Linstow Baltic rozwija i prowadzi projekty nieruchomościowe w regionie Morza Bałtyckiego jako część norweskiej grupy Linstow. Nowoczesny system zarządzania dokumentami zapewnia efektywny sposób pracy i umożliwia spełnienie obowiązujących w całej grupie wymagań.

Przedsiębiorstwo nieruchomości Linstow Baltic, posiadające nieruchomości eksploatowane w Tallinie i Rydze, specjalizuje się w budowie i zarządzaniu centrami handlowymi i nieruchomościami o mieszanym przeznaczeniu. Od 2016 roku firma postawiła na nowoczesny system zarządzania dokumentami, który obecnie stał się jednym z jej kluczowych rozwiązań IT.

Linstow Baltic przetwarza miesięcznie około 800 dokumentów, które obejmują dokumentację związaną z trwającymi przetargami, dokumentację prawną i ubezpieczeniową, jak również wpływy od dostawców, takie jak kosztorysy, faktury, korespondencję i umowy. Jeszcze przed wprowadzeniem DocuWare większość z tych dokumentów była zarządzana za pomocą elektronicznej kartoteki. Jednak stary system obsługiwał tylko archiwizację i wyszukiwanie poprzez prostą cyfrową strukturę folderów, co utrudniało szybkie wyszukiwanie dokumentów podczas aktywnego przetwarzania. Z tego powodu Linstow Baltic mimo cyfrowego archiwum nadal pracowała na papierze. Dopiero po zakończeniu wszystkich etapów pracy dokumenty były archiwizowane elektronicznie. Kierownictwo firmy zdało sobie sprawę z niskiej wartości dodanej tej metody pracy i postanowiło znaleźć lepsze rozwiązanie. Głównym celem była poprawa kontroli wewnętrznej i systemu śledzenia, jak również poprawa wydajności poprzez połączenie opartego na dokumentach obiegu faktur z systemem księgowym Epicor iScala. Podczas analizy wykonalności Linstow Baltic przeanalizowała kilku kandydatów DMS pod kątem ich potencjalnego wkładu w realizację celu projektu. Rozwiązanie zaproponowane przez DocWay – partnera DocuWare – w prezentacji na żywo nie tylko spełniło wszystkie specyfikacje, ale również przekonało firmę dzięki swojej łatwości obsługi.

Zdalna instalacja – bez problemu z DocuWare

Specjaliści z DocWay podeszli do wdrożenia w sposób systematyczny: po zdefiniowaniu wszystkich wymagań, najpierw stworzyli rozwój konfiguracji jako podstawę dla systemu pilotażowego, który został wdrożony po ostatecznym zatwierdzeniu. Podczas tego procesu zostały również przeniesione dane z dotychczasowego systemu. Wyjątkowym było, że DocWay – z siedzibą w Polsce – przeprowadził instalację i konfigurację całkowicie zdalnie: spotkanie na miejscu odbyło się tylko w celu przeszkolenia użytkowników końcowych. W zależności od formatu, przychodzące dokumenty są teraz albo skanowane, albo przekazywane bezpośrednio do DocuWare w formie elektronicznej, np. gdy są otrzymywane jako załączniki do e-maili. DocuWare automatycznie indeksuje standaryzowane dokumenty, takie jak faktury dostawców, w oparciu o zawartość dokumentu. W przypadku faktur przychodzących, po zapisaniu danych rozpoczyna się proces zatwierdzania. Rozwiązanie określa właściwe kroki obiegu dokumentów dla każdego przypadku i wysyła faktury do odpowiedzialnego działu zarządzania, controllingu i księgowości. Na koniec DocuWare przekazuje odpowiednie informacje o fakturach do systemu księgowego iScala, aby odpowiednie rekordy danych mogły zostać tam zaksięgowane bez konieczności dwukrotnego wykonywania pracy przez księgowych. Przepływ pracy dla innych dokumentów, jak np. umowy z dostawcami, jest podobny, a w niektórych przypadkach obejmuje nawet zatwierdzanie elektronicznym podpisem.

Automatyczne etapy pracy = większa efektywność

Dzisiaj wszystkich 50 pracowników grupy Linstow pracuje z DocuWare. Rozwiązanie to zapewnia, że dokumenty projektowe są bezpiecznie i szybko przechowywane w cyfrowym zbiorze dokumentów i mogą być później łatwo wyszukane. Ponadto istotne dla projektu dokumenty mogą być za naciśnięciem przycisku, wraz z funkcją wyszukiwania DocuWare, eksportowane i przekazywane firmom zewnętrznym, np. po ostatecznym zakończeniu projektu budowlanego. Również wewnętrzne procesy obiegu dokumentów i zatwierdzania są teraz o wiele łatwiejsze do kontrolowania. Podczas gdy wcześniej pracownicy musieli żmudnie dokumentować przyporządkowanie kosztów do różnych projektów w Excelu, teraz kwoty faktur są dzielone bezpośrednio podczas cyfrowego obiegu dokumentów DocuWare i odpowiednio przekazywane do systemu księgowego. Oszczędza to firmie wielu ręcznych czynności i pozwala pracownikom pracować szybciej i efektywniej.