Dokumentacja pracownicza może być prowadzona zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Wprowadzone 1 stycznia 2019 roku przepisy umożliwiły jej prowadzenie i przechowywanie w formie cyfrowej, która jest równoważna z papierową. W każdym z tych przypadków przepisy wymagają, aby była ona przechowywana tak, by gwarantować jej integralność, kompletność, poufność, dostępność oraz ochronę przed zniszczeniem.
Przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej jest dziś coraz bardziej powszechne. Digitalizacja dotyczyć może części albo całości akt osobowych oraz innej dokumentacji pracowniczej, na przykład zawartych umów, wniosków urlopowych, uprawnień czy kart przydziału środków ochrony osobistej.
Wykorzystanie elektronicznych akt osobowych otwiera nowe możliwości dla działu kadr i płac zarządzającego zasobami ludzkimi. Zastosowana w tym celu e-teczka, czyli elektroniczna teczka pracownicza nie tylko pomoże w oszczędzeniu papieru, ale oferuje o wiele więcej korzyści.
Oto 6 najważniejszych powodów, dla których warto zdecydować się na digitalizację teczek pracowniczych!
1. Prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej oszczędza czas
Przeciętny pracownik działu HR przeznacza około 51 minut dziennie, aby wyszukać odpowiednie dokumenty zgromadzone w postaci papierowej, pliki elektroniczne oraz e-maile. Zatem zajmuje mu to nawet ponad 4 godziny w ciągu tygodnia.
Odzyskanie tego czasu jest możliwe dzięki wprowadzeniu e-teczki, w której dokumentacja pracownicza przechowywana jest w formie elektronicznej. Wówczas wyszukiwanie niezbędnych dokumentów może zająć pracownikom zaledwie kilka sekund.
Przykładowo, aby znaleźć odpowiedni dokument, wystarczy tylko otworzyć e-teczkę danego pracownika albo skorzystać z wyszukiwarki, która pozwala na znalezienie określonych typów dokumentów, występujących w nich fraz lub poszczególnych słów.
Wobec tego dzięki zastosowaniu dokumentacji elektronicznej w dziale HR wszystkie dokumenty związane z wykonywaniem pracy, ubieganiem się o urlopy, ustaniem zatrudnienia oraz inne pisma są na wyciągnięcie ręki. Są one umieszczone w zorganizowanych folderach w porządku chronologicznym oraz są odpowiednio zindeksowane, dlatego oferują Twojej firmie dużą oszczędność czasu w sprawach związanych z kadrami i płacami.
2. Cyfrowe e-teczki umożliwiają korzystanie z plików pracowników w każdym miejscu i czasie
Drugą korzyścią wynikającą z zastosowania e-teczki dla pracowników jest możliwość natychmiastowego uzyskania dostępu do dokumentacji pracowniczej.
Przechowywane w chmurze akta osobowe i inne dokumenty dotyczące pracowników znacznie ułatwiają pracę zdecentralizowanych firm, które mają wiele oddziałów w różnych miastach. Ponadto usprawniają obowiązki w przypadku pracy zdalnej.
Wykorzystanie elektronicznych akt pracowniczych powoduje, że pracownicy działu zasobów ludzkich mogą otrzymać dostęp do dokumentów w każdym miejscu i czasie. Eliminuje to obieg dokumentów w wersji papierowej, ponieważ dostęp do cyfrowych akt osobowych pracowników następuje natychmiastowo za pomocą chmury.
Przykładowo, pracownik otrzymuje awans do nowego działu w innym mieście. Jak można przekazać wtedy jego akta pracownicze od jednego menedżera do drugiego? W przypadku dokumentacji w formie papierowej konieczne byłoby jej wysłanie pocztą lub zeskanowanie i wysłanie przez e-mail, co zajmuje sporo czasu. Gdy dokumenty mają format elektroniczny, wyszukanie i przekazanie ich do odbiorcy jest błyskawiczne.
Elektroniczne akta osobowe wspomagają w ten sposób workflow oraz obieg dokumentów w firmie, usprawniając codzienne czynności prowadzone w dziale HR.
3. Elektroniczne dokumenty pracownicze są dostępne tylko dla uprawnionych osób i podmiotów
Wykorzystanie akt pracowniczych w formie cyfrowej chroni je lepiej przed nieuprawnionym dostępem niż w przypadku zastosowania akt w postaci papierowej.
Dokumentacja musi być przechowywana w taki sposób, aby zagwarantować jej poufność. Nie mogą mieć do niej dostępu niepowołane osoby, a wszelkie czynności w sprawie dokumentacji pracowniczej powinny odbywać się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Niektóre informacje dotyczące pracowników mogą być wykorzystane niezgodnie z prawem, na przykład w celu kradzieży tożsamości czy uzyskania informacji o sytuacji osobistej pracownika. Przykładowo są to dane osobowe czy dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym i zajęciem wynagrodzenia pracownika przez komornika.
Poprzez system e-teczki elektronicznej dokumenty są skutecznie chronione przed nieuprawnionym dostępem. Pozwala on na nadanie konkretnym pracownikom uprawnień związanych z dostępem do dokumentacji pracowniczej oraz z jej prowadzeniem.
Jednocześnie zastosowanie elektronicznej dokumentacji pracowniczej znacznie ułatwia przekazywanie jej stronom zewnętrznym, na przykład Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Urzędowi Skarbowemu, kontrolerom, audytorom czy prawnikom.
Firmy wykorzystujące e-teczki pracownicze mogą również automatycznie udostępniać znajdujące się w nich akta osobowe pracownikom oraz pozwalać na składanie wniosków online, dzięki czemu nie muszą oni udawać się osobiście do działu HR. Znalezienie i przekazanie dokumentów nie wymaga wtedy dodatkowej pracy.
4. Integracja danych dotyczących pracowników chroni przed silosami informacyjnymi
Działy HR wykorzystują dzisiaj zróżnicowane rozwiązania umożliwiające prowadzenie wielu procesów, na przykład związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, wdrożeniem pracowników czy zarządzaniem talentami.
Takie procesy często obsługuje oprogramowanie rekrutacyjne albo onboardingowe, które nie jest zintegrowane z innymi systemami używanymi w firmie. W ten sposób mogą powstawać silosy informacyjne. Ich tworzeniu się sprzyjają systemy, które pracują niezależnie od siebie. W efekcie utrudniają one wymianę danych i komunikację pomiędzy pracownikami.
Zdarza się również, że dział HR wykorzystuje jeden system, ale posiada różne wersje akt pracowniczych. Przykładowo mogą być to dokumenty związane ze stosunkiem pracy, dotyczące udzielenia urlopu wypoczynkowego lub urlopu rodzicielskiego czy uprawnień posiadanych przez pracownika, które nie zostały zaktualizowane w teczce.
Poprzez system e-teczki pracowniczej wszystkie dane mogą znaleźć się w jednym miejscu. Nie ma wtedy potrzeby przekazywania ich z jednego systemu do drugiego, ponieważ oprogramowanie do obsługi elektronicznych teczek pracowniczych zawiera zawsze aktualne i integralne informacje.
Dodatkowo proces elektronicznego obiegu dokumentów znacznie ułatwia pracę zdalną, ponieważ dostęp do e-teczek można uzyskać za pośrednictwem internetu. Synchronizacja dokumentów prowadzona przez system powoduje, że kadrowcy mogą pracować z użyciem aktualnej dokumentacji niezależnie od tego, gdzie wykonują swoje obowiązki.
5. E-teczki dbają o kompletność dokumentacji dotyczącej całego przebiegu zatrudnienia pracownika
Czy akta pracownicze w Twojej firmie zawierają wszystkie niezbędne dokumenty? To pytanie, które warto sobie zadać, ponieważ braki w dokumentacji mogą być przyczyną poważnych problemów, na przykład w trakcie kontroli lub wtedy, gdy konieczne będzie wydanie dokumentów na wniosek pracownika lub innych podmiotów.
W aktach osobowych pracowników muszą znaleźć się wszystkie informacje wymagane przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z przepisami akta osobowe pracowników składają się z czterech części oznaczonych literami A, B, C i D. Obejmują one poniższe dokumenty:
W części A:
Dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie, czyli dokumenty rekrutacyjne pracowników.
W części B:
Dokumenty odnoszące się do stosunku pracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, które niezbędne są w trakcie zatrudnienia, na przykład:
Umowa o pracę,
Oświadczenie dotyczące danych osobowych,
Oświadczenie dotyczące zakresu obowiązków pracownika,
Oświadczenie dotyczące zapoznania się z treścią regulaminu pracy,
Ewidencja czasu pracy,
Dokumenty związane z ubieganiem się o urlopy,
Dokumenty potwierdzające przyznanie nagród i wyróżnień.
W tej części przechowuje się też dokumenty związane z BHP, między innymi dokumenty dotyczące szkoleń BHP oraz kartę ewidencji przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej.
W części C:
Dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia, między innymi oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę lub wypowiedzeniu, o wydaniu świadectwa pracy, kopia świadectwa pracy dla pracownika.
W części D:
Dokumenty dotyczące nakładanych na pracownika kar oraz ponoszonej przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.
Przepisy wskazują także, że wszystkie części akt osobowych powinny zawierać wykaz dokumentów, które się w nich znajdują.
Digitalizacja akt pracowniczych powoduje, że utrzymanie kompletności i porządku chronologicznego w poszczególnych częściach staje się znacznie prostsze. Dzięki temu system obsługujący e-teczki to sprawdzony sposób na weryfikację kompletności teczek pracowniczych, który również umożliwia szybkie uzupełnienie ich o konieczne dokumenty w razie pojawienia się braków.
6. Elektroniczne teczki pracownicze ułatwiają archiwizację i niszczenie dokumentów
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez określony czas – w niektórych przypadkach nawet przez 50 lat.
Papierowe dokumenty mogą zajmować dużo miejsca, tworząc przepastne i trudne w obsłudze archiwa. Przestrzeganie okresu przechowywania dokumentów może być również utrudnione, ponieważ ich daty muszą być kontrolowane ręcznie. Ponadto wymagają one również odpowiedniego niszczenia, aby znajdujące się w nich dane nie dostały się w ręce niepowołanych osób.
Zastosowanie dokumentów w postaci elektronicznej w dziale kadr i płac zamiast papierowej teczki powoduje, że archiwizacja i niszczenie zbędnych plików po upływie określonego czasu staje się prostsze. Okres przechowywania dokumentów jest wtedy monitorowany automatycznie zgodnie z przyjętymi przez firmę założeniami.
Akta pracownicze w formie cyfrowych plików nie zajmują fizycznego miejsca i mogą być skutecznie zabezpieczone, wykorzystując w tym celu chmurę. Dzięki temu ryzyko ich utraty i zniszczenia maleje.
Taki sposób przechowywania dokumentacji umożliwia również jej prostsze niszczenie, ponieważ wymaga tylko usunięcia plików z e-teczki pracownika. Jednocześnie dokumenty znajdujące się w takiej teczce są chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
Podsumowanie – e-teczka to krok naprzód w kierunku cyfrowej transformacji akt pracowniczych
Akta pracownicze powinny być prowadzone w taki sposób, aby zagwarantować ich ochronę, integralność, kompletność, poufność oraz dostępność.
E-teczka zawierająca elektroniczne akta osobowe pracowników oraz inną dokumentację pracowniczą znacznie ułatwia spełnienie tych wymogów przez dział zasobów ludzkich. Transformacja akt osobowych pracowników z formy papierowej na cyfrową wspiera procesy kadrowe, redukuje czas potrzebny na ich realizację i obniża ryzyko błędów oraz kar, jakie mogą wynikać z nieprawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
System zarządzający e-teczkami pracowników poprzez swoją rozbudowaną funkcjonalność może usprawnić czynności administracyjne związane z dokumentacją pracowniczą. Jego wdrożenie staje się zatem ważnym krokiem na drodze do cyfrowej transformacji akt pracowniczych oraz całej firmy.
