Metadane jako informacje opisujące inne informacje odgrywają bardzo ważną rolę w digitalizacji dokumentów oraz w ich sprawnym zarządzaniu. Z tego względu w ostatnich latach coraz częściej wykorzystywane są one w różnych dziedzinach – od administracji, poprzez naukę, aż do biznesu.
Czym dokładnie są metadane? Jakie są ich główne rodzaje i jak są one pozyskiwane? Jakie mają one znaczenie w zarządzaniu dokumentami? Co można dzięki nim zyskać? Oto wszystko, co warto wiedzieć o metadanych!
Metadane – co to jest?
Metadane, które również określane są jako dane o danych, stanowią informacje wykorzystywane do opisywania innych informacji. Używane są one do ich definiowania, kategoryzowania, identyfikacji, wyszukiwania w bazie danych, a także edytowania i analizowania.
Podobną definicję znaleźć można w Ustawie z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego, gdzie są one opisywane jako „ustrukturyzowane informacje opisujące, tłumaczące, lokalizujące i ułatwiające odnalezienie, wykorzystanie innych informacji lub zarządzanie nimi”.
Mówiąc prostymi słowami, metadane można opisać jako słowa kluczowe albo meta tagi, które odnoszą się do konkretnych informacji, by łatwiej je organizować i wyszukiwać.
Metadane administracyjne, metadane opisowe i metadane strukturalne – czym się różnią?
Metadane można podzielić na trzy główne kategorie, zależnie od tego, jakie zawierają informacje:
Metadane administracyjne
Tego rodzaju metadane dostarczają informacji związanych z zarządzaniem zasobami informacji lub obiektami. Przykład metadanych administracyjnych:
- Data,
- Sposób utworzenia daty,
- Rodzaj dokumentu,
- Informacje dotyczące dostępu do zasobu.
Metadane opisowe
Dzięki tym metadanym można uzyskać podstawowe informacje opisujące konkretne zasoby informacji albo obiekty, w szczególności odnoszą się one do poniższych danych:
- Tytuł,
- Autor,
- Streszczenie dokumentu,
- Słowa kluczowe.
Metadane strukturalne
Tego rodzaju metadane związane są z logicznymi i fizycznymi związkami zachodzącymi pomiędzy częściami złożonych obiektów. Dzięki nim można łatwiej sortować informacje dla danego elementu i poruszać się po bazach danych.
Rodzaje standardów metadanych
Standard metadanych definiuje strukturę i elementy, które powinny być zawarte w metadanych, a także określa on sposób wyświetlania metadanych.
Stosuje się różne standardy metadanych, które dzielone są na ogólne, instytucjonalne oraz dziedzinowe, które wykorzystują określone instytucje i dziedziny.
Ogólne standardy metadanych, które używane są najczęściej, to Dublin Core Metadata Element Set (DCMES), Data Cite oraz Data Documentation Initiative (DDI). Przykładowo w przypadku standardu DCMES zawierają one podstawowe elementy, takie jak data, format, identyfikator, język, opis, powiązanie, prawa, rodzaj, temat, twórca, tytuł i inne.
Z kolei w celu opisu metadanych dla plików zawierających obrazki wykorzystuje się standard Exchangeable Image File Format (EXIF), który określa między innymi dane takie jak rozdzielczość zdjęcia, data i godzina wykonania obrazu, informacje o lokalizacji, a nawet może on zawierać miniatury zdjęcia.
Jakie zastosowanie mają metadane?
Metadane mają bardzo szerokie zastosowanie i wykorzystywane są zarówno do opisu informacji analogowych, jak i cyfrowych. Kiedy są one stosowane?
Jednym z tradycyjnych przykładów metadanych są bibliografie oraz katalogi biblioteczne, które używane są w celu katalogowania i wyszukiwania publikacji.
Obecnie często z użyciem metadanych opisuje się dokumenty elektroniczne oraz biblioteki cyfrowe, w których znajdują się takie dokumenty.
Do metadanych zaliczane są też informacje dotyczące plików i katalogów, które są zapisywane z użyciem systemów plików na nośnikach danych.
Z kolei w bazach danych metadanymi określane są definicje tabel, widoków, podczas gdy danymi jest ich zawartość, czyli rekordy.
Dlaczego metadane są ważne?
Metadane tworzą istotny kontekst dla danych, które opisują, ponieważ zawierają one informacje o pochodzeniu, źródle, dacie utworzenia, autorstwie i przeznaczeniu danych. Ten kontekst pomaga użytkownikom zrozumieć znaczenie i przydatność danych, co jest szczególnie ważne w przypadku ich złożonych, dużych zasobów.
Dodawanie metadanych usprawnia poniższe procesy:
Identyfikacja danych
Z użyciem metadanych można łatwo identyfikować treści, aby odróżniać je od innych, na przykład na podstawie ich unikatowych identyfikatorów, numerów, autora czy nazwy pliku.
Organizacja danych
Metadane pomagają w strukturyzacji i organizowaniu danych. Poprzez kategoryzowanie i opisywanie danych umożliwiają ich wygodne sortowanie, wyszukiwanie i filtrowanie. Jest to szczególnie ważne w bazach danych, bibliotekach i archiwach, gdzie trzeba zarządzać dużymi zasobami danych i szybko uzyskiwać do nich dostęp.
Wyszukiwanie i pobieranie danych
Metadane odgrywają kluczową rolę w wyszukiwaniu informacji. Bez metadanych znalezienie konkretnych danych lub dokumentów byłoby bardzo czasochłonne i trudne.
Integracja danych
Wtedy, gdy dane pochodzące z różnych źródeł lub systemów muszą być zintegrowane, metadane działają jak wspólny język, który zapewnia ich kompatybilność i spójność.
Kontrola wersji
Metadane pomagają śledzić zmiany i wersje danych, co jest kluczowe w kontekście audytów.
Zarządzanie danymi
Metadane mają kluczowe znaczenie dla wydajnego zarządzania danymi. Dzięki nim firmy mogą również zarządzać nimi zgodnie ze standardami prawnymi i branżowymi.
Udostępnianie danych
Metadane ułatwiają udostępnianie danych i przez to wspomagają współpracę między osobami i organizacjami.
Analiza i interpretacja danych
Metadane mogą dostarczać informacji o metodologii zastosowanej do tworzenia lub gromadzenia danych, a także są one pomocne podczas przeprowadzania analiz.
Jaką rolę odgrywają metadane w zarządzaniu dokumentami?
Metadane odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu dokumentami cyfrowymi. Co warto wiedzieć na temat metadanych w dokumentach?
W dokumentach metadane mogą mieć różne formy, między innymi są to:
- Pola – są one przeznaczone do przechowywania metadanych. Każde pole może odnosić się do innych informacji, na przykład nazwy, daty, numeru, waluty. W systemach do zarządzania dokumentami można ustawiać różne parametry pól zgodnie z wymaganiami, by każdy z dokumentów zawierał odpowiednie metadane.
- Szablony – stanowią grupę pól w określonym schemacie. Dzięki nim można zautomatyzować tworzenie dokumentów.
- Linki – pomagają one w łączeniu ze sobą dokumentów, na przykład umów z fakturami otrzymywanymi od kontrahentów.
- Wersje – dzięki nim można łatwo śledzić zmiany wprowadzane w dokumentach przez użytkowników.
- Tagi – pomagają w klasyfikowaniu dokumentów na podstawie rodzaju znajdujących się w nich treści. Także mogą być one używane do klasyfikowania dokumentów w celu kontroli i ograniczenia ich dostępu, na przykład do oznaczania dokumentów tylko do użytku wewnętrznego.
- Podpisy cyfrowe – elektroniczne podpisy używane do zatwierdzania dokumentów przez pracowników.
Do czego służą metadane w dokumentach?
Metadane w dokumentach mają bardzo szerokie przeznaczenie i mogą być one używane w różnych celach. Z ich wykorzystaniem możliwe są:
Identyfikacja i klasyfikacja dokumentów
Metadane obejmują informacje, które pomagają klasyfikować i kategoryzować dokumenty, ułatwiając ich organizowanie i lokalizowanie na podstawie zawartości i przeznaczenia.
Szybkie wyszukiwanie dokumentów
Dzięki metadanym użytkownik może przeprowadzić zaawansowane wyszukiwanie, aby szybko znaleźć określone dokumenty.
Kontrola wersji dokumentu
Metadane pomagają śledzić wersje dokumentów, wskazując na wprowadzane w nich zmiany, aktualizacje i poprawki następujące w czasie. Dzięki temu użytkownicy zawsze mają dostęp do aktualnej wersji dokumentu.
Wsparcie dla workflow
Metadane pomagają zarządzać procesami workflow, ponieważ członkowie zespołu mogą łatwo śledzić, na jakim etapie znajduje się konkretny dokument.
Kontrola uprawnień
Metadanych można używać do kontrolowania uprawnień, dlatego tylko upoważnione osoby mogą przeglądać, edytować lub udostępniać konieczne dokumenty.
Zachowanie zgodności z przepisami
Metadane mogą dokumentować ważne szczegóły, takie jak daty utworzenia, okresy przechowywania i typy dokumentów, co pomaga w zachowaniu zgodności z przepisami, na przykład kadrowymi czy RODO.
Audyty
Metadane mogą być używane do przechowywania informacji o zmianach w dokumentach, wskazując na to, kto uzyskał dostęp do dokumentu, zmodyfikował go lub udostępnił, co pomaga w prowadzeniu audytów.
Analiza danych
Atrybuty metadanych umożliwiają analizę dokumentów. Jest to szczególnie przydatne podczas analizowania trendów, identyfikowania wzorców z dużego zbioru dokumentów.
Prezentacja powiązanych dokumentów
Wyświetlane metadane pomagają ustalać relacje między dokumentami, co pozwala wyszukiwać powiązane informacje.
Migracja danych
Podczas migracji dokumentów do nowych systemów lub platform metadane umożliwiają zachowanie ciągłości i spójności danych.
Jak tworzy się metadane?
Metadane są tworzone poprzez przechwytywanie odpowiednich informacji dotyczących konkretnych danych, dokumentów lub zasobów. W przypadku dokumentów elektronicznych tworzone są one na podstawie zbiorów danych elektronicznych – plików oraz folderów zawierających te pliki.
Warto przy tym podkreślić, że tworzenie metadanych może się różnić w zależności od typu danych, ich zamierzonego wykorzystania oraz celu, w jakim będą używane.
1. Określ cel i zakres metadanych
W pierwszej kolejności należy określić cel tworzenia metadanych i zakres informacji, na podstawie których mają być one przygotowane. Warto uwzględnić wtedy kwestie takie jak: typ danych lub zasobu, użytkownik docelowy i cel użycia metadanych.
2. Wybierz schemat metadanych
Wybierz schemat metadanych lub standard zgodny z ich przeznaczeniem oraz rodzajem informacji.
3. Zdefiniuj zakres metadanych
Należy określić, jakie informacje mają być przechowywane w metadanych. Mogą być to elementy takie jak tytuł, autor, data utworzenia, słowa kluczowe, opis, format, źródło i inne.
4. Przechwyć metadane
Zbierz niezbędne informacje i odpowiednio wypełnij pola metadanych. Proces ten może odbywać się poprzez ręczne wprowadzanie danych, automatyczną ekstrakcję danych z samego zasobu lub kombinację obu z tych metod.
Przykładowo metadane można generować na podstawie struktury folderów, w których przechowywane są dokumenty. Warto przy tym wskazać, że mogą być one generowane lub wyodrębniane automatycznie przez oprogramowanie informatyczne, na przykład przeznaczone do zarządzania dokumentami.
Najczęściej przechwycone metadane zapisywane są w plikach, na przykład pliku XML – arkuszu kalkulacyjnym, pliku TXT lub w formie innego pliku w systemie.
5. Używaj ujednoliconego słownictwa
Aby zachować spójność, należy korzystać z ujednoliconego słownictwa lub standardowych terminów podczas wypełniania pól metadanych, co usprawnia ich wyszukiwanie i zarządzanie.
6. Dodaj relacje między dokumentami
Warto również ustawić odpowiednie relacje między danym zasobem a innymi powiązanymi zasobami, na przykład poprzez odsyłacze do powiązanych dokumentów.
7. Kontroluj metadane
Zaleca się regularnie kontrolować metadane, gdy zasoby, do których się odnoszą, są aktualizowane, poprawiane lub modyfikowane. W razie potrzeby należy wtedy zaktualizować metadane, aby odzwierciedlały one wprowadzone zmiany.
Korzyści z używania metadanych – co możesz zyskać?
Używanie metadanych oferuje szereg korzyści, które poprawiają zarządzanie, dostępność i użyteczność danych. Oto kilka z profitów, które można osiągnąć dzięki efektywnemu wykorzystaniu metadanych:
- Umożliwiają szybkie i dokładne wyszukiwanie i pobieranie danych, przez co można łatwo zlokalizować określone informacje w dużych zbiorach lub bazach danych,
- Pomagają zrozumieć cel, źródło i znaczenie danych, prowadząc do podejmowania świadomych decyzji,
- Zwiększają bezpieczeństwo informacji, ponieważ redukują ryzyko ich nieuprawnionego wykorzystania,
- Umożliwiają łatwiejszą strukturyzację danych i organizowanie ich w kategorie, co wspiera zarządzanie złożonymi zbiorami i poruszanie się po nich, skracając czas i wysiłek potrzebny do znalezienia informacji,
- Wspomagają współpracę między pracownikami, co ma duże znaczenie podczas pracy nad wspólnymi projektami lub podczas udostępniania danych między zespołami,
- Redukują prawdopodobieństwo zduplikowanych lub nadmiarowych danych,
- Zwiększają wydajność pracowników, co przekłada się na niższe koszty biznesowe,
- Usprawniają proces integracji danych i zmniejszają ryzyko pojawiania się błędów podczas ich integrowania,
- Pomagają w zarządzaniu przepływem pracy (workflow), dostarczając informacji o statusie, postępie i zależnościach pomiędzy dokumentami,
- Zwiększają zyski, ponieważ mogą podwyższyć wartość danych, czyniąc je bardziej zrozumiałymi i przydatnymi dla potencjalnych nabywców lub partnerów biznesowych.
Podsumowanie – wykorzystaj metadane do łatwiejszego zarządzania dokumentami!
Metadane umożliwiają proste, wydajne i bezpiecznie zarządzanie dokumentami, wspierając ich organizowanie, lokalizowanie i zrozumienie. Dzięki temu usprawniają procesy workflow, czyli przepływy pracy, oszczędzają czas, a także redukują ryzyko popełnionych błędów.
Wdrożenie systemu do zarządzania dokumentami to przyszłościowy krok w kierunku skutecznego korzystania z metadanych. Razem z nim można opracować spójną strukturę metadanych i używać ich z łatwością podczas codziennej pracy!
