Obieg faktur, w tym elektroniczny obieg faktur, oraz Procure-To-Pay albo Purchase-To-Pay, w skrócie określany jako P2P albo PTP, to dwa możliwe rozwiązania wspierające obieg faktur kosztowych, z jakich może skorzystać dział księgowości w firmie.
Czym dokładnie jest system Procure-To-Pay? Na czym polega standardowy obieg faktur? Prezentujemy przegląd kluczowych kwestii związanych z tymi dwoma obiegami!
Procure-To-Pay – co to jest?
W każdej firmie w ramach jej codziennej pracy prowadzone są różne procesy biznesowe. Jednym z nich jest proces Procure-To-Pay. Co kryje się pod tym terminem?
Rozpocznijmy zatem od krótkiego wyjaśnienia, co to jest Procure-To-Pay, inaczej Purchase-to-Pay. Termin ten odnosi się do kompleksowego procesu związanego z obsługą zamówień – od momentu powstania potrzeby zakupowej, aż do dokonania płatności. Na język polski można przetłumaczyć go jako „od zapotrzebowania do zapłaty”.
Na proces Procure-To-Pay składają się 4 główne etapy:
- Zapotrzebowanie.
- Zamówienie,
- Przyjęcie dostawy,
- Fakturowanie.
Poniżej wyjaśniamy, czym dokładnie różnią się system do obsługi P2P a systemy obsługujące zwykły proces obiegu faktur kosztowych w przedsiębiorstwach.
Jaka jest różnica między Procure-To-Pay a obiegiem faktur kosztowych?
Różnica między Procure-to-Pay a obiegiem faktur polega głównie na zakresie i etapach procesu zakupowego.
1. W przypadku Procure-To-Pay
Zakres:
P2P to szerszy proces, który obejmuje wszystkie etapy związane z zakupem towarów lub usług, począwszy od początkowej decyzji o zakupie, aż do ostatecznej płatności.
Etapy:
Obejmuje on szereg procesów, w tym identyfikację zapotrzebowania na produkt lub usługę, wybór dostawcy, utworzenie i wysłanie zamówienia zakupu, odebranie towarów lub realizację usług, przetworzenie faktur i wreszcie dokonanie płatności.
Cel:
P2P ma na celu optymalizację całego cyklu zakupowego, uzyskanie większej oszczędności czasu i kosztów, dbanie o zgodność z polityką wewnętrzną firmy i wzmocnienie relacji z dostawcami.
2. W przypadku obiegu faktur, w tym elektronicznego obiegu faktur
Zakres:
Obieg faktur jest podzbiorem kompleksowego procesu P2P. Koncentruje się w szczególności na obsłudze faktur kosztowych i zarządzaniu nimi. Może on odnosić się do faktur w formie papierowej albo faktur mających formę cyfrową, czyli w formie elektronicznej.
Etapy:
Proces ten obejmuje różne etapy obiegu faktur, w tym otrzymanie faktury, weryfikację jej zgodności z zamówieniami zakupu i dowodami dostawy (na przykład przez 3-Way-Matching, czyli trójstronne uzgadnianie faktur), rozwiązanie wszelkich rozbieżności, uzyskanie niezbędnych zatwierdzeń i dokonanie płatności.
Cel:
Głównym celem obiegu faktur kosztowych jest zapewnienie terminowych płatności na rzecz dostawców, prowadzenie dokładnej dokumentacji finansowej i zapobieganie naruszeniom przepisów.
Podczas gdy Procure-To-Pay jest kompleksowym procesem, który obejmuje wszystkie aspekty zaopatrzenia, obieg faktur w wersji papierowej w tradycyjny sposób, a także elektroniczny obieg faktur, jest tylko jednym z elementów P2P, który zajmuje się obsługą faktur przychodzących.
Jak wspierać proces P2P i obieg faktur w firmie?
Aby cały proces P2P, w tym także obieg faktur kosztowych w dziale księgowości mógł odbywać się efektywniej, warto zdecydować się na jego automatyzację. Co to oznacza?
Automatyzacja w tym zakresie umożliwia zastąpienie lub wsparcie pracy ludzkiej poprzez system informatyczny. Eliminuje przez to powtarzalne zadania, przykładowo może ona obejmować automatyczne odczytywanie faktur i automatyczne pobieranie z nich danych, które następnie przekazywane są do właściwego działu. Wspiera także proces akceptacji w zakresie elektronicznego obiegu faktur, dzięki czemu pracownicy mogą błyskawicznie otrzymać dokumenty w celu akceptacji.
Firmy zwykle rozpoczynają swoją przygodę z automatyzacją P2P od optymalizacji przetwarzania faktur od dostawców, ponieważ na ogół jest to miejsce, w którym prowadzi się najwięcej pracy ręcznej, a zatem jest ono najbardziej podatne na błędy.
Obieg faktur wymaga czasu, aby:
- Zweryfikować informacje na dokumencie,
- Dopasować je do tego, co zostało zamówione i otrzymane,
- Przechwycić dane transakcyjne i przekazać je do systemu księgowego,
- Zatwierdzić płatność na rzecz dostawcy.
Dzięki automatyzacji tych obszarów obiegu faktur można uzyskać wiele korzyści, które prezentujemy poniżej.
Dlaczego to ważne dla Twojej firmy?
P2P i obieg faktur kosztowych w formacie elektronicznym są krytycznym obszarem dla firmy z kilku kluczowych powodów:
Oszczędność kosztów
Wydajne przetwarzanie faktur pomaga obniżyć koszty związane z ręcznym wprowadzaniem danych, korektą błędów i korzystaniem z papieru.
Oszczędność czasu
Ręczny obieg dokumentów może być czasochłonny. Wprowadzając elektroniczny obieg faktur kosztowych i usprawniając proces wprowadzania i proces akceptacji faktury, firma może zaoszczędzić czas, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
Redukcja błędów
Ręczny obieg faktur w firmie jest podatny na błędy ludzkie. Zautomatyzowane przetwarzanie faktur przekłada się na większą dokładność procesu, co ma kluczowe znaczenie dla sprawozdawczości finansowej, zachowania zgodności z przepisami i podejmowania świadomych decyzji biznesowych.
Sprawniejsze zarządzanie przepływami pieniężnymi
Wydajny obieg dokumentów umożliwia szybszą obsługę faktur, co może poprawić przepływy pieniężne w firmie, ponieważ dokładna wiedza na temat terminów płatności pomaga lepiej zarządzać wypływami gotówki.
Lepsze relacje z dostawcami
Terminowe i dokładne przetwarzanie faktur jest kluczem do utrzymania dobrych relacji z dostawcami. Opóźnienia lub błędy mogą prowadzić do napiętych relacji, a nawet sporów, potencjalnie wpływając na zakłócenia w łańcuchu dostaw.
Zgodność z przepisami i prostszy audyt
W wielu branżach obowiązują wymogi prawne dotyczące sposobu przetwarzania, przechowywania i kontroli faktur kosztowych, także z użyciem krajowego systemu e faktur. Usprawnione procesy obiegu faktur pomagają zachować zgodność i stworzyć przejrzyste warunki audytów.
Skalowalność
Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba obsługiwanych przez nią faktur. Wydajny system do przetwarzania faktur może skalować się wraz z firmą, obsługując większe liczby dokumentów w całej organizacji bez wydłużenia czasu przetwarzania lub kosztów.
Skuteczniejsze podejmowanie strategicznych decyzji
Dokładne i aktualne dane dotyczące faktur stanowią cenne dane pomocne w podejmowaniu strategicznych decyzji. Mogą pomóc w budżetowaniu, prognozowaniu i identyfikowaniu miejsc, w których można zaoszczędzić na kosztach.
Zapobieganie oszustwom
Udoskonalony elektroniczny obieg faktur oraz proces akceptacji faktur mogą obejmować zabezpieczenia przed oszustwami, takie jak podwójne kontrole płatności, którymi trudno jest zarządzać ręcznie.
Korzystny wpływ na środowisko
Ograniczenie procesów opartych na dokumentach papierowych i przejście do elektronicznego obiegu dokumentów jest nie tylko bardziej wydajne, ale także lepsze dla środowiska, ponieważ wpisuje się w ważne obecnie zrównoważone praktyki biznesowe.
Jak przebiega proces Procure-To-Pay z DocuWare?
DocuWare jako system do zarządzania dokumentami w łatwy sposób optymalizuje cały proces elektronicznego obiegu faktur. Pomaga uczynić go wydajnym i przejrzystym, redukując błędy i koszty dzięki wysokiemu poziomowi automatyzacji.
Proces ten składa się z 7 głównych etapów:
1. Zapotrzebowanie
Pracownik inicjuje proces, przesyłając zapotrzebowanie na zakup lub wniosek o zamówienie. W tym celu wypełnia cyfrowy formularz zawierający szczegółowe informacje na temat wymaganych produktów lub usług, ich ilości oraz wszelkich specjalnych wymagań.
Żądanie jest następnie rejestrowane w systemie, uruchamiając proces zaopatrzenia. Ten krok ma kluczowe znaczenie dla udokumentowania potrzeb i rozpoczęcia oficjalnego przepływu zamówienia.
2. Zatwierdzenie
Po złożeniu zapotrzebowania przechodzi ono przez proces akceptacji. Zazwyczaj polega to na tym, że przekazywane jest do odpowiednich osób, na przykład kierownika lub innej wyznaczonej osoby, która sprawdza wniosek, aby upewnić się, że jest on zgodny z budżetem i potrzebami organizacyjnymi.
Osoba zatwierdzająca może poprosić o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia i ma prawo zatwierdzić, odrzucić lub zmodyfikować wniosek. Dzięki temu wydatki są kontrolowane i autoryzowane.
3. Zamówienie
Po zatwierdzeniu, zamówienie jest formalnie przekazywane do dostawcy. Ten krok obejmuje wygenerowanie zlecenia zakupu, które zawiera szczegółowe informacje o zamówieniu, takie jak opisy pozycji, ilości, ceny i warunki dostawy.
Zamówienie jest następnie wysyłane do dostawcy, który potwierdza jego otrzymanie i zgadza się zrealizować je zgodnie z ustaleniami. W ten sposób możliwe jest sformalizowanie umowy zakupu.
4. Odbiór
Po dostarczeniu zamówionych towarów lub zakończeniu świadczenia usług następuje proces odbioru. W przypadku towarów fizycznych odbiór włącza sprawdzenie dostawy w odniesieniu do zamówienia i dowodu dostawy, aby upewnić się, że wszystko przebiegło prawidłowo, a towar jest w odpowiednim stanie.
Wszelkie rozbieżności, uszkodzenia lub problemy są odnotowywane i zgłaszane. Ten krok jest niezbędny do potwierdzenia, że firma otrzymała to, co zamówiła.
5. Odbiór faktury
Po dostarczeniu towarów lub realizacji usług dostawca wysyła fakturę do klienta. Faktura ta wyszczególnia należne kwoty w oparciu o warunki uzgodnione w zamówieniu. Zazwyczaj zawiera opłaty, obowiązujące podatki i warunki płatności.
Faktura jest odbierana i rejestrowana w DocuWare, gdzie oznaczana jest jako dokument do przetworzenia. Jeśli jest to faktura papierowa, DocuWare może odczytać ją ze skanu faktury dzięki technologii OCR (Optical Character Recognition) i pozyskać z niej dane kontrahenta i zamówienia, co zwiększa efektywność pracy. Ten krok ma kluczowe znaczenie przy tworzeniu dokumentacji finansowej i jest niezbędny do rozpoczęcia procesu płatności.
6. Zatwierdzenie faktury
Przed dokonaniem płatności faktura musi zostać zaakceptowana. Ten krok obejmuje weryfikację zgodności dokumentu z zamówieniem i otrzymanymi towarami lub usługami.
Wszelkie rozbieżności są rozwiązywane z dostawcą. Proces akceptacji faktury często wymaga uczestnictwa pracownika z działu, który zainicjował zapotrzebowanie, a także zespołu finansowego. W ten sposób możliwe jest prowadzenie efektywnej kontroli finansowej i zapobieganie oszustwom.
7. Płatność
Ostatnim krokiem jest przetworzenie płatności na rzecz dostawcy. Po zatwierdzeniu faktury płatność jest planowana zgodnie z uzgodnionymi warunkami, przykładowo w ciągu 30 dni od daty wystawienia faktury.
Krok ten obejmuje również zaksięgowanie faktury i zarejestrowanie płatności w systemie finansowym do celów księgowych, co powoduje zamknięcie cyklu.
Warto pamiętać, że terminowe płatności pomagają utrzymać dobre relacje z dostawcami i mogą kwalifikować firmę do rabatów lub korzystnych warunków przyszłych transakcji!
Jak działa proces fakturowania w DocuWare?
Proces fakturowania jest jednym z elementów procesu P2P i koncentruje się na usprawnieniu i automatyzacji przepływu pracy w zakresie regulowania zobowiązań.
Proces ten składa się z 5 poniższych kroków:
- Przechwytywanie faktur ze skanera, urządzenia wielofunkcyjnego, przez telefon komórkowy, tablet, wiadomości e-mail, platformy e-fakturowania lub metodą „przeciągnij i upuść” z pulpitu.
- Weryfikacja i kontrola duplikatów faktur zgodnie z określonymi procedurami biznesowymi i kryteriami organizacji.
- Przypisywanie do zatwierdzenia – w zależności od procesu, faktury kosztowe są automatycznie lub ręcznie przypisywane do osób zatwierdzających, które mogą je zatwierdzić lub odrzucić.
- Zatwierdzanie faktur przez autoryzowanych użytkowników, które możliwe jest z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie i na dowolnym urządzeniu.
- Zakończenie i kodowanie, które obejmuje przypisywanie kodów z księgi firmy do transakcji z faktury. Proces ten kategoryzuje transakcje w celu ich dokładnego śledzenia i raportowania finansowego. Na przykład faktura za materiały biurowe zostanie zakodowana na koncie „Wydatki na materiały biurowe” w księdze.
Co jest dla mnie odpowiednie: P2P czy obieg faktur kosztowych?
Aby określić, czy odpowiednie dla Ciebie jest pełne rozwiązanie typu Procure-To-Pay (P2P), czy też standardowy przepływ dokumentów, w tym obieg faktur, należy wziąć pod uwagę konkretne potrzeby i procesy w firmie. Oto kilka kluczowych czynników, które pomogą w podjęciu decyzji:
Zakres i złożoność procesu zakupowego
Jeśli Twoja firma ma złożony proces zaopatrzenia, który obejmuje wiele etapów od zgłoszenia zapotrzebowania do płatności, rozwiązanie P2P może być dla Ciebie bardziej odpowiednie. Systemy P2P zarządzają całym procesem, w tym zapotrzebowaniem, zatwierdzaniem, tworzeniem zamówień zakupu, odbiorem, przetwarzaniem faktur i płatnościami.
Jeśli głównym celem jest zarządzanie odbiorem, zatwierdzaniem i płatnościami faktur, zwłaszcza jeśli masz do czynienia z dużą liczbą dokumentów lub potrzebujesz zautomatyzować te konkretne zadania, wystarczający może być standardowy obieg faktur.
Integracja z istniejącymi systemami
Systemy P2P są kompleksowe i mogą integrować się z innymi systemami, na przykład systemem ERP (Enterprise Resource Planning), co pozwala na płynny przepływ i spójność danych między działami zaopatrzenia, finansów i ułatwia zarządzanie łańcuchem dostaw w każdej organizacji.
Systemy do obsługi obiegu faktur zwykle koncentrują się na samym aspekcie zobowiązań i mogą być łatwiejsze do zintegrowania z istniejącym systemem finansowym i księgowym bez konieczności przebudowy całego procesu zaopatrzenia.
Wielkość i planowany rozwój firmy
Duże firmy lub te, które szybko się rozwijają, mogą odnieść większe korzyści z systemu P2P ze względu na jego skalowalność i zdolność do obsługi złożonych potrzeb zakupowych w różnych działach lub lokalizacjach.
Mniejsze organizacje lub te o mniej złożonych potrzebach zakupowych mogą uznać zwykły obieg faktur za wystarczający i bardziej opłacalny.
Wymogi dotyczące zgodności i raportowania
Jeśli Twoja firma musi przestrzegać wymogów wynikających z przepisów i norm regulacyjnych i potrzebuje dokładnego raportowania, na przykład przez krajowy system e faktur, a także ścieżek audytu dla całego procesu zaopatrzenia, system P2P może być lepszym wyborem.
W przypadku podstawowych wymagań dotyczących zgodności i raportowania, koncentrujących się głównie na transakcjach finansowych, wystarczający może być system przetwarzania faktur.
Budżet
Wdrożenie pełnego systemu P2P może być znaczącą inwestycją wymagającą czasu i pieniędzy. Jeśli firma dysponuje odpowiednimi zasobami i dostrzega wartość kompleksowego systemu, może to być dla niej najlepszy wybór.
Zwykły elektroniczny obieg faktur może być tańszy i szybszy do wdrożenia, co czyni go praktycznym wyborem dla firm o ograniczonych zasobach lub tych, które szukają rozwiązania o szybszym zwrocie z inwestycji.
Cele strategiczne
Warto także uwzględnić długoterminowe cele strategiczne swojej firmy. Jeśli optymalizacja całego procesu zaopatrzenia jest zgodna z tymi celami, system P2P może nieść za sobą więcej korzyści.
Jeśli poprawa wydajności i dokładności przetwarzania faktur jest tu bezpośrednim celem, bardziej odpowiednie będzie rozwiązanie ze standardowym obiegiem faktur.
Kryteria – system P2P – system obiegu faktur
1. Zakres i złożoność zamówień
– Odpowiedni dla złożonych procesów od zapotrzebowania do płatności.
– Koncentruje się na procesach odbioru, zatwierdzania i płatności faktur.
2. Integracja z istniejącymi systemami
– Integruje się z systemami ERP, wpływając na zaopatrzenie, finanse i łańcuch dostaw.
– Łatwiejsza integracja z istniejącymi systemami finansowymi.
3. Wielkość i rozwój organizacji
– Idealny dla większych lub szybko rozwijających się firm.
– Bardziej odpowiedni dla mniejszych firm lub tych o mniej złożonych potrzebach.
4. Zgodność i raportowanie
– Kompleksowa zgodność i raportowanie dla całego procesu zaopatrzenia.
– Podstawowa zgodność i raportowanie, koncentracja na transakcjach finansowych.
5. Budżet
– Typowe rozwiązania P2P wymagają znacznych inwestycji, większej ilości zasobów i szkoleń.
– Tańszy, szybszy do wdrożenia, wymaga mniej zasobów.
6 Cele strategiczne
– Zgodny z celami optymalizacji procesu zaopatrzenia.
– Istotny dla natychmiastowej poprawy wydajności i dokładności obiegu faktur kosztowych.
7. Firmy magazynowe
– Zalecany dla większych firm mających magazyny, na przykład produkcyjnych, detalicznych, sklepów internetowych i podobnych.
– Lepiej nadaje się dla małych i średnich firm.
Jeśli chcesz zdecydować się na wdrożenie systemu DocuWare, by wspierać obieg faktur i procesy P2P w swojej firmie, skontaktuj się z nami, by uzyskać więcej informacji!
