Sztuczna inteligencja w służbie HR
Teczka elektroniczna wspiera pracę działów HR. Jednak uruchomienie e-teczki może być stresujące. Czasami taki stres może wstrzymywać podjęcie decyzji o realizacji projektu. Jest to powszechne i zrozumiałe. Spotykamy się z dwoma głównymi obawami działów HR:
- Skanowanie i opisywanie dokumentów ponad 80% firm
- Integracja z systemem HR – ponad 65% firm
Skanowanie i opisywanie dokumentów HR w DocuWare
Do prowadzenia e-teczek korzystamy z DocuWare. DocuWare „opiekuje” się dokumentami i pozwala je skanować, zapisywać, organizować, chronić i udostępniać. E-Teczka uprasza takie zadania jak:
– skanowanie dokumentów,
– podział rodzajów dokumentów,
– opis dokumentów,
– kontrola kompletności teczki,
– pilnowanie terminów,
– znajdowanie dokumentów.
Opisywanie dokumentów w DocuWare jest bardzo proste. Korzystamy z funkcji opisu jednym kliknięciem – One Click Indexing. Ta funkcja działa w przeglądarce DocuWare. Po najechaniu kursorem na dowolny tekst (słowo, datę, liczbę) jest on podświetlany. Po naciśnięciu klawisza myszki zawartość z wybranego tekstu zostanie automatycznie przeniesiona do pola opisu. Tym samym opis dokumentu jest bardzo prosty. A dzięki funkcji One Click Indexing i nie musimy ręcznie przepisywać wartości z dokumentu. Tym samym opis umowy o pracę, badania lekarskiego zajmuje niewiele czasu.
Jak działa Sztuczna Inteligencja Intellix?
W DocuWare możemy opisywać dokumenty nie tylko dzięki One Click Indexing. DocuWare uczy się nowych dokumentów. Im więcej dokumentów rozpoznaje, tym lepsze osiąga wyniki. Automatycznie czyta podstawowe dane z dokumentów takie jak:
– imię i nazwisko pracownika, – PESEL,
– unikalny numer teczki,
– numer,
– data dokumentu,
– termin ważności.
Ciekawostka nr 1: Ile dokumentów jest przetwarzanych przez Intellix dziennie?
Poniedziałki są najbardziej pracowitymi dniami w tygodniu. Intellix przetwarza średnio 300.000 dokumentów w każdy poniedziałek. 220.000 w regionie EMEA i 80.000 w USA.
Piątki są najbardziej leniwymi dniami, kiedy Intellix przeważa tylko 170 000 dokumentów. 100.000 w regionie EMEA i 70.000 w USA.
Ciekawostka nr 2: Która godzina jest najbardziej pracowita dla Intellix?
W regionie EMEA jest to czas między 10:00 a 11:00 rano. W USA Intellix również najbardziej intensywnie pracuje między 10:00 – 11:00 rano lokalnego czasu.
Ciekawostka nr 3: Ile dokumentów jest rozpoznawanych miesięcznie?
W maju 2021 Intellix rozpoznał ponad 4,2 mln dokumentów w EMEA i 1,8 mln dokumentów w USA. Liczba dokumentów systematycznie rośnie.
Ciekawostka nr 4: Ile dokumentów Intellix rozpoznał od uruchomienia?
W EMEA przetworzyliśmy ponad 110 milionów dokumentów. W USA Intellix odczytał ponad 49,5 miliona dokumentów. Możemy więc powiedzieć, że Intellix posiada swoją inteligencję ze 160 milionów dokumentów.
Ciekawostka nr 5: Ile czasu zaoszczędził Intellix?
Ręczne wprowadzanie danych zajmuje średnio od 3-5 minut. W przypadku dokumentów HR jest to około 4 minut. Intellix oszczędza 95% ręcznego wprowadzania danych. Intellix zaoszczędził klientom ponad 1.153 lat lub 10.101.666 godzin.
Skracamy czas rejestracji dokumentów o 95%
Dzięki DocuWare czas rejestracji dokumentów kadrowych zmniejsza o 95%. Czas obiegu dokumentów obniża się o 70-80%. Pracownicy HR zamiast szukać papieru na biurkach kolegów, mogą skupić się na ważniejszych zadaniach.
Integracja z systemami HR
Połączenie teczki z systemem HR jest bardzo ważne. Ponad 65% klientów obawia się, czy e-teczka oraz system HR będą ze sobą rozmawiać. Rozumiemy tę obawę i wiemy, jak to jest ważne dla zespołów HR. Dyrektorzy HR, specjaliści HR znają się na zarządzaniu zespołami. Nie zawsze są specjalistami od łączenia systemów informatycznych. Na szczęcie my się na tym znamy i połączyliśmy już ponad 100 różnych systemów z DocuWare.
DocuWare ma duże możliwości łączenia z innymi programami. W ramach każdego pakietu Cloud mamy dostępne takie wtyczki:
- Wtyczka do MS Outlook – Connect to outlook
- Wtyczka do MS Office
- Wtyczka to Office365
- Wtyczka do folderów lokalnych – DW Import
- Wtyczka do Gmail lub poczty zgodnej z IMAP – Connect to Mail
- Lokalna wtyczka baz danych – Local data connector
- Robot – Smart Connect
Smart Connect Highlight Search
Wyobraź sobie automatycznego robota. Robot nie przeszkadza Ci w pracy. Korzystasz ze znanych sobie programów np. Enova, Sage, CDN XL, StreamSoft, Impuls, Simple, TETA etc.. Otwierasz rekord pracownika Jana Kowalskiego i zaznaczasz jego numer teczki 120001. Naępnie naciskasz dwa klawisze np. ALT + D … i na ekranie twojego komputera pojawia się wybrana teczka. To właśnie nasz Robot Smart Connect odezwał się do DocuWare i wyciągnął dla Ciebie teczkę. Dzięki Robotowi DocuWare możesz wyszukiwać dokumenty w DocuWare łatwiej niż kiedykolwiek wcześniej. Po skonfigurowaniu robota wyszukiwanie działa z każdym programie HR, CRM, programu księgowego, ERP etc.
Dzięki Smart Connect można wyświetlać dokumenty oraz całe teczki z DocuWare bezpośrednio z Twoich ulubionych programów. Funkcja działa uniwersalnie we wszystkich programów, a do jej uruchomiania potrzebnych jest tylko kilka minut.
Czy to dla Ciebie?
Możesz mieć nadal wątpliwości, czy eTeczka DocuWare jest dla Ciebie. Proszę umów się na darmową konsultację. W artykule Prezentacja DocuWare dla Ciebie i Twojego zespołu wyjaśniamy, czy i kiedy warto umówić się z naszym konsultantem na spotkanie.
