Program do skanowania faktur

Oprogramowanie przeznaczone do skanowania dokumentów, w tym i faktur przydaje się zarówno w małych, średnich oraz dużych firmach. Możliwość skanowania dokumentacji do formatu pdf, png lub innego znacząco skraca czas, który jest potrzebny na ręczne spisywanie kluczowych danych z faktur. Upraszcza to pracę biur księgowych, rachunkowych, a także niewielkich przedsiębiorstw dbających samodzielnie o czynności przetwarzania dokumentacji firmowej. Program do skanowania może być również z powodzeniem wykorzystywany przez szereg podmiotów, które chcą zwiększyć porządek w dokumentach. Jak wybrać najlepszy? Jakie rozwiązania są dostępne na rynku? O tym przeczytasz w dalszej części artykułu.

Jak technologia OCR usprawnia cyfryzację dokumentacji firmowej?

OCR (z ang. Optical Character Recognition) oznacza optyczne rozpoznawanie znaków. Jest to oprogramowanie, które zamienia obrazy i symbole na tekst, który system komputerowy może zanalizować, odczytać i zinterpretować.

Dzięki tej funkcjonalnościskaner, drukarka wielofunkcyjna lub smartphone umożliwiają przekształcanie obrazów i dokumentów papierowych na ich wersje cyfrowe.

Do skanowania dokumentacji można wybrać skaner lub drukarkę wielofunkcyjną. Warto zrozumieć, która opcja jest lepsza dla naszych potrzeb:

• urządzenie z wbudowanym OCR (rozpoznawaniem tekstu),
• dedykowane oprogramowanie do skanowania z OCR.

Skanowanie dokumentacji na urządzeniu z wbudowanym OCR lub w dedykowanym programie ma wady i zalety. Przed podjęciem decyzji warto zrobić krótki audyt potrzeb digitalizacji dokumentów. Wybierając oprogramowanie, zweryfikuj:

• ilość dokumentów, ich format (papier, pliki pdf, png, xml) oraz źródła (papier, email, KSEF),
• liczbę lokalizacji firmy,
• ilość osób, które mają wykorzystywać urządzenia skanujące,
• poziomu dotychczasowej automatyzacji,
• używane oprogramowanie i systemy (Windows 10, Windows 11, Mac OS, Linux),
• dostęp i bezpieczeństwo cyfrowych plików,
• dostępność archiwum cyfrowego, gdzie będą przechowywane zeskanowane dokumenty.

Urządzenia z wbudowanym OCR

Optical Character Recognition wbudowany w drukarki wielofunkcyjne oraz skanery to zwykle prosty program, który pozwala na automatyczną zamianę obrazu na tekst oraz na konwersję rozpoznanego dokumentu do formatu pdf.

Zalety:

1. Niski koszt (wliczony w cenę urządzenia),
2. Prosta obsługa,
3. Możliwość obsługi na kilku stanowiskach,
4. Idealne do małych biur.

Wady

1. Zwykle brak lub bardzo podstawowa automatyzacja (zapis do folderu na dysku, wysłanie na emaila)
2. Podstawowe funkcje odczytu danych z dokumentacji – często to użytkownik musi wskazywać skąd pobrać dane faktury,
3. Brak archiwum cyfrowego,
4. Podstawowy poziom bezpieczeństwa danych.

Dedykowane oprogramowanie do skanowania dokumentów z OCR

Druga z możliwych opcji dotyczy wyboru dedykowanego programu automatyzującego proces rozpoznawania danych. Przykładowe programy do skanowania działające w tym modelu to Kofax, Abbyy, Captiva.

Zalety:

1. Duży zakres automatyzacji,
2. Możliwość obsługi na kilku stanowiskach,
3. Możliwość instalacji lokalnej lub w chmurze,
4. Stosunkowo wysoka skuteczność odczytu danych zapisanych w wersji pdf, png lub innej,
5. Dobre dla małych, średnich i dużych organizacji,
6. Przewidywalne koszty zależne od liczby plików i/lub użytkowników.

Wady

1. Brak archiwum cyfrowego lub bardzo proste archiwum cyfrowe (Scanye),
2. Brak workflow lub bardzo prosty obieg dokumentacji (Scanye).

System obiegu dokumentów

System obiegu dokumentów zwykle łączy ze sobą wszystkie zalety programu do skanowania i optycznego rozpoznawania znaków. Średniej wielkości firmy w Polsce wybierają między innymi takie systemy obiegu dokumentacji jak DocuWare, Suncode, Webcon, Amodit, ComArch EZD.

Zalety:

1. Bardzo duży zakres automatyzacji,
2. Możliwość obsługi na setkach i tysiącach stanowisk,
3. Możliwość instalacji lokalnej lub w chmurze,
4. Wysoka lub bardzo wysoka skuteczność odczytu danych (dostępna opcja OCR ze sztuczną inteligencją),
5. Dedykowane dla organizacji zatrudniających 20 i więcej pracowników.

Wady

1. Darmowa wersja praktycznie niedostępna, wyższa cena związana z ilością dostępnych funkcjonalności (dla 15 użytkowników od 530 Euro miesięcznie),
2. Nieefektywne rozwiązanie dla firm zatrudniających poniżej 20 pracowników.

Jak działa program do skanowania?

Program do skanowania dokumentów i faktur umożliwia automatyczne odczytywanie danych umieszczonych na fakturach zakupowych. Jak już wspomnieliśmy, rdzeniem takiej aplikacji jest system OCR, który zamienia obraz ze zeskanowanego dokumentu na tekst, który można odczytać.

Nierozłącznym elementem programu do skanowania plików jet skaner. Zasada jego działania jest stosunkowo intuicyjna – umieszczone w urządzeniu dokumenty scanner zamienia na obraz, a następnie oprogramowanie OCR konwertuje obraz na tekst.

Tak wygenerowany plik z rozpoznanym tekstem program stara się następnie odczytać, rozpoznając właściwe informacje z dokumentu, w tym:

• numer i data faktury,
• NIP wystawcy,
• numer konta bankowego,
• kwotę netto i brutto,
• stawkę Vat,
• numer zamówienia,
• poszczególne pozycje faktury.

Automatyzujący pracę program dla księgowych jest w stanie odczytać najważniejsze dane, posegregować je w oddzielnych plikach. W ten sposób zaledwie jednym kliknięciem oprogramowanie tworzy cyfrowe archiwum z fakturami.

Dzięki dodatkowym opcjom użytkownik może wpływać na przypisywanie poszczególnych kategorii danym dokumentom, co ułatwia wyszukiwanie kluczowych danych i skraca czas pracy z dokumentacją.

Oprócz automatyzacji, korzystający zyskuje także możliwość personalizacji działania takiego oprogramowania czy wyboru źródła pochodzenia dokumentów. Możemy zaciągać je przykładowo także bezpośrednio ze skrzynki mailowej i to niezależnie, na jakim systemie działa komputer – MS Windows 10, MS Windows 11, Mac OS czy Linux.

Jaki skaner wybrać do tworzenia cyfrowych wersji dokumentacji firmowej?

W artykule na temat digitalizacji podpowiadamy między innymi, jak wybrać właściwe urządzenie do skanowania. Tak naprawdę mamy wiele opcji, z których możemy wybrać:

1. Skaner ręczny,
2. Urządzenie skanujące w postaci aplikacji na smartfon,
3. Urządzenie wielofunkcyjne.

Wybór skanera zawsze powinien być poprzedzony analizą potrzeb firmowych, parametrów technicznych (ważna jest jakość obrazu, rozdzielczość, dostępne funkcje, możliwość integracji i podłączenia dodatkowych źródeł danych), jak i analizy ceny do jakości.

Wybór najlepszych narzędzi skanujących jest więc kwestią indywidualną, uzależnioną tez od wielkości firmy, ilości pracowników i przetwarzanych plików.

Czy skanowanie dokumentacji jest bezpieczne?

Do niedawna spotykaliśmy się z przekonaniem, że dane przechowywane w lokalnych sieciach są bezpieczniejsze niż dane w chmurze. Bezpieczeństwow XXI wieku zależy jednak w dużej mierze od wysokości budżetu inwestowanego w ochronę informatyczną.

Bardzo duże firmy (np. banki, firmy IT, ubezpieczyciele) dysponują na tyle wysokimi środkami finansowymi, że mogą zapewnić ochronę 24h/dobę agregowanym danym oraz plikom.

Z kolei małe i średnie firmy z reguły takimi środkami nie dysponują, przez co chmura staje się dla nich dobrą alternatywą w zakresie bezpieczeństwa. Zapewnia ona szyfrowanie dokumentacji pdf oraz tej dostępnej w innych formatach, jak i sprawny transfer danych.

Ponadto bezpieczna chmura posiada zewnętrzne certyfikaty bezpieczeństwa, a jej funkcjonowanie podlega audytom, które potwierdzają, że dana platforma w odpowiedni sposób chroni dane klientów. Jeśli chcesz zdecydować się na takie rozwiązanie, zapytaj dostawcę chmury o certyfikat SOC 2, Type 2, ISO 27000, ISO 9001:2015, ISO 15489.

Jeśli jednak planujesz instalację lokalną, to pamiętaj, aby:

1. Udokumentować cały proces skanowania (będziesz go przecież zmieniać),
2. Ściśle określić zakres uprawnień do skanera czy innego urządzenia oraz programów i plików,
3. Przeprowadzić testy przed uruchomieniem,
4. Wykonać audyt bezpieczeństwa – z pomocą przyjdzie małe wyzwanie dla kolegów:niech spróbują znaleźć zeskanowane dokumenty na dyskach, drukarce etc. Zdziwisz się, jak pomysłowy będzie zespół, jeśli zaproponujesz im takie wyzwanie. Dzięki temu nawet bez zewnętrznych specjalistów od cyberbezpieczeństwa odkryjesz luki w zabezpieczeniach.

Oprócz kwestii technicznych istotnym zagadnieniem jest także łatwość korzystania z oprogramowania skanera. Współczesne programy do skanowania faktur są intuicyjne i proste w obsłudze. Nie wymagają inwestowania w szkolenia.

Ważne, aby aplikacja do odczytywania danych miała proste menu i nieskomplikowany interfejs użytkownika, by finalnie zapis pliku i obrazów był szybki i bezproblemowy.

Istotne jednak, aby dokładnie sprawdzić specyfikację wybranego pakietu i dowiedzieć się, jakie zabezpieczenia zostały wdrożone na platformie do tworzenia cyfrowych kopii faktur.

Program do skanowania – opcje dodatkowe

Zdalne oprogramowanie skanujące pozwala nie tylko na odczytywanie i zapisywanie faktur do formatu pdf, png ale i innych. Wydawcy programów skupiają się także na rozwijaniu funkcjonalności pobocznych, które zwiększają użyteczność aplikacji dla przedsiębiorstwa.

Dodatkowe opcje pozwalają zmaksymalizować skuteczność pracy, a także wyeliminować ewentualne błędy ludzkie. Co istotne, platforma skanująca może działać samodzielnie, dzięki czemu podczas odczytywania pracownik może zająć się innymi obowiązkami, maksymalizując swoją wydajność. Zeskanowane pliki trafią w wyznaczone miejsce, wystarczy jedynie włączyć wybrane funkcje programu.

Wśród pozostałych funkcji programów skanujących faktury można wyróżnić między innymi możliwość przesyłania dokumentów pdf i załączników, w tym także potwierdzeń przelewów. To z kolei sprawia, że wszystkie najważniejsze dokumenty firmowe znajdują się w jednym, odpowiednio zabezpieczonym, miejscu.

Ułatwia to proces zarządzania dokumentacją przedsiębiorstwa. Dzięki zdalnej archiwizacji wszystkie potwierdzenia, faktury i skany dostępne są od ręki, bez konieczności żmudnego przeszukiwania standardowego archiwum. Możemy korzystać z nich według potrzeb, bez konieczności generowania zapytań do współpracowników.

Skanowanie faktur – czy to się opłaca?

We wstępie artykułu wspomnieliśmy o trzech dostępnych opcjach skanowania dokumentacji:

• OCR na urządzeniu,
• program z funkcją optycznego rozpoznawania znaków,
• platforma obiegu plików.

Kiedy warto skanować na urządzeniu, a kiedy warto kupić program OCR, a kiedy wybrać workflow? Rozpatrzmy kilka sytuacji:

Powyższa tabela została stworzona na bazie naszych doświadczeń. Oczywiście zachęcamy, aby wartości te traktować poglądowo i samodzielnie obliczać zwrot z inwestycji w digitalizację, analizując indywidualnie firmowe potrzeby.

Należy bowiem pamiętać, że zakup każdego oprogramowania to inwestycja, która powinna przynieść firmie wymierne korzyści. Wśród nich kluczowe znaczenie mają:

• Skanowanie dokumentów pozwala na obniżenie kosztów, gdyż możemy przechowywać jedynie cyfrowe wersje plików, bez potrzeby zakupu papieru, zabezpieczania tradycyjnych archiwów, czy przewożenia ich między lokalizacjami;
• Cyfrowa archiwizacja dokumentów zwiększa wydajność zespołu. Pracownicy nie marnują czasu na „papierkologię”, a proste zadania mogą dzięki cyfrowemu archiwum być zautomatyzowane (weryfikacja kompletności dostaw, teczek pracowniczych, listy otwartych faktur czy umów do odnowienia etc.);
• Obieg cyfrowej dokumentacji pozwala na optymalizację i automatyzację procesów, a w efekcie na zwiększenie zysku firmy dzięki lepszej obsłudze klienta i mniejszym błędom w procesach.