Akta osobowe pracownika podstawowe informacje
Firma zatrudniająca pracowników na umowę o pracę jest zobowiązana na mocy art. 94 ust. 9 lit. a) do prowadzenia osobowych akt pracownika tzw. dokumentacji pracowniczej. Osobiste rejestry pracowników tworzone są w różnych formatach w zależności od rodzaju pracy i liczby zatrudnionych pracowników.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej powoduje następujące problemy:
- Duża objętość – w aktach osobowych jest od kilkunastu do nawet 150 dokumentów. Wszystkie te teczki zajmują dużą powierzchnię.
- Koszty obsługi papierowych akt osobowych i koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej są bardzo wysokie: koszt powierzchni, szaf, teczek, zabezpieczenie, konserwacji starych akt, czas poświęcony na fizyczną obsługę akt osobowych.
- Każdy dokument (np. rejestracja czasu pracy, wnioski urlopowe) musi być fizycznie wpięty do papierowej teczki na właściwym miejscu.
- Odszukanie dokumentu wymaga wyciągnięcia teczki oraz przeglądania strona po stronie całej teczki osobowej.
- Każda zmiana musi być ręcznie wprowadzana w papierowym archiwum, np. renumeracja dokumentów w teczce, zmiana indeksacji np.: z części B do części D.
Elektroniczne Teczki Pracownicze i Akta Osobowe – archiwizacja?
Teczka Pracownicza zgodnie z przepisami prawa powinna znajdować się w pomieszczeniu zamykanym, bez łatwego dostępu dla osób postronnych i nieuprawnionych. Pracodawca, który pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny.
Taki stan rzeczy spowodował niemałe wyzwanie dla firm, gdy na początku pandemii COVID z dnia na dzień musiały rozpocząć pracę zdalną, pracę poza biurem, bez dostępu do papierowych dokumentów, które zostały w teczkach, archiwach, szafach i na półkach. Mimo że na początku tempo pracy zwolniło, to pracownicy na stosunku pracy nadal składali wnioski urlopowe, potrzebowali różnego rodzaju zaświadczeń, przedłużali, wypowiadali czy podpisywali umowy o pracę. Marzec 2020 był wielkim wyzwaniem dla pracowników HR. Niewątpliwe sytuacja i warunki pracy wymusiły zmiany w prowadzeniu biur i dokumentacji pracowniczej.
Wiele pracowników działów HR musiało nauczyć się korzystać z elektronicznej formy dokumentacji. E-teczka i elektroniczne akta osobowe stały się zbawiennym rozwiązaniem i umożliwiły realizację codziennych obowiązków. Elektroniczne teczki i akta osobowe nie są już tylko rodzajem innowacji, codzienne przybywa pracowników HR, którzy doceniają ułatwienia i wygodę pracy z cyfrową dokumentacją pracowniczą. Na pytanie, jaka jest dokumentacja pracownicza i jak wygląda przechowywanie dokumentacji pracowniczej, użytkownicy eteczki odpowiadają: dokumentacja pracownicza jest kompletna, bezpieczna i dostępna jednym kliknięciem!
Elektroniczne akta osobowe
Elektroniczna teczka osobowa to po prostu zbiór wszystkich dokumentów pracowniczych w wersji elektronicznej związanych ze stosunkiem pracy. Po zeskanowaniu wszystkich dokumentów z akt osobowych pracownika, jeden do jednego, teczki zyskują wymiar cyfrowy i służą do przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji cyfrowej.
Zmiana sposobu prowadzania dokumentacji pracowniczej, z papierową na wersję elektroniczną wymaga:
- sporządzenia odwzorowania cyfrowe dokumentów, np. skany. Można je zrobić zarówno dla byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania ich akt,
- podpisu skanów przez osobę upoważnioną podpisem kwalifikowanym (lub pieczęcią cyfrową), czyli potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Po decyzji o digitalizacji dokumentów pracownik, którego dotyczą akta, ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od zawiadomienia.
Prowadząc dokumentację elektroniczną należy spełniać wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej postaci. Odpowiednie zapisy znajdują się w §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Co ważne, od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, bez potrzeby dodatkowego przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy w wersji papierowej. Ten obowiązek został zniesiony! Od pracodawcy obecnie zależy, czy chce jeszcze, w ramach psychologicznego zabezpieczania, przechowywać akta osobowe w formie papierowej. To bardzo droga procedura i jak wskazują użytkownicy systemów elektronicznych, papierowe akta to bardziej nawyk, przywiązanie niż pomoc w razie awarii.
Ja wskazują doświadczenia i praktyki firmy DocuWare coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na prowadzanie dokumentacji w wersji czysto elektronicznej.
Warto zaznaczyć, że istnieje obowiązek pełnej digitalizacji akt danego pracownika. Jeżeli więc decydujemy się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie eteczki, to muszą w 100% dotyczyć pełnej dokumentacji danego pracownika. Działom HR pozostaje wyłącznie wybór czy dokonać cyfryzacji akt dla wszystkich pracowników, czy pozostawić część akt papierowych. Więcej na ten temat w artykule: E-teczka 3 kroki do wdrożenia.
Elektroniczne teczki osobowe – tylko tyle i aż tyle?
Przemiana dokumentacji papierową na elektroniczną to pierwszy etap prowadzania eTeczek. Zapisanie skanów na dysku firmowym nadaje dokumentacji nowy wymiar, ale to wybór oprogramowania umożliwia zautomatyzowane zarządzanie tymi dokumentami. Odpowiednio dobrane i skonfigurowane oprogramowanie ułatwi życie pracownikom HR, wynagrodzi początkowy opór przed podjęciem wysiłku digitalizacji całej posiadanej dokumentacji. System staje się strażnikiem dokumentów. Gdy dokumenty są już w wersji elektronicznej, w chmurze lub serwerze, to jest właśnie ten moment, w którym pracownicy mogą doświadczać łatwości, a nawet radości z prowadzania takiej wersji teczek pracowniczych. System bez przypominania, „w tle” realizuje ważne dla akt czynności:
- robi automatyczne kopie zapasowe,
- sprawdza kompletność poszczególnych teczek,
- informuje o terminach i wymagalności poszczególnych dokumentów np. zaświadczania lekarskie,
- zabezpiecza dostęp do dokumentów – zezwala na wgląd i procesowanie osobom posiadającym uprawnienia,
- prowadzi monitoring działań wykonywanych z dokumentami przez poszczególnych użytkowników.
Więcej przeczytacie w naszym wpisie: Elektroniczny obieg dokumentów – co to?
Elektroniczne teczki – struktura i układ dokumentów w e teczkach
Akta osobowe pracowników od 2019, składają się z czterech części, taka sama struktura projektowana jest dla elektronicznej dokumentacji pracowniczej:
Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia m.in:
- umowa o pracę
- oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
- zakres obowiązków
- potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, warunkami zatrudnienia, przepisami BHP,
- dokumenty powierzenia mienia
- dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
- dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w innych przepisach
Warianty dokumentacji pracowniczej: papier i e teczka
Elektroniczne akta osobowe można prowadzić w dwóch wariantach:
- Wariant I – elektroniczny zbiór całej dokumentacji pracowniczej
- Wariant II – elektroniczny zbór dokumentacji pracowniczej oraz jej elektroniczny obieg.
Pierwszy wariant zapewnia już uporządkowaną i efektywniejszą pracę biura HR, to rozwiązanie proste i łatwe do szybkiego wprowadzenia. Dołączenie możliwości elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na realizowanie już wszystkich procedur elektronicznie. To pełen wymiar pracy zdalnej, bez konieczności składania podpisów w biurze czy przesyłania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pocztą. Ten wariant wymaga jedynie posiadania podpisu elektronicznego pracodawcę. Pracownik może składać podpis w formie dokumentowej tzn. zdalnej. W Polsce obowiązuje rozporządzenie w sprawie identyfikacji elektronicznej, uwierzytelniania i usług zaufania (eIDAS). W Polsce w oparciu o rozporządzenie eIDAS oraz art. 77 i 78 Kodeksu Cywilnego niemal każdą umowę można zawrzeć online w dwóch formach:
- Podpis kwalifikowany
- Podpis w formie dokumentowej.
Wybór drugiego wariantu pozwala realizować wszystkie procesy kadrowe z zachowaniem wymogów prawych i funkcjonalnych. Więcej na temat opcji wdrożenia cyfrowych akt osobowych w artykule: eteczka osobowa.
Kopia dokumentacji pracowniczej
Aktualni i byli pracownicy mogą poprosić o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej. Taki wniosek można składać elektronicznie lub papierowo. Kopię dokumentacji określonej we wniosku należy wydać nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
Taki wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej musi zostać dołączony do akt osobowych pracownika w części B (o ile wniosek został złożony w trakcie zatrudnienia) lub częśći C (jeśli wniosek był złożony po zakończeniu zatrudnienia).
Jeśli dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci elektronicznej, należy udostępnić kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
- w postaci elektronicznej albo
- w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający również metadane i podpis pracodawcy potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Czas przechowywania akt osobowych
Akta osobowe byłych pracowników należy przechowywać przez:
- 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019
- 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999–2018, o ile zostanie złożony do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
- oświadczenie (ZUS OSW) oraz
- raport informacyjny (ZUS RIA).
- 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku.
e teczka – niezakłócona praca
Pracownicy, który już teraz korzystają z elektronicznych teczek mają szybki nieograniczony czasem i miejscem dostęp do dokumentów. Dane wrażliwe zawarte w tych dokumentach są monitorowane i chronione przed dostępem osób nieupoważnionych. eTeczkinie sposób zgubić, nie wypadną z niej dokumenty, archiwizacja chroni je przed zniszczeniem. Praca z e-teczką jest nie tylko bezproblemowa i efektywna, ale przede wszystkim w dobie pracy zdalnej realizacja codziennych zadań pracowników HR jest bezpieczna i możliwa! Sprawy pracownicze mogą być realizowane na bieżąco, a sprawy administracyjne nie muszą być przerywane.
Co dalej?
Jeśli zastanawiasz się co zrobić dalej zachęcamy do przeczytania kolejnych artykułów, które odpowiedzą na często zadawane pytania:
