DocuWare to system zarządzania dokumentami i automatyzacji workflow, który pozwala na digitalizację dokumentów oraz optymalizację procesów. Rozwiązanie DocuWare automatyczne odczytuje dane z dokumentów oraz chroni je w bezpiecznym archiwum. Dane z dokumentów można przekazać do systemów zewnętrznych tj. system FK, system kadrowo płacowy, system ERP, CRM oraz wykorzystywać do podejmowania decyzji. DocuWare pozwala także na digitalizację i automatyzację obiegów dokumentów. To pozwala pracownikom na skupienie się na ważnych zadaniach, zamiast na pogoni za papierem. Jednym zdaniem – DocuWare usuwa papier z biurek i szuflad. Obieg Dokumentów DocuWare jest oferowany w Chmurze oraz w wersji do instalacji na serwerach Klientów.
W artykule tym opowiemy na następujące pytania:
- jakie są ceny abonamentów DocuWare Cloud?
- ile wynosi cena DocuWare w wersji serwerowej?
- czym wersja na serwerze różni się od wersji w Chmurze?
- jaka jest cena warsztatów?
- ile wynosi cena wdrożenia?
Ceny abonamentów DocuWare Cloud
Ceny abonamentów w chmurze zależą od wybranego pakietu. DocuWare oferuje 4 podstawowe plany abonamentowe:
DocuWare Cloud 4
Obejmuje 4 nazwanych użytkowników oraz 20 GB na potrzeby przechowywania dokumentów.
DocuWare Cloud 15
Obejmuje 15 nazwanych użytkowników oraz 50 GB.
Cloud 15 jest najbardziej popularnym planem wśród nowych klientów. Cloud 15 obejmuje licencje dla 15 użytkowników nazwanych oraz 50 GB dysku. Cena Cloud 15 wynosi 550 Euro miesięcznie.
DocuWare Cloud 40
Obejmuje 40 nazwanych użytkowników oraz 500 GB
DocuWare Cloud 100
Obejmuje 100 nazwanych użytkowników i 1 000 GB
Czas trwania abonamentu
Umowa podpisywana jest na okres 12 miesięcy i po jej upływie obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia.
Dodatkowi użytkownicy i dysk
Do każdego planu można dokupić dodatkowych użytkowników i dodatkowy dysk. Cena dodatkowego użytkownika jest zależna od wybranego planu. W Cloud 15 dodatkowy użytkownik kosztuje 46 Euro miesięcznie. Cena dodatkowych 10 GB przestrzeni dyskowej wynosi 10 Euro miesięcznie, w związku z czym trzymanie nawet bardzo dużej ilości dokumentów w Chmurze DocuWare nie wiąże się z wysokimi kosztami.
Cena DocuWare w wersji serwerowej
W wersji serwerowej klient kupuje licencje na własność – płacimy raz i możemy korzystać z systemu bez ograniczeń czasowych. W pierwszym roku od zakupu rozwiązania klient otrzymuje również, w ramach zapłaconej ceny, wsparcie Producenta. Wsparcie zapewnia dostęp do najnowszej wersji oprogramowania oraz pomoc Producenta w rozwiązywaniu ewentualnych błędów. W drugim roku klient może zdecydować się na kontynuację wsparcia. Wiąże się to z kosztem na poziomie około 20% wartości zakupionych licencji. Producent publikuje dwie nowe wersje oprogramowania niemal w każdym roku. Każda z nich zapewnia dodatkowe funkcjonalności, zgodne z sugestiami i wymaganiami użytkowników.
Czym różnią się DocuWare Cloud i wersja serwerowa?
DocuWare w chmurze oraz w wersji serwerowej oferuje te same funkcje. Zarówno w chmurze jak w systemie instalowanym na serwerze, dostępne są wszystkie funkcje zarządzania dokumentami i automatyzacji worfklow. Dla użytkownika końcowego obie wersje różnią się tylko adresem w przeglądarce internetowej. Różnica polega na sposobie licencjonowania. W chmurze klient płaci roczny abonament tj. w Netflix. Dzięki temu miesięczne i roczne koszty są znacznie niższe niż w wersji serwerowej. W wersji serwerowej klient kupuje licencje na własność. Licencje i moduły wybrane w wersji serwerowej wpływają na cenę oraz zestaw dostępnych funkcjonalności. Poniżej porównanie obu wersji.
| Funkcje centralne | DocuWare Cloud | DocuWare lokalnie |
|---|---|---|
| Standardowy sposób wprowadzania dokumentów: skanowanie, importowanie, drukowanie, przeciąganie i upuszczanie | ✔ | ✔ |
| Indeksowanie jednym kliknięciem | ✔ | ✔ |
| Indeks pełnotekstowy | ✔ | ✔ |
| Samouczące się, automatyczne indeksowanie | ✔ | ➕Intelligent Indexing |
| Wprowadzanie i indeksowanie poprzez monitorowanie folderów | ✔ | ➕DocuWare Import |
| Formularze internetowe do gromadzenia danych | ✔ | ➕DocuWare Forms |
| Zintegrowane zapisywanie e-mail | ✔ | ➕Connect to Outlook, Connect to Mail |
| Odczyt kodów kreskowych | ✔ | ➕Barcode & Forms |
| Niezależny od systemu dostęp przez dowolną przeglądarkę | ✔ | ✔ |
| Wyszukiwanie za pomocą słów kluczowych, pełnego tekstu, struktur folderów | ✔ | ✔ |
| Dostęp za pośrednictwem aplikacji mobilnej | ✔ | ➕DocuWare Mobile |
| Edycja oraz wersjonowanie | ✔ | ✔ |
| Zarządzanie zadaniami za pomocą list i powiadomień | ✔ | ➕Task Manager |
| Wielopoziomowa, kompleksowa automatyzacja procesów | ✔ | ➕Workflow Manager |
| Mobilny dostęp do informacji oraz workflow | ✔ | ➕DocuWare Mobile |
| Konfigurowalna integracja wyszukiwania z dowolną aplikacją | ✔ | ➕Smart Connect |
| Synchronizacja danych z innymi aplikacjami | ✔ | ➕Autoindex |
| Integracja przez URL lub programowanie | ✔ | ✔ |
| Integracja z SAP | ➕Connect to SAP | ➕Connect to SAP |
Etapy i wycena wdrożenia
Wdrożenie odbywa się w 5 etapach:
- Warsztaty
- Wdrożenie
- Szkolenia
- GoLive
- Wsparcie powdrożeniowe
Cena warsztatów
Warsztaty trwają zwykle od 2-5 dni. Celem warsztatów jest:
- Ustalenie celu projektu oraz zdefiniowanie problemów, które mamy rozwiązać
- Opisanie aktualnych procesów oraz sugestie dotyczące zmian w procesach docelowych
- Weryfikacja kompetencji – warsztat pozwala przy małym ryzyku i zaangażowaniu z Twojej strony potwierdzić, czy DocWay jest właściwym partnerem dla wdrożenia projekty transformacji cyfrowej w Twojej firmie.
- Weryfikacja wybranych elementów rozwiązania – podczas warsztatów często wykonujemy proste konfiguracje, żeby pokazać, jak pewne elementy rozwiązania mogą wyglądać lub namacalnie udowodnić, że „to działa”, np.: uczymy systemu rozpoznawać twoje faktury i dokumenty.
Efektem warsztatów są:
- notatka analityczna opisująca zakres prac w sposób jednoznaczny, tak, żeby klient miał pełną jasność co do tego, co zostanie zrobione.
- wycena usług wdrożeniowych,
- czas i wstępny harmonogram realizacji projektu.
Cena warsztatów wynosi 2.000 zł za dzień pracy konsultanta.
Nasze ceny są skalkulowane tak, aby były rentowne nawet dla małych i średnich przedsiębiorstw. Wśród naszych klientów znajdują się nawet kilkunastoosobowe firmy. Nawet małe firmy dzięki wdrożeniu DocuWare optymalizują swoje procesy i zwiększają wydajność zespołów. Dzięki workflow małe i średnie firmy mogą skalować swój biznes i obsługiwać większy wolumen: faktur zakupowych, zamówień i faktur sprzedaży bez potrzeby zatrudniania dodatkowych osób. Jeżeli chcesz poznać dokładną cenę warsztatów, zamów poniżej darmową konsultację i opowiedz nam o problemie, z którym się mierzysz, a my powiemy, czy i jak możemy pomóc.
Ceny wdrożenia, szkolenia i GoLive
Koszt wdrożenia jest uzależniony od liczby dni pracy konsultantów potrzebnych na realizację projektu. Po warsztatach podajemy liczbę dniówek potrzebną na realizację projektu.
Prace wdrożeniowe realizujemy w dwóch opcjach:
1. Fixed Price – przy dobrze zdefiniowanym zakresie
2. Time & Material – w przypadku trudności z określeniem zakresu prac
Prace rozwojowe i modyfikacje systemu są rozliczane po uzgodnionych stawkach za roboczodzień. Uśredniona stawka za roboczodzień w DocWay wynosi 2.200 zł
Wdrożenie eTeczki wynosi 10 dni. Wdrożenie eTeczki Plus wynosi od 20 dni.
Jeżeli chcesz poznać dokładne ceny wdrożenia dla swojej firmy, zamów poniżej darmową konsultację i opowiedz nam o problemie, z którym się mierzysz, a my powiemy, czy i jak możemy pomóc.
Ceny wsparcia powdrożeniowego
Na koszty wsparcia po zakończeniu projektu wpływają:
- liczba roboczodni wdrożenia
- czas reakcji na zgłoszenie klienta
- czas rozwiązania problemu lub zaproponowania obejścia.
Standardowy zakres wsparcia DocWay na poniższych warunkach dla średniej wielkości projektów to koszt pomiędzy 1000-2200 zł miesięcznie.
| Kategoria Błędu | Czas reakcji | Czas naprawy / realizacji |
|---|---|---|
| Błąd krytyczny | 2 godziny | 1 dzień roboczy |
| Błąd normalny | 4 godziny robocze | 2 dni roboczy |
| Błąd mały (usterka) | 1 dzień roboczy | 4 dni roboczy |
| Usługi rozwojowe | 2 dni robocze | Do ustalenia w zgłoszeniu w systemie ticketowym zależnie od wyceny |
| Konsultacje | 1 dzień roboczy | 2 dni roboczy |
Chcesz pozbyć się papieru i usprawnić procesy?
Zostaw numer, oddzwonimy i sprawdzimy czy możemy pomóc Ci w zoptymalizowaniu obiegu dokumentów i pozbyciu się papierowych dokumentów z biurek i szuflad.
O co pytamy:
- Jak wyglądają obiegi dokumentów dzisiaj? Jakie obiegi dokumentów chcesz zautomatyzować w pierwszym kroku? Jakie dokumenty powodują największe problemy w firmie (dokumenty hr, dokumenty sprzedaży, zamówienia, umowy etc.)?
- Jak wyobrażasz sobie swoje biuro po roku od wdrożenia DocuWare? Jakie zmiany w w firmie chcesz zobaczyć dzięki automatyzacji (automatyzacja obiegu faktur)?
- Jakie inne działania prowadzisz, aby przyspieszyć obiegi dokumentów i pozbyć się papieru?
- Jakie są najczęstsze problemy związane z papierowym obiegiem (zagubione dokumenty, długie terminy obiegów, brak dostępu do dokumentów etc.)
- Ile osób bierze udział w obiegu dokumentów?
- Które dokumenty są akceptowane?
- Kto oprócz Ciebie zajmuje się tymi procesami i dokumentami? Czy on/ona/oni także chce/chcą odejść od papieru i digitalizować dokumenty?
