczna praca: statusy, przypomnienia, taski, przekazywanie między rolami.
- Zrobić porządek w dostępie: Ty musisz mieć nad wszystkim kontrolę i przestać prosić wreszcie swój dział IT o „ustawienie uprawnień”.
CO OFERUJEMY W ZAMIAN? (PAKIET BENEFITÓW DLA TWOJEJ FIRMY)
Nie obiecujemy cudów. Obiecujemy porządek. W praktyce najczęściej oznacza to:
- Szukanie umów: godziny zamieniają się w sekundy. Nie „kiedyś znajdziemy”, tylko: wpisujesz nazwę kontrahenta i masz dokument.
- Mniej przestojów w decyzjach: wiesz, gdzie utknęła umowa, i co ją blokuje.
- Mniej ryzyka: wersje, podpisy, dostęp, po wszystkim jest ślad i są ustalone jasne zasady: co, w jakiej kolejności i kiedy ma się zadziać.
- Proces odporny na rotację: nie tracisz wiedzy, jeśli kluczowy pracownik odejdzie z firmy.
- Lepsza praca zdalna: bo umowa w szafie jest fajna tylko do momentu, gdy ta szafa nie stoi w innym mieście.
- Więcej czasu: na strategię, rozwój firmy, zajmowanie się rzeczami, które są ważne dla Waszego rozwoju.
I tak, jeśli chcesz, można to powiązać z podpisem elektronicznym i realnym skróceniem cyklu podpisywania dokumentów. Ale najpierw trzeba przestać żyć w trybie „załącznik w mailu”.
PROCES REKRUTACYJNY – KROK PO KROKU
- Etap 1: Zgłoszenie kandydatury. Kliknij poniżej przycisk z umówieniem się na konsultację i napisz krótko w zgłoszeniu, w którym miejscu obieg umów w Twojej firmie najbardziej kuleje (i kogo w organizacji to najbardziej wkurza).
- Etap 2: Rozmowa kwalifikacyjna (45 minut). Ty mówisz jak jest. My mówimy, co możemy naprawić i jak wyglądałby sensowny pierwszy krok.
- Etap 3: Okres próbny. Jeśli widzimy pole do poprawy wdrożymy DocuWare tak, żeby umowy przestały być ryzykiem i zaczęły być normalnym elementem operacji w Twojej firmie.
Aby się zgłosić, kliknij w przycisk poniżej i w formularzu zrób dopisek „obieg umów – rekrutacja”, a także daj nam znać, czy problem bardziej dotyczy CEO/operacji, CFO/finansów czy HR.
