Codzienne operacje i procesy każdej firmy można podzielić na zadania i komunikację. Podczas gdy zmiany w organizacji mogą powodować rozłam w systemie, większość tych codziennych procesów – zwanych również przepływami pracy – jest rutynowa i pozostaje raczej spójna pomimo zewnętrznych zakłóceń lub zmian. Gdy firmy wykraczają poza zwykłe wykonywanie tych czynności i opracowują nowe strategie lub wdrażają innowacyjne technologie w celu usprawnienia swojej działalności, mogą osiągnąć wyższy poziom wydajności i dokładności procesów biznesowych, jednocześnie oszczędzając cenne zasoby. Jednym z najlepszych sposobów na osiągnięcie tych celów jest automatyzacja procesów biznesowych.
Automatyzacja workflow to podejście, dzięki któremu obieg dokumentów, przepływ zadań i obieg informacji odbywa się niezależnie, zgodnie ze zdefiniowanymi regułami biznesowymi i sterowany jest przez system informatyczny. Po wdrożeniu procesy są realizowane w dużej części automatycznie przy minimalnym zaangażowaniu ze strony zespołu. Automatyzacja pozwala na poprawę wydajności procesu. Ponadto zespół zamiast poszukiwać papieru na biurkach kolegów może skupić swoją uwagę i energię na zadaniach, które generują wartość dodaną dla organizacji.
Workflow (Przepływ pracy, obieg dokumentów) to seria czynności niezbędnych do wykonania zadania. Nawet rutynowe obiegi dokumentów tj. obieg faktur składają się z kilkunastu lub kilkudziesięciu czynności: przyjęcie faktury (papier, email, KSEF), rejestracja faktury, sprawdzenie formalnej poprawności faktury, weryfikacja NIP wystawcy, weryfikacja konta bankowego dostawcy z kontem zarejestrowanym w systemie FK, uzgodnienie faktury z zamówieniem, uzgodnienie faktury z PZ, akceptacja faktury, księgowanie faktury, archiwizacja faktury, płatności, poinformowanie wystawcy o rozbieżnościach etc. Wiele z wymienionych czynności w ramach obiegu faktur zakupowych może być zautomatyzowanych. Automatyzacja obiegu dokumentów przenosi wykonanie tych czynności z człowieka na np. system obiegu dokumentów, system RPA, platformę iPAAS.
Aby zautomatyzować procesy biznesowe, organizacja najpierw opisuje proces oraz identyfikuje zadania, które składają się na dany proces. Następnie tworzone są reguły i logika, które regulują sposób i kolejność wykonania tych zadań. Na koniec należy skonfigurować odpowiednie oprogramowanie np. DocuWare, Make.com, RPA, aby uruchomić właściwe automatyzacje.
Reguły i logika są serią stwierdzeń „jeśli => to”, które działają jak instrukcje dla systemów informatycznych, które tłumaczą, jakie działania należy podjąć i jak przejść od jednego zadania do następnego. Oprogramowanie wykorzystuje te reguły i logikę do wykonania serii zadań od początku do końca, dzięki czemu człowiek nie musi już zajmować prostymi zadaniami, które można wykonać automatycznie np. sprawdzenie formalnej poprawności faktury, weryfikacja NIP wystawcy, weryfikacja konta bankowego dostawcy z kontem zarejestrowanym w systemie FK, uzgodnienie faktury z zamówieniem, uzgodnienie faktury z PZ, archiwizacja faktury. Takie powtarzalne czynności mogą w całości zostać zautomatyzowane.
Czym jest automatyzacja workflow?
Automatyzacja workflow to inaczej cyfryzacja i automatyzacja kroków w procesie. Celem jest zwiększenie efektywności i wydajności oraz ograniczenie do minimum lub wyeliminowanie ręcznych powtarzalnych zadań, które generują zwykle ludzkie pomyłki. Automatyzacja obiegu pracy oznacza często optymalizację dotychczasowego procesu. Nie chcemy przecież cyfrowo odwzorować nieafektywnych procesów. Automatyzacja procesów biznesowych pomaga usuwać błędy ludzkie, przyspieszać obieg dokumentów i informacji, ale przede wszystkim pozwala organizacji na wprowadzanie ciągłych ulepszeń do przepływów pracy i obiegów dokumentów w przyszłości zgodnie z PDCA.
Czy różni się Workflow, RPA, iPass?
Oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych poprawia produktywność, eliminuje wąskie gardła i manualne zadania oraz zwiększa przejrzystość procesów w firmie. Rozważając automatyzację procesów, na rynku spotkasz się z kilkoma typami systemów:
- Elektroniczny Obieg Dokumentów – Workflow – przenosi analogowe procesy biznesowe do formy elektronicznej. Obieg Dokumentów w firmie pozwala na usprawnienie i automatyzację zadań, które dotychczas były wykonywane manualnie. Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala na cyfryzację procesów, które bazowały na dokumentach, informacjach, które przekazywane były od jednego pracownika do następnego zgodnie z obowiązującymi w firmie procedurami.
- Platforma Ipass (Integration as a Platform) – to platforma oparta na chmurze, która ułatwia integrację aplikacji i systemów informatycznych bez konieczności programowania. iPaaS pozwala na ustandaryzowany sposób integracji aplikacji, przekazywania danych, automatyzacji procesów między systemami informatycznymi zainstalowanymi loklanie, w chmuarze prywantej i chmurze publicznej bez konieczności kupowania, instalowania, nadzorowania i utrzymywania integracyjnego sprzętu, oprogramowania i oprogramowania pośredniczącego we własnym centrum danych. Najbardziej popularne rozwiązania RPA wedgług to: Informatica, Workato, Boomi, Celigo, SnapLogic, WebMethods, Tray.io. Warto także zwrócić uwagę na platformy popularne wśród małych i średnich firm: Zapier, Elastic.Io, Make.
- Robotic Process Automation umożliwia automatyzację żmudnych, powtarzalnych zadań polegających na przepisywaniu danych między systemami informatycznymi. Roboty RPA naśladują pracę człowieka obsługującego komputer, uruchamiającego różne aplikacje biznesowe i startującego procesy biznesowe. Najbardziej popularne rozwiązania RPA według Gartner to: UiPath, Automation 360, Kofax RPA, TruBot, Blue Prism, PowerAutomate, AppianRP, IBM Robotic Process Automation, Nintex RPA, Pega Robotic Automation.
Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych
Korzyści wynikające z automatyzacji procesów są następujące:
- skrócone cykle pracy
- większa wydajność zespołu dzięki temu biznes może rosnąć bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników,
- lepsze przestrzeganie zasad, przepisów dotyczących zgodności i compliance,
- zwiększona przejrzystość procesów i łatwy audyt,
- łatwa identyfikacja wąskich gardeł operacyjnych,
- lepsza obsługa klienta, większa satysfakcja klientów i wyższa jakość usług, dzięki usunięciu lub ograniczeniu manualnych zadań w procesie,
- zwiększona satysfakcja pracowników, wynikająca z eliminacji powtarzalnych, manualnych, żmudnych i nudnych zadań, które może wykonać robot lub automatyzacja,
- ciągłe doskonalenie procesów, obiegów i przepływów pracy, pozwala na zdobycie i utrzymanie przewagi konkurencyjnej. Konkurencji łatwo jest skopiować jeden kluczowy czynnik sukcesu, jednak bardzo trudno jest skopiować przewagę wynikającą z sumy wielu małych usprawnień i automatyzacji,
- raportowanie obciążenia procesów i pracowników w czasie rzeczywistym pozwala na wprowadzanie stałych uprawień do procesów, zanim proces się „zapcha” lub przestanie być wydajny,
- lepsza komunikacja i koordynacja, gdyż istnieje jedno źródło prawdy,
- jasne zakresy obowiązków i odpowiedzialność w procesie, gdyż wiadomo, kto odpowiada za poszczególne etapy procesu,
- pracownicy zamiast szukać papieru na biurkach kolegów mają czas na zadania o wysokiej wartości,
- niższe koszty operacyjne,
- ograniczenie lub eliminacja błędów ludzkich.
Automatyzacje w wybranych branżach
Opieka zdrowotna
Dostawcy usług medycznych wykorzystują automatyzację przepływu pracy do generowania harmonogramów pracy personelu i rotacji dyżurów. Świadczeniodawcy używają również tych narzędzi do wspierania przyjmowania i wypisywania pacjentów oraz do przekazywania ich elektronicznej dokumentacji zdrowotnej. W każdym z tych obszarów automatyzacja przepływu pracy pozwala pracownikom służby zdrowia skupić się na ważniejszej pracy, takiej jak bezpośrednia opieka nad pacjentem.
Do automatyzacji procesów biznesowych bazujących na dokumentach i/lub papierze większe szpitale sięgają po platformy workflow tj. DocuWare.
Kancelarie prawne
W dużych kancelariach prawnych automatyzacje pozwalają na przyspieszenie fakturowania, rejestrację zadań realizowanych dla klientów, rejestrację nowych zleceń od klientów. W ramach automatyzacji obiegów dokumentów kancelarie prawne automatyzują procesy przesyłania i śledzenia umów oraz zarządzania terminami spraw. Popularne oprogramowanie dla kancelarii obejuje: AMberlo, LegallyCRM, MecenasIT, Sprawy24.
Do automatyzacji procesów biznesowych bazujących na dokumentach i/lub papierze większe kancelarie prawne, zatrudniające powyżej 50 osób, sięgają po platformy tj. DocuWare.
Informatyka
Firmy informatyczne automatyzują procesy, aby ułatwić i wspierać zespoły programistów, testerów oraz supportu i wsparcia w całym cyklu produkcyjnym pozwalając na zbieranie danych, tworzenia kodu testowego, automatyzację testów, automatyzację przyjmowania i obsługi zgłoszeń serwisowych, konfigurowania nowych kont. Firmy IT w tym celu często korzystają z rozwiązań takich jak PowerAutomate, Atlassian, Make lub Zapier.
Firmy IT automatyzują również operacyjne procesy biznesowe w działach HR, księgowości i finansów. Procesy te bazują na dokumentach i wymagają integracji z systemami FK, kadrowo-płacowymi, CRM, ERP. Do automatyzacji takich obiegów dokumentów firmy IT sięgają po platformy tj. DocuWare.
Banki, fintech i firmy ubezpieczeniowe
Banki wdrażają automatyzacje aby:
- lepiej obsługiwać procesy,
- zyskać przewagę konkurencyjną dzięki wdrożeniom innowacji i szybszemu uruchomieniu nowych produktów
- zwiększyć wydajność procesów
- uzyskać zgodność z przepisami, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów operacyjnych.
- poprawić komunikację z klientami banku w wysoce konkurencyjnej branży. D
Optymalizacja procesów w bankowości jest projektem strategicznym. Do realizacji Strategicznyc rojektów z zakresu Automayzacji Procesów banki sięgają po platformy BPM. Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) to oprogramowanie klasy Enterprise przeznaczone dla bardzo dużych organizacji (powyżej 5000 pracowników lub powyżej 1.000 użytkowników). BPM służy o automatyzacji powtarzalnych zadań i automatyzacji setek tysięcy procesów. Banki jako platformy BPM często wybierają rozwiązania tj. Axon Ivy, IBM Lombardi, Kofax AgileBPM, Appian, Pega.
Do automatyzacji procesów biznesowych bazujących na dokumentach i/lub papierze sektor finansowy korzysta z platformy DMS tj. DocuWare.
Agencje Marketingowe
Automatyzacja jest bardzo popularna wśród agencji reklamowych, które na co dzień pracują z różnymi rozwiązaniami chmurowymi tj.: Google Analytics, Facebook, LinkedIn, Google Search Console, SemRush, SurferSeo, Google Trends, Slack, HubSpot, PipeDrive, Freshmail, MailChimp, MailerLite i dziesiątki innych. Automatyzacje pozwalają na automatyzację wielu zadań w ramach realizowanych kampanii i komunikacji z klientami. Agencje marketingowe w tym celu często korzystają z rozwiązań takich jak Make i Zapier.
Do automatyzacji procesów biznesowych bazujących na dokumentach i/lub papierze większe agencje, zatrudniające powyżej 50 osób, sięgają po platformy tj. DocuWare.
Firmy Produkcyjne
Od dziesięcioleci przemysł i firmy produkcyjne wykorzystują roboty fizyczne do montażu, testowania i pakowania produktów. Roboty te pomagają w usprawnieniu linii montażowej, ale przemysł nadal zmaga się z utrzymaniem szybkich i prostych procesów zaplecza – głównie z powodu niewykwalifikowanej siły roboczej, czasochłonnych procesów, przestarzałych systemów zarządzania łańcuchem dostaw i często zmieniających się wymogów prawnych.
Do automatyzacji obiegu dokumentów firmy produkcyjne zatrudniające powyżej 100 osób sięgają po Workflow DocuWare. DocuWare centralizuje, zabezpiecza i udostępnia dokumenty dotyczące rozwoju produktu, zapewnienia jakości, zakupów, przetwarzania faktur i zamówień, zasobów ludzkich i wielu innych.
Automatyzacja w HR, sprzedaży, finansach, księgowości, marketingu i IT
Automatyzacja przepływu pracy ma na celu wyeliminowanie interwencji człowieka i błędów manualnych poprzez automatyzację powtarzalnych, żmudnych i nudnych zadań, dzięki czemu praca jest wykonywana szybciej, łatwiej i z większym zaangażowaniem.
Od administracji po finanse, od IT po marketing, automatyzacja procesów może uwolnić wszystkie działy od ciężaru ręcznych, bazujących na papierze obiegów dokumentów. Oto jak każdy dział w firmie może skorzystać z oprogramowania do automatyzacji procesów:
Korzyści z automatyzacji worklow dziale kadr (HR)
- Drastyczne zmniejszenie ilości papierowej roboty
- Szybsze pozyskiwanie, weryfikacja i rekrutacja kandydatów dzięki automatycznemu zatwierdzaniu
- Zapewnienie zgodności wszystkich procesów
- Poprawa widoczności przepływu pracy
- Zapewnienie szybszych doświadczeń w zakresie włączania i wyłączania pracowników
- Wdrożenie eTeczki.
Zalety zautomatyzowanych obiegów dokumentów w finansach
- Uproszczenie zarządzania dokumentami
- Oszczędność czasu przy przetwarzaniu zatwierdzeń
- Zaplanuj automatyczne płatności dla powtarzających się faktur
- Tworzenie inteligentnego systemu zarządzania płatnościami
- Integracja danych z innymi programami księgowymi
Automatyzacja procesów w marketingu – korzyści
- Delegowanie do systemu powtarzalnych, męczących zadań
- Współpraca nad przepływami pracy z zespołami w wielu lokalizacjach
- Zapewnienie zgodności np. wszystkie zgody są zebrane przed uruchomieniem kampanii)
- Ustanowienie spójnego procesu pielęgnowania i śledzenia jakościowych leadów
- Autopilotowanie wielu kampanii i monitorowanie ich z poziomu jednolitego pulpitu nawigacyjnego
Korzyści płynące z automatyzacji obiegu dokumentów w sprzedaży
- Uproszczenie budowania listy poprzez standaryzację procesu
- Upewnij się, że wszystkie leady są traktowane jak czerwony dywan
- Nigdy nie dopuść do sytuacji, w której lead prześlizgnie się przez szczeliny z powodu błędu
- Uzyskaj wnikliwe raporty i analizy dotyczące bieżących procesów
- Wysyłaj kontekstowe wiadomości powitalne, dziękczynne lub promocyjne.
Zalety automatyzacji workflow w IT
- Przypisywanie zgłoszeń i eskalacji do dostępnych członków zespołu
- Unikanie powielania zgłoszeń do pomocy technicznej
- Potwierdzanie zaplanowanych aktualizacji z zainteresowanymi stronami
- Kontrola nad Shadow IT
- Zarządzanie zasobami i śledzenie trendów ich wykorzystani
