Pliki dokumentów są zapisywane w oryginalnym formacie lub jako pliki PDF/A.
Metaplik XML:
Dla każdego dokumentu zapisywany jest metaplik w formacie XML. Służy on do zapisywania informacji o dokumencie oraz jego zawartości i zawiera:
- Znakowanie
- Pieczątki elektroniczne
- Sygnatury
- Duplikat danych kategoryzacji i indeksowania dokumentu
Baza danych:
Głównym miejscem przechowywania danych indeksowych jest relacyjna baza danych powiązana z plikami dokumentów, która zapewnia:
- Łatwe wyszukiwanie wszystkich dokumentów
- Możliwość wzbogacenia ich pełnotekstowym indeksem, jeśli jest to konieczne
