Każdego dnia Twoja firma dodaje nowe dane do już znacznej ilości istniejących danych przechowywanych w systemach ERP, CRM i innych systemach IT. Dane same w sobie nie dostarczają dogłębnych wniosków, ale gdy są właściwie wykorzystywane, mogą ujawniać praktyczną wiedzę, która pozwala usprawniać procesy, oceniać kondycję finansową, zwiększać satysfakcję klientów oraz dostarczać innych wskaźników, które mogą przewidywać sukces biznesowy lub ostrzegać przed potencjalnymi zagrożeniami.

Czym jest strategia danych?

 Strategia danych to zorientowany na cele plan działania, który ocenia, w jaki sposób Twoja firma obecnie gromadzi, przechowuje, analizuje i wykorzystuje dane. Ma ona na celu eliminację typowych przeszkód, takich jak odizolowane dane (silosy danych) i nieefektywne praktyki zarządzania danymi, aby przekształcić dane w aktywo wspierające cele biznesowe. Takie podejście integruje zarządzanie danymi ze strategią biznesową, ładem informacyjnym (data governance), zgodnością z przepisami i bezpieczeństwem.

Dlaczego silna strategia danych jest ważna?

 Strategia danych pomoże Twojej firmie wykorzystywać dane w celu zwiększenia zwinności działania i utrzymania przewagi konkurencyjnej. Jeśli zostanie dobrze przemyślana, Twoja organizacja będzie w stanie podejmować lepsze decyzje, minimalizować ryzyko i identyfikować nowe możliwości biznesowe. Ochrona danych i ich bezpieczeństwo stają się łatwiejsze do utrzymania, a współpraca między zespołami i działami jest uproszczona i zoptymalizowana.

Obecnie wiele firm posiada funkcję zarządzania danymi i nową rolę – Chief Data Officer (CDO), czyli główny specjalista ds. danych. Niektóre firmy już powołały osoby na to stanowisko i wyraźnie widać, że dobrze zorganizowana strategia jest kluczowa, by skutecznie chronić i wykorzystywać dane. Niemniej jednak wiele przedsiębiorstw pozostaje w tyle za konkurencją.

Przygotuj się na bycie firmą opartą na danych

Nawet jeśli Twoja firma od lat pracuje z big data, rozpoczęła wiele projektów i testowała nowe narzędzia, możesz nie być przygotowany na rosnącą złożoność oraz ogromną ilość danych, którymi trzeba zarządzać. Właśnie tutaj strategia danych zapewnia jasność, optymalne wykorzystanie zasobów i koncentrację na najbardziej efektywnych projektach.

Zanim zaplanujesz swoją inicjatywę, określ poziom dojrzałości analitycznej Twojej organizacji. W swoim modelu „Analytic Ascendancy Model” firma Gartner definiuje ten paradygmat danych w czterech fazach:

Opisowa (Descriptive)

 Co się wydarzyło? – Ten etap obejmuje wykorzystanie narzędzi business intelligence, wizualizacji danych i pulpitów menedżerskich do analizy tego, co już się wydarzyło. Odpowiada na pytania, takie jak: ile wydaliśmy u danego dostawcy?

Diagnostyczna (Diagnostic)

 Dlaczego to się wydarzyło? – Etap ten odkrywa przyczyny osiągnięcia (lub nieosiągnięcia) określonych wyników. Przykładowo, analizuje zachowania handlowców, którzy realizują swoje cele sprzedażowe w porównaniu z tymi, którym się to nie udaje.

Predykcyjna (Predictive)

 Co się wydarzy? – Ten typ analizy umożliwia prognozowanie możliwych wyników. Analizuje, co prawdopodobnie się wydarzy.

Zalecająca (Prescriptive)

 Jak to osiągnąć? – Na tym końcowym etapie dojrzałości firmy mogą generować rekomendacje, które pomagają w wyborze najlepszego kierunku działania.

Po zidentyfikowaniu, na jakim etapie znajduje się Twoja firma, możesz wyznaczyć osiągalne cele i podejmować realistyczne, stopniowe kroki, by stać się bardziej opartą na danych. Zacznij od inwentaryzacji narzędzi, technologii i systemów, z których obecnie korzystasz. Następnie wykonaj kompleksowy przegląd infrastruktury danych i istniejącej architektury danych.

W ramach procesu opracowywania strategii zdefiniuj jasne cele, odpowiadające im harmonogramy, oczekiwane zużycie zasobów oraz ramy techniczne i prawne. Przeanalizuj również, czy Twoi pracownicy posiadają odpowiednią wiedzę i umiejętności do realizacji tego zadania, czy też konieczne będzie uzupełnienie ich kompetencji poprzez szkolenia lub wsparcie zewnętrznych konsultantów. Sukces Twoich projektów zależy od tego, czy masz właściwe osoby na właściwych stanowiskach.

Jak opracować mapę drogową strategii danych?

 Strategia danych wymaga skoncentrowanego, realistycznego podejścia. Aby wszyscy byli na bieżąco, każdy zaangażowany pracownik musi rozumieć strategię oraz swoją rolę w tworzeniu mapy drogowej. Zespół opracowujący strategię powinien obejmować wszystkie istotne działy, aby promować współpracę między pracownikami o różnych specjalizacjach. Projekt powinien być prowadzony przez osobę, która ma już doświadczenie w przetwarzaniu danych i big data oraz rozumie mocne i słabe strony firmy. Można także zaangażować zewnętrznych ekspertów.

Przyjrzyjmy się poszczególnym etapom opracowania strategii:

Krok 1: Opisz swoją wizję

Każda strategia danych jest unikalna, ponieważ jest dostosowana do aktualnej sytuacji i celów konkretnej firmy.

W tym kroku należy odpowiedzieć na pytania:

• Jaka jest obecna sytuacja rynkowa i jak działa Twój model biznesowy?

• Jak pracownicy i kierownictwo wyobrażają sobie przyszłość firmy?

• Jakie konkretne cele ma realizować nowa strategia danych?

Krok 2: Zidentyfikuj źródła danych

Firmy muszą zbierać, oczyszczać i przygotowywać dane, które są generowane codziennie. Ten krok obejmuje dokumentowanie wszystkich źródeł danych i zapewnienie, że pracownicy są świadomi ich istnienia i dokumentacji. W tym procesie pomocni będą administratorzy IT, inżynierowie danych oraz inni pracownicy zaangażowani w opracowanie strategii danych.

Pytania, które należy rozważyć w trakcie analizy:

 • Jakie wewnętrzne i zewnętrzne źródła danych są dziś dostępne i dostępne operacyjnie? Które są jedynie dostępne, ale jeszcze niewykorzystane?

 • Czy przechowywane dane są dostępne dla wszystkich działów? To szczególnie ważne, aby uniknąć tworzenia silosów danych.

 • Jaki jest obecny stan ochrony danych i bezpieczeństwa?

Krok 3: Definiowanie punktów integracji

Firmy pracują z dwoma różnymi rodzajami danych. Dane strukturalne są uporządkowane, indeksowane i łatwe do wyszukania. Są ilościowe i zawierają się w stałych polach i kolumnach baz danych czy arkuszy kalkulacyjnych. Przykłady to zapisy finansowe w systemach typu SAP czy Microsoft Dynamics.

Z kolei dane niestrukturalne są jakościowe i nie mają jednolitego formatu – to np. faktury, CV, dokumenty podatkowe, e-maile. Skuteczne wykorzystanie danych oznacza włączenie ich w przepływy informacji. W wielu firmach wykorzystywane jest zaledwie 1% danych niestrukturalnych. Aby to zmienić, dane i ich źródła muszą zostać powiązane. Temu właśnie służy trzeci krok opracowywania strategii.

Członkowie zespołu strategii danych, inżynierowie danych i naukowcy zajmują się pytaniami:

 • Jakie przepływy informacji już istnieją, jakie źródła danych stworzą nowe i jak można je zintegrować?

 • Jak połączyć dane tak, by stworzyć z nich nowe informacje?

 • Jakie narzędzia się do tego nadają?

 • Jak wykorzystać nowe informacje, aby zwiększyć rentowność?

Krok 4: Narzędzia wspierające podejmowanie decyzji na podstawie danych

Gdy firmy potrafią przekształcić informacje w wiedzę istotną biznesowo, staje się ona ważnym aktywem. Ten etap pokazuje, które informacje można przekształcić w tzw. business intelligence. Wymaga to zaangażowania ekspertów merytorycznych i specjalistów od danych.

Na tym etapie należy rozważyć pytania:

 • Jak dane pomagają zwiększyć efektywność kluczowych działań, wykorzystania zasobów i kosztów?
• Jak zoptymalizować marketing, sprzedaż i kanały dostaw?

 • Jakie propozycje wartości można oprzeć na tych danych?

Krok 5: Planowanie wdrożenia

Skoro wiadomo już, jakie dane są dostępne, jak powstają informacje i jak wydobywać wiedzę biznesową, czas opracować plan wdrożenia strategii danych.

W tym celu należy sprecyzować:

 • Jakie rozwiązania integracyjne są potrzebne, aby połączyć wewnętrzne i zewnętrzne źródła danych?

 • Czy oprogramowanie powinno zostać zakupione, czy opracowane wewnętrznie?

• Jakie narzędzia analityczne będą używane i w jakiej formie będą prezentowane wyniki?

• Jakie umiejętności są potrzebne pracownikom? Czy konieczne są szkolenia lub warsztaty?

Krok 6: Strategia danych

Gdy odpowiedzi na wszystkie pytania – od wizji po plan wdrożenia – są już znane, ostatnim krokiem jest sformułowanie koncepcji, pomysłów i oczekiwanych rezultatów. Strategia danych przedstawia ten plan w sposób przejrzysty i stanowi także podstawę do przekonania pracowników, partnerów i menedżerów o wartości projektu. Odpowiedzialności można przypisać konkretnym pracownikom i ich zespołom.

Warto doprecyzować:

• Kto ostatecznie przeprowadzi analizy?

• W jakim formacie będą przekazywane wyniki?

• Jak będą wyglądały przepływy pracy w analizie danych?

• Kto odpowiada za poszczególne części projektu?

Jak monitorować efektywność?

Twoja firma może zastosować następujące środki, aby ocenić postępy:

• Ustal kluczowe wskaźniki efektywności (KPI): Zdefiniuj jasne wskaźniki KPI, które pomogą śledzić postępy realizacji strategii danych i zapewnią, że jest ona optymalnie dopasowana do celów biznesowych

• Zapewnij jakość i bezpieczeństwo danych: Zaplanuj regularne przeglądy, aby upewnić się, że strategia danych jest skutecznie wdrażana i integralność danych jest utrzymywana.

• Regularnie przeglądaj i dostosowuj: Regularnie oceniaj i dostosowuj strategię danych, by pozostała skoncentrowana na realizacji aktualnych celów biznesowych.

• Stwórz struktury zarządzania i zgodności: Upewnij się, że metody wykorzystywane w ramach strategii danych są zgodne z wymaganiami prawnymi i minimalizują ryzyko związane z przetwarzaniem danych.

• Kontynuuj angażowanie interesariuszy: Ważne jest, aby angażować interesariuszy, w tym klientów, partnerów i pracowników, oraz wykorzystywać ich opinie do udoskonalania procesów.

Jak zarządzanie dokumentami wpisuje się w strategię danych?

System zarządzania dokumentami (DMS) może odegrać istotną rolę w strategii danych ze względu na swoją zdolność do zarządzania informacjami strukturalnymi i przekształcania danych niestrukturalnych w użyteczny format. DMS zarządza całym cyklem życia dokumentów i danych w organizacji, zastępując powtarzalne, ręczne zadania zautomatyzowanymi przepływami pracy.

Systemy te zajmują się przechwytywaniem, odczytywaniem i indeksowaniem informacji; umożliwiają ich komentowanie, edycję lub udoskonalanie; oferują również zaawansowane narzędzia do zarządzania procesami i automatyzacji, zapewniając, że informacje trafiają do właściwych osób we właściwym czasie. Dodatkowo, kompleksowe dzienniki audytowe i funkcje analityczne rejestrują, kto miał dostęp do dokumentów, kto je zmienił lub usunął oraz kiedy to miało miejsce.

Funkcja zautomatyzowanego przepływu pracy w DMS umożliwia szybkie i przejrzyste potwierdzenie, że pracownicy przestrzegają polityk firmy, jednocześnie skracając czas spędzany na rutynowych, powtarzalnych zadaniach. Wdrożenie cyfrowego zarządzania dokumentami zapewnia funkcje raportowania, które pozwalają wykrywać problemy, zanim staną się poważne.

Zgodność z przepisami jest łatwiejsza, a integralność danych zachowana
Dostęp oparty na uprawnieniach ogranicza możliwość przechowywania, pobierania, edytowania, modyfikowania i usuwania dokumentów oraz danych indeksowych tylko do wybranych użytkowników cyfrowej szafki na dokumenty. Dane wrażliwe są chronione, aby zapewnić ich autentyczność oraz uniemożliwić nieautoryzowane obejścia i manipulacje. Ślad audytowy pomaga potwierdzić zgodność z przepisami i ułatwia egzekwowanie polityk firmowych oraz przestrzeganie przepisów krajowych, federalnych i branżowych.

Prywatność danych staje się coraz większym wyzwaniem dla każdej organizacji. Oprócz obowiązujących obecnie wymogów zgodności, takich jak RODO czy DORA, należy przygotować się na nowe i potencjalnie bardziej restrykcyjne przepisy, które mogą zostać wprowadzone w niedalekiej przyszłości.

Dzięki systemowi zarządzania dokumentami możesz zapewnić wysoką integralność danych i potwierdzić, że informacje są kompletne, dokładne i przechowywane zgodnie z zabezpieczeniami administracyjnymi, fizycznymi i technicznymi, co chroni je przed nieautoryzowanymi zmianami, uszkodzeniem lub usunięciem. Oprócz zapewnienia wewnętrznego bezpieczeństwa, rozwiązanie to może chronić dane klientów i członków organizacji. Procesy elektroniczne szybko dostosowują się również do zmieniających się przepisów i nowych ustaw. Egzekwowanie polityk firmowych w sposób centralny w całej organizacji jest znacznie bardziej efektywne niż wdrażanie ich osobno w każdym dziale.

Zaawansowane zabezpieczenia oraz planowanie odzyskiwania danych po awarii są kluczowymi filarami strategii zgodności. Dzięki DMS możesz określić jasne wymagania dotyczące bezpieczeństwa i prywatności oraz konsekwentnie je realizować. Te platformy oferują nowoczesne szyfrowanie dokumentów i komunikacji internetowej, które chronią usługi w chmurze przed atakami typu downgrade, przejęciem plików cookie, złośliwym oprogramowaniem i innymi cyberzagrożeniami.