System Workflow do obiegu faktur

Faktury zakupowe w firmie zanim zostaną zapłacone muszą muszą zostać zweryfikowane, zatwierdzone, przypisane do odpowiednich kont i MPK w Księdze Głównej. Obieg faktur kosztowych przebiega zwykle bardzo podobnie w różnych organizacjach. Jednak prawie wszyscy lubimy myśleć, że jesteśmy wyjątkowi. To powoduje, że często słyszymy od klientów: „u nas jest inaczej” lub „nasz proces jest specjalny”. Jednak po wdrożeniu już setek systemów workflow wiemy, że obiegi faktur w różnych organizacjach są podobne. Różnią się od siebie drobnymi elementami, jednak ogólne założenia są takie same.

Dla wszystkich klientów ważne jest, aby faktury przychodzące były przetwarzane szybko, dokładnie, z minimalnym zaangażowaniem pracowników. W końcu automatyzacja workflow polega właśnie na eliminacji żmudnych manualnych zadań, które można prosto zautomatyzować tj. weryfikacja netto, VAT i brutto, weryfikacja NIP, faktury z zamówieniem. Daje to natychmiastowe korzyści:

1. Wyeliminowanie papieru powoduje przyspieszanie procesów biznesowych
2. Eliminacja ręcznego wprowadzania danych eliminuje błędy ludzkie
3. Automatyzacja procesów i obsługa wyjątków pozwala na obsługę większych liczby dokumentów bez zwiększania zatrudnienia
4. Jeśli importujesz towary spoza Polski wczesne płatności pozwalają na uzyskanie rabatów za wczesną płatność tzw. Sconto
5. Ograniczenie stresu pracowników i czasu przygotowania do audytów lub kontroli skarbowych

Workflow faktur w 5 krokach

Niezależnie od tego, czy przetwarzasz i rejestrujesz faktury ręcznie, czy automatyzujesz proces przy pomocy systemu workflow, jest pięć krokrów, które występują w każdej organizacji. Te kroki opisujemy poniżej:

1. Dostarczenie faktur

2. Rejestracja faktury i wprowadzenie do systemu workflow

3. Obieg dokumentów i akceptacja faktur

4. Przekazanie danych do FK

5. Płatność

1. Dostarczenie faktur

Faktury przesyłane do firm są zwykle na 3 sposoby:

1. Źródło: poczta, kurier, inne = > Format: Papier
2. Źródło: email = > Format: PDF, jpg, PNG, word, excel, XML
3. Źródło: Krajowym Systemem eFaktur = > Format XML

Na tym etapie procesu bardzo ważne jest, aby zdefiniować:

• wszystkie źródła wejścia faktur do firmy
• wszystkie formaty faktur tj. papier, dokument elektroniczny, format xml

Następnie należy ustalić sposób na szybkie i dokładne przechwycenie faktury i wprowadzenie jej do systemu workflow niezależnie od źródła oraz formatu. Dobrą praktyką jest przetwarzanie wszystkich faktur w podobny sposób niezależnie od ich źródła. Przetwarzanie papieru inaczej niż faktur z elektronicznych zwiększy liczbę błędów i obniży wydajność.

2. Rejestracja faktury i wprowadzenie do systemu workflow

Dane, które rejestrujesz musisz zarejestrować zależą od Twojego systemu Finansowo Księgowego. System workflow przekazuje wszystkie dane do FK i w tym celu automatycznie odczyta m.in:

• Kwotę netto
• Kwotę VAT
• Kwotę brutto
• Stawki VAT
• NIP Wystawcy
• Numer faktury
• Warunki płatności
• Datę
• Termin
• Opis faktury całościowo lub z rozpiciem na pozycje faktury lub MPK
• Opis faktury zgodny z wymaganiami Twojej księgi Głównej (konta, projekty, MPK etc.)

Jedną z największych zalet obiegu dokumentów i faktur w systemie workflow jest to, że elektroniczny obieg dokumentów automatycznie odczytuje wszystkie niezbędne dane z faktury. Nowoczesne systemy będą wspierane sztuczną inteligencją. Jeśli ktoś ma jakiekolwiek pytania, może szybko uzyskać dostęp do faktury w celu uzyskania dodatkowych informacji. Po zrozumieniu kluczowych danych indeksowych faktury, cyfrowy przepływ pracy umożliwia automatyzację procesów biznesowych i pozwala na przestrzeganie reguł biznesowych.

System workflow pozwala na weryfikację poprawności danych w sposób automatyczny. Dzięki temu twoja firma uniknie błędów, podwójnych płatności i oszustw. System workflow DocuWare dostarcza 3 główne automatyzacje w obszarze elektronicznego obiegu faktur:

Weryfikacja formalna – Automatyzacja 1

Weryfikacja faktury pod względem formalnym: data wystawienia, numer, dane sprzedawcy i nabywcy wraz z nr NIP, wartość netto, kwotę podatku VAT, wartość brutto etc. W razie niezgodności użytkownik zostanie poproszony o weryfikację i decyzję. Gdy wszystko jest zgodne system uruchomi następną automatyzację.

uzgodnienie z zamówieniem – automatyzacja 2

System workflow może sprawdzić, czy dla danej faktury w jest wystawione zamówienie oraz dokument PZ. System może sprawdzać te dokumentem pod kontem ilości, pozycji oraz cen. W przypadku rozbieżności użytkownik zostanie poinformowany.

Wykrywanie nadużyć – automatyzacja 3

Na koniec każda faktura przechodzi badanie pod kątem oszustw. Częścią procesu weryfikacji jest sprawdzenie, czy sprzedawca jest znany i zarejestrowany w systemie FK. System workflow sprawdzi dostawcę w Białej Księdze. Dodatkowo system workflow sprawdzi, czy ta faktura nie została już uprzednio zatwierdzona i zapłacona.

Weryfikacja przeprowadzana ręcznie jest kosztowna i czasochłonna. Aby osiągnąć skokowy wzrost wydajności, firmy powinny zoptymalizować weryfikację faktur jako część swojej działalności księgowej, kiedy tylko jest to możliwe.

3. Obieg dokumentów i cyfrowy przepływ pracy

Elektroniczny obieg dokumentów i faktur będzie przebiegał różnie dla różnych rodzajów faktur. Zwykle mamy doczynienia z 4 rodzajami automatyczncyh procesów faktur:

1. Faktury towarowe uzgadnia 2 lub 3 stopniowo – system workflow uzgadnia zamówienie i/lub PZ z fakturą. Jeśli nie ma rozbieżności dokument trafia do dekretacji w księgowości
2. Faktury kosztowe powtarzalne – są to faktury od stałych dostawców wystawiane miesięcznie rozbijane wg. stałego klucza (np. procentowo). Takie faktury mogą być automatycznie weryfikowane i przekazywane do księgowości.
3. Wysokie kwoty – faktury o wartości powyżej np. 100.000 (indywidualnie dla firmy, działu) wymagać mogą dodatkowych akceptów: kierownika działu, szefa finansów i/lub członka zarządu/właściciela.
4. Faktury wymagające akceptacj – pozostałe faktury, które będą musiały być zatwierdzoe przez wskazancyh praconiwków i zadekretowane na projekty lub MPK. Takie faktury, dokumenty informacje lub zadania zostaną skierowane do akceptacji a na końcu procesu do dekretacji w Księgowości.

4. Przekazanie danych do FK

Po zatwierdzeniu faktur i zakończeniu procesu dane mogą zostać zsynchronizowane i przesyłane systemu Finansowo Księgowego. Zwykle DocuWare integrowany jest z Symfonia, MS Dynamics, Ennova, SAP Business One, QuickBooks, Sage, CDN XL. Na tym etapie dane z systemu workflow są przesyłane do . Jednak mamy ponad 500 integracji z różnymi systemami ERP i FK. . Podczas gdy natywne integracje są możliwe dzięki interfejsom API i gotowym konektorom, uniwersalną metodą eksportu i importu danych o transakcjach są pliki CSV, które są produkowane przez zaawansowane systemy zarządzania dokumentami.

Dodatkowo obrazy faktur i dokumentów towarzyszących, takich jak zamówienia zakupu, listy przewozowe są przechowywane a archiwum docuware i dostępne jednym kliknięciem z Twojego systemu FK. Dzięki temu są można je szybko i sprawnie odnalźć w razie potrzeby np. w trakcie kontroli lub audytu.

5. Płatność

Gdy faktura zostanie przekazana do FK, może zostać ustawiona w kolejce do zapłaty. W Polsce przelewy do banków są zwykle generowane są z systemów Finansowo Księgowych tj. Symfonia, Ennova, MS Dynamics. Jednak czasami zdarza się, że system FK nie może generować pliku do bankowości elektronicznej. W takich przypadkach System Workflow również może pomóc i przygotować niezbędny plik w formacie wymaganym w bankowości elektronicznej. oznacza to po prostu, że jest ona kierowana do przepływu pracy, aby przedstawiciel działu zobowiązań lub inny upoważniony pracownik mógł przetworzyć płatność.

Aby przetworzyć płatność, zazwyczaj potrzebne są takie informacje jak:

• Całkowita kwota należności
• Numer Faktury
• Nazwa i konto dłużnika
• Wszelkie identyfikatory płatności, takie jak numery kont lub faktur, które powinny być dołączone do płatności

Podsumowanie

Automatyzacji workflow pozwala na zaadresowane najważniejszych problemów, z jakimi borykają się firmy bazujące na papierze. Digitalizacja eliminuje papierowy przepływ pracy i związane z nim problemy:

1. Koszty
2. Bezpieczeństwo
3. Spadek wydajności

Więcej na ten temat w artykule na temat Dygitalizacji. Jak przeprowadzić wdrożenie systemu w trzech krokach?