Bezpieczeństwo danych odgrywa ważną rolę w dzisiejszym środowisku biznesowym. Dzięki niemu można chronić kluczowe informacje przed utratą i przejęciem przez niepowołane osoby, a także spełniać wymogi prawne nakładane na przedsiębiorców przez ustawodawcę.
Zobacz, w jaki sposób chronić wrażliwe i poufne informacje, uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów elektronicznych z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie i jednocześnie zachować kontrolę nad danymi!
Czym jest bezpieczeństwo danych?
Bezpieczeństwo danych to termin odnoszący się do ochrony danych przed nieautoryzowanym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.
Aby zadbać o bezpieczeństwo danych, konieczne jest wprowadzenie odpowiednich środków, by zapewnić ich poufność, integralność i dostępność.
Kluczowym celem bezpieczeństwa danych jest ochrona istotnych informacji, na przykład mogą być to dane osobowe klientów, dokumentacja pracowników, dokumentacja o charakterze finansowym, na przykład ważna faktura, oryginały umów, tajemnice handlowe, własność intelektualna i wszelkie inne dane, które mogłyby zostać utracone albo wykorzystane niezgodnie z ich przeznaczeniem.
Bezpieczeństwo danych ma istotne znaczenie w różnych sektorach, między innymi w administracji, branży medycznej, finansowej, handlowej, a także wszystkich tych branżach, które mają do czynienia z informacjami wrażliwymi lub poufnymi.
Bezpieczeństwo danych w firmie – dlaczego warto o nie zadbać?
Dbanie o bezpieczeństwo informacji w formie ma fundamentalne znaczenie z kilku powodów:
- Zabezpiecza dokumenty przed ich utratą, na przykład na skutek awarii komputerów, przed przypadkowym zniszczeniem, uszkodzeniem na skutek pożaru, zalania albo innych niefortunnych zdarzeń,
- Umożliwia kontrolę dostępu do dokumentów, które mogą przeglądać jedynie osoby posiadające właściwe uprawnienia,
- Zapewnia zgodność (compliance) z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych, w tym z przepisami RODO,
- Zapobiega wyciekom kluczowych danych, na przykład tajemnic handlowych, które mogłyby być wykorzystane przeciwko firmie,
- Korzystnie wpływa na wizerunek firmy, ponieważ naruszenia ochrony danych mogą mieć negatywny wpływ na jej odbiór i spowodować utratę klientów i kontrahentów,
- Zmniejsza ryzyko kradzieży tożsamości oraz innych naruszeń bezpieczeństwa w sieci.
Jakie zagrożenia związane są z przechowywaniem dokumentów papierowych?
Dokument w wersji papierowej jest podatny na szereg zagrożeń, dlatego obecnie coraz więcej firm odchodzi od przechowywania ważnych danych właśnie w tej postaci.
Dokumenty papierowe mogą być narażone na poniższe zagrożenia:
- Uszkodzenie mechaniczne, na skutek działania wilgoci, zalania, pożarów, szkodników czy rozdarcia,
- Zagubienie, na przykład przy przenoszeniu, przechowywaniu, przesyłaniu pism może dojść do ich zaginięcia,
- Kradzież lub nieautoryzowany dostęp, co prowadzi do przejęcia danych przez niepowołane do tego osoby,
- Trudności z udostępnianiem pism, ponieważ wymagają one wysyłki pocztą lub osobistego przekazania do odbiorcy, na przykład w celu ich akceptacji,
- Brak możliwości kontroli wersji dokumentów, dlatego trudno określić, która wersja jest aktualna,
- Naruszenia zgodności z przepisami, gdy prawo wymaga przechowywania określonych dokumentów w formacie elektronicznym.
Przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej – jak wpływa na bezpieczeństwo danych?
Aby zadbać o bezpieczeństwo danych w firmie, warto zdecydować się na ich cyfryzację, czyli na przekształcenie ich w dokumenty elektroniczne.
Dokumenty w formie elektronicznej umożliwiają znacznie skuteczniejszą, a przy tym prostszą i wygodniejszą ochronę, szczególnie wtedy, gdy towarzyszy im elektroniczny obieg dokumentów (workflow) wspomagany przez system zarządzania dokumentami. Dzięki temu mogą korzystać z nich różne działy w firmie, w tym dział kadr i płac, dział finansowy czy dział handlowy.
Cyfrowe metody przechowywania dokumentacji oferują wydajne, bezpieczne i skalowalne opcje zarządzania i przechowywania plików. Umożliwiają prostsze wyszukiwanie, szybsze przesyłanie, błyskawiczną kontrolę wersji, klarowną kontrolę dostępu, automatyczne tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie informacji, a także wspomagają procesy audytowe, dzięki czemu są one optymalnym wyborem dla praktycznie każdej firmy.
Dokumenty elektroniczne stanowią dzięki temu najlepszą alternatywę dla papierowych pism i pozwalają na cyfryzację procesów biznesowych, co przekłada się na szereg kolejnych korzyści dla przedsiębiorstwa.
Bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych – poznaj najlepsze praktyki z DocuWare
DocuWare to system zarządzania dokumentami pozwalający na stworzenie eTeczki na dokumenty w chmurze, aby uzyskać do nich dostęp w każdym miejscu i o każdym czasie. Zobacz, jak zadbać o bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych razem z DocuWare!
Automatyzacja obiegu dokumentów
Obieg dokumentów elektronicznych może odbywać się automatycznie, bez konieczności osobistego nadzoru nad przesyłanymi pismami. Procesy te mogą odbywać się również w chmurze, do której dostęp uzyskuje się za pośrednictwem sieci.
W tym celu DocuWare wykorzystuje sztuczną inteligencję w formie narzędzia DocuWare Intelligent Indexing, które automatycznie wyszukuje najważniejsze informacje w dokumentach, a następnie przekształca je w ustrukturyzowane dane.
Nadawanie uprawnień pracownikom
Niektóre dokumenty w firmie mogą być dostępne wyłącznie dla wybranych pracowników, którzy są do tego upoważnieni.
W systemie DocuWare istnieje możliwość nadawania uprawnień poszczególnym użytkownikom, dzięki czemu tylko oni mogą uzyskać do nich dostęp. Możliwość stworzenia złożonej struktury uprawnień zapewnia poufność i ochronę ważnych danych.
Przejrzystość obiegu dokumentów
Ważną kwestią wpływającą na bezpieczeństwo danych jest przejrzystość procesów obiegu dokumentów.
DocuWare rejestruje i analizuje wszystkie działania, które dotyczą dokumentów, pozwalając na uzyskanie pełnej kontroli nad ich obiegiem, zmianami i wersjami.
Ochrona przed złośliwym oprogramowaniem
Wirusy, oprogramowanie wymuszające ransomware oraz inne złośliwe oprogramowanie mogą doprowadzić do utraty ważnych danych. Właśnie dlatego w każdej firmie kluczowe jest stworzenie polityki bezpieczeństwa IT, między innymi stosowanie oprogramowania antywirusowego i przeszkolenie pracowników w zakresie zasad cyberbezpieczeństwa.
DocuWare w chmurze oferuje najwyższy poziom bezpieczeństwa dokumentów dzięki wykorzystaniu usługi Microsoft Azure. Natychmiast rozpoznaje zagrożenia i zapobiega infekowaniu kolejnych plików. Poprzez szyfrowanie dokumentów przechowywanych w chmurze DocuWare chroni je również przed cyberzagrożeniami.
Odzyskiwanie danych w sytuacjach awaryjnych
Dokumenty w formie elektronicznej powinny być chronione przed utratą, a także odpowiednio zabezpieczone w razie pojawienia się sytuacji awaryjnych, na przykład klęsk żywiołowych albo kryzysów.
Korzystając z eTeczki DocuWare, można przechowywać kluczowe dane w chmurze, gdzie uzyskują one optymalny poziom ochrony przed zagrożeniami. Systematycznie prowadzone kopie zapasowe dokumentów pozwalają na ich błyskawiczne ponowne udostępnienie.
Podpis elektroniczny
Wykorzystanie technologii podpisu elektronicznego zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo dokumentów sygnowanych tą metodą.
DocuWare wykorzystuje technologię podpisu elektronicznego, który gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność i niezaprzeczalność autorstwa dokumentu.
Kontrola wersji – wersjonowanie
Pracownicy powinni mieć dostęp do najnowszych wersji dokumentów. Aby łatwo ją odnaleźć, prowadzi się wersjonowanie, czyli kontrolę wersji. Ręczne zarządzanie dokumentami nie daje dostępu do ich wersji, ponieważ zmiany rejestruje się głównie przez nadanie plikom innych nazw.
DocuWare wspiera wersjonowanie plików i pozwala na pracę wyłącznie z najnowszymi dokumentami bez konieczności ich czasochłonnego poszukiwania.
Certyfikaty z zakresu bezpieczeństwa i ochrony danych
Warto zadbać o to, aby system zarządzania dokumentami w firmie spełniał najnowsze wymogi z zakresu bezpieczeństwa i ochrony danych.
DocuWare spełnia szereg norm branżowych, krajowych i międzynarodowych, między innymi posiada certyfikaty SOC 2, Type 2, NF203, GeBüV, spełnia normę ISO/IEC 27001:2017, standardy ISO 9001:2015 i ISO 15489, a także zapewnia zgodność z RODO i GDPR.
Niszczenie dokumentów
Ważnym elementem polityki bezpieczeństwa danych w firmie jest również ich prawidłowe niszczenie. Proces ten powinien odbywać się po zakończeniu okresu przechowywania dokumentów i zgodnie z obowiązującymi przepisami, zależnie od ich klasy tajności.
Wybierając DocuWare, można łatwo niszczyć dokumenty w formie elektronicznej, aby zapobiec przejęciu ich przez niepowołane osoby i naruszeniu przepisów dotyczących utylizacji.
Podsumowanie – wykorzystaj elektroniczny obieg dokumentów i zadbaj o bezpieczeństwo danych w firmie!
Bezpieczeństwo danych to podstawa sprawnego działania każdej firmy – wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami jak DocuWare zapewnia optymalną ochronę dokumentów i zawartych w nich danych oraz wspomaga codzienne procesy biznesowe.
