Bezpieczeństwo dokumentów pracowniczych – informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

W artykule zajmujemy się tematami związanymi bezpieczeństwem z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w papierze oraz w formie elektronicznej. Z tego artykułu dowiesz się:

1. jakie obowiązują okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2. czy i kiedy można digitalizować dokumentację pracowniczą,
3. jakie są cyfrowe alternatywy dla zakładowego archiwum i składnicy akt,
4. jak eTeczka DocuWare zabezpiecza akta pracownice
5. jakie są główne korzyści wdrożenia eTeczek

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej zależą od tego, kiedy pracownik/zleceniobiorca został zatrudniony.

1. zatrudnienie lub umowa zlecenia po 1. stycznia 2019 => akta pracownicze należy przechowywać przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł lub zakończyła się umowa zlecenia. W tym przypadku od pracodawcy wymaga się 10-letniego okresu Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, po którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu.
2. zatrudnienie lub umowa zlecenia po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. = > można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, jeśli pracodawca spełni warunki zawarte w Ustawie, tzn. pracodawca :
   • przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz
   • raport informacyjny (ZUS RIA).
   Jeśli spełnione są powyższe warunki, to okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ulega skróceniu do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
3. zatrudnienie lub umowa zlecenia zawarta przed 1 stycznia 1999 r. => akta pracownicze należy przechowywać przez okres 50 lat.

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadziła możliwość przechowywania dokumentacji w formie papierowej oraz elektronicznej. Od 1. stycznia 2019 roku pracodawca może decydować, w jakiej formie przechowywana będzie dokumentacja pracownicza.

Ustawa przewiduje, że możemy zmieniać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej z papierowej na cyfrową. Ustawa wskazuje, że zmiana dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Warto zatem pamiętać, iż zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.

O nowoczesnej i bezpiecznej dokumentacji pracowniczej

Teczki z dokumentami pracowniczymi powinny być kompletne, uporządkowane, systematycznie archiwizowane oraz, co bardzo ważne, chronione i przechowywane, tak by nie trafiły w niepowołane ręce.

Pracownicy działów HR pełnią rolę strażników i gwarantów bezpieczeństwa tych dokumentów. Na nich spoczywa ta odpowiedzialność! Jakie mają narzędzia gwarantujące ochronę i niezniszczalność dokumentacji pracowniczej? Czy chroniąc papierową akta pracownicze w okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dział HR faktycznie może sprostać oczekiwaniom stawianym przez pracodawcę oraz ustawodawcę?

Metalowy klucz gwarantuje bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej? 

Teczka pracownika pełna jest dokumentów zawierających dane wrażliwe.  Nikt nie ma wątpliwości, że dokumentacja osobowa i płacowa musi być pod specjalnym nadzorem i  pod specjalnym kluczem.

Wydawać się może, że ochronę dokumentów wspomagają odpowiednie procedury, jednak często ograniczają się one do bardzo prostej czynności: zamknięcia szafy, a następnie pokoju z teczkami na klucz. 

Zamykanie drzwi na klucz to jeden z najbardziej rozpowszechnionych w społeczeństwie nawyków. Zamykamy drzwi do mieszkań, garaży, biur, piwnic, szaf itd. To czynność, którą wykonujemy często w sposób powtarzalny i automatyczny, to znaczy bez naszej pełnej świadomości.  Prozaiczna zmiana warunków (stres, niespodziewany telefon, pośpiech) może sprawić, że złamiemy procedurę – nie domkniemy drzwi, nie przekręcimy klucza w zamku. Prozaiczny błąd i papiery mogą trafić do niepowołanych osób.

Oczywiście możemy wrócić, sprawdzić, dobrze zamknąć drzwi. Ale co działo się w tym czasie z dokumentami? Czy w tym czasie ktoś wprowadził zmiany w dokumentacji pracowniczej (podmienił dokument, wyciągnął dokument z akt pracowniczych)?

Każdy dokument pod stałym nadzorem – właściwa procedura bezpieczeństwa  dokumentacji pracowniczej

Każdy elektroniczny dokument zawarty w cyfrowej dokumentacji pracowniczej jest pod stałym nadzorem i to  jest klucz bezpieczeństwa od DocuWare. Elektroniczne teczki oraz cyfrowa dokumentacja pracownicza dają możliwość monitorowania non stop życia takiego dokumentu. Kto i kiedy miał dostęp do dokumentacji pracowniczej? W jaki sposób z niej korzystał  kopiował? Drukował? Czy dokument został zapisany lokalnie? System notuje wszystkie dziania związane z poszczególnymi dokumentami pracowniczymi w eTeczce. To pozwala na prosty, przejrzysty audyt, szybki i łatwy dostęp do historii prowadzenia dokumentacji pracowniczej w firmie. Ścieżka audytowa  pokazuje historię każdego dokumentu kadrowego:

1. Kto, o której godzinie otworzył dokument w eTeczce
2. O której godzinie zmienione zostały metadane dokumentu – DocuWare pamięta poprzednie metadane oraz pokazuje nowe metadane
3. Kto, o której godzinie pobrał (wydrukował, zapisał na dysk, lub wysłał mailem) dany dokument
4. W jakich procesach obiegu (workflow) dany dokument był wykorzystany

Raport może być generowany dla pojedynczych dokumentów oraz całych teczek. 

Bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej – eTeczka DocuWare

E-teczka dokumentacji pracowniczej pozwala na bardzo szczegółowe określanie, kto i w jakim zakresie może mieć prawo do wglądu, pobierania czy edytowania dokumentów w eTeczce. To nowy i ważny wymiar ochrony wrażliwych danych i zabezpieczenia przed niewłaściwym wykorzystywaniem dokumentów. W takich przypadkach można tworzyć profile użytkowników, które bazują na kombinacji 4 typów uprawnień tak, aby profil użytkownika odpowiadał wymaganiom wewnętrznych  procedur:

• uprawnienia ogólne
• uprawnienia pól indeksowych
• ustawienia nakładek
• ustawienia administratora

Rys 1. 

Uprawnienia ogólne do skoroszytu, kartoteki pozwalają na (Rys. 1) 

1. Zapis – zapisywanie dokumentów w dowolnych miejscach
2. Wyszukaj – wyszukiwanie dokumentów z dokumentacji pracowniczej w całym systemie
3. Wyświetl dokumenty – wyświetlanie dokumentów z dokumentacji pracowniczej w przeglądarce   (bez tego uprawnienia użytkownik zobaczy metadane dokumentu, ale go nie zobaczy)
4. Edytuj dane indeksowe –  edytowanie metadanych dokumentu.
5. Edytuj dokumenty  – podgląd rożnych wersji dokumentów np. plików MS office
6. Usuń dokumenty – usuwanie dokumentów, ale tylko przez wybranych użytkowników. Zalecane jest by usunięcie dokumentu wymagało akceptacji co najmniej dwóch osób. To pozwala na unikanie błędów ludzkich to tzw. kontrola czterech oczu. Błędy jednego użytkownika mogą być wyłapane przez innego.
7. Pobieranie – uprawnienie do wydruku, pobrania akt pracowniczych i teczek pracowniczych na dysk lub przesłania ich emailem. To uprawnienie zwykle przysługuje tylko wybranym pracownikom w HR.
8. Wyświetl historię dokumentów – podgląd do historii obiegów dokumentów oraz ścieżki audytowej

Uprawnienia pól indeksowych – dokumenty pracownicze (Rys. 2)

Ten zestaw uprawnień pozwala na dokładne określenie , czy użytkownik będzie miał dostęp do wszystkich lub części metadanych w teczce elektronicznej. Dzięki temu dla metadanych (imię i nazwisko, pesel, id teczki, id dokumentu, data dokumentu, etc.) można zdefiniować uprawniania użytkowników: 

1. Odczyt – prawo odczytania zawartości pola. Tylko osoby z tym uprawnieniem mogą  zobaczy dane, wybranie pola w systemie np. pesel . Ci którzy nie maja uprawnień odczytu nie zobaczą tego pola, będzie one po prostu ukryte.
2. Wyszukiwanie – prawo do wyszukiwania według danego pola.  Użytkownik, który nie posiada tych uprawnień nie będzie mógł odnaleźć danego pola. Dla nieuprawnionego to pole zniknie.
3. Zapis – prawo zapisu danego pola.
4. Modyfikacja – prawo zmiany wartości danego pola.
5. Nowe wpisy – prawo do dodawania nowych wartości metadanych spoza predefiniowanych list wyboru

Rys. 2

Uprawnienia nakładek, adnotacji (Rys. 3)

Teczki  DocuWare pozwalają w prosty sposób na zasłanianie części dokumentu poprzez nakładki (adnotacje). Jest to istotne, gdyż wiele dokumentów zawiera dane wrażliwe, które nie mogą być dostępne powszechnie.

Rys 3.

Uprawnienia adnotacji pozwalają na:

1. Dodawanie przypisów –  zasłanianie, wykreślanie części dokumentu nieprzeźroczystym elementem graficznym.
2. Usuwanie przypisów –  usuwanie istniejących nakładek (adnotacji) na dokumentach. 
3. Zmiana przypisów – edytowanie istniejących nakładek (adnotacji) na dokumentach
4. Ustawianie stempli – przystawianie graficznych pieczątek (stempli) na dokumentach. 
5. Ukryj elementy graficzne – odsłonienie oryginalnego dokumentu ukrytego przypisami (adnotacjami). Dzięki temu uprawniony użytkownik zobaczy wszystkie zmiany i pracę na dokumencie.

Uprawnienia administratora 

Dzięki temu zestawowi uprawnień można przekazać częściowe zarządzanie e-teczką wybranym pracownikom HR. 

Funkcje Administracyjne pozwalają na:

1. Zarządzenia uprawnieniami.
2. Zarządzanie oknami dialogowymi –edycję formularzy wyszukiwania, zapisu, wyników, widoku teczek w systemie.

Główne korzyści z wdrożenia eTeczek DocuWare

Poniżej prezentujemy podsumowanie najważniejszych korzyści wynikających z digitalizacji akt pracowniczych. Więcej o korzyściach z w artykule: Wirtualna E-teczka dla pracowników HR – co dzięki niej zyskasz?

1. Oszczędności powierzchni- dzięki e-aktom pracowniczym można zmniejszyć powierzchnię biura, gdyż przechowujemy dokumentację pracowniczą tylko w wersji cyfrowej. Dodatkowo e-akta nadzorują terminów okresu przechowywania dokumentacjo pracowniczej i dzięki alertom nie przekraczamy okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Tutaj przeczytasz więcej, jak obliczyć ROI z inwestycji w eTeczkę.
2. Niższe koszty wydruków i papieru – Oszczędności dotyczą też zużycia papieru i tonerów. Prowadząc e-teczki nie musimy drukować papierowych dokumentów.
3. Niższe koszty obsługi archiwum – eTeczka automatyzuje wiele czynności wykonywanych ręcznie np. sprawdzenie kompletności, znalezienie braków, śledzenie terminów, włożenie do teczki, odłożenie do archiwum, weryfikacja okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, etc.). Te drobne czynności zajmują dużo czasu i mogą powodować błędy oraz braki w dokumentacji pracowniczej.
4. Większa wydajności – dzięki eTeczką kilka osób może pracować z jedną teczką i jednym dokumentem jednocześnie.
5. Oszczędność czasu – nie marnujemy już czasu na przyniesienie, odniesienie teczki. Nie trzeba już sięgać po papierową teczkę i przeglądać wszystkich pojedynczych dokumentów, aby odnaleźć potrzebny dokument. Zamiast tego eTeczka DocuWare pomoże nam znaleźć potrzebny plik.
6. Bezpieczeństwo – tak jak napisaliśmy wyżej mamy pełną ścieżkę audytową i wiemy, dokładnie, kto i kiedy miał dostęp do dokumentów. W DocuWare do dostęp do teczek pracowniczych posiadają tylko upoważnione osoby. Ograniczamy koszty zabezpieczenia zakładowej składnica akt. Poza tym elektroniczne dokumenty nie blakną tak jak wydruki.
7. Zdalny dostęp – po pandemii zmieniły się nasze preferencje dotyczące pracy z biura oraz pracy zdalnej. eTeczki i cyfrowa dokumentacja pracownicza pozwalają na bezpieczny dostęp do dokumentów z każdego miejsca, gdzie jest dostępny internet. To pozwala na telepracę oraz pracę zdalną, która jest bardzo ważna dla młodego pokolenia, które wchodzi na rynek pracy.

Digitalizacji teczek brzmi interesująco co dalej?

W DocWay dobrze wiemy jest wolny, drogi, podatny na zagubienie jest papier. Wiemy, że praca z dokumentami papierowymi  obarczona jest nieznośnymi pomyłkami, ciężarem przeszukiwania i tzw. przerzucania papierów. Zamiana papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną skraca czas wyszukiwania dokumentacji, daje duże bezpieczeństwo zgromadzonych danych. Jest po prostu łatwiej! Jednak przejście na dokumentację cyfrową wymaga zmiany. Co możesz zrobić dalej?

Jeżeli chcesz zmienić papierową rzeczywistość, po prostu wyobraź sobie swój świat bez tych papierów, które teraz leżą wokół ciebie na  stole, na biurku, na półkach… Wygląda niesamowicie, jeśli chcesz zrobić dalszy krok, to przeczytaj kolejne artykuły, które pomogą Ci lepiej zrozumieć, jak zmierzyć się z takim projektem:

• Digitalizacja czym jest i jak ją wprowadzić?
• Co to jest digitalizacja?
• E-teczka 3 Kroki do wdrożenia
• Eteczka zestawienie funkcji