Przyszłość administracji to dokumenty elektroniczne. Można je łatwo przygotowywać, podpisywać, wysyłać, wyszukiwać, segregować i archiwizować, dzięki czemu stanowią nowoczesną alternatywę dla dokumentów papierowych. Aby efektywnie nimi zarządzać, powstała klasa systemów informatycznych EZD. Czym jest EZD i jakie możliwości oferuje?
1. Co to znaczy EZD?
Dokumenty elektroniczne wykorzystywane są obecnie nie tylko w biznesie, ale również w innych obszarach – administracji publicznej centralnej i samorządowej, nauce, edukacji.
Z dokumentacją elektroniczną związany jest termin EZD. Co to jest EZD? Skrót ten pochodzi od zwrotu „elektroniczne zarządzanie dokumentacją” i odnosi się do systemu informatycznego przeznaczonego do zarządzania dokumentami elektronicznymi.
Systemy do elektronicznego zarządzania dokumentacją są kompleksowym oprogramowaniem umożliwiającym prowadzenie czynności kancelaryjnych z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych. Ich celem jest usprawnienie i uproszczenie procedur oraz minimalizacja błędów.
Systemem klasy EZD używanym w administracji Rzeczpospolitej Polskiej jest system EZD RP. Jest to jednolity system informatyczny udostępniany nieodpłatnie podmiotom administracji publicznej, który wspiera tworzenie nowoczesnej e-administracji.
EZD RP współpracuje z wieloma rozwiązaniami używanymi w administracji publicznej, między innymi:
– Profilem Zaufanym,
– ePUAP,
– Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej,
– Platformą eFaktura,
– ADE (Archiwum Dokumentów Elektronicznych).
System EZD RP może być również zintegrowany z zewnętrznymi systemami informatycznymi z wykorzystaniem dedykowanych interfejsów API. Pozwala to na niezależną rozbudowę funkcjonalności systemu EZD RP i elastyczne dopasowanie go do potrzeb użytkowników oraz stosowanego przez nich oprogramowania.
1.1 Alternatywy dla EZD RP
Warto zaznaczyć, że EZD RP dedykowany jest dla instytucji publicznych. firmy prywantne nie decydują się na wdrożęnie EZD RP i wybierają rozwiązania alternatywne. Systemy EZD dostępne wybierane przez firmy Prywatne oraz niektóre instytucje publiczne w Polsce:
- Suncode
- WebCon
- DocuWare
- Amodit
- eDokumenty
- ComArch EZD
2. Funkcje systemów EZD
Systemy pozwalające na elektroniczne zarządzanie dokumentacją wspomagają elektroniczny obieg dokumentów (EOD), ale poza tym oferują szeroką gamę dodatkowych funkcji.
Użytkownicy systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją mogą często korzystać z niego również w chmurze, co umożliwia pracę zdalną.
Dzięki systemom informatycznym klasy EZD możliwe jest prowadzenie poniższych czynności:
– Obsługa dokumentów elektronicznych wpływających i wychodzących,
– Rozdzielanie i dekretacja dokumentów elektronicznych,
– Kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentów elektronicznych,
– Tworzenie dokumentów elektronicznych,
– Dwustronna komunikacja między stronami,
– Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym,
– Dokumentowanie przebiegu spraw prowadzonych z użyciem dokumentów elektronicznych,
– Generowanie kart obiegu dokumentów elektronicznych,
– Tworzenie rejestrów i ewidencji zawierających dokumenty elektroniczne,
– Kompletowanie dokumentów elektronicznych do akt sprawy,
– Archiwizowanie dokumentów elektronicznych.
3. Czy EZD jest obowiązkowy?
Aktualnie system EZD nie jest obowiązkowy. Jednostki administracji publicznej mogą samodzielnie decydować o wdrożeniu systemu, natomiast planuje się wprowadzenie obowiązku korzystania z niego w administracji rządowej.
4. Elektroniczny obieg dokumentów a EZD – różnice
Systemy EOD oraz EZD są dwoma rozwiązaniami, które usprawniają obsługę dokumentów elektronicznych. Czym się różnią?
System EOD
EOD (elektroniczny obieg dokumentów) jest rodzajem systemu, który umożliwia obieg dokumentów i zadań. Określany jest on również jako Workflow.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na automatyzację tego procesu, wpływając na poprawę sprawności oraz efektywności zadań prowadzonych w różnych działach przedsiębiorstw, urzędów.
System EZD
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest pojęciem szerszym w stosunku do elektronicznego obiegu dokumentów.
Systemy EZD umożliwiają prowadzenie czynności nie tylko w ramach obiegu dokumentów. Dają dzięki temu większe możliwości zarządcze oraz dostęp do dodatkowych funkcjonalności, na przykład archiwizacji dokumentów.
5. Jakie korzyści ma EZD?
System EZD oferuje wiele korzyści w ramach codziennej pracy z dokumentami elektronicznymi.
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to:
– Stały dostęp do niezbędnych informacji,
– Podwyższenie wydajności pracy,
– Przyspieszenie oraz automatyzacja procesów,
– Łatwiejsza współpraca pracowników,
– Sprawniejsza obsługa i poprawa relacji z interesantami, klientami,
– Większa przejrzystość w procesach i przepływie informacji,
– Zmniejszenie ryzyka popełnienia błędów,
– Efektywniejsza organizacja pracy,
– Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów.
Dzięki tak wielu możliwościom i korzyściom systemy EZD budują przyszłość urzędów i innych podmiotów wykorzystujących dokumentację elektroniczną.
6. W jakich obszarach wdrożyć EZD?
6.1 Podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny pozwala na cyfrowe podpisanie dokumentu. Używanie podpisów elektronicznych staje się coraz powszechniej akceptowalną praktyką w biznesie.
6.2 Zdalny dostęp do dokumentów w firmie
EOD przechowuje dokumenty firmowe w centralnym bezpiecznym archiwum. Dostęp z dowolnego miejsca mogą uzyskać pracownicy posiadający wymagane dane uwierzytelniające. Dokument może być otwarty zawsze, gdy pracownik go potrzebuje, bez konieczności wysyłania maila lub telefonu do kolegi.
6.3 Procesy rekrutacji i wdrożenia pracowników
Proces zatrudniania jest uproszczony i usprawniony dzięki systemowie elektronicznego zarządzania dokumentacją. System zarządzania dokumentami oferuje narzędzia do cyfrowego przetwarzania aplikacji, komunikacji z kandydatami, a później do utworzenia eteczki prcownika.
6.4 Obieg faktur kosztowych i zakupowych
Dzięki automatyzacji faktury są skanowane, automatycznie odczytywane i przekazywane do do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w celu akceptacji, archiwizacji i uruchomienia płatności.
6.5 Integracja z pocztą elektroniczną i innymi aplikacjami
Programy do obsługi email mają wspierać użytkwoników w komunikacji. Nie zostały zaprojektowane w do archiwizacji i obiegu dokumentów. Dlatego tak trudno jest odnaleźć w skrzynce pocztowej poszukiwaną informację. Z pomocą przychodzi EZD, które integruje się z programami tj. Outlook365 lub Gmail, i automatycznie zapisuje najważniejsze informacje biznesowe w centralnym archiwum.
6.6 Automatyzacja procesów
System elektronicznego zarządzania dokumentacją eliminuje ręczne zadania z wewnętrznych obiegów dokumentów i procesów biznesowych. EZD pozwala na stosowanie reguł i automatyczne skierowanie informacji, dokumentów do właściwej osoby. Dzięki EZD dokumenty są dostępne dla uprawnionych użytkowników.
6.7. Procesy bez papieru
Rezygnacja z papieru staje się priorytetem dla średnich firm. Zdalny dostęp do dokumentów pozwala na przyspieszenie obiegów i zwiększenie jakości obsługi klientów. Dodatkowo centralne archiwum ułatwia zdalną pracę i kontrolę przebiegu załatwiania najważniejszych zadań. Dzięki pomocy systemu ezd zdalne zesoły mają możliwość realizacji zadań z dowolnego miejsca przy pomocy smartfonu lub laptopa.
