Cena systemu w chmurze, czynniki wpływające na koszt i dostępne modele cenowe
W czasach, w których informacje są na wagę złota, natychmiastowy dostęp do nich i odpowiedni system zarządzania dokumentami (DMS – Document Management System) staje się kluczowym elementem w zarządzaniu danymi.
Ponieważ coraz więcej firm korzysta obecnie z rozwiązań opartych na chmurze, często poruszaną kwestią stała się cena systemów DMS w chmurze, takich jak DocuWare Cloud. Przygotowany przez nas przewodnik ma na celu wyjaśnienie kosztów związanych z systemami zarządzania dokumentami opartymi na chmurze. Chcemy w nim odpowiedzieć na kilka ważnych pytań: co dokładnie wpływa na koszt systemów DMS w chmurze, jaka jest aktualnie obowiązująca na program DocuWare cena i jak wypada ona w porównaniu z innymi modelami cenowymi na rynku. Zapraszamy do lektury!
Część I: co wpływa na cenę systemu DMS w chmurze?
W pierwszej części poruszamy czynniki wpływające na cenę chmurowych systemów DMS. Co dokładnie decyduje o ich koszcie?
Przestrzeń dyskowa
Pojemność pamięci, czyli przestrzeni dyskowej jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na ceny systemów DMS w chmurze. Im większa wymagana pojemność, tym wyższy będzie koszt oprogramowania.
Dostawcy systemów DMS zazwyczaj naliczają opłaty w oparciu o ilość używanej pamięci, przy czym proponowane ceny różnią się też w zależności od szybkości działania chmury, jej bezpieczeństwa i redundancji, czyli duplikacji danych, która decyduje o niezawodności infrastruktury IT w razie pojawienia się usterek.
Liczba użytkowników
Liczba użytkowników korzystających z systemu DMS w chmurze to kolejny czynnik wpływający na cenę.
Niektórzy dostawcy pobierają opłaty za każdego użytkownika osobno, podczas gdy inni stosują opłatę ryczałtową za określoną liczbę użytkowników. Ceny często skalują się wraz z liczbą użytkowników, która może wahać się od kilku pracowników w małej firmie do wielu tysięcy w dużej korporacji.
Funkcje
Asortyment funkcji oferowanych przez dostawców DMS w chmurze odgrywa znaczącą rolę w ustalaniu ceny za usługę.
Dostawcy oferują różne funkcje swoich systemów, przy czym niektóre z nich mogą być dodatkowo płatne. Zaawansowane funkcje, takie jak automatyzacja workflow – przepływu pracy i usługi AI, są często dostępne tylko na droższych wariantach subskrypcji.
Niektórzy dostawcy, w tym DocuWare, stosują model subskrypcji all-in, w którym wszystkie funkcje są zawarte we wszystkich wariantach subskrypcji. W tym modelu głównymi czynnikami różnicującymi ceny są liczba użytkowników i ilość dostępnej pamięci w chmurze. Takie podejście upraszcza proces podejmowania decyzji, pozwalając firmom skupić się na dopasowaniu oprogramowania do własnych potrzeb.
Rodzaje kopii zapasowych
Bezpieczne, prowadzone systematycznie kopie zapasowe wpływają na integralność danych i umożliwiają ich szybkie odzyskiwanie w przypadku ich utraty lub awarii systemu. Możliwość tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych są zatem kluczowymi elementami wpływającymi na cennik oprogramowania DMS w chmurze.
Częstotliwość, zakres i niezawodność tworzonych kopii zapasowych mogą różnić się w zależności od dostawcy, wpływając na ostateczny koszt.
Niektórzy dostawcy DMS w chmurze mogą nie oferować żadnych usług tworzenia kopii zapasowych w ramach standardowego cennika albo są one mocno ograniczone, podczas gdy częstsze i bardziej zaawansowane usługi mogą być dostępne za dodatkową opłatą.
W przypadku systemu DocuWare cena obejmuje sprawdzone rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, umożliwiając ich regularne przygotowywanie i pozwalając na ich szybkie przywrócenie w razie potrzeby.
Częstotliwość płatności
Długość umowy i powiązana z nią struktura płatności to również bardzo ważne czynniki, które mogą mieć wpływ na cenę oprogramowania.
Wielu dostawców DMS w chmurze, w tym DocuWare, oferuje elastyczne opcje płatności i dodatkowe bonusy w przypadku do długoterminowych umów. Klienci, którzy zdecydują się zapłacić za 12 miesięcy lub więcej z góry, otrzymują rabat. Dzięki temu nie tylko mogą zaoszczędzić, ale także łatwiej planować swój budżet.
Część II: Cena DocuWare w chmurze a lokalnie
DocuWare jest oferowany zarówno jako system chmurowy, jak i lokalny, inaczej serwerowy, czyli przeznaczony do instalowania na komputerach znajdujących się w firmie.
W 2023 roku ponad 80% nowych klientów DocuWare wybrało wariant chmurowy DocuWare Cloud jako nowoczesną platformę do transformacji cyfrowej swoich firm. W niektórych krajach, takich jak Wielka Brytania, Hiszpania i USA, przeszło 90% z nich zdecydowało się na system w chmurze.
Czym różnią się wersja chmurowa i lokalna? DocuWare oferuje te same funkcje w wersji chmurowej i lokalnej, więc dla obu z nich dostępne są wszystkie funkcjonalności w ramach zarządzania dokumentami i automatyzacji przepływu pracy. Dla użytkownika końcowego jedyną różnicą między tymi dwiema wersjami jest sposób ich licencjonowania.
W chmurze klient płaci roczną opłatę w formie abonamentu. W rezultacie miesięczne i roczne koszty są znacznie niższe niż w przypadku wersji lokalnej. W wersji lokalnej klient kupuje licencje na własność i może korzystać z nich przez nieograniczony czas. Licencje i moduły wybrane w tej wersji wpływają na cenę i zestaw dostępnych funkcji.
Cena DocuWare Cloud – ile kosztuje system w chmurze?
Ceny DocuWare Cloud zależne są przede wszystkim od wymaganych funkcjonalności i skali wdrożenia. Zazwyczaj koszt całego systemu jest znacznie niższy niż pensja jednego pracownika, przy czym jest on w stanie wykonywać zadania wspomagające pracę setek osób. DocuWare Cloud kosztuje pomiędzy 20 a 60 Euro za użytkownika miesięcznie.
DocuWare oferuje pakiety spełniające różne potrzeby biznesowe, umożliwiając dostosowanie ich do strategii zarządzania dokumentami, konkretnych wymogów i budżetu firmy.
Oczywiście, przed wdrożeniem DocuWare trzeba również rozważyć korzyści i zwrot z inwestycji. Jeśli potrzeby w zakresie przetwarzania dokumentów są minimalne, na przykład obejmują tylko kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, inwestycja nie będzie tak opłacalna, jak w przypadku setek i tysięcy dokumentów.
Od czego zależy cena DocuWare w chmurze?
W przypadku systemu DocuWare cena za wersję w chmurze zależna jest od poniższych czynników:
1. Liczba użytkowników nazwanych
W przypadku oprogramowania DocuWare ceny warunkowane są liczbą użytkowników nazwanych. Są to użytkownicy, którzy posiadają indywidualne licencje imienne do korzystania z systemu w dowolnym momencie. Opłaty pobierane są w skali ruchomej, dlatego im program ma więcej użytkowników, tym cena za jednego z nich jest niższa.
2. Liczba użytkowników workflow
Licencje użytkownika workflow to licencje imienne z ograniczoną funkcjonalnością do wykonywania zadań w ramach workflow, czyli przepływu pracy, zapisywania formularzy i dostępu do DocuWare w opcji tylko do odczytu. Licencje te są sprzedawane w pakietach po 5 sztuk.
3. Przestrzeń dyskowa
Każda subskrypcja w chmurze obejmuje określoną przestrzeń dyskową. W razie potrzeby można również dokupić więcej przestrzeni dyskowej w dowolnym momencie.
4. Dodatkowe moduły
DocuWare w chmurze oferuje 4 wyspecjalizowane dodatki, z których każdy został zaprojektowany w celu ulepszenia określonych funkcji DMS. Dodatki te mają własne, unikalne funkcje i są wyceniane oddzielnie w skali miesiąca, co pozwala użytkownikom dostosować program do konkretnych potrzeb.
5. Czas trwania subskrypcji
Umowa jest podpisywana na okres 12 miesięcy, a po jej wygaśnięciu obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia. Subskrypcje są automatycznie odnawiane na koniec każdego okresu na kolejne 12 miesięcy, chyba że zostaną wypowiedziane co najmniej 30 dni przed końcem okresu.
Umowy mogą być opłacane miesięcznie lub rocznie, przy czym płatności miesięczne wiążą się z dodatkową opłatą manipulacyjną, dlatego opłata roczna jest korzystniejsza cenowo.
Od czego zależy cena DocuWare w wersji lokalnej?
W wersji serwerowej klienci kupują licencje na własność – płacą raz i mogą korzystać z systemu przez nieograniczony czas. Liczba licencji dobierana jest zależnie od oczekiwanej liczby użytkowników systemu.
W pierwszym roku po zakupie użytkownicy otrzymują wsparcie w ramach poniesionych kosztów. Wsparcie zapewnia dostęp do najnowszej wersji oprogramowania i pomoc w rozwiązywaniu wszelkich problemów.
W drugim roku klienci mogą zdecydować się na kontynuację wsparcia. Wiąże się to z kosztem około 20% wartości zakupionych licencji.
DocuWare jest oprogramowaniem regularnie aktualizowanym. Co roku dostępne są na ogół dwie nowe wersje oprogramowania. Każda z nich dodaje nowe funkcjonalności w odpowiedzi na sugestie użytkowników.
Część III: cena wdrożenia DocuWare
Na cenę oprogramowania składają się nie tylko licencje, ale również koszty związane z wdrożeniem.
Wdrożenie DocuWare zazwyczaj odbywa się w 5 różnych etapach, z których każdy przyczynia się do ostatecznego kosztu.
Proces wdrożenia jest podzielony na następujące etapy:
1. Konsultacje
To proces trwający 2-5 dni, którego zadaniem jest:
- Ustalenie celów projektu i zdefiniowanie problemów do rozwiązania,
- Analiza bieżących procesów i zaproponowanie ich ulepszeń,
- Ocena kompetencji i weryfikacja DocuWare jako właściwego partnera do cyfrowej transformacji,
- Przeprowadzenie konfiguracji w celu zademonstrowania indywidualnych możliwości oprogramowania.
Po zakończeniu konsultacji powstaje notatka analityczna przedstawiająca zakres prac, szczegółową wycenę usług wdrożeniowych oraz wstępny harmonogram realizacji projektu.
2. Wdrożenie
Następuje po etapie warsztatowym, w oparciu o zdefiniowany zakres prac.
3. Szkolenie
Po wdrożeniu organizowane jest szkolenie, które przygotowuje użytkowników do korzystania z systemu DocuWare.
4. Uruchomienie
System zostaje uruchomiony i zaczyna działać.
5. Wsparcie po wdrożeniu
Użytkownicy otrzymują bieżące wsparcie następujące po uruchomieniu systemu.
Cena jednego dnia prac DocWay wynosi 2.200,00 zł netto.
W jakich modelach cenowych dostępne jest wdrożenie DocuWare?
W przypadku DocuWare cena wdrożenia jest skalkulowana tak, aby była opłacalna nie tylko dla większych, ale również dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Naszymi klientami są firmy zatrudniające zaledwie kilkunastu pracowników. Dzięki wdrożeniu DocuWare mogą skutecznie zoptymalizować procesy i zwiększyć wydajność pracy swoich zespołów. Jako że DocuWare to system skalowalny, mogą one również obsługiwać więcej faktur i zamówień bez konieczności zmiany oprogramowania oraz zatrudniania dodatkowych osób.
DocuWare oferuje 2 modele cenowe obejmujące wdrożenie, szkolenie i uruchomienie:
1. Stała cena – model odpowiedni dla projektów o jasno określonym zakresie
Zalety:
- Pewność ceny – koszt jest ustalany z góry, co upraszcza budżetowanie i planowanie finansowe.
- Ograniczenie ryzyka – model ten zmniejsza ryzyko wzrostu kosztów w trakcie wdrożenia, ponieważ cena jest już ustalona.
- Uproszczone zarządzanie projektem – ponieważ zakres i rezultaty są jasno określone od samego początku.
Wady:
- Mniejsza elastyczność – zmiany w zakresie projektu mogą być trudne do wprowadzenia bez renegocjacji umowy.
- Ryzyko nadmiernego uproszczenia projektu – początkowy zakres projektu może pomijać pewne istotne detale, prowadząc do zastosowania nieodpowiednich rozwiązań.
2. Podejście Time & Material (T&M) – model odpowiedni dla projektów, w których zdefiniowanie zakresu wdrożenia jest trudne lub wymagana jest większa elastyczność
Zalety:
- Elastyczność – umożliwia dostosowanie zakresu wdrożenia w miarę postępu projektu.
- Możliwość personalizacji – to opcja bardziej odpowiednia dla złożonych projektów, w których wymagania mogą ewoluować w czasie.
- Przejrzystość – klienci płacą za faktycznie wykonaną pracę, dlatego rozliczenie jest bardziej przejrzyste.
Wady:
- Trudność w ustaleniu budżetu z góry – ostateczny koszt może być trudny do przewidzenia, co utrudnia planowanie finansowe.
- Ryzyko przekroczenia kosztów – bez ustalonej ceny istnieje ryzyko, że projekt okaże się droższy niż początkowo przewidywano.
Jeśli chcesz poznać dokładną cenę oprogramowania DocuWare wraz z jego wdrożeniem, umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz nam o problemach, z którymi się borykasz, a my wyjaśnimy, jak możemy Ci pomóc i przygotujemy dla Ciebie indywidualną wycenę!
