Elektroniczny obieg faktur w Księgowości

Obieg faktur kosztowych jest procesem, który nie generuje zysku. Jest to proces, który powoduje wypływ gotówki z firmy. Zaakceptowaną fakturę należy zapłacić. Warto zatem obniżać koszty tego procesu. Stąd często słyszymy pytanie od dyrektorów finansowych, ile kosztuje nas obieg faktur? 

Ile kosztuje obieg faktury?

W artykule Automatyzacja obiegu faktur  pokazaliśmy dane ze USA. Mamy także dane z Niemiec z Raportu Billentis. Papierowy obieg faktur kosztowych kosztuje w Niemczech aż 17,60 Euro za każdą fakturę. Jest to bardzo dużo. Elektroniczny obieg faktur kosztuje tylko 6,40 Euro za każdą fakturę. Zatem automatyczny elektroniczny obieg faktur może oszczędzić aż 64% kosztów w firmie. 

Koszty w Polsce są oczywiście niższe. Nie dotarliśmy do raportów na temat kosztów papierowego obiegu faktur w Polsce. Przypuszczamy, że koszt obiegu dokumentów w Polsce jest trzykrotnie niższy niż w Niemczech. Oszczędność wyniesie około 3,70 Euro na fakturę, czyli ponad 15.00 zł. 

Wyzwana papieru w obiegu faktur

Zapytaliśmy klientów o największe problemy związane z obiegiem faktur kosztowych. Księgowe oraz księgowi wymienili takie wyzwania: 

1. Długi czas akceptowania faktur – 75%
2. Zgubione faktury – 54% 
3. Otrzymanie faktury tuż przed lub po zamknięciu miesiąca –  45%
4. Brak podglądu faktur w obiegu i ich statusu (kto, gdzie, kiedy) – 35%
5. Bezpieczeństwo dokumentów – 33%

Negatywne skutki długich obiegów dokumentów

Księgowe i księgowi wspominają o stresie związanym z nadzorowaniem całego procesu. Obieg faktur nie przynosi zysku, zatem zarząd go nie uznaje ważny. Tym samym księgowość sama musi mierzyć się z tym problemem. Wyzwania obiegu faktur dotyczą jakości pracy innych osób a nie księgowych. Czasy akceptacji oraz zgubione faktury związane są z pracą innych kolegów. Przecież księgowość nie ma bezpośredniego wpływu na to, czy dyrektor innego działu w terminie zaakceptuje fakturę. 

Co się stanie, jeśli wymienione wyżej problemy faktycznie będą miały miejsce? Niezadowolony kontrahent zadzwoni do księgowości z prośbą o płatność. Jeśli obieg dokumentów jest papierowy, to księgowość nie wie, czy faktura już jest w obiegu. Księgowość nie wie kto teraz ją akceptuje. Zatem musimy rozpocząć stresującą „pogoń za fakturą”. Dodatkowo „świecimy oczami” przed dostawcą za problem, którego nie spowodowaliśmy. To wszystko zwiększa stres. To wszystko nie pozwala się skupić na ważniejszych zadaniach niż „pogoń za fakturą”. 

Zapytaliśmy klientów w Polsce jakie są największe konsekwencje wynikające z powyższych wyzwań. Tutaj główne odpowiedzi: 

1. Wstrzymane dostawy od kontrahentów
2. Odsetki za zwłokę 
3. Pogorszone relacje z dostawcami 
4. Utrudnione planowanie płatności i cash flow 
5. Konieczność korygowania deklaracji VAT 

Skracamy Obieg faktur o 70-80%

DocuWare ma ponad 15.000 klientów. Ponad 60% z nich używa obiegu faktur. Producent przedstawił korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów. 

Praca z DocuWare pozwoliła klientom skrócić czas obiegu faktur między 70-80%. Niektórzy klienci obniżyli czas obiegu faktur z 30 dni do 3 dni. 

Kontrola dokumentów i eliminacja zagubień

Dokumenty papierowe niestety się gubią. Szuflady kolegów zjadają faktury. Następie oddają lub „wypluwają” je oblane kawą lub umazane pączkiem po kilku tygodniach. Jak ten problem rozwiązuje DocuWare? 

DocuWare zapisuje każdy dokument. System skanuje papier. Faktury elektroniczne będą zapisane z email. W kolejnym kroku dokumenty będą rozpoznane. 

Tym samym zamieniamy papier w inteligentne dokumenty. DocuWare uczy się nowych faktur. System szybko czyta dane z faktury tj. NIP, kwoty i podatki, daty, etc. Dzięki temu rejestracja jednej faktury trwa mniej niż minutę a liczba błędów spada prawie do zera. 

DocuWare rozpoznaje cały tekst zapisany na fakturze. Dzięki temu znalezienie faktur jest tak proste jak korzystanie z Google. Wystarczy wpisać jedno słowo, coś co było w tym dokumencie.  W DocuWare szukamy w oparciu o to, co wiemy na temat faktur. To pozwala na bardzo szybkie i łatwe znalezienie dokumentu. Nawet jeśli szukamy przez strzępki informacji, takie jak nazwa dostawcy, data lub kwota. 

DocuWare wskaże właściwe faktury i podświetli wpisane słowo np. datę lub kontrahenta. Odnalezienie informacji zajmuje bardzo mało czasu. Nasi klienci potwierdzają, że skróciliśmy czas szukania informacji o ponad 90%.

Dlaczego faktury w DocuWare są bezpieczniejsze niż papierowe? 

Księgowi mogą bezpiecznie przechowywać faktury dopiero po zakończeniu obiegu dokumentów. W trakcie obiegu faktur bezpieczeństwo jest zależne od naszych kolegów. Niestety nie zawsze stosują się oni do wewnętrznych procedur. Tym samym faktury mogą być dostępne dla nieuprawnionych osób. 

Po zakończeniu obiegu bezpieczeństwo faktur zależy zarówno od tego, czy zamknęliśmy szafę lub pokój z dokumentacją księgową. Niestety niezależnie od najlepszych intencji nie zawsze mamy pewność takiego bezpieczeństwa. Tym samym faktury mogą trafić do niepowołanych osób.

DocuWare tworzy kopie bezpieczeństwa. System kontroluje i wie, kto i kiedy miał dostęp do każdego dokumentu. Rozwiązanie tworzy pełną ścieżkę historii każdego dokumentu. 

Wielu naszych klientów blokuje użytkownikom uprawnienia do wydruku czy pobrania dokumentów na dysk. Takie uprawnienia mogą uzyskać na przykład tylko główni księgowi lub specjaliści ds. finansów. Pozostali użytkownicy będą mieć jedynie podgląd faktur. To duże zabezpieczenie przez wyciekiem dokumentacji poza firmę. 

Case Study Linstow Baltic

Linstow Baltic zarządza nieruchomościami w Tallinie i Rydze oraz zarządza i buduje centra handlowe i nieruchomości komercyjne. Pełny opis tego projektu jest dostępny w osobnym artykule. Poniżej najważniejsze efekty związne z wdrożeniem elektronicznego obiegu faktur.

Główne cele projektu

1. Poprawa kontroli wewnętrznej i audytu
2. Eliminacja papieru
3. Automatyzacja i zwiększenie wydajności poprzez integrację z systemem Epicor iScala. 

Etapy projektu: 

1. Warsztaty – dokumentacja dla systemu testowego 
2. Pilot – uruchomienie systemu testowego 
3. Warsztaty – dokumentacja systemu ostatecznego
4. Wdrożenie
5. Integracja z Epicor iScala
6. Migracja danych z poprzedniego systemu do DocuWare
7. Start produkcyjny 

Działanie

1. Zapis dokumentu – skan, wydruk lub plik elektroniczny są automatycznie zapisywane w DocuWare
2. Opis dokumentu – DocuWare automatycznie opisuje dokumenty (nazwa, rodzaj, data, wartość, kwoty, NIP etc)
3. Proces – DocuWare przekazuje dokumenty zgodnie z ustalonym procesem i wysyła je do odpowiedzialnego działu zarządzania, controllingu i księgowości 
4. Przekazanie danych – DocuWare przekazuje odpowiednie informacje o fakturach do systemu księgowego iScala 
5. Podpis elektroniczny – dla umów system umożliwia ich zatwierdzanie elektronicznym podpisem
6. Archiwizacja – dokumenty są przechowywane zgodnie z ustalonymi okresami 

Efekty

Dzisiaj wszystkich 50 pracowników grupy Linstow pracuje z DocuWare. Dokumenty projektowe są bezpiecznie przechowywane w archiwum cyfrowym i mogą być łatwo znalezione. Dokumenty mogą być eksportowane i przekazywane firmom zewnętrznym, np. po zakończeniu projektu budowlanego. Korzyści:

1. Większa wydajność – docuware oszczędza to czas, eliminuje błędy i pozwala zespołowi pracować szybciej i efektywniej. Dzisiaj Linstow jest w stanie obsłużyć większą skalę działania bez konieczności zatrudniania nowych pracowników. 
2. Automatyzacja – Pracownicy nie muszą korzystać z Excel do kontrolowania kosztów inwestycji. Teraz kwoty faktur są dzielone bezpośrednio podczas obiegu DocuWare i odpowiednio przekazywane do systemu księgowego. 
3. Audyt i kontrola oraz zgodność z RODO/GDPR 

Jeśli chcesz się dowiedzieć, w jakim dziale może wyglądać projekt dla Twojej firmy, umów się na darmową telefoniczną konsultację.

Platforma DocuWare większa wydajność zespołu 

DocuWare jest intuicyjnym system elektronicznego obiegu faktur i dokumentów. DocuWare w bezpieczny sposób rejestruje faktry i dokumenty, przesyła je pomiędzy procesami i archiwizuje. Pozbywasz się kłopotów wynikających z ręcznego wykonywania zadań i bałaganu na współdzielonych dyskach i zyskujesz więcej czasu, aby skupić się na najważniejszych zadaniach. 

DocuWare dostępne jest w chmurze lub lokalnie. Platforma DocuWare może działać jako niezależny system obiegu faktur kosztowych i dokumentów w firmie lub jako zintegrowany dodatek do oprogramowania finansowo-księgowego, kadrowego lub sprzedażowego. DocuWare wspiera twoje zespoły w różnych procesach. Poniżej kilka przykładów wykorzystania DocuWare w różnych działach:

Księgowość

Obieg faktur kosztowych, archiwum faktur sprzedażowych, obieg zamówień, obieg faktur kosztowych i sprzedażowych, obieg umów, rejestracja zamówień

Zasoby ludzkie 

Usprawnij proces przyjmowania pracowników, optymalizuj elektroniczny obieg wniosków urlopowych i bezpiecznie przechowuj poufne dokumenty kadrowe w eteczce.

Obsługa klienta

Podnieś poziom zadowolenia klienta dzięki szybkiej reakcji i terminowej informacji, dzięki czemu zyskasz lojalność. 

Sprzedaż

Wyposaż handlowców w mobilny dostęp do aktualnych cenników, faktur sprzedażowych, faktur kosztowych, ofert i umów, dzięki czemu nie będziesz tracić zleceń.

Ponad 16.000 zadowolonych klientów w 90 krajach używa DocuWare w produkcji, administracji państwowej, organizacjach non-profit, edukacji, opiece zdrowotnej, przemyśle motoryzacyjnym, logistyce, a także w innych branżach.

Dlaczego DocuWare 

• Przyjazny interfejs zapewnia brak zakłóceń i zwiększoną produktywność przedsiębiorstwa 
• Elastyczne rozwiązania w chmurze lub w dostępne lokalnie, zapewniające bezproblemową integrację z systemami CRM, systemami ERP i innymi systemami i programami
• Mobilny dostęp do dokumentów dla zespołów zdalnych i współpracowników zewnętrznych przedsiębiorstwa
• Certyfikowane zabezpieczenia i nowoczesna technologia
• 15.000 Klientów na świecie
• Sztuczna inteligencja do rozpoznawania faktur oraz dokumentów strukturalnych

Elektroniczny obieg faktur to dobry sen księgowości

Papier jest drogi, powolny i podatny na zagubienie. Szuflady lubią go zjadać. Praca z papierem „wywołuje” zwykłe ludzkie pomyłki. Elektroniczny obieg faktur w firmie zmniejsza koszty i skraca czas akceptacji. DocuWare umożliwia pełną kontrolę i nadzór nad obiegiem. Obieg elektroniczny zwiększa bezpieczeństwo zgromadzonych dokumentów, a tym samym pozwala księgowym na lepszy sen.

Więcej przeczytacie w naszym wpisie: Elektroniczny obieg dokumentów – co to?

A całą wiedzę w pigułce znajdziesz tutaj: https://www.docway.pl/wiedza/

Życzymy Wam kolorowych snów.