Ponieważ w tym momencie wejście w życie KSeF wydaje się być nieuniknione, a sama tematyka jest związana z przedmiotem naszej działalności, postanowiliśmy zebrać w jednym miejscu najistotniejsze informacje na temat tego systemu.
W artykule tym odpowiemy na powtarzające się pytanie, jak KSeF wpływa na elektroniczny obieg faktur i czy oznacza to, że nie warto wdrażać takiego obiegu faktur w firmie?
1. Co to jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest rodzajem platformy online wprowadzającej nowe faktury w formie elektronicznej, nazywane fakturami ustrukturyzowanymi, które mają być używane zamiast faktur papierowych.
Platforma ta nadaje uprawnienia do:
- Wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- Otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
- Udostępniania faktur ustrukturyzowanych,
- Przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
System ten został opracowany przez Ministerstwo Finansów. Dzięki niemu Ministerstwo uzyskuje dostęp do informacji o fakturach wystawianych przez polskie przedsiębiorstwa, co pozwala zapobiegać nadużyciom.
2. Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura w formie elektronicznej wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.
Ta faktura elektroniczna jest plikiem XML zawierającym dane wymagane przez obowiązujące przepisy prawa. Dokładne informacje o tym, jakie są to dane, są określone we wzorze znajdującym się w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Zgodnie z art. 2 pkt 32a) Ustawy o VAT fakturą ustrukturyzowaną nazywa się dokument wystawiony przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym.
3. Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Dla płatników VAT system e-faktur KSeF będzie obligatoryjny od 1 lipca 2024 roku. Płatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT będą mieli trochę więcej czasu, ponieważ dla nich korzystanie z systemu będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025.
Kary za brak wdrożenia KSeF będą obowiązywały od 1 stycznia 2025 roku, dlatego firmy nadal mają czas na wykonanie potrzebnych zmian w systemach informatycznych. Warto jednak pamiętać, że kara może wynieść nawet do 100% wysokości kwoty podatku znajdującego się na fakturze. Do zwlekania zatem nie zachęcamy.
4. Czy wszystkie faktury będą w KSeF?
Nie wszystkie, ponieważ z obowiązku trzymania w KSeF będą zwolnione poniższe dokumenty:
- Faktury B2C – business-to-consumer,
- Faktury od zagranicznych kontrahentów, przy czym nasze faktury wystawiane dla podmiotów zagranicznych już muszą być w systemie, a ponieważ nasz kontrahent zagraniczny nie będzie używał KSeF, to trzeba mu będzie wysyłać faktury tak, jak dotychczas,
- Faktury uproszczone mające postać paragonu do 450 zł,
- Faktury z kas rejestrujących – jedynie do 01.01.2025!!!,
- Bilety spełniające funkcję faktury,
- Paragony na płatnych autostradach,
- Faktury wystawiane w procedurze OSS i IOSS.
5. Jakie są korzyści z KSeF?
Podstawowe korzyści, jakie niesie za sobą wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur z naszej perspektywy:
- Prostsze i szybsze wystawianie oraz weryfikacja faktur kosztowych i sprzedażowych w formie elektronicznej, oszczędność czasu i brak zarządzania papierowymi dokumentami.
- Faktura w KSeF to faktura doręczona kontrahentowi z dowolnego miejsca, dlatego nie może on tłumaczyć się, że nie otrzymał dokumentu, dlatego system przyspiesza proces akceptacji faktur,
- Koniec obowiązku przechowywania faktur, ponieważ dokumenty są zapisywane w systemie e-faktur KSeF,
- Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT za fakturę z 60 dni do 40 dni.
6. Czy do e-faktury mogę dodać załączniki?
To często pojawiające się zapytanie. Takiej możliwości nie ma. Albo przekazujemy załączniki poza KSeF (mailowo ręcznie albo automatycznie, na przykład za pośrednictwem procesu w systemie DMS, ECM lub innym systemie wykorzystującym elektroniczny obieg faktur), albo umieszczamy w odpowiednim polu (DodatkowyOpis, DodatkoweInfo) linki do nich.
7. Czy mój system ERP/finansowo-księgowy wspiera KSeF?
Na rynku spotykamy się z dwoma podejściami producentów systemów:
Polscy producenci systemów ERP i finansowo-księgowych już podjęli konkretne kroki, by przeprowadzić wdrożenie w kierunku integracji z KSeF. Wielu z nich deklaruje, że dostosowali się do wprowadzanych zmian oraz ich produkty są już w pełni zgodne z tym systemem, lub że w najbliższym czasie będą gotowe do pełnej integracji. Ta proaktywna postawa wynika przede wszystkim z ich bliskiego związku z krajowym rynkiem i zrozumienia specyfiki lokalnych potrzeb.
Między innymi producenci tych rozwiązań zadeklarowali gotowość do wdrożenia krajowego systemu e faktur: Symfonia, Enova, CDN XL, Softlab ERP, MacroLogic, Wapro, Impuls EVO – BPSC, SIMPLE.ERP, Streamsoft, Navireo – insert, Sente S4.
Na drugim biegunie znajdują się międzynarodowi producenci systemów ERP i finansowo-księgowych, gdzie ciężar integracji będzie spoczywał prawdopodobnie na barkach lokalnego partnera.
Przykładowo MS Navision, SAP, Sap Business One, Oracle Financials, TETA ERP będą wspierać KSeF. Dodatkowo często te rozwiązania (dokładnie: instancja rozwiązania) funkcjonują w ramach danej korporacji przynajmniej w kilku krajach z różnymi systemami podatkowymi, co czyni z podjęcia decyzji co do integracji bardzo skomplikowany proces.
8. Mam workflow do elektronicznego obiegu faktur i ERP/system finansowo-księgowy – który należy łączyć z KSeF?
Jest to zależne od sposobu elektronicznego obiegu faktur stosowanego w firmie.
ERP/FK ma integrację z KSeF:
System ERP/FK pobiera i przekazuje dane do KSeF, a workflow pobiera dane z ERP/FK. W tym przypadku to system ERP jest pierwszym punktem wpływu faktur, a więc powinien być zintegrowany z KSeF.
Faktury, które napływają do systemu, są następnie przekazywane do DocuWare, gdzie podlegają procesom akceptacji, opisu i walidacji, często z wykorzystaniem innych dokumentów przechowywanych w DocuWare. Na końcu tego procesu dane są ponownie przekazywane do systemu ERP, który już został zintegrowany z KSeF. W takim przypadku, to system ERP wymaga najpierw danych z faktur, a DocuWare działa jako dodatkowy element w procesie przetwarzania dokumentów. Integracja z DocuWare jest już na miejscu, ale zakres danych przesyłanych między systemem ERP a DocuWare może ulec zmianie, aby dostosować się do nowego procesu z KSeF.
ERP nie ma integracji z KSeF:
Workflow można zintegrować z KSeF. W DocuWare (albo innym DMS do obiegu dokumentów) zdefiniowane są już procesy akceptacji faktur kosztowych, dlatego to ten system będzie zintegrowany z KSeF. KSeF jest wówczas kolejnym źródłem wpływu faktur. Te faktury podlegają procesom akceptacji, opisu, walidacji – również na podstawie innych dokumentów znajdujących się w DocuWare.
Na finiszu procesu dane przekazywane są do ERP/systemu finansowo-księgowego. Więc w tym przypadku DocuWare potrzebuje tych danych najpierw i stanowią one część z całości, którą chcemy przekazać do ERP/systemu finansowo-księgowego. Integrację z ERP już mamy, zmieni się tylko zakres danych.
9. Czy w DocuWare należy dalej trzymać faktury sprzedażowe/zakupowe?
KSeF ściąga z nas ten obowiązek, ale warto pamiętać o tym, że wyszukiwanie z DocuWare, zwłaszcza pełnotekstowe, stanowi bardzo silny argument za pozostawieniem tego systemu obiegu dokumentów.
Dodatkowo dochodzi element powiązań między dokumentami, na przykład chcąc szybko zobaczyć faktury powiązane z właśnie przeglądaną umową, należy mieć te faktury. Wygoda pracy i szybkość dostępu do informacji to silni obrońcy takiego repozytorium, które daje możliwość otrzymywania faktur drogą elektroniczną.
10. Czy rozwiązania OCR albo nawet inteligentnej indeksacji będą potrzebne przy KSeF?
Definitywnie będą potrzebne. Co prawda przy samej fakturze z KSeF OCR nie ma racji bytu, ale:
- Nie wszystkie faktury będą pochodziły z KSeF, o czym pisaliśmy wcześniej,
- Poza fakturą jest cała masa dokumentów potrzebnych w procesie jej akceptacji: listy umów, listy przewozowe, potwierdzenia dostawy, protokoły odbioru, CMR i inne. Dla tych dokumentów OCR albo inteligentna indeksacja systemu DocuWare, która będzie się starała opisać dokument za użytkownika, w dalszym ciągu jest gigantyczną oszczędnością czasu dla pracowników.
11. Czy w KSeF wystawię proformę?
Nie – faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, dlatego tego typu dokumenty nie mogą być wystawione przez Krajowy System e-Faktur.
