Automatyzacja procesów biznesowych workflow: działy, zadania, branże
System workflow może wspomagać przepływ pracy w całej firmie. Do tego celu wykorzystywana jest automatyzacja procesów biznesowych w ramach elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Warto jednak pamiętać o tym, że wdrożenie systemu workflow jest złożonym procesem. Często pojawiają się wówczas takie pytania, jak:
1. W jakich działach organizacji dokonać digitalizacji procesów i wdrożenia automatyzacji?
2. Jakie procesy biznesowe powinienem zautomatyzować w pierwszej kolejności?
3. Czy moi konkurenci z branży już wykorzystują automatyzację i na czym stoi moja firma w tym cyfrowym wyścigu – czy powinna przewodzić grupie czy nadrabiać zaległości?
W tym artykule przedstawiamy oparte na danych wnioski bazujące na doświadczeniach ponad 3000 użytkowników systemu DocuWare w 2023 roku. Niezależnie od tego, czy chcesz usprawnić operacje i przeprowadzić automatyzację zadań, porównać je ze standardami branżowymi, czy też znaleźć najlepszy dział do zainicjowania automatyzacji, sprawdź odpowiedzi na te kluczowe pytania i zobacz, jak wprowadzić w życie proces transformacji cyfrowej w swojej firmie!
Które działy przodują w automatyzacji procesów obiegu dokumentów?
W 2023 roku w DocuWare pozyskaliśmy ponad 3000 nowych klientów. Na podstawie uzyskanych od nich danych wiemy dokładnie, w których działach rozpoczynają oni swoją podróż z cyfrową transformacją i automatyzacją przepływu pracy. Wśród tych procesów kluczowy jest elektroniczny obieg dokumentów. W jakich działach najczęściej dochodzi do usprawnienia procesów obiegu dokumentów?
Przodującymi działami są finanse i księgowość stanowiące 61%. Na drugim miejscu znajduje się HR zarządzający zasobami ludzkimi z wynikiem 14%. Następna jest sprzedaż z 10%, usługi z 4% i kontrola jakości z 3%.
Jak widać, żaden dział nie może być kompletny bez automatyzacji procesów biznesowych!
10 najczęściej automatyzowanych procesów w 2023 roku: perspektywa klienta
Oprogramowanie workflow może wspomagać wiele procesów biznesowych związanych z przepływem pracy i dokumentów. Jakie z nich najczęściej są automatyzowane po wdrożeniu systemu tego typu? Znamy odpowiedzi dotyczące realizacji zadań udzielone przez naszych nowych klientów w 2023 roku.
Oto lista 10 najważniejszych procesów biznesowych, które nasi klienci zautomatyzowali w 2023 roku:
1. Proces rozrachunków z dostawcami – usprawnienie przetwarzania faktur, akceptacja faktur kosztowych i wsparcie dla przepływów płatności.
2. Proces zakupów – poprawa efektywności operacji zakupowych.
3. Proces sprzedaży – automatyzacja obsługi i przetwarzania zamówień sprzedaży.
4. Proces dystrybucji dokumentów – umożliwiający efektywne, scentralizowane udostępnianie i dostęp do dokumentów.
5. Zarządzanie aktami pracowniczymi – efektywne organizowanie i zarządzanie dokumentami pracowniczymi, na przykład obsługa wniosków urlopowych.
6. Zarządzanie dokumentacją klienta – uporządkowanie i łatwy dostęp do dokumentacji klienta.
7. Zarządzanie zgodnością z prawem – wspieranie procesów zarządzania dokumentami prawnymi w sposób zgodny z przepisami.
8. Zarządzanie raportami wydatków – uproszczenie procesu obsługi i zatwierdzania raportów z wydatkami.
9. Zarządzanie zgodnością jakości – zarządzanie dokumentacją związaną ze standardami jakości i zgodnością.
10. Proces rekrutacji – większa efektywność poszczególnych etapów procesu rekrutacji.
Pionierzy transformacji cyfrowej w różnych branżach w 2023 roku
Rok 2023 był bardzo ważnym rokiem dla transformacji cyfrowej. Systemy workflow wybrało wtedy wiele firm z różnych sektorów. Sektory te nie tylko wdrożyły automatyzację zadań, ale również wyznaczyły nowe standardy do naśladowania związane z realizowanymi procesami biznesowymi.
Do najważniejszych branż odpowiedzialnych za tę transformację należą:
1. Produkcja – innowacyjne procesy produkcyjne prowadzone za pomocą rozwiązań cyfrowych.
2. Handel hurtowy – usprawnienie łańcuchów dostaw i zarządzanie zapasami.
3. Usługi profesjonalne, naukowe i techniczne – usprawnienie świadczenia usług i innowacyjności.
4. Budownictwo – wdrażanie technologii do zarządzania projektami i projektowania.
5. Opieka zdrowotna i pomoc społeczna – wspieranie zadań opiekuńczych i administracyjnych.
6. Nieruchomości, wynajem i leasing – cyfryzacja zarządzania nieruchomościami i operacji leasingowych.
7. Inne usługi (z wyjątkiem administracji publicznej) – dywersyfikacja wykorzystania narzędzi cyfrowych w różnych sektorach usług.
8. Usługi edukacyjne – transformacja systemów uczenia się i zarządzania.
9. Transport i magazynowanie – optymalizacja logistyki i dystrybucji za pomocą technologii cyfrowych.
10. Usługi administracyjne, gospodarka odpadami i rekultywacja – wykorzystanie technologii w celu wydajnego świadczenia usług.
11. Finanse i ubezpieczenia – wsparcie usług finansowych dzięki platformom cyfrowym.
12. Administracja publiczna – modernizacja zarządzania i usług publicznych.
Wybierz oprogramowanie workflow DocuWare i zobacz, jak automatyzacja procesów biznesowych może odmienić Twoją firmę!
Zastanawiasz się, czy warto wdrożyć system workflow w Twojej firmie i jakie są poszczególne kroki jego uruchomienia? Jeśli chcesz uzyskać szczegółowe informacje dla swojej całej organizacji? Skontaktuj się z nami!
Pomożemy Ci lepiej zrozumieć, na czym polega przepływ informacji w systemie workflow w firmie, jakie są podstawowe elementy systemu workflow i jak pomogą one w optymalizacji procesów biznesowych teraz i w przyszłości.
