Workflow oznacza przepływ pracy, w tym obieg dokumentów. System workflow to z kolei system informatyczny, którego celem jest wspieranie tego procesu z każdego miejsca w firmie i poza nią. Jak długo trwa wdrożenie workflow?
System DocuWare najczęściej wdrażany jest w ciągu od 3 do 20 dni, w zależności od złożoności całego procesu. Jak widać, jest to dość duża różnica czasowa, dlatego w tym artykule odpowiemy na wszelkie pytania dotyczące czynników wpływających na czas i złożoność wdrażania systemu do automatyzacji procesów workflow, takiego jak DocuWare.
Część I: Co wpływa na uruchomienie workflow do automatyzacji przepływu pracy w chmurze?
Na czas wdrożenia rozwiązania do automatyzacji procesów workflow w chmurze może mieć wpływ szereg czynników. Oto główne obszary, które mają wpływ na czas trwania i powodzenie takiego projektu:
Kompetencje zespołu wdrożeniowego
Kluczowa jest wiedza i doświadczenie konsultantów lub zespołu wdrożeniowego w konkretnym obszarze zastosowania i branży.
W przypadku systemów workflow, które są często wdrażane w finansach i księgowości (przetwarzanie dokumentów, w tym faktur, procesy workflow od zakupu do zapłaty), prawie (zarządzanie umowami) i HR (onboarding, cyfrowe zarządzanie plikami pracowników, procesy offboardingu), czas wdrożenia może różnić się w zależności od doświadczenia dostawcy.
Dostawca posiadający duże doświadczenie w tych obszarach, a także posiadający znajomość istniejących procesów biznesowych, może znacznie skrócić czas wdrożenia dzięki dogłębnemu zrozumieniu wyzwań specyficznych dla danej branży i stosowanych w nich praktyk. Dla klienta oznacza to wtedy znaczną oszczędność czasu.
Gotowe pakiety
Zarządzanie dokumentami i automatyzacja przepływu pracy wymagają długiego i uciążliwego planowania i wdrażania. Obecnie niektórzy dostawcy systemów workflow oferują gotowe pakiety, które mogą skrócić czas wdrożenia z kilku tygodni do dni.
Dostawcy oprogramowania używają różnych nazw dla tych pakietów:
- Prekonfigurowane rozwiązania,
- Rozwiązania oparte na najlepszych praktykach,
- Szablony rozwiązań,
- Makiety rozwiązań.
Te gotowe do użycia pakiety można wdrożyć w ciągu kilku dni, co pozwala na szybką digitalizację i automatyzację kluczowych procesów biznesowych w organizacji, takich jak zarządzanie umowami, przetwarzanie faktur i zarządzanie pracownikami.
Złożoność procesów biznesowych
Wiele firm bazuje na skomplikowanych procesach, wykorzystując do ich prowadzenia mnóstwo zasobów. Może to utrudnić ich pracę, zwłaszcza bez dostępu do nowoczesnej technologii. Wówczas pracownicy borykają się ze zbyt dużą liczbą kroków w ramach danego zadania i decyzjami, które spowalniają przepływ pracy.
Co można zrobić w takiej sytuacji? Najlepiej potraktować ją jako punkt wyjściowy w kierunku uproszczeń. Im bardziej złożone są procesy biznesowe, tym dłużej może zająć uruchomienie workflow. Zwłaszcza wtedy, gdy obejmują one wiele kroków, ścieżek, decyzji i pracowników, skonfigurowanie przepływu pracy tak, aby dokładnie odzwierciedlał tę złożoność, zajmuje więcej czasu i wysiłku. Jednak na dłuższą metę jest to opłacalne rozwiązanie, ponieważ uproszczony i usprawniony proces będzie miał pozytywny wpływ na codzienną pracę Twojego zespołu.
W DocuWare lubimy upraszczać złożone rozwiązania. Właśnie dlatego dzielimy duże procesy na mniejsze i każdym z nich zajmujemy się pojedynczo. To podejście pozwala nam zająć się każdym elementem z należytą uwagą, dzięki czemu nie umyka nam żaden szczegół. Upraszczając te procesy, nie tylko je ułatwiamy. Co więcej, przygotowujemy Cię na lepszą przyszłość.
Usprawnienie wykonywania zadań oznacza, że Twój zespół może pracować wydajniej każdego dnia. Ta wydajność to nie tylko szybkość, ale również powoduje ona, że zadania stają się wygodne, bezpieczne i mniej stresujące. System workflow może przez to płynnie wpasować się w Twój przepływ pracy, dzięki czemu wdrażanie nowych technologii staje się mniejszym wyzwaniem oraz większą szansą na dalsze usprawnianie procesów w przedsiębiorstwie.
Integracja z istniejącymi systemami
Integracja procesów workflow z istniejącymi systemami, na przykład systemami ERP, CRM, usprawnia przepływ danych, ale może być czasochłonna. Złożoność tych systemów i wymagany poziom integracji (synchronizacja danych, uwierzytelnianie użytkowników i inne) mogą znacząco wpłynąć na harmonogram wdrożenia. Wobec tego bardzo trudno jest podać szacunki, ale na podstawie naszych doświadczeń z ponad 10 000 projektów, integracja ta może zająć od kilku godzin do kilku dni na jeden system.
W integracji kluczową rolę odgrywają dwa elementy: system workflow, z którego chcesz korzystać, oraz system docelowy, z którym chcesz go zintegrować. Jeśli wybierzesz rozwiązanie takie jak DocuWare, integracja z innymi systemami nie będzie stanowić problemu.
Poniżej przedstawiamy 8 elementów, które będą miały wpływ na czas trwania integracji:
1. Złożoność systemu
Jeśli system, z którym łączysz się z DocuWare, jest złożony, jego integracja zajmie więcej czasu. Pomyśl o tym, jak o układaniu skomplikowanej układanki – im bardziej złożone są elementy, tym jego wdrożenie będzie dłuższe.
2. API do integracji
Sprawdź, czy system innej firmy posiada interfejs API (interfejs programowania aplikacji). Działa on jak most, który umożliwia DocuWare łączenie się i komunikację z tym systemem. Jeśli interfejs API jest dobrze zaprojektowany, integracja może przebiegać płynniej i szybciej.
3. Obsługa platform iPaaS
Należy także sprawdzić, czy system innej firmy może współpracować z platformami iPaaS, takimi jak Make lub Power Automate. Platformy te ułatwiają łączenie różnych aplikacji bez konieczności posiadania dużej wiedzy technicznej. Jeśli system jest kompatybilny z tymi platformami, integracja może być prostsza.
4. Dostępne moduły do integracji
Sprawdź, czy system innej firmy ma gotowe moduły lub wtyczki do integracji. Są to gotowe elementy, które mogą przyspieszyć proces integracji, ponieważ zostały zaprojektowane do łączenia się z systemami takimi jak DocuWare.
5. Typ instalacji – w chmurze czy lokalnie
Dowiedz się, w jaki sposób instalowany jest system innej firmy. Integracja systemów opartych na chmurze z DocuWare może być łatwiejsza i szybsza niż systemów lokalnych, które mogą wymagać więcej pracy technicznej.
6. Dostęp do ekspertów
Wsparcie ekspertów, którzy rozumieją parametry niezbędne do integracji z docelowymi rozwiązaniami, jest kluczowe. Specjaliści ci posiadają szeroką wiedzę dotyczącą aspektów technicznych, co przekłada się na efektywność procesów integracji.
7. Konserwacja systemu docelowego
Sprawdź, czy system strony trzeciej jest obecnie w trakcie konserwacji. Jeśli podczas integracji napotkasz jakiekolwiek problemy, należy otworzyć zgłoszenie do pomocy technicznej u obecnego dostawcy. Dzięki temu w razie potrzeby otrzymasz niezbędną obsługę.
8. Wsparcie ze strony obecnego dostawcy
Na koniec należy również uwzględnić stanowisko obecnego dostawcy systemu zewnętrznego wobec integracji. Czy będzie on wspierać Twoje wysiłki integracyjne, czy może stać się potencjalną przeszkodą? Udana współpraca może znacząco wpłynąć na powodzenie i szybkość procesu integracji w przedsiębiorstwie.
Poniżej prezentujemy czynniki, które wpływają na ryzyko wdrożenia workflow i jego integrację z innymi systemami:
Wysokie ryzyko podczas wdrożenia:
- Brak API lub słabo udokumentowane API,
- Brak obsługi platform iPaaS,
- Brak dostępnych modułów i wtyczek do integracji,
- Instalacja lokalna ze złożonymi wymaganiami dotyczącymi konfiguracji,
- Ograniczony dostęp lub brak dostępu do kompetentnych ekspertów,
- Brak bieżącej konserwacji i wsparcia lub brak reakcji dostawcy,
- Dostawca innego systemu nie współpracuje lub aktywnie sprzeciwia się projektowi.
Umiarkowane ryzyko podczas wdrożenia:
- Ograniczone możliwości API lub mało szczegółowa dokumentacja,
- Ograniczone wsparcie dla niektórych platform iPaaS,
- Niewiele dostępnych modułów do integracji wymagających znacznego dostosowania,
- Instalacja lokalna, ale z konfiguracją łatwą do zarządzania,
- Pewien dostęp do ekspertów, ale bez dużego doświadczenia z DocuWare,
- Ograniczona konserwacja i wsparcie, długi czas reakcji,
- Dostawca jest neutralny, oferuje minimalną pomoc.
Umiarkowanie niskie ryzyko podczas wdrożenia:
- API dostępne z przyzwoitą dokumentacją,
- Obsługa najpopularniejszych platform iPaaS z pewnymi ograniczeniami,
- Dostępne niektóre przydatne moduły do integracji z niewielką potrzebą ich dostosowania,
- System oparty na chmurze, ale wymaga określonych konfiguracji,
- Dobry dostęp do doświadczonych ekspertów,
- Niezawodna konserwacja i wsparcie, ale z okazjonalnymi opóźnieniami,
- Dostawca w pewnym stopniu wspiera projekt integracji.
Niskie ryzyko podczas wdrożenia:
- Solidne, dobrze udokumentowane API,
- Pełna obsługa szeregu platform iPaaS,
- Dostęp do wielu gotowych do użycia modułów ułatwiających integrację,
- System oparty na chmurze i łatwo kompatybilny z DocuWare,
- Doskonały dostęp do doświadczonych ekspertów,
- Kompleksowa, bieżąca konserwacja i wsparcie ze strony dostawcy,
- Dostawca w pełni wspiera integrację i aktywnie pomaga w projekcie.
Migracja istniejących dokumentów i danych
Ilość i jakość danych, które należy przenieść do nowego systemu, również ma wpływ na czas wdrożenia. Duże ilości danych lub dane wymagające przejrzenia i znacznego formatowania mogą wydłużyć ten proces.
Zadania te mogą być prowadzone równolegle lub po wdrożeniu DocuWare, co pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Jeżeli wolumen danych jest duży, warto rozważyć współpracę z firmami specjalizującymi się w projektach migracji danych.
Aby pomóc Ci ocenić złożoność migracji i podjąć decyzję w realizacji projektu, przygotowaliśmy specjalny formularz projektu migracji.
Szkolenia użytkowników
Czas potrzebny na przeszkolenie i przystosowanie się pracowników do nowego systemu jest kluczowy dla czasu wdrożenia.
Jeśli system jest tak łatwy w obsłudze i intuicyjny jak DocuWare, wdrożenie może nastąpić szybciej. Zaangażowanie wszystkich uczestników w szkolenia może zająć sporo czasu, ale większość klientów korzystających z systemu DocuWare uznaje go za niezwykle prosty w obsłudze i konfiguracji.
Zgodność z przepisami
Przestrzeganie przepisów branżowych i korzystanie ze złożonych procedur bezpieczeństwa może wydłużyć czas wdrożenia. Konieczne jest wówczas skonfigurowanie kontroli zgodności procesów, szyfrowania danych i zasad określających bezpieczny dostęp do danych.
Niektóre systemy do automatyzacji workflow, takie jak DocuWare, są dostarczane z szeroką gamą certyfikatów, które usprawniają te procesy.
Zarządzanie projektami
Efektywne zarządzanie projektem i współpraca jego uczestników, takich jak zespół projektowy, użytkownicy kluczowi i końcowi, a także pracownicy IT, są niezbędne dla szybkiego wdrożenia.
Złe zarządzanie projektem może prowadzić do powstania opóźnień, natomiast prawidłowo skoordynowane prace mogą usprawnić wdrożenie, co może przełożyć się na dotrzymanie harmonogramu projektu i terminu uruchomienia workflow w organizacji.
Testowanie i QA – zapewnienie jakości
Rygorystyczne testy są niezbędne do tego, aby mieć pewność, że rozwiązanie do automatyzacji przepływu pracy działa zgodnie z oczekiwaniami. Przeprowadza się wtedy identyfikację i naprawę błędów, sprawdza stabilność systemu i to, czy spełnia on wszystkie wymagania biznesowe.
Każdy z tych elementów odgrywa istotną rolę w ogólnym harmonogramie wdrażania systemów, których zadaniem jest automatyzacja procesów biznesowych workflow. Zrozumienie tych czynników jest kluczem do pomyślnego i terminowego wdrożenia!
Część II: Ile czasu zajmie realizacja mojego projektu?
Bardzo trudno jest podać jednoznaczny wzór matematyczny, który pozwoli oszacować czas i wysiłek potrzebny na realizację Twojego projektu.
Przyjrzeliśmy się jednak 3 projektom, które ilustrują, jak długo oprogramowanie workflow może być wdrażane w różnych firmach:
1. Projekt
Wdrożenie w organizacji, która po prostu chce zdigitalizować swoje przychodzące faktury, aby je bezpiecznie przechowywać, prowadzić ich archiwizację, zminimalizować ręczne procesy, śledzić i półautomatycznie przesyłać przechwycone informacje do systemu księgowego.
Liczba użytkowników: 15
Liczba użytkowników z pełnym dostępem: 10
Liczba osób zatwierdzających: 5
Poziomy zatwierdzania: 2
Liczba lokalizacji: 1
Metody przechwytywania dokumentów: poczta, skaner
Inteligentne indeksowanie: nagłówki i stopki faktury
Złożoność systemu: wstępnie skonfigurowane przetwarzanie faktur
Podstawowe integracje: Outlook, Office, Smart Search, wydruki
Integracja ERP: podstawowa (plik csv)
Wolumen faktur: < 300/miesiąc
Poziom automatyzacji: standardowy
Poziom raportowania i analityki: standardowy
Termin wdrożenia: 3 dni
2. Projekt
Firma, która chce zautomatyzować proces przechowywania i uzgadniania dokumentacji, aby mieć pewność, że wszystkie dokumenty pasują do wszystkich powiązanych pozycji, uzyskać ich cyfrową akceptację, udostępnić zdefiniowanym osobom i w pełni automatycznie przesłać je w tle do swojego systemu księgowego. Dzięki temu do płatności faktury wystarczy jedno kliknięcie.
Liczba użytkowników: 25
Liczba użytkowników z pełnym dostępem: 15
Liczba osób zatwierdzających: 10
Poziomy zatwierdzania: 5
Liczba lokalizacji: 3
Metody przechwytywania dokumentów: poczta, skaner, wydruki
Inteligentne indeksowanie: nagłówek, stopka, elementy zamówienia
Złożoność systemu: skonfigurowany w oparciu o wymagania klienta – 3-way matching z prostą strukturą uprawnień
Podstawowe integracje: Outlook, Office, Smart Search, wydruki, zarządzanie użytkownikami
Integracja ERP: standardowa (iPaaS)
Wolumen faktur: > 600/miesiąc
Poziom automatyzacji: wysoki
Poziom raportowania i analityki: standardowy
Termin wdrożenia: 10-15 dni
3. projekt
Wdrożenie systemu workflow dla firmy, która chce zatwierdzać zakupy przed ich dokonaniem za pomocą bazy danych wybranych dostawców, aby mieć pewność, że wszystkie faktury są powiązane z zamówieniem i zatwierdzone przed otrzymaniem towaru i faktury. Wszystkie powiązane dokumenty są ze sobą powiązane, co pomaga zespołowi księgowemu śledzić cały proces i w razie potrzeby reagować tak wcześnie, jak to możliwe. Dzięki pełnej automatyzacji zarządzania użytkownikami i systemem księgowym, dokumenty i dane są widoczne tylko dla zdefiniowanych użytkowników mających uprawnienia, można je wybierać jedynie z konkretnej bazy danych, co umożliwia obu systemom dwukierunkową komunikację ze sobą. Zapewnia to spójność danych w obu systemach.
Liczba użytkowników: 60
Liczba użytkowników z pełnym dostępem: 20
Liczba osób zatwierdzających: 40
Poziomy zatwierdzania: 10
Liczba lokalizacji: 5+
Metody przechwytywania dokumentów: poczta, skaner, wydruki
Inteligentne indeksowanie: nagłówek, stopka, elementy zamówienia
Złożoność systemu: Purchase 2 Pay (3-way matching pozycji zamówienia) ze złożoną strukturą uprawnień w oparciu o dział lub centrum kosztów
Podstawowe integracje: Outlook, Office, Smart Search, wydruki, zarządzanie użytkownikami
Integracja ERP: zaawansowana (usługi internetowe)
Wolumen faktur: > 1000/miesiąc
Poziom automatyzacji: zautomatyzowana księgowość
Poziom raportowania i analityki: zaawansowany (narzędzie zewnętrzne)
Termin wdrożenia: 15-25 dni
Automatyzacja procesów biznesowych z DocuWare – zacznij już dziś!
Jeśli chcesz usprawnić procesy obiegu dokumentów w swojej firmie, skontaktuj się z nami już teraz, aby uzyskać więcej informacji!
