Zastanawiasz się nad tym, jaki system do zarządzania dokumentami (DMS – Document Management System) będzie odpowiedni dla Twojej firmy?
System DocuWare to system wspierający elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie dokumentami, oferujący różne funkcje i opcje automatyzacji workflow, czyli przepływów pracy. Jest on dostępny w dwóch wariantach – lokalnym, inaczej stacjonarnym lub serwerowym do instalacji na lokalnym serwerze, a także chmurowym jako DocuWare Cloud, czyli dostępnym jako internetowa platforma za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy usług chmurowych, na przykład Microsoft Azure.
Czym dokładnie różnią się oba te systemy? Na co należy zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji o wyborze odpowiedniego rozwiązania? Oto najważniejsze kwestie, które warto poznać!
Czym różnią się elektroniczny obieg dokumentów lokalnie i online?
Elektroniczny obieg dokumentów, w skrócie EOD, prowadzony zarówno lokalnie, jak i online, polega na wymianie i zarządzaniu dokumentami cyfrowymi, coraz częściej zastępującymi papier. Ma on zastosowanie w przypadku obsługi różnych rodzajów dokumentów, na przykład takich jak faktury, zamówienia, rozmaite typy umów.
Główna różnica między tymi dwoma EOD polega na ich dostępności oraz mechanizmach udostępniania i przechowywania dokumentów. Jakie są najważniejsze cechy tych rozwiązań?
Lokalny elektroniczny obieg dokumentów:
- Do przechowywania danych wykorzystuje lokalne serwery lub dyski sieciowe.
- Obejmuje wymianę dokumentów w obrębie określonej lokalizacji fizycznej lub w lokalnej sieci, na przykład na jeden dział, biuro albo firmę.
- Dostęp do potrzebnych dokumentów najczęściej jest ograniczony do osób zalogowanych do sieci lokalnej lub osób fizycznie znajdujących się w tej danej lokalizacji.
- Współpraca w ramach workflow – przepływów pracy także ogranicza się do osób obecnych w danej lokalizacji lub podłączonych do sieci lokalnej.
- Środki bezpieczeństwa są zwykle wdrażane na poziomie sieci i obejmują zapory ogniowe, kontrolę dostępu pracowników i fizyczne środki bezpieczeństwa chroniące infrastrukturę lokalną.
Elektroniczny obieg dokumentów online:
- Polega na wymianie dokumentów za pośrednictwem internetu, umożliwiając dostęp z każdego miejsca na całym świecie z dostępem do sieci.
- Dokumenty przechowywane są w repozytoriach w chmurze, co pozwala pracownikom na łatwy dostęp do danych z dowolnego urządzenia podłączonego do internetu.
- Kontrola dostępu i środki bezpieczeństwa są wdrażane zarówno na poziomie użytkownika, jak i platformy. Stosowane są szyfrowanie, uwierzytelnianie użytkowników i uprawnienia dostępu, które zapewniają wysokie bezpieczeństwo dokumentów.
- Obieg dokumentów odbywający się w pełni online oferuje większą elastyczność i skalowalność w porównaniu z systemami lokalnymi, ponieważ umożliwia pracę zdalną i współpracę w rozproszonych zespołach.
- Współpraca nad zadaniami może odbywać się w czasie rzeczywistym i wielu użytkowników może jednocześnie uzyskać dostęp do dokumentów, edytować je i komentować z różnych lokalizacji.
Wybór systemu do zarządzania dokumentami – na co zwrócić uwagę?
Zarówno systemy lokalne DMS, jak i te dostępne online mogą zaoferować liczne korzyści dla użytkowników, wspomagając ich codzienną produktywność. Na jakie wdrożenie warto się zdecydować?
Wybór między lokalnym systemem DocuWare a systemem chmurowym DocuWare Cloud wymaga uwzględnienia kilku istotnych czynników, które odnoszą się do potrzeb biznesowych, infrastruktury i długoterminowych celów firmy.
Oto parę kwestii, które będą pomocne w odpowiedzi na pytanie, jakie rozwiązanie będzie lepsze – lokalne czy DocuWare Cloud?
1. Kontrola danych i wymogi bezpieczeństwa
Jeśli w Twojej firmie obowiązują ścisłe zasady kontroli i wymogi do spełnienia związane z bezpieczeństwem danych, które stosowane są zwłaszcza w branżach takich jak finanse czy opieka zdrowotna, konieczne jest zastosowanie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami.
W takiej sytuacji system lokalny może zaoferować Ci większą kontrolę nad przechowywaniem danych i protokołami bezpieczeństwa w porównaniu do chmurowego, który zależny jest od zewnętrznego dostawcy.
2. Zgodność procesów zarządzania dokumentami z przepisami
Niektóre obowiązujące prawa mogą wymagać od firm przechowywania danych lokalnie albo na terenie danego kraju lub obszaru.
Jeśli Twoja firma podlega takim przepisom, lokalny system DMS, taki jak DocuWare, będzie lepszym rozwiązaniem w celu uzyskania zgodności z przepisami, natomiast wprowadzenie do firmy systemu w chmurze jest niezalecane.
3. Łączność internetowa i jej niezawodność
Jeśli Twoja firma często boryka się z problemami dotyczącymi słabej oraz niestabilnej łączności internetowej, rozwiązanie lokalne będzie lepszym wyborem.
Wynika to z faktu, że daje ono nieprzerwany dostęp do systemu zarządzania dokumentami bez konieczności dostępu do internetu – wystarczy jedynie sprawnie działająca wewnętrzna sieć, aby realizować wszystkie procesy związane z obiegiem dokumentów.
4. Szczególne potrzeby w zakresie dostosowywania i integracji systemu
Rozwiązania lokalne mogą oferować większą elastyczność, ponieważ pozwalają one na kompleksowe dopasowanie do konkretnych potrzeb i integrację z innymi systemami wewnętrznymi, co może mieć dla niektórych firm kluczowe znaczenie.
Możliwości integracji przy systemie w chmurze są ograniczone, co powoduje, że nie sprawdzi się on w każdym przedsiębiorstwie.
5. Koszty początkowe i bieżące
Zasadniczo systemy oparte na chmurze, takie jak DocuWare Cloud, najczęściej oferują model oparty na subskrypcji, co oznacza, że może być on bardziej opłacalny w krótkim okresie. Nie wymagają również kosztownych inwestycji w osprzęt.
Z kolei systemy lokalne mogą być bardziej ekonomiczne na dłuższą metę ze względu na fakt zakupu dożywotniej licencji, zwłaszcza jeśli posiada się już niezbędną infrastrukturę IT i wsparcie w postaci własnego działu IT.
6. Istniejąca infrastruktura IT i dostęp do wiedzy specjalistycznej
Jeśli Twoja firma posiada solidną infrastrukturę informatyczną, czyli własne serwery i sieci, a także wykwalifikowany zespół IT, w takim przypadku może ona lepiej poradzić sobie w zakresie efektywnego zarządzania i utrzymania lokalnego systemu DMS.
W przeciwnym razie klientów zachęca się do skorzystania z systemu chmurowego, który ma mniejsze wymagania techniczne i jego wdrożenie nie jest tak wymagające.
7. Długoterminowe przechowywanie danych i dostęp do nich
W przypadku długoterminowego przechowywania danych, gdy natychmiastowy dostęp do dokumentów nie jest priorytetem, lepszym rozwiązaniem może być system działający lokalnie.
Z kolei system chmurowy, taki jak DocuWare Cloud, głównie sprawdzi się wtedy, gdy szybki dostęp do danych jest kluczowy. Wówczas można korzystać z nich online w dowolnym miejscu i czasie na całym świecie.
8. Planowanie ciągłości działania
Systemy lokalne są lepszym rozwiązaniem w sytuacjach, w których zachowanie ciągłości działania ma krytyczne znaczenie. W takim przypadku można korzystać z oprogramowania nawet podczas przerw w dostępie do internetu lub problemów w świadczeniu usług w chmurze.
Workflow w systemach chmurowych może być zakłócony przez różne awarie, co może narazić biznes na straty.
Jaki Document Management System wybrać – lokalny czy chmurowy?
Zarówno system DocuWare działający lokalnie, jak i jego chmurowy wariant DocuWare Cloud mają swoje zalety i wady. Dla klienta kluczem do udanego wdrożenia jest wybór wersji, którą dopasuje on indywidualnie do potrzeb w swojej firmie.
Ostatecznie decyzja pomiędzy lokalnym a opartym na chmurze DMS powinna opierać się na dokładnej ocenie specyficznych czynników, takich jak bezpieczeństwo, zgodność, dostępność, skalowalność i ograniczenia budżetowe.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszej ofercie i masz dodatkowe pytania związane z wyborem odpowiedniego wariantu systemu DocuWare, skontaktuj się z nami już dziś i przekonaj się, co możesz zyskać!
