Przymierzasz się do wdrożenia systemu DMS (Document Management System) przeznaczonego do zarządzania dokumentami w swojej firmie? W takim przypadku kluczowe znaczenie ma dokonanie wyboru pomiędzy systemem w wersji desktopowej a systemem w chmurze. Chociaż oferują one podobne funkcjonalności, różnią się dostępem – pierwszy z nich instalowany jest na serwerach w firmie, drugi natomiast używany jest przez internet. Jaki DMS wybrać? Doradzamy!
Do czego służą systemy do zarządzania dokumentami?
DMS to system przeznaczony do usprawnienia procesów związanych z dokumentami w formie elektronicznej, między innymi w zakresie ich przechwytywania, przetwarzania, przechowywania, wyszukiwania, zarządzania i kontrolowania. Dzięki temu pełni on funkcję cyfrowej eTeczki na dokumenty.
Ponadto, w zależności od wybranego wariantu, może on oferować inne funkcjonalności, na przykład zarządzanie wiadomościami e-mail czy obsługę podpisu elektronicznego.
Za pomocą systemów zarządzania dokumentami można obsługiwać wiele rodzajów dokumentów, na przykład:
- Faktury,
- Umowy,
- Wnioski,
- Aplikacje,
- Akta pracownicze,
- E-maile.
Nowoczesne systemy DMS umożliwiają również automatyzację procesów oraz przepływu pracy (workflow) pomiędzy pracownikami – w tym samym dziale lub w różnych działach.
Jakie korzyści niesie za sobą DMS?
Stosowanie DMS w firmie pozwala na uzyskanie szeregu korzyści:
- Pozwala pracownikom na szybki dostęp do dokumentów i danych zawsze wtedy, gdy ich potrzebują,
- Umożliwia kontrolę, kto zmieniał, oglądał, drukował albo zatwierdzał dokumentację,
- Podnosi bezpieczeństwo dokumentów poprzez zapewnienie dostępu do nich tylko wybranym użytkownikom oraz rozwiązania w zakresie szyfrowania,
- Pozwala zastąpić ręczne zadania wykonywane przez pracowników przez zautomatyzowane procesy.
System DMS w chmurze a system desktopowy – czym się różnią?
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami w wersji desktopowej jest przeznaczone do instalacji na serwerach znajdujących się w firmie. W tym przypadku licencja na oprogramowanie najczęściej kupowana jest jednorazowo na własność.
Z kolei oprogramowanie w chmurze jest przechowywane na zewnętrznym serwerze, a pracownicy uzyskują do niego dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Wobec tego zarówno program, jak i jego dane są dostępne online. Najczęściej oprogramowanie to udostępnianie jest jako subskrypcja i opłacane jako abonament.
Dostępne są również systemy hybrydowe, które stanowią połączenie systemów desktopowych i chmurowych. W tym przypadku najczęściej oprogramowanie jest instalowane na firmowych komputerach i serwerach, natomiast baza danych znajduje się w chmurze.
Zalety desktopowych systemów do zarządzania dokumentami
Pełna kontrola – firma wybierająca desktopowy system DMS zachowuje pełną kontrolę nad swoim sprzętem i oprogramowaniem, ponieważ są one elementem jej infrastruktury IT. Dzięki temu może skuteczniej zadbać o ich bezpieczeństwo i kontrolę dostępu. Wewnętrzny zespół IT firmy odpowiedzialny jest wówczas za konfigurację i zarządzanie systemem, komputerami i serwerami. Dodatkowo firma może samodzielnie planować aktualizacje według swoich potrzeb, zamiast polegać na automatycznych aktualizacjach, które mogą odbywać się rzadziej lub w nieodpowiednich momentach.
Brak zależności od internetu – jako że oprogramowanie i osprzęt znajdują się w siedzibie firmy, nie wymagają one dostępu do internetu, aby z nich korzystać. Dzięki temu można zachować ciągłość pracy nawet w razie przerw i awarii w dostępie do internetu.
Bezpieczeństwo danych zgodne z wymogami – w przypadku niektórych firm i organizacji dane powinny być przechowywane w formie baz umieszczanych w ich budynkach, a nie w chmurze. Wybór desktopowego oprogramowania DMS pozwala spełnić te wymogi.
Niezawodność – desktopowe systemy postrzegane są jako mniej zawodne, ponieważ nie są one zależne od zewnętrznych dostawców oraz dostępu do internetu. Należy jednak pamiętać o tym, że dalszym ciągu są one narażone na różne awarie, na przykład utratę danych w razie braku kopii zapasowej.
Wady desktopowych systemów do zarządzania dokumentami
Wysoka inwestycja początkowa – w celu wdrożenia systemu desktopowego konieczne jest zainwestowanie w infrastrukturę, w tym w sprzęt, budowę sieci oraz w sam system, który najczęściej kupowany jest jako licencja zamiast abonamentu.
Wysokie koszty przechowywania danych – lokalne przechowywanie danych na własnych serwerach jest droższe od przechowywania ich w chmurze, ponieważ konieczne jest zakupienie fizycznych dysków o wymaganej pojemności.
Konieczność utrzymania infrastruktury – w przypadku wersji desktopowych oprogramowania to firma odpowiedzialna jest za jego utrzymanie i zarządzanie, co przekłada się na wyższe koszty infrastruktury. Dodatkowo dobrą praktyką jest posiadanie własnego działu IT dostępnego całą dobę w razie awarii, co także oznacza większe wydatki. Należy także pamiętać o kosztach związanych z energią niezbędną do utrzymania serwerowni.
Zagrożenie bezpieczeństwa – systemy desktopowe do zarządzania dokumentami są bezpieczne, lecz wymagają one przestrzegania rygorystycznych wymogów. Przykładowo do ataku może dojść na skutek braku aktualizacji oprogramowania albo nieprzestrzegania polityki bezpieczeństwa przez pracowników.
Trudniejsza skalowalność – system desktopowy utrudnia skalowalność, czyli możliwość zwiększenia albo zmniejszenia skali jako odpowiedź na zmieniające się potrzeby firmy. Przykładowo, gdy firma chce powiększyć bazę danych, musi zakupić nowe serwery i dyski. Zajmuje to czas, co może mieć kluczowe znaczenie w szczytowych sezonach o dużym zapotrzebowaniu.
Zalety systemów do zarządzania dokumentami w chmurze
Błyskawiczne wdrożenie – systemy w chmurze można wdrożyć niemalże od ręki, bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów inwestycji w infrastrukturę. Dodatkowo ich uruchomienie jest o wiele szybsze od systemów desktopowych.
Przewidywalne koszty użytkowania – systemy w chmurze oferowane są najczęściej w formie abonamentu, dzięki czemu można z góry przewidzieć koszty ich użytkowania. To pozwala na ich łatwiejsze zaplanowanie i ogranicza wydatki początkowe wynikające z wdrożenia.
Dostęp z dowolnego miejsca i o każdej porze – system w chmurze dostępny jest przez przeglądarkę internetową, dlatego pracownicy mogą używać jej zarówno w firmie, jak i poza nią, na przykład podczas wizyt u klientów lub kontrahentów. Aby skorzystać z systemu, wystarczy tylko dostęp do internetu.
Prostsze odzyskiwanie danych – utrata danych może spowodować przestoje i poważne straty w firmie, niezależnie od jej wielkości. W przypadku systemów chmurowych ryzyko to jest praktycznie wyeliminowane, ponieważ prowadzą one automatyczne i systematyczne kopie zapasowe – backupy. Wobec tego firma zachowuje dostęp do systemu nawet w razie awarii sprzętu, klęsk żywiołowych czy przerw w dostawie prądu.
Ciągle rosnąca wydajność – centra danych, w których przechowywane są systemy i bazy danych, są stale udoskonalane, aby oferować szybsze i wydajniejsze działanie. Dzięki temu mogą one obsługiwać nawet największe firmy, które potrzebują dużej mocy obliczeniowej i dużej ilości miejsca do przechowywania danych.
Wysoki poziom bezpieczeństwa – usługi chmurowe charakteryzują się wysokim poziomem bezpieczeństwa. Jest to duży atut dla tych firm, które kładą nacisk na cyberbezpieczeństwo. W przypadku chmury infrastruktura systemu oraz stacje robocze pracowników są od siebie oddzielone, co przekłada się na lepszą ochronę. Dodatkowo chmurowe systemy bezpieczeństwa są automatycznie aktualizowane i wykorzystują wbudowane zaawansowane szyfrowanie.
Skalowalność – oprogramowanie w chmurze może być łatwo dopasowane do potrzeb firmy, czyli może być skalowane do jej potrzeb. Dzięki temu może być ono doskonałym wyborem zarówno dla mniejszych, jak i większych firm, a także wspiera je w rozwoju.
Wady systemów do zarządzania dokumentami w chmurze
Zagrożenie bezpieczeństwa – w przypadku oprogramowania do zarządzania dokumentami w chmurze kontrola nad prywatnością danych jest mniejsza, ponieważ zależy ona od dostawcy usług chmurowych. Główne zagrożenia to utrata i kradzież danych, przejęcie konta, używanie niezabezpieczonych API i interfejsów. Właśnie dlatego duże znaczenie ma wybór odpowiedniego dostawcy przestrzegającego standardów bezpieczeństwa i posiadającego certyfikaty branżowe.
Uzależnienie od internetu – aby otrzymać dostęp do usług chmurowych, konieczne jest posiadanie internetu. Właśnie dlatego firma powinna zainwestować w stabilne łącze internetowe o dużej przepustowości i szybkości, aby mieć natychmiastowy dostęp do systemu. Dodatkowo w trakcie awarii internetu pracownicy nie mogą z niego korzystać, ale ich dane pozostają bezpieczne i nienaruszone.
Mniejsza kontrola nad systemem – systemy chmurowe oznaczają mniejszą kontrolę nad systemem i bazą danych, ponieważ są one zarządzane przez dostawcę oprogramowania. Obecnie większość dostawców wdraża specjalne środki bezpieczeństwa, by zapewnić odpowiednią ochronę dla swoich klientów, szczególnie w przypadku danych wrażliwych i zgodności z przepisami.
Hybrydowy system do eTeczki – czy warto?
Jak wspomnieliśmy wcześniej, połączeniem obu powyższych systemów – desktopowego oraz chmurowego – jest system hybrydowy. Czy warto się na niego zdecydować?
Systemy hybrydowe do zarządzania dokumentami mogą działać na różne sposoby. Przykładowo firma może używać oprogramowania desktopowego to obsługi bieżących dokumentów, natomiast chmury do przechowywania tych archiwalnych.
Tego typu systemy DMS oferują elastyczność, ponieważ mogą być dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy w zakresie przechowywania danych. Także można łatwo dostosować je do jej zmieniających się oczekiwań czy warunków rynkowych.
Należy jednak pamiętać o tym, że systemy hybrydowe są droższe w porównaniu do pojedynczego wdrożenia, dlatego też kluczowe znaczenie ma uwzględnienie potrzeb firmy i jej budżetu przeznaczonego na inwestycje IT.
Podsumowanie – jaki system do zarządzania dokumentami wybrać?
Wybór odpowiedniego wariantu dostępu do systemu do zarządzania dokumentami jest równie ważną decyzją, jak wybór jego dostawcy.
Systemy desktopowe stanowią najczęstszy wybór wśród większych firm posiadających własne działy IT, które mogą zająć się ich konserwacją i bezpieczeństwem użytkowania. Z kolei systemy chmurowe oferują większą elastyczność, niezawodność, szybsze i prostsze wdrożenia i niższe koszty początkowe, co powoduje, że są bardziej uniwersalne.
Wybierając odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami, należy również uwzględnić szereg innych czynników. Przykładowo oprogramowanie DocuWare jest hostowane na platformie Microsoft Azure, która jest znana ze swojego wysokiego poziomu ochrony antywirusowej.
Podsumowując, decyzja dotycząca wyboru konkretnego wariantu systemu do obsługi eTeczki jest zależna od priorytetów firmy, jej zasobów IT oraz budżetu. Zarówno wersja chmurowa, jak i desktopowa mają swoje zalety i wady, które należy rozważyć, dlatego kluczowe jest dopasowanie rozwiązania, które będzie najbardziej odpowiednie dla Twojej firmy!
