Akta osobowe pracownika papier czy e-Teczka – jak wybrać?

Zgodnie z Art. 94 pkt 9a oraz pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca musi prowadzić akta osobowe pracowników. Art. 298 Kodeksu pracy wskazuje na Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym akta osobowe pracownika powinny składać się z czterech części. Każda z części zawiera inne dokumenty:

• Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
• Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
• Część D – dokumenty dotyczące ponoszenia odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach

Wchodząc do działów HR często widzimy biurka uginające się od akt osobowych pracownika. Osoby spoza HR dziwią się, dlaczego akta osobowe pracowników to tak opasłe tomy i czy teczki papierowe to najlepszy sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na to i inne pytania odpowiemy w tym artykule. Z tego artykułu dowiesz się:

1. co znajduje się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika?
2. kiedy prowadzić akta osobowe w papierze a kiedy w wersji elektronicznej?
3. jak wdrożyć elektroniczne akta osobowe w 90 dni i podzielić taki projekt na 3 części:
   • plan pomiędzy 1 a 30 dniem
   • plan pomiędzy 31 a 60 dniem
   • plan pomiędzy 61 a 90 dniem

Jakie dokumenty przechowywane są aktach osobowych?

Część A akt osobowych pracownika

Część A akt osobowych zawiera wszystkie dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W Części A akt osobowych archiwizowane są następujące dokumenty dotyczące stosunku pracy:

• życiorys lub CV,
• list motywacyjny,
• kwestionariusz osobowy,
• świadectwo pracy,
• certyfikaty, dyplomy lub inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje i uprawnienia do wykonywania danego zawodu,
• inne dokumenty, jeżeli wynika to z innych przepisów (np. oświadczenie o niekaralności dla osób aplikujących do służby cywilnej).

Część B akt osobowych pracownika

Część B teczki pracownika zawiera dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W Części B akt osobowych zarchiwizowane są nast. dokumenty dotyczące stosunku pracy:

• umowa o pracę
• oświadczenie albo inne dokumenty dotyczące danych osobowych, które otrzymaliśmy w związku z nawiązaniem stosunku pracy
• zakres czynności (zakres obowiązków)
• potwierdzenie zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP
• dokumenty dot. wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany takich warunków,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
• dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP
• dokumenty dotyczące wniosków urlopowych oraz wykorzystania z urlopów tj. macierzyński, rodzicielski lub wychowawczy.
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
• skierowania na badania lekarskie, orzeczenia lekarskie dotyczące badań, badań okresowych i kontrolnych,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy

Część C akt osobowych pracownika

Część C teczki pracownika zawiera wszystkie dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Część C akt osobowych służy do przechowywania dokumentacji pracowniczej tj.

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• prośba o wydanie świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania zajęcia wynagrodzenia w związku z postępowaniem egzekucyjnym,
• kopia przekazanego pracownikowi świadectwa pracy.

Część D akt osobowych pracownika

Część D teczki pracownika zawiera dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika i ewentualnymi karami porządkowymi, upomnieniami, naganami czy karmi pieniężnymi nałożonymi na pracownikach. W Części D akt osobowych zarchiwizowane są:

• kopia zawiadomienia o ukaraniu
• dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej

Akta osobowe: papier czy eTeczka – co jest lepsze do przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Akta osobowe można prowadzić w trzech wariantach:

1. Wariant I – Papierowe akta osobowe – papierowy zbiór dokumentacji pracowniczej
2. Wariant II – Mieszane akta osobowe- papierowy oraz elektroniczny zbiór dokumentacji pracowniczej
3. Wariant II – Cyfrowe akta osobowe – elektroniczny zbór dokumentacji pracowniczej  

Papierowe akta osobowe pracownika

Akta osobowe pracownika można nadal prowadzić w wersji papierowej. Papier nadal służy większości przedsiębiorstw do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeśli tak jest w twojej firmie, to niczego nie musisz zmieniać. Zostajesz na papierze i tym samym utrzymujesz status quo w swojej organizacji.

W przypadku małych zbiorów akt osobowych może to być najlepszym wyborem dla Twojej firmy. Z naszego doświadczenia wynika, że papierowe akta bardzo dobrze sprawdzą się w firmach zatrudniających poniżej 50 pracowników i które przechowują poniżej 250 teczek archiwalnych (byłych pracowników).

Papierowe i elektroniczne akta osobowe

Jest to coraz częściej spotykany sposób prowadzenia akt osobowych. Firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników (ponad 250 aktywnych teczek) coraz częściej widzą korzyści digitalizacji części swojego zasobu. Firmy takie zwykle zaczynają digitalizację akt pracowniczych od digitalizacji teczek nowo zatrudnionych pracowników.

Historyczne akta osobowe pozostają utrzymywane w wersji papierowej. Aktywne teczki, które zostały utworzone w wersji papierowej, także na początku nie będą digitalizowane. Więcej o tym, jak podejść do digitalizacji teczek opisaliśmy w artykule: eTeczki 3 kroki do wdrożenia.

Cyfrowe akta osobowe tzw. eTeczka

Dla firm, które zatrudniają powyżej 1.000 pracowników, przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie eTeczki, staje się coraz częściej koniecznością. Jeśli firma zatrudnia powyżej 1.000 pracowników, to teczki nieaktywne mogą liczyć ponad kilka tysięcy. Zarządzanie teczkami aktywnymi oraz zasobem archiwalnym wymaga dużo pracy i jest kosztowne i stawowi ryzyko dla organizacji. Więcej na temat bezpieczeństwa akt osobowych przeczytasz w artykule: Bezpieczeństwo dokumentów pracowniczych.

Pracownicy HR znają korzyści z digitalizacji akt osobowych wszystkich pracowników. Tutaj krótkie podsumowania najważniejszych korzyści z eTeczki:

1. Oszczędności miejsca
2. Obniżone koszty wydruków
3. Niższe koszty obsługi składnicy akt
4. Większa wydajności zespołu HR
5. Oszczędność czasu
6. Bezpieczeństwo
7. Zdalny dostęp

Więcej na temat opcji wdrożenia cyfrowych akt osobowych w artykule: eteczka osobowa

Digitalizacja HR i cyfrowe biuro w 90 dni

Na początku 2020 roku cały świat rozpoczął pracę zdalną poza biurem, bez łatwego dostępu do papierowych dokumentów, które zostały w teczkach, archiwach, szafach i na półkach. Na początku 2020 różne organizacje rozpoczęły gorączkowe poszukiwanie narzędzi do efektywnej pracy online.  Nowe warunki pracy sprawiły, że przyspieszyła zmiana sposobu prowadzenia dokumentacji. Pilna potrzeba dostępu do dokumentów zamieniła akta osobowe na eteczki, faktury papierowe i umowy na skany. Coraz więcej osób korzysta podpis cyfrowego i kontaktuje się z urzędami przy pomocy profilu zaufanego. Każdego dnia kolejne biura stają się biurami bez papieru.

Jeszcze nie tak dawno mogliśmy napisać, że jeżeli chcesz zmienić papierową rzeczywistość, po prostu wyobraź sobie swoje biurko bez sterty tych papierów… Obecnie nie jest to kwestia wyobraźni, lecz w przypadku wielu firm pilna potrzeba. Pojawia się pytanie jak rozpocząć proces tej zmiany, jakie są poszczególne etapy. 

To, że papier znika z biura i biurka, jest magiczne. Ale to nie czary. To decyzja, która wyzwala kolejne działania, wprowadza firmę w proces przemian, wprowadza digitalizację.

Od strony technicznej przekształcenie wydaje się proste:

• Wystarczy sporządzić odwzorowanie cyfrowe  dokumentów, np. skany. 
• Na skanach składany jest podpis osoby upoważnionej podpisem kwalifikowanym, co potwierdza zgodność dokumentu cyfrowego z papierowym.

Jednak to nie jest dobra podpowiedź, jak zorganizować kolejny krok w kierunku elektronicznego biura. Digitalizacja może przynieść pożądane efekty związane z porządkiem, przejrzystością, kompletnością, jedynie wtedy gdy będzie przemyślana, dostosowana do specyfiki firmy jej kultury organizacyjnej.

Pierwszym krokiem zmian w kierunku digitalizacji jest wgląd w samą organizację, wgląd w istniejące procedury i wymagania.

Jaka jest organizacja? Jakie jest jej „Dlaczego?”

W każdej organizacji to ludzie realizują pewnie zadania, a dokumenty powinny je ułatwiać i wspierać. Wgląd i zrozumienie organizacji, to przede wszystkim obserwacja i rzetelna analiza procesów organizacyjnych w jakich uczestniczą ludzie oraz dokumenty.

Przygotowując plan digitalizacji HR wraz z wdrożeniem ważne by:

• poznać motywację liderów organizacji do zmian, ich wizję związaną z elektronicznym biurem, 
• zrozumieć pracę, którą wykonują pracownicy działów, w których wykorzystywane i przechowywane są dokumenty, to oni będą użytkownikami systemu, który powinien wspierać ich pracę,

Każda organizacja może mieć swoje specyficzne procedury lub wymagania związane z branżą, te elementy decydują o rodzaju dokumentów i ich obiegu. Zanim papierowym dokumentom nadamy cyfrowy wymiar na początku ważny jest właśnie sam papier:

• Jak długi jest cykl życia dokumentów?
• Jakie są kluczowe dokumenty i zawarte tam informacje?
• Gdzie są przechowywane?
• Gdzie i jak rozpoczyna się proces obiegu dokumentów w firmie?
• Czy w obiegu dokumentów pojawiają się „wąskie gardła”, obszary problemowe?

HR bez papieru, elektroniczne teczek, cyfrowe akta osobowe to nie moda, to nawet nie cześć strategii działania czy konkurowania. Przyczyną wprowadzenia digitalizacji w każdej organizacji stoi unikalna potrzeba. 

Zanim firma wprowadzi technologiczne rozwiązania w kierunku cyfryzacji dokumentów i procesów HR, ważne jest, aby zrozumieć jaki jest cel cyfryzacji i jakie są oczekiwania liderów organizacji i pracowników poszczególnych działów, jakie jest „Dlaczego?” tej organizacji. 

Digitalizacja dokumentacji, tworzenie biura bez papieru to zmiana i transformacja biznesu. Wymaga czasu na znalezienie odpowiedzi na powyższe pytania, wymaga odpowiedniej metodyki. Czy 90 dni to wystarczający okres by zrozumieć proces, tak by zaprojektować właściwą ścieżkę? DocuWare pomógł ponad 17.000 klientom pozbyć się papieru z wewnętrznych procesów. Poniżej opisujemy wypracowaną w DocuWare metodykę na wdrożenie biura i HR bez papieru.

90 dni do cyfryzacji – Case study z DocuWare

Digitalizacja akt osobowych – plan na pierwsze 30 dni 

• stwórz zespół ludzi 
• przeanalizuj procesy związane z dokumentacją

Ważne są pierwsze dni i kroki.  To czas na zrozumienie ludzi i działań, jakie realizują w firmie i w jaki sposób system informatyczny i cyfryzacja wspiera te codzienne czynności. Utworzenie zespołu, to zidentyfikowanie i wybór pracowników, którzy znają cykl życia dokumentów, ich obieg w organizacji. To wybór pracowników, na których spoczywa odpowiedzialność za kompletność i bezpieczeństwo dokumentacji i obiegów. Ważne jest, by w zespole projektującym wymagania digitalizacji byli Ci pracownicy, których podpis często pojawia się na kluczowych dokumentach.

Rozmowa z członkami takiego zespołu pokaże motywacje, oczekiwania, ale też obawy, na które odpowiedzią jest stworzenie i wybór właściwych rozwiązań ze strony DocuWare. Zrozumienie ludzi z zespołu pomaga poznać historię i losy dokumentów. Opis pracy, problemów to obraz procesów, które mają miejsce w organizacji. Zespół rozważa zdarzenia i rozpatruje następujące pytania: 

• Co rozpoczyna cykl życia dokumentów, w jaki sposób dokumenty spływają do firmy – wiadomość e-mail, rozmowa telefoniczna, formularz elektroniczny, formularz papierowy, list przychodzący w poczcie czy dokument przynoszony osobiście?
• Jak dane, informacje wprowadzane i rejestrowane są w firmie?
• Co dzieje się z tą informacją w pierwszej kolejności?
• Gdzie są przechowywane informacje?
• Kto jest zaangażowany w proces? 
• Czy dokument wymaga przeglądu lub zatwierdzenia, podpisów?
• Kiedy konieczna jest integracja z innym systemem lub ERP, HRS?
• Czy  konieczny jest dostęp do dokumentów i zatwierdzanie z urządzeń mobilnych?

Rozmowy i praca zespołu dostarczają na bieżąco kolejnych pytań czy wyzwań związanych z przekształceniem dokumentacji.

Digitalizacja akt osobowych – plan pomiędzy 31 a 60 dniem

• zaprojektuj rozwiązanie 
• stwórz świadomość jak będzie działać nowe biuro i HR bez papieru

Ten etap pracy rozpoczynamy z informacjami i wiedzą z poprzedniego etapu. Wiadomo już jakie są oczekiwania i obszary problemowe związane z dokumentacją. Teraz kolejne 30 dni to czas poświęcony na określenie i wyodrębnienie elementów i funkcji oprogramowania, które zapewni sprawne i bezpiecznie działanie cyfrowego biura.

To czas na przedstawienie, rozważenie i podjęcie decyzji czy rozwiązanie będzie w chmurze czy na serwerze firmy. To ważna decyzja, która uzależniona jest od 

• infrastruktury IT całej organizacji
• kosztów aktualizacji czy modernizacji sprzętu 
• kompetencji zespołu IT w organizacji

Tworzenie świadomości, jak cyfrowa transformacja zmieni dzień pracy i niektóre rutyny to przede wszystkim instruktaż, prezentacje video, rozmowy i pilotaż. Ważne by pracownicy zobaczyli i doświadczyli jakie mogą czerpać korzyści z nowego wymiaru dokumentów. Ten etap kończy się przedstawieniem planu wdrożenia.

Digitalizacja akt osobowych – plan pomiędzy 61 a 90 dniem

• wdrożenie rozwiązania
• przeprowadź szkolenia
• wprowadź plan w życie

Wdrożenie zaproponowanego i wybranego systemu to przede wszystkim czas przeznaczony na testowanie, uczenie się, wnoszenie poprawek. Testowanie, to bardzo ważny etap, nie można go skracać do minimum czy pomijać.

Po wdrożeniu jest czas na szkolenie pracowników IT i użytkowników zaawansowanych. Szkolenia są praktyczne, a użytkownicy systemu realizują konkretne działania z zakresu swoich codziennych obowiązków, lecz z wykorzystaniem systemu DocuWare.

Na tym etapie tworzona jest dokumentacja techniczna projektu, zawiera ona wszystkie analizy, decyzje, rekomendacje oraz konfiguracje systemu. Wprowadzenie planu działania w życie to etap końcowy. Wzrasta udział użytkowników systemu, kolejni pracownicy mogą korzystać z cyfrowego biura, a napływające do firmy i dokumenty zyskują nowy wymiar.

A dokumenty archiwizowane są długo i szczęśliwie …

Tak przestawia się metodyka procesu tworzenia biura bez papieru. To nie jest żadna rewolucja, to usystematyzowana transformacja działań i procesów, które mają miejsce w organizacji. Dokumenty zyskują niezniszczalność, możliwość łatwego powielana i porządkowania, elektroniczne akta osobowe pracownika są automatycznie archiwizowane. Nie jest to jednak koniec historii z hollywoodzkim zakończeniem. DocuWare, po 90 dniach wprowadzania do cyfryzacji zapewnia video tutoriale, webinaria, konferencje wspierające pracowników biur bez papieru. Kluczowe jest by system rozwijał się i wspierał rozwój każdej organizacji, która zatrudnia nowych ludzi, zmienia profil działania czy zdobywa nowe rynki i tworzy nowe dokumenty… Tu zaczyna się jednak nowa bajka, o tym jak firma DocuWare wykorzystuje sztuczną inteligencję, by biuro bez panieru było inteligentne…

Po więcej zapraszamy do naszego wpisu: Elektroniczny obieg dokumentów – co to?