Każda firma jest inna, ma własną historię oraz kulturę organizacyjną, wartości. Firmy różnią się profilem działania, wewnętrznymi procedurami i dokumentami. Każdy dział HR będzie zarządzany inaczej, jednak prawie wszystkie firmy zauważają ogromne wyzwania związane z zarządzeniem papierowymi aktami osobowymi.
Zapytaliśmy klientów oraz uczestników naszych webinarium „HR bez papieru”, jakie są największe wyzwania związane z papierowymi aktami osobowymi w ich firmach. Dyrektorzy HR, managerowie HR i specjaliści działu kadr wymienili następujące potrzeby wyzwania:
- Weryfikacja kompletności teczek – 74%
- Długie wyszukiwanie dokumentacji pracowniczej- 55 %
- Ręczne zarządzane terminami – 40%
- Bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej- 32%
- Wyblakłe akta pracownicze – 6%
Na rozwiązanie powyższych problemów pozwala właśnie stworzenie i uruchomienie wirtualnych eteczek i cyfrowych akt osobowych. eTeczka oraz cyfrowe akta osobowe pozwalają zespołom HR mogą skupić się na swoich najważniejszych zadaniach zamiast na poszukiwaniu „papierów” na cudzych biurkach. Elektroniczne e-Teczki DocuWare zapewniają weryfikację kompletności, gwarantują bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Pracownicy nie martwią się, czy aby przypadkiem dokumenty nie wpadły w niepowołane ręce.
Wirtualna eTeczka i cyfrowa dokumentacja pracownicza
Wirtualne teczki pracownicze zawierają całą dokumentację pracowniczą, na którą może się składać nawet sto różnych dokumentów. Dla pracownika działu kadr weryfikacja kompletności tych wszystkich papierów to żmudna robota. Sprawdzając teczkę papierową możemy zostać oderwani od naszej pracy:
- telefon,
- mail,
- kolega proszący o pomoc.
Tak właśnie łatwo przeoczyć braki w dokumentacji. W HR mamy prawdziwych superbohaterów i rzeczywiście większość sprawdzonych teczek może być kompletna… jednak jest inne wyzwanie. Czasami ktoś inny za naszą wiedzą lub samodzielnie pobierze z akt osobowych jakiś dokument. Co jeśli zapomni zwrócić? Co jeeśli odłoży go do innej teczki? A jeśli zaleje kawą, zapomni w szufladzie, zniszczy lub inaczej zapodzieje i zagubi ? I tak cały stres z odnalezieniem dokumentu spada na HR.
Weryfikacja kompletności dokumentów pracownika w e-Teczce
eTeczki DocuWare automatyczne weryfikują ich kompletność. DocuWare tworzy klasyfikację wszystkich dokumentów pracowniczych wymaganych w aktach osobowych i każdej eteczce. Klasyfikacja określa, w której części e-Teczki mają być zapisane oraz definiuje czy jest to dokument wymagany do kompletności e-teczek. Każdy dokument zapisywany do e-teczki jest automatycznie opisywany następującymi metadanymi:
- imię i nazwisko pracownika,
- unikalny numer teczki,
- unikalny numer dokumentu,
- data dokumentu,
- data archiwizacji,
- termin ważności dokumentu etc.
W oparciu o te metadane DocuWare automatycznie archiwizuje dokumentację w odpowiedniej części teczki zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia o E-aktach z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
DocuWare tworzy raport dla pracowników działu kadr i umożliwia szybki pogląd wszystkich niekompletnych teczek. Po wybraniu e-teczki użytkownik widzi, które rodzaje dokumentów należy dodać do teczki, co uzupełnić. Jednocześnie system informuje o dokumentach, które w najbliższym czasie (za 15, 30, 45 dni stracą ważność).
Każdego dnia teczki są przeglądanie przez system DocuWare, który sprawdza ich kompletność bez angażowania czasu pracowników. W razie braków system informuje o tym na bieżąco.
Oszczędność czasu – automatyczne opisywanie dokumentów w eTeczki?
DocuWare korzysta z algorytmów uczących się i sztucznej inteligencji, a to pozwala na błyskawicznie odczytywanie podstawowych danych z dokumentów HR tj:
- imię i nazwisko pracownika,
- unikalny numer teczki,
- unikalny numer dokumentu,
- data dokumentu,
- data archiwizacji,
- termin ważności dokumentu.
Dzięki temu dokumenty są w systemie automatycznie opisywane, klasyfikowane i archiwizowane. System robi to sam, nie jest tu potrzebna żadne działanie ze strony pracownika. System DocuWare jest samoukiem! Uczy się rozpoznawać i klasyfikować różne dokumenty klientów i po zapisaniu 3 lub 4, już sam prawidłowo odczytuje wartości. To pozwala na zmniejszenie kosztów oraz daje możliwość realizacji większej liczby zadań bez konieczności zwiększania zatrudnienia.
Oszczędność czasu – wyszukiwanie dokumentacji pracowniczej z pomocą e-teczek?
Elektroniczna teczka pracownika rozpoznaje cały tekst zapisany w dokumencie. Dzięki temu wyszukiwanie dokumentów i dostęp do dokumentów pracowniczych e-teczki jest tak proste jak korzystanie z Google. Wystarczy wpisać jedno słowo, coś co było w tym dokumencie. W elektronicznej teczce wyszukujemy w oparciu o to, co pamiętamy na temat poszukiwanego dokumentu, a nie tylko po metadanych narzuconych e-Aktami. To pozwala na bardzo szybkie, skuteczne odnalezienie dokumentu, nawet jeśli szukamy przez strzępki informacji, takie jak numer pesel lub adres email.
DocuWare wskaże poszukiwane dokumenty i podświetli wyszukiwaną frazę lub słowo. Odnalezienie właściwej informacji zajmuje bardzo mało czasu. Z eTeczką DocuWare dostęp do dokumentów jest bardzo szybki. Nasi klienci potwierdzają, że skróciliśmy czas wyszukiwania informacji o ponad 90%.
Automatyczne nadzorowanie terminów w E-teczce
Niektóre z dokumentów mają określony termin ważności np.
- badania lekarskie,
- uprawniania terminowe.
Takie dokumenty należy uzupełnić w aktach osobowych przed upływem terminu ważności. Niestety w przypadku papieru może się zdarzyć, że termin zostanie przeoczony. Cyfrowe akta osobowe automatycznie tworzą raport i pogląd całej dokumentacji, która w najbliższym czasie straci ważność (np.. za 15, 30, 45 dni ). Każdego dnia DocuWare weryfikuje termin ważności każdego dokumentu. Jeśli w aktach pracowniczych jest dokument, którego termin ważności wkrótce upływa, DocuWare z wyprzedzeniem wyświetli odpowiedni raport i/lub alert.
DocuWare sam może poinformować pracownika, że jego np. badania lekarskie przestaną być aktualne i tym samym, poprosi o dostarczenie aktualnych dokumentów. Po prostu!
Dlaczego E-teczka jest bezpieczniejsza od papierowych akt pracowniczych?
Bezpieczeństwo papierowych teczek pracowniczych zależy od tego, czy zamknęliśmy szafę lub pokój z dokumentacją HR na certyfikowany zamek. Niestety niezależnie od naszych najlepszych intencji nie zawsze mamy pewność takiego bezpieczeństwa. Dokumenty papierowe mogą trafić do niepowołanych osób.
Ryzyko zniknięcia i zniszczenia papierowej dokumentacji wiąże się z wydarzeniami losowymi takimi jak pożar, zalanie, powódź lub huragan. Dokumenty elektroniczne i e-teczki chronimy przed utratą regularnym automatycznym kopiowaniem i tworzeniem dodatkowych aktualnych kopi bezpieczeństwa, których przechowywanie nie generuje kosztów magazynowania. Teczki papierowe nie dają takich możliwości. Bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej w DocuWare jest gwarantowane na wielu poziomach.
E-teczka i historia i audyt zmian w dokumentacji pracowniczej
DocuWare kontroluje i wie, kto i kiedy miał dostęp do dokumentacji pracowniczej i w jaki sposób z niej korzystał, czy wysłał, wydrukował, skopiował. System tworzy pełną ścieżkę audytową, historię prowadzenia dokumentacji pracowniczej w naszej firmie.
Wielu naszych klientów korzysta też z możliwości zablokowania uprawnień do wydruku czy pobrania akt pracowniczych i teczek pracowniczych na dysk. Takie uprawnienia mogą uzyskać na przykład tylko Kierownicy HR lub specjaliści HR, a pozostali użytkownicy będą mieć jedynie podgląd do akt pracowniczych, a kopiować tylko po uzyskaniu dodatkowej zgody. To duże zabezpieczenie przez wyciekiem dokumentacji poza dział Kadr.
eTeczka to niezniszczalna dokumentacja pracownicza
tylko 6% naszych klientów i uczestników webinarium wskazało, że mają problem z wyblakłą dokumentacja pracownicza. Jeśli jednak masz akta osobowe pracowników, które mają już ponad 20 to niestety ten problem może wystąpić. W dokumentacji elektronicznej ten problem nie istnieje. Pliki nie tracą jakości oraz nie zanikają. Jedyną rzeczą na którą warto zwrócić uwagę jest format, w której archiwizujesz dokumenty. Jeszcze 10 lat temu powszechnym formatem do archiwizacji był TIFF. Dzisiaj coraz popularniejszym staje się PDF-A.
E-teczka to spokojny sen dla superbohaterów z działu HR
W DocWay powtarzamy jak mantrę, że papier jest wolny, drogi, podatny na zagubienie, a praca z nim „wywołuje” zwykłe ludzkie pomyłki. E-teczka oraz elektroniczna dokumentacja pracownicza zmniejszają koszty obsługi, skracają czas wyszukiwania dokumentacji i oferują duże bezpieczeństwo zgromadzonych tam akt i pozwalają superbohaterom z HR spać spokojniej. Kolorowych snów.
Podsumowanie
W artykule tym poruszyliśmy 6 głównych problemów związanych z zarządzaniem papierową dokumentacją pracowniczą oraz pokazaliśmy, jak eTeczka DocuWare pomaga w rozwiązaniu tych problemów. Dzięki temu dział kadr śpi spokojnie, gdyż
- Teczki są kompletne
- Wyszukiwania dokumentacji działa jak Google
- Terminy są automatycznie nadzorowane
- Dokumenty są przechowywane w bezpiecznym archwium,
- Mamy pełen audyt dostępów do każdej eteczki i każdego elektronicznego dokumentu.
- Wyblakłe dokumenty nie są już problemem.
Więcej na temat Digitalizacji, Workfow przeczytasz na naszym blogu.
