Niezależnie od tego, jak nazywa się twoja inicjatywa czy projekt wdrożenia systemu zarządzania dokumentami: biuro bez papieru, digitalizacja dokumentów, cyfryzacja procesów, workflow, elektroniczny obieg dokumentów, system zarządzania dokumentami, Document Management System, automatyzacja procesów, w trakcie wdrożenia możesz natknąć się na przeszkody i opór pracowników. Możesz tego uniknąć poświęcając czas na zaplanowanie projektu automatyzacji.
Projekt digitalizacji zrealizowany poprawnie może zmienić twoją firmę. DocuWare pomógł w 2021 ponad 3.000 klientom wdrożyć rozwiązanie Document Management System. W artykule tym podzielimy się doświadczeniami z tych projektów, aby Twój projekt nie skończył się frustracją oraz oporem ze strony użytkowników nowego systemu workflow. W tym artykule przyjrzyjmy się typowym wyzwaniom związanym z wdrożeniem systemu zarządzania dokumentami:
- Brak wizji rozwoju DMS
- Brak celu projektu
- Pominięcie użytkowników
- Odwzorowanie papierowych obiegów dokumentów
- Powierzchowne testy
- Brak dokumentacji
1. Brak wizji rozwoju DMS
Usługi w chmurze stają się standardem. Nie tylko duże organizacje ale także małe i średnie firmy odkrywają korzyści korzystania z usług w chmurze. Wydatki na subksrypcje oprogramowania stanowią wydatki operacyjne. Dzięki temu bardzo elastycznie można je zaplanować i realizować wtedy, gdy firma jest gotowa na zmianę. Dzięki teamu można wdrożyć DMS dla 4 użytkowników, a następnie rozszerzyć system o kolejnie procesy.
Nie popełniaj błędu, wybierając rozwiązanie, które idealnie pasuje do Twoich obecnych potrzeb biznesowych, bez uwzględnienia przyszłego rozwoju. Ważne jest, aby zrozumieć cele biznesowe, dzięki czemu można wybrać system, który może rosnąć wraz z twoją orgazniacją. Ostatnie dwa lata pokazały, jak zmienne jest otoczenie biznesowe. Duże, średnie i małe firmy muszą działać coraz sprawniej i zwinniej. Przeniesienie rozwiązań biznesowych do chmury oferuje wyraźną przewagę konkurenyjną i wspiera zwinne działanie (Agile).
Chmura jest często postrzegana jako lepsze rozwiązanie niż tradycyjna instalacja na serwerach. Nie bierz przekonań innych za pewnik i rozwać samodzielnie, co jest bardziej korzystne dla twojej organizacji: chmura czy instalacja na serwerze. Nasi klienci wskazują następujące korzyści z DocuWare DMS w chmurze:
- elastyczność
- niezawodność
- bezpieczeństwo
- niższe koszty utrzymania i aktualizacji
- brak problemów z utrzymaniem i aktualizacją systemów
- łatwe zarządzanie
- przewidywalne miesięczne opłaty
- łatwe zarządzania dodatkową przestrzenią i dodatkowymi użytkownikami
- skalowalność – można zacząć od 4 użytkowników i rosnąć w miarę potrzeb
- mniej bólu głowy dla wewnętrznego działu IT – Usługi w chmurze uwalniają kolegów z IT od odpowiedzialności za zarządzanie aktualizacjami systemu, instalowanie poprawek bezpieczeństwa i radzenie sobie z problemami związanymi z bezpieczeństwem cybernetycznym – dzięki czemu mogą oni skupić się na projektach strategicznych. Dostawcy usług w chmurze wykorzystują również efekt skali, aby zapewnić bezpieczeństwo wykraczające poza to, co większość firm mogłaby zrobić we własnym zakresie.
2. Brak celu projektu
To bolączka wielu projektów informatycznych. Po wstępnej euforii związanej z uruchomieniem nowego projektu po kilku miesiącach przychodzi moment AHA. Okazuje się, że źle zdefiniowany zakres projektu oraz brak określonych celów projektu stanowią poważny problem dla klienta oraz dla dostawcy. W efekcie można przekroczyć budżet, zawiesić projekt lub uruchomić system, który zamiast wspierać organizację w odejściu od papieru i automatyzacji generuje dodatkową pracę. Warto, aby zespół projektowy odpowiedział na poniższe pytanie:
Jakie są cele Twojej organizacji w zakresie wdrożenia systemu zarządzania dokumentami DMS?
Jeśli nie określisz jasnego celu projektu, wszyscy zaangażowani w projekt będą przyjmować własne założenia, a te założenia nie będą takie same. Cele będą się różniły dla każdej firmy. Na ich definicję ma wpływ branża, wielkość firmy np. producent okien ma inne cele niż startup produkujący system SAAS dla restauracji. Dlatego należy zdefiniować mierzalne cele projektu. Jak ustawić cele digitalizacji opisaliśmy w artykule Księgowość i HR bez papieru – 4 etapy.
Cel projektu to po prostu pytanie o DLACZEGO. Dlaczego realizujemy ten projekt? Ty i twoi koledzy muszą wiedzieć, co chcecie osiągnąć, zanim przystąpicie do realizacji projektu. Dlaczego Projektu (cel projektu) musi być zdefiniowany zanim przystąpicie do określania zakresu i funkcjonalność, którą musi zawierać Twój nowy system zarządzania dokumentami. Kilka z najczęstszych celów wdrożenia systemu zarządzania dokumentami:
- Skuteczne przechwytywanie informacji i automatyzacja klasyfikacji, eliminująca potrzebę ręcznego sortowania i przetwarzania.
- Bezpieczne i efektywne wyszukiwanie, odzyskiwanie, skanowanie, przechowywanie, wysyłanie pocztą elektroniczną i zarządzanie wieloma rodzajami treści, w tym między innymi dokumentami elektronicznymi i obrazowymi, wiadomościami e-mail i plikami audiowizualnymi.
- Automatyzacja procesów biznesowych związanych z treścią, takich jak zarządzanie sprawami, zarządzanie umowami lub przetwarzanie zobowiązań.
- Archiwizować zapisy i stosować formalne harmonogramy przechowywania w celu skutecznego zarządzania informacjami.
3. Pominięcie użytkowników
Pominięcie użytkowników to bardzo częsty błąd, który niestety zdarza się zarówno dużym i małym organizacjom. Projekt uruchomienia systemu zarządzania dokumentami jest planowany przez zarząd, dyrektorów i niestety zapomina się o użytkownikach końcowych. Jeśli pracownicy wszystkich szczebli nie akceptują nowego systemu i nie wierzą, że będzie on miał pozytywny wpływ na ich codzienną pracę, to szanse na powodzenie projektu zmniejszają się. Zazwyczaj jedną z największych przeszkód w akceptacji projektu jest brak komunikacji. Kiedy pracownicy nie wiedzą, co się dzieje i dlaczego zachodzą zmiany, mogą odczuwać strach przed nieznanym i mocno trzymać się dotychczasowych procesów i sposób pracy z dokumentami.
Aby tych problemów uniknąć, komunikuj się regularnie i bądź gotowy/gotowa do pełnego wyjaśnienia korzyści płynących z nowych procesów oraz zagrożeń i ryzyk projektowych. Otwarta komunikacja zwiększa zaufanie kolegów. Korzyści i ryzyka warto ustalić na 3 poziomach: pracownik – proces – firma.
4. Odwzorowanie papierowych obiegów dokumentów
Firmy czasami zakładają, że zautomatyzowane procesy i obiegi dokumentów będą lustrzanym odbiciem ich obecnych procesów papierowych. Jednak aktualne procesy i procedury obiegu dokumentów powinny być tylko punktem wyjścia. Bardzo często procesy te nie są dobrze udokumentowane, a wielu pracowników stosuje nieformalne obejścia. Dlatego tak ważne jest, aby w trakcie wdrożenia korzystać z pomocy ekspertów znających się na automatyzacji procesów.
Zbierz wymagania od każdego zespołu, którego projekt dotyczy. Przeprowadź warsztaty ze swoim zespołem, aby:
- ustalić stan faktyczny, jak procesy i obiegi dokumentów funkcjonują obecnie
- zidentyfikować kluczowe kroki, wąskie gardła i frustracje pracowników
- uzgodnić stan docelowy i usprawnienia
W takich warsztatach pomocny będzie ekspert znający się na obiegu dokumentów i wdrażaniu projektów z zakresu Document Management System.
5. Powierzchowne testy
Określenie zakresu testów nie jest proste. Bardzo łatwo wpaść w pułapkę i zdefiniować zbyt szeroki lub zbyt wąski zakres testów. Oto pułapki, których należy unikać:
5.1 Brak środowiska testowego
Do wdrożenia automatyzacji w obszarze zarządzania dokumentami potrzebne będą system testowy oraz system produkcyjny. W zależności od wybranego systemu DMS dostawca dostarczy Ci osobny system lub wydzieli w ramach systemu produkcyjnego środowisko testowe. Przy realizacji projektów małej i średniej wielkości środowisko testowe w ramach systemu produkcyjengo będzie wystarczające. W dużych projektach dla setek użytkowników i dziesiątek tysięcy dokumentów archiwizowanych w każdym miesiącu, niezbędny stanie się osobny system testowy.
System testowy stanowi dokładne odwzorowanie systemu, z którego korzystać będą użytkownicy. Jego przeznaczeniem jest testowanie wszystkich zmian, zanim zostaną wprowadzone do systemu produkcyjnego.
System produkcyjny jest to „żywy system” DMS, z którego po zakończonych sukcesem testach będą korzystać twoi koledzy i koleżanki do realizacji codziennych zadań i obiegów dokumentów.
5.2 Wybór „elitarnych” pracowników do testów
Do testów zaproś wszystkie osoby z różnych działów. Nie nazywaj tego zespołu grupą specjalną lub elitarną. To może stworzyć awersję do projektu oraz podział na dwie grupy My- Oni. Nie jest to również idealny sposób, aby znaleźć wszystkie potencjalne braki, ponieważ pracownicy z różnych działów i różnych kompetencjach znajdą różne problemy. I o to właśnie chodzi. Skoro odkryjemy problem to możemy go rozwiązać, zanim system trafi do użytkowników.
5.3 Brak scenariuszy testowych
Scenariusz testowy stanowi opisany zbiór przypadków testowych, czyli niezbędnych kroków służących do sprawdzenia systemu. W przypadku systemów do systemu zarządzania dokumentami – DMS testy dotyczyć będą następujących obszarów:
- archiwizacja i zapisywanie dokumentów (skany, email, wydruki, dokumenty elektroniczne, dokumenty generowane z tj. aplikacji jak: system finansowo-kadrowy, system kadry-płace, system ERP, CRM etc.)
- rozpoznawanie danych i OCR wraz z opisem dokumentów metadanymi
- uprawnienia
- obiegi dokumentów
- wyszukiwanie dokumentów
- okresy przechowywania dokumentów
- przekazywanie, pobieranie danych z i do innych systemów tj. Symfonia, Enova, CDN XL, MS Dynamics, SAP, Salesforce, PipeDrive, Hubspot i inne.
W przygotowaniu scenariuszy testowych do wdrożenia Document Mangement System pomoże Ci twój dostawca DMS. Jednak warto w weryfikację scenariuszy testowych włączyć swój dział IT. Pamiętaj, aby nie wpadać w pułapkę tworzenia zbyt wielu zbyt szczegółowych scenariuszy. To podniesie koszty uruchomienia oraz opóźni uruchomianie systemu zarządzania dokumentami. Każde wdrożenie jest inne. W DocWay przyjmujemy takie założenia dotyczące proporcji dla niedużych wdrożeń:
- analiza i dokumentacja – 20%
- konfiguracja i wdrożenie – 60%
- testy – 15%
- szkolenia – 5%
Pamiętaj, że to jest nasza sugestia i wybrany przez Ciebie dostawca może mieć inne doświadczania. Najważniejsze jednak, aby pamiętać o uwzględnieniu testów oraz dokumentacji w planie i budżecie.
6. Brak dokumentacji
Napisanie dokumentacji projektowej projektu Document Management System jest zbyt często pomijane. Dlaczego tak często zapominamy o dokumentacji lub świadomie decydujemy jej nie pisać? Poniżej kilka najważniejszych czynników:
- dokumentacja podwyższa koszt projektu
- dokumentacja nie jest potrzebna tu i teraz. Zwykle będzie potrzebna dopiero w przyszłości, gdy podejmiemy decyzję o wdrożeniu automatyzacji DMS w innym obszarze.
- przecież wiemy, jak system działa. Pamiętaj, że za pół roku większość osób pracujących w projekcie (ty i zespół projektowy, dział IT oraz dostawca systemu zarządzania dokumentami DMS) nie będzie pamiętać, dlaczego funkcje zostały skonfigurowane tak, a nie inaczej.
Pisanie dokumentacji projektowej to nie tylko dobra praktyka. Dokumentacja obniża ryzyko projektowe i znacząco zwiększa szansę na rozszerzenie projektu w przyszłości w innych obszarach w firmie.
Krótkie podsumowanie
W artykule tym poznałeś/poznałaś najważniejsze pułapki związane z wdrożeniem systemu DMS. Podpowiedzieliśmy także, jak ich uniknąć. Pewnie nadal będziesz poszukiwał dodatkowej wiedzy na temat systemów zarządzania dokumentami, systemów workflow, DMS etc. Pewnia będziesz chciał/chciała zrozumieć, czym różnią się system DMS, Wokflow, ECM, Content services. Poniżej przygotowaliśmy krótkie wyjaśnienie, które rozwieje najważniejsze wątpliwości.
System DMS, ECM – czym się różnią?
Document Management System (DMS) oznacza System Zarządzania Dokumentami. Czasami nazywany bywa także Enterprise Content Managment (ECM). Jaka jest różnica między rozwiązaniem ECM a DMS? Rozróżnienie jest nieostre, ponieważ terminy „system zarządzania dokumentami” (DMS) oraz „zarządzanie treścią przedsiębiorstwa” (ECM) są często używane zamiennie.
DocuWare jest określane jako rozwiązanie zarówno ECM jak i DMS. Dlaczego? Ponieważ „zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie” to zestaw możliwości, które umożliwiają organizacji dowolnej wielkości kontrolowanie i zrozumienie informacji biznesowych, a to właśnie robi DocuWare. „Zarządzanie dokumentami” to podzbiór tych możliwości ECM.
System zarządzania dokumentami DMS oferuje podstawowe funkcje, takie jak przechwytywanie, indeksowanie, archiwizowanie, automatyzacja i kontrola informacji oraz integracja z oprogramowaniem biznesowym:
- Przechwytywanie i przechowywanie
Mechanizm umożliwiający łatwe przetwarzanie dokumentów z różnych źródeł, takich jak poczta elektroniczna, dokumenty cyfrowe, skanery i drukarki, w celu przechowywania ich w centralnym repozytorium cyfrowym.
- Kontrola dostępu i Uprawnienia
Inteligentne reguły kontrolują, kto ma prawa dostępu do określonych dokumentów. Jest to szczególnie przydatne w przypadku dokumentów poufnych.
- Indeksowanie i wyszukiwanie
Umożliwa automatyczne skanowanie lub cyfrowe przesyłanie i indeksowanie dokumentów w celu łatwego śledzenia i wyszukiwania. Indeksowanie przypisuje opisowe, możliwe do przeszukiwania tagi.
- Udostępnianie
Bezpiecznie udostępniaj dowolny dokument bez obawy o jego niewłaściwe sprofilowanie lub utratę.
- Współpraca
Zbiorowa praca nad dokumentami przy jednoczesnym unikaniu wielu wersji.
- Automatyzacja i Business intelligence
Zarządzaj, organizuj i uzyskuj dostęp do krytycznych dla biznesu dokumentów i informacji.
- Integracja
Moduły workflow mogą integrować się z innymi systemami, aby zautomatyzować procesy i zwiększyć efektywność. Współdzielenie danych między systemem zarządzania dokumentami, systemami CRM, systemami ERP maksymalizuje funkcjonalność i minimalizuje manualne przepisywania danych między systemami i pozwala pracownikom skupić się na ważniejszych zadaniach.
Enterprise Content Management a Content Services?
Być może słyszałeś również termin Content Services przywoływany w raportach analityków branżowych i artykułach technologicznych. W 2016 roku firma Gartner wprowadziła pojęcie Content Services (usługi treści) jako zamiennik terminu Enterprise Content Management. Punkt widzenia firmy Gartner to:
„Enterprise Content Management” nie odzwierciedla już dynamiki rynku ani potrzeb organizacyjnych dotyczących treści w cyfrowym biznesie. Dla liderów aplikacji odpowiedzialnych za projekty ECM oznacza to odłożenie na bok dotychczasowych wyobrażeń i przemyślenie podejścia do technologii.”
Ta nowa koncepcja próbuje odsunąć branżę od jednosystemowego, uniwersalnego myślenia o ECM na rzecz bardziej modułowego, opartego na chmurze podejścia, które oferuje szeroką gamę możliwości integracyjnych. Inne firmy analityczne, takie jak Forrester, również przyjęły tę terminologię.
DocuWare i rozwiązania podobne tj. Suncode, Webcon, Laserfiche mogą być zatem opisywane jako:
- Document Management System – System zarządzania dokumentami –
- ECM – Enterprise Content Management
- Content Services Platform
- Workflow – Elektroniczny Obieg Dokumentów
Wybierając rozwiązanie nie przywiązuj zbyt wielkiej wagi do tego jak dostawca „pozycjonuje” swój system. Ważne jest jakie są Twoje potrzeby i wizja automatyzacji obiegu dokumentów na przyszłość. Chodzi o to, aby znaleźć rozwiązanie, które spełnia dzisiejsze potrzeby biznesowe i umożliwia organizacji wykonanie kolejnego kroku na drodze cyfrowej transformacji.
