Formularze elektroniczne oferują wiele korzyści – oszczędzają czas pracowników, redukują ryzyko pojawiania się błędów w dokumentacji, a także wspomagają terminowy przebieg procesów oraz workflow, czyli przepływy pracy.
Zobacz, w jaki sposób formularz elektroniczne w systemie DocuWare mogą usprawnić procesy związane z prowadzeniem Twojej firmy!
Elektroniczne formularze – co to jest?
Formularz elektroniczny, często nazywany e-formularzem lub formularzem cyfrowym, to cyfrowa wersja tradycyjnego formularza papierowego służącego do gromadzenia i przetwarzania informacji.
Wbudowane funkcje logiczne gwarantują, że wszystkie pola formularza elektronicznego zostaną poprawnie wypełnione, zanim użytkownik przekaże go do odbiorcy. Dzięki temu są one bardzo intuicyjne i można łatwo wypisywać je z poziomu komputera lub urządzeń mobilnych. Ponadto zmniejsza to znacznie liczbę błędów i eliminuje czas spędzony na rozszyfrowywaniu niechlujnego pisma lub oczekiwaniu na uzupełnienie brakujących informacji.
Formularze te mogą być wykorzystywane do różnych celów, w tym do:
- Gromadzenia danych,
- Wypełniania ankiet,
- Wykonania rejestracji,
- Składania wniosków,
- Aplikowania do pracy,
- Prowadzenia korespondencji,
- I wielu innych czynności.
Takie formularze elektroniczne wykorzystuje również system DocuWare, który pozwala na łatwe zastąpienie dokumentów w formie papierowej oraz dokumentów PDF e-formularzami.
W jaki sposób formularze DocuWare mogą usprawnić procesy w Twojej firmie?
1. Rekrutacja i onboarding pracowników
Pierwszym zastosowaniem elektronicznych formularzy jest rekrutacja oraz onboarding pracowników, czyli wprowadzanie ich do firmy.
Pracownicy, którzy aplikują na dane stanowisko, wypełniają wtedy formularz elektroniczny, który zawiera zróżnicowane pola, na przykład dotyczące ich danych osobowych, adresowych, kontaktowych, wykształcenia, doświadczenia, znajomości obsługi konkretnych programów i innych umiejętności. Pliki te następnie są automatycznie przekazywane do rekrutera, który może łatwo je przeanalizować i wyselekcjonować odpowiednich kandydatów na dane stanowisko.
Również formularze DocuWare wspomagają procesy onboardingu pracowników, na przykład można wykorzystać je do przeprowadzania szkoleń branżowych oraz testowania wiedzy po ich ukończeniu. Dział HR firmy otrzymuje wtedy powiadomienia o zakończeniu testu i jego wyniku, a następnie może podjąć dalsze czynności.
2. Przeprowadzanie wycen
Kolejnym obszarem, w którym można wykorzystać formularze DocuWare, jest przeprowadzanie wycen, na przykład w branży ubezpieczeniowej, gdzie są one używane do oszacowania wysokości odszkodowań do wypłaty.
W tym przypadku konieczne jest wypełnienie tylko jednego formularza elektronicznego zamiast wielostronicowego dokumentu papierowego. Zastosowanie logicznych funkcji warunkowych powoduje, że w formularzu elektronicznym prezentowane są jedynie wymagane informacje, przykładowo kandydaci mogą odpowiedzieć na 5 pytań lub 10 pytań, zależne od swoich wcześniejszych odpowiedzi.
Zastosowanie formularzy elektronicznych to znacznie większa wydajność prowadzonych procesów – nie jest wtedy konieczne ręczne analizowanie każdego dokumentu, ponieważ oprogramowanie może wyekstrahować z niego automatycznie wszystkie wymagane dane.
3. Przygotowywanie dokumentacji
Formularze elektroniczne DocuWare bardzo dobrze sprawdzają się również w przygotowywaniu dokumentacji, na przykład w firmach medycznych.
W placówce zajmującej się usługami medycznymi mogą być one używane przez pracowników do kontrolowania ważności i zakresu ubezpieczenia, rejestrowania się na wizyty, wypełniania kwestionariuszy przed wizytami i zabiegami. Także można wykorzystywać je do prostych czynności, na przykład przy zmianie adresu pacjenta na inny.
4. Wymiana informacji
Następnym obszarem, w którym stosowane są formularze DocuWare, jest wymiana informacji. Mogą być one przykładowo używane w edukacji zarówno przez nauczycieli, jak i przez rodziców, a także przez uczniów i studentów.
Przykładowo formularze elektroniczne mogą zapewniać dostęp do informacji dotyczących obecności i ocen, by kontrolować proces edukacyjny dziecka. Rodzice, uczniowie i studenci mogą wykorzystywać formularze również w celu rejestracji na zajęcia oraz korzystania z zasobów edukacyjnych. Z kolei szkoły mogą stosować je w celu pozyskiwania informacji od rodziców, uczniów i nauczycieli.
5. Procesy związane ze sprzedażą
W końcu elektroniczne formularze mogą być z powodzeniem używane jako wsparcie procesów sprzedażowych. Ich zastosowanie w tym zakresie jest bardzo szerokie, co powoduje, że dziś na ich wdrożenie decyduje się coraz więcej przedsiębiorców.
Przykładowo z formularzy elektronicznych mogą korzystać sprzedawcy dojeżdżający do klientów, którzy korzystają z tabletów lub innych urządzeń mobilnych. Wystarczy, że wprowadzą w nich dane klienta oraz informacje o zamówieniu, by dane te trafiły do wspólnej bazy i mogły być dalej przetwarzane, na przykład do automatycznego wygenerowania faktury.
Również tego rodzaju formularze mogą być wypełniane bezpośrednio przez klientów, na przykład w celu zamówienia konkretnej usługi albo produktu.
Zastosowanie formularzy elektronicznych w systemie DocWare pozwala uniknąć ręcznego wprowadzania danych, skraca czas sprzedaży oraz pozwala uniknąć konieczności dojeżdżania z papierowym dokumentem do klienta. Taka cyfryzacja to duża oszczędność dla wielu firm handlowych.
Dlaczego warto zastąpić dokumenty papierowe i PDF e-formularzami w systemie DocuWare?
Zastosowanie formularzy elektronicznych w firmie oferuje wiele korzyści, wśród których na szczególną uwagę zasługują poniższe:
Oszczędność czasu i terminowy przebieg procesów
Stosowanie z e-formularzy zapewnia znaczną oszczędność czasu w porównaniu do używania formularzy papierowych.
Elektroniczne dokumenty mogą być szybko i łatwo wypełnione i przekazane online, na przykład w chmurze, dlatego manualne przetwarzanie danych i archiwizacja w fizycznych archiwach nie jest konieczne. Stosowanie dokumentów DocuWare pozwala także na automatyczne tworzenie plików w systemie – bez konieczności udziału użytkownika.
Ponadto elektroniczne dokumenty DocuWare gwarantują szybki dostęp do niezbędnych danych, ponieważ ich wyszukiwanie wymaga jedynie paru kliknięć.
Niższe koszty prowadzonej działalności
Pliki elektroniczne w firmie oznaczają niższe koszty. Ich zastosowanie umożliwia redukcję różnego rodzaju opłat na wiele sposobów, między innymi nie muszą być one przechowywane, drukowane oraz przesyłane pocztą do odbiorców.
Dokumenty elektroniczne DocuWare są zatem prostsze i tańsze w obsłudze, co przekłada się na znaczne oszczędności, na przykład przy przetwarzaniu faktur czy wniosków składanych do firmy oraz wydawaniu decyzji na ich podstawie.
Większa dokładność bez ręcznego wprowadzania danych
Z użyciem e-formularzy można poprawić dokładność dokumentacji i zminimalizować liczbę błędów i nieścisłości występujących często w dokumentach papierowych.
Pracownicy nie muszą spędzać czasu nad próbami rozszyfrowania zapisów w dokumentach i zwracaniem ich wtedy, gdy nie są wypełnione poprawnie, ponieważ elektroniczny formularz korzysta ze specjalnych funkcji logicznych, na przykład w celu powiadomień o braku wypełnienia wszystkich pól.
Podwyższone bezpieczeństwo danych
Korzystanie z elektronicznych formularzy zapewnia bezpieczny dostęp do danych w porównaniu do papierowych dokumentów, takich jak faktury, oferty, wnioski.
Takie formularze mogą być zabezpieczone hasłami i przechowywane na chronionych serwerach, co zmniejsza ryzyko wykradzenia wrażliwych danych. Wspiera ich zgodność z aktualnymi przepisami prawa, w tym przepisami RODO, i pozwala na dostęp tylko przez uprawnionych użytkowników. Ponadto formularze DocuWare współpracują z podpisami elektronicznymi, co dodatkowo podwyższa ich bezpieczeństwo.
Błyskawiczna dostępność potrzebnych dokumentów
Formularze cyfrowe mogą być wypełniane w każdym miejscu i każdym czasie – wystarczy tylko urządzenie z dostępem do internetu, aby je wypełniać i edytować, ponieważ są one dostępne online na komputerze i urządzeniach mobilnych.
Takie rozwiązanie pozwala pracownikom na zdalne przygotowanie tych dokumentów, przykładowo podczas pracy w terenie, a także ułatwia ich przygotowywanie osobom spoza firmy, na przykład dostawcom czy klientom, bez potrzeby przychodzenia do biura.
Wsparcie dla obiegu dokumentów (workflow)
Elektroniczny obieg dokumentów to również duży atut stosowania elektronicznych formularzy DocuWare. Za ich pomocą praca z dokumentami staje się jeszcze łatwiejsza, ponieważ wiadomości przekazywane są do odbiorców automatycznie.
Praca z wykorzystaniem formularzy DocuWare umożliwia użytkownikom łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów, realizację związanych z nimi zadań oraz pozwala na pracę z zawsze aktualnymi informacjami.
Integracja z innymi systemami informatycznymi
DocuWare pozwala na integrację z systemami do obsługi biznesu, na przykład z systemem ERP do zarządzania zasobami firmy, lub można zintegrować go z innymi systemami, na przykład w zakresie importu danych z innych programów czy serwisów online.
Ta możliwość integracji pomaga w łatwiejszym przekazywaniu danych, ponieważ wprowadzenie danych następuje automatycznie, a także w podjęciu decyzji na ich podstawie, na przykład przy akceptacji albo odrzuceniu dokumentu.
Skalowalność procesów
Na uwagę zasługuje również skalowalność systemów DMS do wypełniania formularzy elektronicznych, ponieważ mogą one rozwijać się wraz ze zmianami zachodzącymi w firmie.
Ochrona środowiska
Nie można zapominać również o tym, że formularze elektroniczne DocuWare wspierają ochronę środowiska. Same dokumenty mają postać elektroniczną, a nie papierową, co oszczędza papier i koszty związane z ich przetwarzaniem. Nie trzeba też przechowywać ich w fizycznych archiwach.
Dla firmy, dla której ważny jest ekologiczny wizerunek, zastosowanie formularzy w formie cyfrowej będzie najlepszym rozwiązaniem.
Podsumowanie – wspieraj procesy biznesowe w swojej firmie z e-formularzami DocuWare!
Użytkownicy DocuWare, którzy zdecydowali się na korzystanie z elektronicznych formularzy, mogą znacznie łatwiej i skuteczniej stawić czoła nowym wyzwaniom cyfrowego świata.
Korzystanie z elektronicznych formularzy wspomaga zautomatyzowany przepływ pracy, ponieważ dokument w elektronicznym formacie nie musi być drukowany, ręcznie przenoszony, wysyłany pocztą jako list i nie wymaga tradycyjnej archiwizacji w segregatorze albo pudle. Łącząc ze sobą formularze elektroniczne z automatycznym systemem workflow, można też szybko i łatwo pozyskiwać i przetwarzać konieczne dane, otrzymywać powiadomienia, że formularz został przekazany, a także zapobiegać licznym błędom – to wszystko z poziomu swojego komputera i przy użyciu chmury.
Dzięki temu, że elektroniczne formularze mogą być dostosowane do konkretnych potrzeb na wiele sposobów, sprawdzają się one w wielu przedsiębiorstwach, niezależnie od ich wielkości oraz branży.
Gdy zatem celem jest większa wydajność i bezpieczeństwo, e-formularze DocuWare to odpowiedni wybór także dla Twojej firmy!
