Różnice w obsłudze EOD – elektronicznego obiegu dokumentów i wybór odpowiedniego systemu do zarządzania dokumentami
Przedsiębiorcy mają dzisiaj do dyspozycji szereg systemów informatycznych usprawniających ich działalność na różnych płaszczyznach. Właśnie dlatego często słyszymy następujące pytanie: mam system ERP lub system księgowy, dlaczego więc potrzebuję DocuWare?
DocuWare to system klasy DMS (Document Management System), który wspiera EOD – elektroniczny obieg dokumentów i oferuje szereg funkcji usprawniających zarządzanie dokumentami na bazie mechanizmów workflow, czyli przepływów pracy.
Wyjaśniamy, kiedy warto zdecydować się na wdrożenie DocuWare, a kiedy wystarczy oprogramowanie do obsługi księgowości lub ERP!
Czym jest DocuWare?
Zaznaczmy na początku – DocuWare nie jest systemem ERP ani systemem księgowym!
DocuWare jest oprogramowaniem przeznaczonym do zarządzania dokumentami i przepływami pracy, czego bardzo często brakuje w tradycyjnych systemach księgowych i ERP stosowanych w wielu firmach.
Statystyki wskazują, że ponad 70% firm wybierających DocuWare rozpoczyna swoją cyfrową transformację od zautomatyzowania procesów związanych z finansami i księgowością. Dzięki integracji z systemami wspierającymi te procesy, DocuWare oszczędza czas potrzebny na rejestrację dokumentów i skraca czas ich obiegu, pozwalając pracownikom skupić się na ważniejszych zadaniach.
W jaki sposób DocuWare automatyzuje elektroniczny obieg dokumentów?
Temat elektronicznego obiegu dokumentów coraz częściej przewija się w firmach. DocuWare jako system wspierający EOD – elektroniczny obieg dokumentów umożliwia zautomatyzowanie wielu czynności, powodując, że obsługa dokumentacji w firmie staje się jeszcze prostsza, szybsza i skuteczniejsza. Na czym to polega? Już wyjaśniamy!
Dzięki DocuWare można zautomatyzować proces zatwierdzania i powiadamiania użytkowników o przydzielonym im zadaniu. Przykładowo, osoby zatwierdzające zobaczą oczekującą fakturę lub e-fakturę na liście zadań oraz jej wymagany termin płatności. Jeśli zadanie związane z dokumentem nie zostanie wykonane na czas, DocuWare przekaże je zastępcy.
DocuWare wykorzystuje strukturę organizacyjną, która definiuje użytkowników, zastępców i menedżerów, a także poziomy autoryzacji i limity zatwierdzeń dla każdej z tych osób. W rezultacie automatycznie reaguje na brak wykonania zadania lub nieukończenie zadania w przepływie pracy, wysyłając przypomnienie lub przypisując je do odpowiedniej osoby w strukturze organizacyjnej.
Jako system EOD DocuWare wspiera następujące zadania:
1. Przechwytywanie i bezpieczna archiwizacja dokumentów papierowych i elektronicznych, na przykład faktur i e-faktur.
2. Automatyczny OCR (Optical Character Recognition – optyczne rozpoznawanie znaków) danych za pomocą DocuWare Intelligent Indexing (AI) i porównywanie ich z innymi dokumentami, nawet do poziomu poszczególnych pozycji.
3. Zatwierdzanie i przesyłanie dokumentów w oparciu o zdefiniowane procedury, aby zmniejszyć potrzebę ręcznego wysyłania pism.
4. Automatyzacja procesów, która pozwala na prostsze przestrzeganie aktualnych procedur i automatyczne przypisywanie zadań do właściwych osób decyzyjnych.
5. Łączenie ze sobą dodatkowych dokumentów, takich jak dokumenty magazynowe i zamówienia, oraz informacji wymaganych do zatwierdzenia faktury.
6. Przypisywanie i zatwierdzanie dokumentów we współpracy z działem księgowości.
7. Eksportowanie zatwierdzonych faktur do oprogramowania księgowego, co eliminuje powielanie danych i znacznie zmniejsza liczbę błędów.
8. Szybki dostęp mobilny i zatwierdzanie dokumentów przez pracowników firmy z dowolnego urządzenia.
9. Automatyczne szyfrowanie dokumentów, archiwizacja i przejrzysta dokumentacja zatwierdzeń w celu zachowania zgodności z przepisami i pełnej ścieżki audytu.
10. Elastyczna integracja z Power BI i innymi pulpitami nawigacyjnymi.
Kiedy warto zdecydować się na wdrożenie DocuWare?
DocuWare to oprogramowanie, które warto wdrożyć w poniższych przypadkach:
Musisz zarządzać dużą liczbą dokumentów, na przykład faktur
Systemy finansowe i księgowe oraz systemy ERP obsługują wiele procesów, ale brakuje im zaawansowanych funkcji wspierających zastosowanie EOD do łatwiejszego zarządzania dokumentami.
Wyodrębnianie danych lub wyszukiwanie informacji z dokumentów, wersjonowanie, prawa dostępu, obieg dokumentów – to specjalność systemu DocuWare i powód, dla którego jest on znacznie skuteczniejszy w zarządzaniu dokumentami niż większość systemów finansowych i ERP.
Stosując DocuWare, nie trzeba ręcznie przepisywać danych z dokumentów do innych systemów, ponieważ dane te mogą być automatycznie odczytywane i przekazywane. Podczas tego procesu nasz system staje się coraz bardziej inteligentny, ponieważ uczy się na podstawie dokumentów przeszło 10 000 klientów, którzy już teraz korzystają z DocuWare. Oszczędza to czas pracy Twojego zespołu i pozwala mu skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.
Jeśli Twój zespół przetwarza ponad 500 faktur w ciągu miesiąca, wdrożenie systemu DocuWare zwróci się już po około 3-9 miesiącach!
Twoja firma ma złożone przepływy pracy
DocuWare nie tylko przechowuje faktury, ale także pozwala w pełni zautomatyzować workflow – przepływy pracy, co oznacza mniej błędów i szybsze zatwierdzanie dokumentów.
Systemy ERP i systemy księgowe nie są zasadniczo przystosowane do wspierania obiegu dokumentów. Wprawdzie niektóre programy tego typu mają wbudowane własne funkcje w systemie EOD, natomiast sprawdzają się one tylko w przypadku prostych, nieskomplikowanych obiegów.
DocuWare umożliwia konfigurowanie i uruchamianie obiegów faktur i procesów dla każdego rodzaju dokumentu, na przykład w działach HR, logistyki, sprzedaży, administracji. W rezultacie użytkownicy naszego systemu otrzymują rozwiązanie, które rozwija się wraz z nimi z każdego miejsca i nie jest przeznaczone wyłącznie do automatyzacji jednego procesu.
Zastanawiasz się nad zatrudnieniem dodatkowej osoby do obsługi dokumentów
Twoja firma rozwija się i otrzymujesz oraz wystawiasz coraz więcej faktur? Może zdarzyć się, że nawet pomimo zatrudnienia najlepszych specjalistów od księgowości, nie są oni w stanie poradzić sobie z rosnącymi stosami dokumentów.
W takiej sytuacji, zamiast tracić czas na kopiowanie danych do systemów księgowych czy ERP, wystarczy wykorzystać DocuWare, który kompleksowo wspomaga EOD. Dzięki temu nie musisz tworzyć nowych stanowisk pracy i oszczędzasz pieniądze.
Kiedy oprogramowanie księgowe lub ERP będzie lepszym rozwiązaniem?
Chociaż DocuWare to system, który może sprawdzić się w wielu firmach, nie dla każdej jest on optymalnym rozwiązaniem. Kiedy dotychczas używane oprogramowanie księgowe czy ERP będzie wystarczające?
Zarządzasz niewielką liczbą dokumentów
Jeśli Twoja firma przetwarza stosunkowo niewielką liczbę faktur i innych dokumentów, na przykład około 100 miesięcznie, ERP lub system księgowy może być lepszym rozwiązaniem niż DocuWare.
W takim przypadku warto przeanalizować, czy wdrożenie systemu do obiegu dokumentów pozwoli na poprawę obecnych procesów i da oczekiwany zwrot z inwestycji.
Procesy zatwierdzania dokumentów w Twojej firmie są proste
Jeśli tylko kilka osób w firmie zajmuje się dokumentami, a przepływy pracy są bardzo proste, system obiegu dokumentów wbudowany w program księgowy albo ERP może być wystarczający.
W takiej sytuacji warto zapytać dostawcę używanego obecnie oprogramowania, w jaki sposób jego elektroniczny obieg dokumentów będzie obsługiwał bardziej złożone procesy, na przykład zatwierdzanie wielopoziomowe, faktury wielowalutowe, uzgadnianie faktur z działem księgowym. Następnie na tej podstawie można oszacować, czy moduł obiegu dokumentów systemu księgowego lub ERP będzie wystarczający dla Twojej firmy.
Nie chcesz ponosić dodatkowych kosztów wdrożenia
Wdrożenie nowego systemu, takiego jak DocuWare, wiąże się z wyższymi kosztami początkowymi niż dalsze korzystanie z aktualnie używanego systemu informatycznego.
Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące systemu DocuWare i obsługiwanego przez niego EOD – elektronicznego obiegu dokumentów, skontaktuj się z nami!
