System Elektronicznego Obiegu Dokumentów | EOD | DMS – Jak uruchomić?

W poprzednim artykule wyjaśniliśmy, czym jest digitalizacja procesów i cyfryzacja dokumentów. Wyjaśniliśmy, że systemy oparte na papierze mają negatywny wpływ na organizację pracy, efektywność i produktywność, ale stanowią również poważne zagrożenie dla środowiska. Dzięki odejściu od papieru ratujemy drzewa, ograniczamy zużycie energii i produkcję dwutlenku węgla. Tym samym zmniejszamy negatywny wpływ na środowisko.

W tym artykule zajmiemy się wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów, DMS i uruchomieniem biura bez papieru. Wiele organizacji codziennie wysyła kilka tysięcy dokumentów. Szybkie zarządzanie obiegiem dokumentów i dostępem do informacji stanowi coraz częściej o przewadze konkurencyjnej na rynku. W artykule tym opowiemy, jak krok po kroku wdrożyć system zarządzania dokumentami – DMS.

Jak wdrożyć system obiegu dokumentów – DMS w mniej niż 90 dni?

Po przeczytaniu poprzedniego artykułu rozumiemy problem związany z prowadzeniem biznesu i obiegu dokumentów opartych na papierze. Teraz warto się zastanowić jak uruchomić biuro bez papieru i wdrożyć system obiegu dokumentów – DMS w 90 dni.

Poznaj Tadeusza – dyrektora finansowego

Tadeusz jest księgowym z dziesięcioletnim doświadczeniem w zarządzaniu działem księgowym. Zna dobrze przepisy prawa i uwielbia swoją pracę. Jest skoncentrowany na danych i zawsze szuka sposobów na poprawę obecnych procesów. Pracuje z Sabiną, która jest dyrektorką ds. finansów.

Start projektu

Kiedy zarząd zwrócił się do Sabiny z projektem wdrożenia systemu obiegu dokumentów – zaczynając od działu księgowości – wiedziała, że Tadeusz będzie właściwą osobą do prowadzenia tej inicjatywy.

Umówiła się na spotkanie i wprowadziła kolegę w projekt wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów – DMS. Tadeusz chwycił okazję obiema rękami i pod okiem Sabiny zdołał wdrożyć system obiegu dokumentów (zwany wewnętrznie „księgowość bez papieru”) w ciągu 90 dni, wykonując sześć prostych kroków.

Dziewięćdziesiąt dni służy jako osiągalny cel kwartalny. Nie jest to zbyt długi okres, który może spowodować, że pracownicy będą się ociągać. Nie jest to zbyt krótki okres, który może doprowadzić do słabego wdrożenia. Jak odkrył Tadeusz, to idealne ramy czasowe, aby nadać pilny charakter, a jednocześnie zapewnić osiągalny cel.

Oto kroki, które wykonał:

1.Zidentyfikuj bolesny proces

Bolesne procesy są żmudne, utrudniają obiegi dokumentów wymagają dużego udziału człowieka i odciągają pracowników od pracy o wysokiej wartości. Skup się na wspólnych obszarach biznesowych, które wymagają cyfryzacji – w tym na kadrach, księgowości, marketingu i sprzedaży. Następnie zidentyfikuj konkretne procesy, które są zależne od poszczególnych dokumentów, takie jak obieg faktur, obieg zamówień, pracownicze oceny okresowe.

Po podjęciu przez kierownictwo decyzji o rozpoczęciu wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów od działu księgowości, zadaniem Tadeusza było zidentyfikowanie jednego procesu wymagającego digitalizacji. Wiedział, że kluczem do sukcesu jest rozpoczęcie od jednego obiegu dokumentów. Uległ pokusie rozpoczęcia kilku procesów równolegle. Czasami mniej oznacza więcej i tak było w tym wypadku.

Po przeanalizowaniu wszystkich procesów Tadeusz wybrał faktury zakupowe, ponieważ wymagały one przetwarzania ogromnych ilości dokumentów papierowych. W trakcie obiegu dokumentów pojawiały się błędy ludzkie, dokumety się gubiły a proces w żadnym stopniu nie był automatyczny.

2.Powołaj liderów zmiany

Sukces każdej inicjatywy w tym wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów zależy od uzyskania akceptacji ze strony dyrektorów i zarządu. Dlatego tak ważne jest utworzenie zespołu ds. wdrożania systemu DMS / obiegu dokumentów. W skład zespołu powinni wejść przedstawiciele zarządu, dyrektorzy i przedstawiciele poszczególnych działów.

Przedstawiciele ci będą przekazywać informacje z działów na temat możliwości i wyzwań związanych z rezygnacją z papieru. Utworzenie takiego zespołu projektowego zapewni, że wszyscy będą zaangażowani w proces, będą mieli głos i będą napędzać inicjatywy.

W przypadku Tadeusza i Sabiny, mieli oni już poparcie najwyższego kierownictwa i Tadeusz był przedstawicielem, który przekazywał informacje Sabinie, a także kierował inicjatywą.

Jedyną rzeczą, jaką Tadeusz musiał zrobić, było stworzenie świadomości w dziale poprzez wyjaśnienie powodów inicjatywy i korzyści dla użytkowników. Dlaczego? Rozumiał, że wielu pracowników przejmuje się tylko swoimi codziennymi zadaniami i skorzysta z nowego systemu tylko wtedy, gdy zobaczy w nim wartość.

Oznaczało to, że będzie musiał odpowiednio wcześnie zakomunikować tę wartość. Tadeusz przygotował prezentację, w której przedstawił powody rezygnacji z papieru, problemy z obecnym przepływem pracy oraz korzyści płynące z nowego systemu DMS.

Wreszcie, ponieważ Tadeusz nie posiadał wiedzy informatycznej i zrozumiał, że powodzenie inicjatywy zależy od uzyskania akceptacji ze strony działu IT. W tym celu zorganizował spotkanie z IT i omówili szczegóły projektu. W efekcie dział IT zgodził się na ścisłą współpracę z dostawcą DMS i obiegu dokumentów w celu zaprojektowania i wdrożenia rozwiązania.

3.Zmapuj obieg dokumentów, aby zidentyfikować możliwości cyfryzacji

Zrozumienie wszystkich kroków związanych z bieżącymi procesami pomaga zidentyfikować nieefektywności i wskazać rozwiązania, które pozwolą rozwiązać te problemy.

Tadeusz zaczął od skupienia się na tym, jak pracownicy działu radzą sobie z dokumentami w trzech podstawowych obszarach, które są zwykle częścią każdego procesu:

1. Przechwytywanie informacji odnosi się do sposobu zapisywania i opisywania dokumentów, które docierają do organizacji na różne sposoby – pocztą elektroniczną, faksem, a nawet pocztą fizyczną.  
2. Obieg informacji odnosi się do sposobu, w jaki informacje wchodzące do Twojej organizacji są udostępniane innym – zwłaszcza gdy muszą je zatwierdzić, przejrzeć lub podjąć jakieś inne działanie.
3. Pobieranie informacji odnosi się do procesu dostępu do dokumentów.

Aby pomóc mu w określeniu obecnych procesów i wskazaniu możliwości cyfryzacji w obszarze faktur zakupowych, zadał sobie następujące pytania.

Jak zidentyfikować możliwości cyfryzacji w obecnych procesach:

1. Jak zaczyna się ten obieg dokumentów? Obieg dokumentów w firmie Tadeusza rozpoczynał się zazwyczaj w momencie otrzymania faktur zakupowych w formie papierowej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
2. Jak automatycznie przechwycić informacje z tych dokumentów? Czy ten proces może być procesy i w miarę automatyczny? Tadeusz stwierdził, że w jego organizacji proces uzgadniania faktury z zamówieniem był żmudny i wymagał wielu manualnych zadań. Dodatkowo często pojawiały się błędy.
3. W jaki sposób przekazujemy dokumenty w procesie? Również w tym przypadku większość otrzymanych faktur była przesyłana ręcznie lub emailem. Nie istniały również predefiniowane procesy związane z akceptacją, weryfikacją dokumentów księgowych. Odbywało się to na zasadzie utartej praktyki i wyczucia. W tym celu Tadeusz zaczął modelowanie procesów.
4. Gdzie archiwizujemy dokumenty? Wszystkie dokumenty księgowe były przechowywane na dyskach lokalnych i w szafach na dokumenty. Po zamknięciu biura nie było kontroli nad dostępem do dokumentów a ze względu na pracę w kilku budynkach, każdy dokument był wielokrotnie kopiowany i przechowywany w lokalnym archiwum. Tadeusz miał świadomość, że w DMS i elektroniczny obieg dokumentów wyeliminują te problemy.
5. Jak możemy znaleźć te dokumenty? Wyszukiwanie, dostęp i znajdowanie dokumentów było męczącym procesem, na który pracownicy poświęcali wiele godzin. Potrzebowali systemu, który opisywałby i przechowywał te dokumenty w cyfrowym repozytorium w celu ich łatwego odnalezienia. Znowu odpowiedzią na ten problem był DMS i elektroniczny obieg dokumentów.
6. Jakie są kluczowe punkty integracji? Udana integracja pomiędzy aplikacjami tworzy zautomatyzowane obiegi dokumentów i poprawia efektywność. Kluczowym punktem integracji może być integracja między oprogramowaniem DMS a systemem księgowym w celu usprawnienia elektronicznego obiegu dokumentów. W tamtym czasie Tadeusz i jego dział korzystali z Navision i nie mieli DMS i systemu obiegu dokumentów. Mimo to uznał, że jest to kluczowy punkt integracji, który pomoże mu w procesie eliminacji papierowych dokumentów. Następnym krokiem było więc znalezienie odpowiedniego partnera do zaprojektowania tego rozwiązania i wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie Tadeusza.

4.Zaprojektuj rozwiązanie

Etap projektowania zwykle budzi emocje, ponieważ użytkownicy końcowi zaczynają wizualizować produkt końcowy i to, jakie może on przynieść im korzyści. Korzyści dla użytkowników, procesu i firmy zależy od uruchomionych procesów biznesowych oraz tego jak rozwiążą one problem wąskich gardeł oraz integrację z innymi systemami informatycznymi w firmie.

Tadeusz zabrał się do pracy, badając potencjalnych dostawców. Sabina dała mu następującą radę:

• Unikaj wagi „lekkiej”: Systemy do synchronizacji i udostępniania plików w przedsiębiorstwie (EFSS), takie jak Google Docs, Box i DropBox, OneDrive ograniczają się do przechowywania i udostępniania plików. Systemy te nie dają nam kontroli nad bezpieczeństwem zorientowanym na użytkownika, automatyzacją przepływu pracy czy możliwościami polityki retencji. Unikaj też rozwiązań dedykowanych tylko do obiegu faktur. Pamiętaj, że ten „księgowość bez papieru” to tylko początek digitalizcji i cyfryzacji w naszej firmie.
• Unikaj wagi „ciężkiej”: Podobnie należy zachować ostrożność wobec dostawców, którzy skupiają się na rozwiązaniach „enterprise„. Są one zazwyczaj skomplikowane, drogie i niezwykle czasochłonne we wdrożeniu.

Sabina chciała powiedzieć, że istnieją dostawcy skoncentrowani na małych i średnich przedsiębiorstwach, którzy posiadają funkcje stworzone z myślą o pracownikach świata rzeczywistego. Firma taka jak DocuWare, na przykład, dostarcza unikalne rozwiązania biurowe bez papieru dla różnych obszarów biznesowych, takich jak zarządzanie pracownikami, marketing i sprzedaż oraz tak, zgadłeś, finanse i księgowość. Co więcej, rozwiązania te są oparte na chmurze – a to ma znaczenie.

Czy chmura ma znaczenie?

Chmura wymaga minimalnego utrzymania w porównaniu z systemami serwerowymi, pozwala na szybkie wdrożenie, umożliwia zakup rozwiązania na poziomie działu, lepiej się skaluje, zwiększa elastyczność operacyjną i nie wymaga ogromnych kosztów licencji z góry.

Tadeusz ostatecznie wybrał swojego dostawcę – pozostało tylko wdrożyć rozwiązanie.

5.Wdrożenie – Elektroniczny Obieg Dokumentów i DMS

Wdrożenie DMS i obiegu dokumetnów będzie się różnić w zależności od firmy, rozwiązania i dostawcy. Można na przykład zacząć od systemu testowego lub wdrożyć go w kilku etapach.

Tadeusz ściśle współpracował ze swoim dostawcą DMS oraz firmowym administratorem IT, aby wdrożyć system w fazach:

Faza pierwsza – Pilot

Pilot pozwolił Tadeuszowi i jego zespołowi ocenić, jak elektroniczny obieg dokumentów rozwiąże ich podstawowe problemy biznesowe. Korzystając z dokumentów dostarczonych przez Tadeusza (faktury zakupowych, zamówienia), dostawca elektronicznego obiegu dokumentów pokazał, jak oprogramowanie zautomatyzuje i usprawni kluczowe procesy.

Faza druga – iteracje rozwiązania

Pomysły na ulepszenia projektu pojawiały się po każdym etapie testów. Zespół chciał się upewnić, że rozwiązanie jest jak najbardziej intuicyjne. Udało się to osiągnąć poprzez wykorzystanie pól wyboru i rozwijanych list wyboru, gdy tylko było to właściwe. Zespół Tadeusza zmodyfikował również procesy, rozbijając niektóre zadania na dwa. Albo odwrotnie, zdecydował, że sensowne jest połączenie dwóch procesów w jeden.

Faza trzecia wdrożenie DMS

Przed wdrożeniem, zespół Tadeusza stworzył świadomość projektu, aby użytkownicy końcowi byli podekscytowani nadchodzącymi zmianami. Zespół stworzył serię filmów, które przedstawiały ogólny zarys rozwiązania. Administratorzy oraz liderzy projektu zostali przeszkoleni w zakresie korzystania z rozwiązania jako pierwsi. Rozpowszechniali oni informacje o tym, jak rozwiązanie zautomatyzuje rutynowe zadania i ułatwi wszystkim pracę. Następnie do akcji wkroczyli użytkownicy końcowi i wzmocnili przekaz. W całej firmie odbył się lunch z okazji wprowadzenia nowego rozwiązania. Firma Tadeusza była gotowa do działania.

Ostateczne rozwiązanie obejmowało:

• Inteligentne indeksowanie i OCR w celu automatycznego rozpoznawania kluczowych danych z faktur i automatycznego łączenia faktur zakupowych z zamówieniami
• Możliwość skanowania faktur papierowych i przechwytywania efakur w celu automatycznego rozpoznania (OCR) informacji księgowych
• Predefiniowane diagramy procesów i obiegów dokumentów w celu właściwego sterowania obiegiem dokumentów w firmie.
• Integracja pomiędzy DMS i Navision w celu automatycznego przepływu informacji
• Wtyczka „Connect to Outlook” pozwoliła pracownikom na zapisywania wybranych wiadomości email w centralnym archiwum przy pomocy jednego kliknięcia bez potrzeby zapisywania maili i załączników na dysku sieciowym lub przesyłania maili do innych kolegów.
• Szkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu. Razem z administratorem IT Tadeusz przeprowadził pracowników krok po kroku przez nowy proces, aby dokładnie zrozumieli, jak on działa.

6.Dokumentuj proces i mierz wyniki

Nie można wdrożyć systemu i zapomnieć o nim. Zamiast tego postrzegaj proces eliminacji papierowych dokumentów jako stale zmieniający się proces, który prawdopodobnie będziesz chciał powielać w innych obszarach biznesowych w miarę rozwoju organizacji.

Ponieważ dział księgowości był „królikiem doświadczalnym” dla tego rozwiązania, Tadeusz dokumentował cały proces po drodze. Dokumentowanie procesu nie tylko pomogłoby w udanym wdrożeniu „biura bez papieru” w innych obszarach biznesowych, ale także w przekazywaniu wiedzy.

Co by się stało, gdyby zarówno Tadeusz, jak i administrator IT postanowili opuścić organizację i nie byłoby żadnych dokumentów, do których można by się odwołać?

Jak zmierzyć wpływ przejścia na papierową formę

Wreszcie, Tadeusz zmierzył wpływ inicjatywy przejścia na papier w ciągu 90 dni, zadając następujące pytania:

• Czy rzeczywiście osiągnęliśmy nasz cel przejścia na biuro bez papieru w mniej niż 90 dni?
• Czy rozwiązanie w postaci biura bez papieru poprawiło sposób pracy wszystkich osób w dziale? Czy ich produktywność wzrosła?
• Czy są bardziej zadowoleni?
• Jak dobrze udało nam się zdigitalizować trzy podstawowe obszary – przechwytywanie, kierowanie i wyszukiwanie informacji:
• Jak skutecznie przechwytujemy dokumenty? Niektóre pozytywne wskaźniki to mniejsza liczba drukowanych dokumentów i pracownicy zachwyceni wydajnością nowego procesu.
• Jak szybko przetwarzamy dokumenty? Tadeusz porównał nowy proces ze starym.
• Czy wyszukiwanie dokumentów jest łatwiejsze? Pracownicy spędzali mniej czasu na szukaniu plików i mogli je z ufnością odzyskać
• Ile godzin pracy odzyskaliśmy na pracownika, w ciągu tygodnia? Tadeusz wraz z Sabiną i działem HR, przejrzał nowe liczby nadgodzin, które były znacznie niższe.
• Jakie są oszczędności kosztów przechowywania mniej papieru?

Powoli, ale skutecznie Tadeusz i Sabina zbudowali informację do obliczenia ROI (Zwrotu z inwestycji) projektu DMS dla swojej organizacji – i zdali sobie sprawę, że nowy system zarządzania dokumentami był ogromnym sukcesem i mógł być łatwo replikowany w całej organizacji. Więcej na temat ROI tutaj.

Zwrot z Inwestycji – System Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Nucleus Reasearch przeprowadziła badania na temat zwrotu z inwestycji w rozwiązania i systemy do elektronicznego obiegu dokumentów. Badania jednoznacznie wykazały , że z każdego zainwestowanego USD małe i średnie firmy uzyskują 8,55 USD. Więcej można przeczytać w poniższym raporcie.