Dzięki cyfrowym aktom osobowym pracownicy mogą uzyskać do nich dostęp w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca, co przekłada się na łatwiejsze przekazywanie i pozyskiwanie danych, wspiera procedury selekcji kandydatów, proces onboardingu, szkolenia, a także pracy zdalnej. W jaki sposób usprawnić zarządzanie zasobami ludzkimi? Oto 7 pomysłów na uzyskanie większej szybkości i przejrzystości zadań w Twojej firmie dzięki automatyzacji HR!
Automatyzacja HR to automatyzacja procesów zachodzących w działach HR, które odpowiedzialne są za zarządzanie zasobami ludzkimi. Aktualnie dotyczy ich coraz szerszy zakres obowiązków w zakresie rekrutacji, kadr i płac, dzięki czemu organizacje często sięgają po specjalistyczne oprogramowanie wspierające ich działanie. Automatyzacja ta jest znacznie łatwiejsza dzięki wykorzystaniu systemów zarządzania dokumentami i workflow wspierających przepływy pracy. W tym celu wystarczy dodać nowe akta elektroniczne do DocuWare, aby znacznie wydajniej zarządzać dokumentami, takimi jak aplikacje, wnioski, paski wypłat, listy płac czy wnioski urlopowe i delegacje. Dzięki niemu można również zautomatyzować ręczne procesy i czasochłonne zadania.
Oto przykłady, które prezentują, jak zarządzanie zasobami w dziale HR zmienia się na lepsze dzięki DocuWare:
1. Łatwiejsze i bezpieczniejsze przechowywanie danych osobowych
Pliki cyfrowe wyróżniają się elastycznym dostęp i pozwalają na łatwy i szybki przegląd danych i dokumentów pracowników. Są one przechowywane pod odpowiednim numerem personalnym i indeksowane przy użyciu określonych wartości, takich jak imię i nazwisko, typ dokumentu, temat i data.
Pracownicy działu HR otrzymują odpowiednie uprawnienia pozwalające na dostęp do tych danych, dzięki czemu mogą je kontrolować i zmieniać. Jeśli konieczne jest edytowanie wrażliwych danych osobowych, takich jak adres albo numer konta bankowego, pracownicy mogą to zrobić samodzielnie za pomocą specjalnego formularza online, a dział HR tylko potwierdza wprowadzone przez nich zmiany.
2. Automatyzacja procesów płacowych
Nadal drukujesz paski wynagrodzenia, a następnie umieszczasz je ręcznie w kopertach, a nawet wysyłasz pocztą do pracowników? Zapomnij o tym mozolnym obowiązku i przejdź na cyfrowy obieg dokumentów w dziale HR.
Aby przygotować paski wynagrodzeń dla pracowników, wystarczy wykorzystanie dowolnego programu płacowego. Następnie prześlij je do DocuWare – system ten przechowuje je w formie cyfrowych plików.
Pracownicy są automatycznie powiadamiani o dostępnych paskach i mogą natychmiast uzyskać dostęp do swojego odcinka wypłaty za pośrednictwem chronionego hasłem linku. Ten sam proces można także wykorzystać w przypadku zewnętrznej obsługi listy płac.
3. Szybsze zgłaszanie zapotrzebowania na nowych pracowników
Chcesz jak najszybciej obsadzić wolne stanowiska? Ustrukturyzowana procedura, która integruje dział HR z innymi działami i rozdziela zadania, kompleksowo wspiera proces rekrutacji.
Przykładowo menedżerowie działów mogą przesłać wymagania dotyczące nowego stanowiska do działu HR za pomocą formularza online, dzięki czemu może być ono szybciej dodane do strony internetowej firmy z ofertami pracy. W ten sposób możliwa jest sprawniejsza komunikacja wewnętrzna pomiędzy pracownikami.
Kandydaci w procesie rekrutacji również korzystają z formularza, który z kolei płynnie kontroluje wszystkie aspekty zarządzania ich aplikacjami w sprawie uzyskania zatrudnienia.
4. Kompleksowe wsparcie w procesie rekrutacji
Automatyzacja procesów pozwala także kompleksowo zarządzać procesami rekrutacji pracowników, które mogą być bardzo pracochłonne i czasochłonne. W ten sposób nowi pracownicy mogą być łatwiej zatrudnieni w firmie, a pracownicy działu HR mogą zaoszczędzić dużo czasu.
Za pomocą systemów można wspierać takie procesy HR jak:
- Łatwiejsza selekcja aplikacji składanych przez kandydatów,
- Koordynowanie terminów rozmów kwalifikacyjnych,
- Rekrutacja pracownika online i w siedzibie firmy,
- Zautomatyzowane pozyskiwanie danych z aplikacji,
- Przygotowywanie umów na podstawie pobranych danych.
Dzięki temu możliwe jest łatwiejsze, trafniejsze i szybsze podejmowanie ważnych decyzji personalnych. W końcu cyfrowe zarządzanie aplikacjami to znacznie więcej niż zautomatyzowane odpowiedzi na wiadomości e-mail.
5. Łatwiejszy onboarding nowych pracowników
Oboarding jest procesem polegającym na wdrożeniu pracowników w firmie, za który również odpowiada dział zasobów ludzkich. Nowi pracownicy uczestniczą wówczas w szeregu procesów, by rozpocząć pracę.
Automatyzacja procesów HR cyfrowo wspomaga zadania związane z wdrażaniem, aby wszystko, od przydzielania biurek, poprzez organizację szkoleń, aż po konta e-mail, było gotowe dla nowych członków zespołu. Niezbędne czynności można wtedy błyskawicznie zdefiniować i przeprowadzić za pomocą kilku kliknięć w formularzu online i przekazać je do innych działów, na przykład do działu IT i zakupów za pośrednictwem systemu workflow wspierającego procesy przepływów pracy.
W ten sposób można również usprawnić zadania administracyjne związane ze zmianą działu przez pracownika lub jego zwolnieniem z pracy – offboardingiem.
Prawidłowo przeprowadzony onboarding to większa motywacja pracowników oraz oszczędność czasu pracy dla działu HR.
6. Prostsze procesy HR w zakresie kontroli czasu pracy
Niezależnie od tego, czy chodzi o urlop, chorobę czy urlop rodzicielski, pracownicy działu HR mogą także wygodnie rejestrować czas pracy za pomocą systemu zarządzania dokumentami i workflow.
Menedżerowie i dział HR mogą zatwierdzać wszystkie wnioski składane przez pracowników za pomocą kilku kliknięć. W ten sposób wszyscy w zespole mogą łatwiej śledzić zachodzące zmiany, a także są automatycznie powiadamiani o nieobecnościach i mogą odpowiednio planować spotkania i projekty.
Dodatkowo wykorzystanie systemów tego typu wspomaga procesy pracy zdalnej, która w wielu firmach nadal stosowana jest bardzo często.
7. Spełnienie wymogów prawnych
HR to bardzo wrażliwy obszar, w którym ochrona danych osobowych jest najwyższym priorytetem. Także w tym zakresie systemy zarządzania dokumentami i workflow mogą przyspieszyć procesy HR.
Aby zadbać o odpowiednie bezpieczeństwo danych i spełnić wymogi RODO oraz krajowe przepisy dotyczące kadr i płac, można łatwo ograniczyć dostęp do dokumentów za pomocą ról i profili autoryzacji, a także automatycznie usuwać dokumenty pracowników po zakończeniu okresu ich przechowywania.
Można również stosować procesy cyfrowe, aby mieć pewność, że wszyscy członkowie zespołu są świadomi polityki firmy w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami, przykładowo system workflow powoduje, że do pracowników łatwo i szybko docierają ważne instrukcje pracy, które następnie mogą być od razu potwierdzane i przechowywane w archiwach.
Podsumowanie – przyspiesz procesy HR i zyskaj czas na rozwój swojego biznesu!
Zdigitalizowanie akt osobowych pracowników oraz automatyzacja procesów w HR mogą sprawić, że Twoja firma uzyska wartościowy czas, który może alokować na inne, przyszłościowe cele. Wprowadzenie DocuWare sprawi, że możesz znacznie łatwiej wdrożyć szybsze procesy w dziale HR, aby dostosować je do swoich priorytetów i wymagań biznesowych.
