Wąskie gardła mogą sprawić, że realizowane w firmie procesy staną się mniej efektywne i zawodne, co może przełożyć się na sporo problemów – liczne błędy, nadmierny stres dla pracowników, straty finansowe oraz pogorszenie wizerunku.
Oto 4 najczęściej występujące wąskie gardła w procesach biznesowych dotyczących zarządzania dokumentami i sprawdzone sposoby zapobiegania ich występowaniu!
Wąskie gardło w procesach – co to jest?
Termin „wąskie gardło” (ang. bottleneck) odnosi się do wąskiej szyjki butelki ograniczającej przepływ cieczy podczas jej wylewania.
Wąskim gardłem w kontekście procesów biznesowych określa się przerwę w przepływie pracy, która może prowadzić do opóźnień w dostarczeniu produktu albo usługi. Jest to etap o najniższej wydajności lub najwolniejszym tempie, ograniczający ogólną efektywność całego procesu.
Do wąskich gardeł może dochodzić w różnych procesach, a ich zidentyfikowanie i wyeliminowanie ma kluczowe znaczenie dla uzyskania ich optymalnej wydajności. Na co należy zwrócić szczególną uwagę?
1. Zatwierdzanie dokumentów
Zatwierdzanie dokumentów jest procesem prowadzonym w różnych działach przedsiębiorstwa, na przykład w dziale finansowym czy w dziale HR. Niezależnie od tego, czy jest to faktura, umowa czy sprawozdanie – opóźnienie w uzyskaniu zatwierdzenia dokumentu jest jedną z najczęstszych przyczyn wąskich gardeł w procesach w wielu firmach.
Tego rodzaju opóźnienia mogą przekładać się na różne problemy, między innymi brak niezbędnych materiałów ze względu na nieopłacenie faktur w terminie, brak aneksów do umów dla pracowników czy niezadowolenie klientów i kontrahentów, którzy nie otrzymali na czas ważnych dokumentów.
Jak zapobiegać problemom z zatwierdzaniem dokumentów?
Jednym z najprostszych sposobów, aby zapobiegać wąskim gardłom w procesie zatwierdzania dokumentów, jest wykorzystanie systemu zarządzania dokumentami z automatycznym przepływem pracy (ang. workflow), takiego jak DocuWare. Za pomocą oprogramowania tego typu można skonfigurować przepływy pracy i automatycznie kierować dokumenty do odpowiednich osób w celu ich zatwierdzenia.
W razie pojawienia się jakichkolwiek problemów z zatwierdzaniem dokumentów można również zgłosić je przez program do odpowiedniej osoby, co znacznie przyspiesza zarządzanie zatwierdzeniami dokumentów. Przykładowo, jeśli osoba, która ma zatwierdzić dany dokument, aktualnie jest na urlopie, oprogramowanie może przekierować go do następnej osoby w kolejce, zgodnie z predefiniowanymi zasadami.
Dodatkowo dzięki temu, że dokumenty są w formacie cyfrowym, można przechowywać je w chmurze, na zewnętrznych serwerach i wykonać ich kopie zapasowe, co zapobiega ich zagubieniu, a dostęp do nich mają jedynie uprawnieni pracownicy.
2. Błędne dane
Według badań podczas ręcznego wpisywania danych na każde 40 znaków przypada nawet od 2 do 5 błędów. Właśnie dlatego kluczowe znaczenie dla efektywności procesów biznesowych mają bezbłędne dane.
Wielu przedsiębiorców spotkało się z problemem wynikającym z ręcznego wprowadzania danych, niezależnie od tego, czy chodzi o przepisywanie ich z dokumentu papierowego do bazy, czy przesyłanie z jednego systemu do drugiego. Takie działania nie tylko obarczone są dużym ryzykiem błędów, ale równie są bardzo czasochłonne, co może przekładać się na opóźnienia w procesach.
Jak zapobiegać problemom z błędnymi danymi?
Za pomocą oprogramowania do zarządzania dokumentami można skorzystać z funkcji automatycznego przechwytywania danych z dokumentów papierowych albo dokumentów elektronicznych.
Programy te wykorzystują funkcje optycznego rozpoznawania znaków (ang. OCR – optical character recognition) oraz inteligentnego indeksowania skanowanych dokumentów i przekształcają je w ustrukturyzowane dane, które mogą być wykorzystane podczas dowolnego procesu. Dodatkowo oprogramowanie do zarządzania dokumentami może być zintegrowane z innymi systemami w celu natychmiastowej i automatycznej wymiany danych.
Dzięki temu można wyeliminować czas poświęcony na ręczne przepisywanie danych, co również pomaga w usprawnieniu procesów zachodzących w firmie, na przykład przekłada się na szybsze uregulowanie faktur wobec kontrahentów oraz lepsze relacje biznesowe.
3. Konieczność przebywania w biurze
Obecność w biurze, która jest niezbędna do tego, aby uporać się z wszystkimi obowiązkami, to kolejne często pojawiające się wąskie gardło w procesach biznesowych.
W przypadku wielu firm, które nie wykorzystują technologii pracy zdalnej, pracownicy mogą realizować swoje obowiązki jedynie wtedy, gdy aktualnie są w siedzibie firmy. Gdy zatem pracownik nie znajduje się w biurze, na przykład przebywa u klienta albo jest w trakcie podróży służbowej, nie może on odbierać, przygotowywać czy zatwierdzać dokumentów.
Jak zapobiegać problemom wynikającym z konieczności przebywania w biurze?
Firmy, które decydują się na wdrożenie oprogramowania do zarządzania dokumentami, takiego jak DocuWare, mogą korzystać z dokumentacji z dowolnego miejsca przez Internet.
W takiej sytuacji pracownicy uzyskują dostęp do danych nie tylko w biurze, ale także w home office, u klienta czy podczas podróży biznesowej. Nie muszą zatem dźwigać ze sobą teczki wypełnionej dokumentami papierowymi, ponieważ wszystkie dane w formacie elektronicznym dostępne są za pośrednictwem ich laptopa albo smartfona.
Prowadzenie procesów z użyciem programu do zarządzania dokumentami powoduje, że pracownicy nadal mogą w nich uczestniczyć, także poza siedzibą firmy. W takiej sytuacji wystarczy zalogować się do systemu, sprawdzić, zatwierdzić albo odrzucić dokumenty. Dodatkowo dzięki funkcji zarządzania wersjami pracownicy korzystają tylko z najnowszych wersji dokumentów.
4. Nieprawidłowo zaprojektowane przepływy pracy
Przepływy pracy (ang. workflow) określają, jak przebiega proces biznesowy. Gdy nie są one odpowiednio zaprojektowane, są przestarzałe albo nie spełniają już wymogów biznesowych, mogą stanowić wąskie gardła w procesach.
Za pomocą przepływów pracy można zaprezentować wszystkie etapy procesu, które powinny być wykonane przez pracowników. Co jednak stanie się wtedy, gdy pracownicy będą tak obciążeni zadaniami, że nie będą mogli zrealizować ich na czas, albo zadania te będą nieprawidłowo rozpisane?
W takim przypadku mogą pojawić się poważne zakłócenia procesów biznesowych. Dotyczy to w szczególności procesów, które nadal bazują na dokumentach papierowych czy tych, które wykorzystują mało efektywne oprogramowanie, na przykład arkusze kalkulacyjne Excel zamiast dedykowanego systemu do zarządzania dokumentami.
Jak zapobiegać nieprawidłowo zaprojektowanym przepływom pracy?
W przypadku nieprawidłowo zaprojektowanych przepływów pracy podstawą jest ich zaplanowanie na nowo, najlepiej wspólnie z pracownikami, aby dowiedzieć się, z jakimi problemami borykają się najczęściej.
Podczas projektowania przepływów pracy należy także na nowo zidentyfikować wąskie gardła. Czy faktury mają różne formaty i powodują zamieszanie w dziale finansowym? Czy dokumenty zatwierdzane są na czas, co może prowadzić do opóźnień w płatnościach?
W tym celu warto wykorzystać oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które pozwala na śledzenie, edytowanie i zarządzanie elementami składającymi się na proces workflow. Wówczas każdy członek zespołu może sprawdzić, jakie z etapów zostały już ukończone, co należy wykonać teraz i czy pojawiły się jakiekolwiek opóźnienia.
Zatem przemyślany przepływ pracy w połączeniu z odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym automatyzację procesów przełoży się na efektywne wykonywanie zadań.
Podsumowanie – zapobiegaj wąskim gardłom w swojej firmie z DocuWare!
Wąskie gardła w procesach biznesowych mogą mieć różnorodne powody, nie tylko te wskazane powyżej, ale także mogą być to przestarzały sprzęt, brak automatyzacji biura czy wiadomości e-mail, których nie można przypisać do żadnego z prowadzonych procesów.
Niezależnie od przyczyn wąskich gardeł warto pomyśleć o zastąpieniu papierowych dokumentów i ręcznie prowadzonych procesów cyfrowymi i zautomatyzowanymi przepływami pracy. Usprawni to realizowane działania, zredukuje koszty, zaoszczędzi czas i poprawi efektywność pracy i zadowolenie pracowników. Razem z systemem do zarządzania dokumentami DocuWare możesz osiągnąć te cele jeszcze łatwiej!
