Digitalizacja w firmie. Czym jest? Jak ją wprowadzić?

Nowoczesna technologia, automatyzacja, digitalizacja i cyfryzacja są częścią naszego codziennego życia. Jednak organizacje w dużej mierze bazują swój biznes i procesy na papierze, pomimo dostępnych technologii pozwalających na zmniejszenie zużycia papieru, jeśli nie całkowite jego usunięcie.

W rzeczywistości tylko 18% firm można uznać za prawdziwie pozbawione papieru tzw. firmy bez papieru (paperless). Przerażające, prawda? Jeszcze bardziej przerażające są DUŻE problemy związane z papierowym obiegiem dokumentów. Praca z papierem jest uciążliwa, zmniejsza produktywność, efektywność operacyjną i kosztuje firmy pieniądze – i to dużo.

W jednym z badań oszacowano, że czas zmarnowany na przetwarzanie dokumentów papierowych kosztuje organizacje blisko 20 000 USD na pracownika umysłowego rocznie. Ale to dopiero połowa sukcesu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o skali problemu z papierem oraz o wszystkim, co musisz wiedzieć o digitalizacji obiegów dokumentów, digitalizacji dokumentów, biurze bez papieru i jak może ono pomóc Twojej firmie:

• Jakie są wady obiegu dokumentów i procesów opartych na papierze
• Jakie są korzyści z biura bez papieru i digitalizacji
• Jak Twoja organizacja może pozbyć się papieru w mniej niż 90 dni

Wady procesów opartych na papierze

Obieg dokumentów, systemy i procesy oparte na papierze są obciążeniem kosztowym, utrudniają przepływ pracy i stanowią poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa.

Obciążenie kosztowe

Gartner szacuje, że firmy wydają od 1 do 3% swoich przychodów na drukowanie dokumentów biurowych. Nie uwzględnia to nawet kosztów segregacji, wysyłki i przechowywania dokumentów – nie mówiąc już o kosztach samego papieru.

Nucleus Research przeprowadził badania dotyczące zwrotu z inwestycji (ROI) w systemy do elektronicznego obiegu dokumentów oraz systemy workflow tj. DocuWare. Raport Nucleus Research wykazał zwrot 8,55 USD z każdego zainwestowanego 1 USD przez Małe i Średnie firmy. Innymi słowy inwestycja 1 USD przynosiła zwrot w postaci 8,55 USD. Raport ujawnia kluczowe korzyści wynikające z digitalizacji, workflow oraz automatyzacji i pokazuje najlepsze praktyki, aby osiągnąć takie zyski z inwestycji. Szczegóły są dostępne w poniższym raporcie.

Nie zapominajmy też o kosztach pośrednich: Procesy oparte na papierze są czasochłonne i odciągają pracowników umysłowych od bardziej wymagających i wartościowych zadań. Czas, który pracownicy spędzają na tych bezproduktywnych zadaniach, może kosztować Twoją firmę dziesiątki tysięcy złotych.

Według raportu IDC z 2012 roku pracownicy umysłowi tracą każdego tygodnia znaczną ilość czasu na rozwiązywanie różnych problemów związanych z pracą z dokumentami (poszukiwania, przepisywanie danych, porównywanie, uzgadnianie). Ten zmarnowany czas kosztuje organizację 19 732 USD na pracownika informacji rocznie. W przypadku organizacji zatrudniającej 1000 pracowników, spadek wydajności jest równoważny zatrudnieniu 213 pracowników. To właśnie digitalizacja workflow i cyfryzacja dokumentów pozwalają na oszczędność czasu i zwiększenie wydajności procesów i zespołów. Więcej na temat korzyści w tym artykule na temat automatyzacji obiegów dokumentów.

Ryzyko związane z bezpieczeństwem

Roczny raport przedstawiony Kongresowi przez Biuro Praw Obywatelskich HHS ujawnił, że dokumentacja papierowa stanowi 62% przypadków naruszenia danych w firmach zatrudniających ponad 500 pracowników. Dane z Polski są podobne szczegóły na temat digitalizacji i cyfryzacji można znaleźć w Raporcie Paperless Digital Poland.„Aż 84% Polaków wskazuje, że panująca w Polsce biurokracja jest ważnym problemem i strategicznym wyzwaniem przed jakim stoi nasz kraj. Utrudnia ona prowadzenie firmy czy załatwianie spraw urzędowych.”

Ta statystyka nie powinna Cię dziwić. W końcu papier jest ze swej natury nietrwały. Jeśli nie masz cyfrowej kopii zapasowej, pozostajesz narażony na takie naruszenia. Jesteś również narażony na kradzież i uszkodzenia spowodowane klęskami żywiołowymi, takimi jak powodzie, które mogą wpłynąć na ciągłość działalności.

Ponadto drukarki, które nadal są powszechne w wielu organizacjach, są domyślnie niezabezpieczone i narażone na włamania – to kolejne zagrożenie dla bezpieczeństwa Twojej organizacji.

Papier utrudnia przepływ pracy

To samo badanie IDC wspomina, że strata czasu związana z obsługą dokumentów papierowych prowadzi do spadku wydajności o 21,3%. Wielu pracowników ma trudności z utrzymaniem się na szczycie codziennych zadań i przepływów pracy, ponieważ są zalewani dokumentami, informacjami, a dodatkowo bazujące na papierze obiegi dokumentów angażują ich w żmudne, ręczne zadania, które można byłoby zautomatyzować dzięki digitalizacji obiegu dokumentów i cyfryzacji dokumentów.

Obieg dokumentów papierowych w organizacji, bez uprzedniego przekształcenia go w formę elektroniczną, jest bardzo powolny i podatny na ludzkie pomyłki. Pracownicy umysłowi tracą czas na poszukiwania, przepisywania, przechowywanie i przekazywanie dokumentów innym osobom w wyniku ręcznych obiegów dokumentów. W efekcie zamiast zajmować się najważniejszymi zadaniami szukają papieru. Wiele z tych zadań można uprościć i zautomatyzować. Temu właśnie służy digitalizacja workflow i zamiana dokumentów na formę cyfrową – digitalizacja dokumentów.

Te żmudne procesy ręczne z kolei zmniejszają wydajność operacyjną, co skutkuje opóźnieniami i błędami, gdy dokumenty przemieszczają się pomiędzy krytycznymi funkcjami biznesowymi, takimi jak zaopatrzenie, księgowość, sprzedaż i zasoby ludzkie (HR). Digitalizacja procesów i cyfrowe dokumenty pozwalają na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracowników.

Wielu pracowników ma problemy z utrzymaniem maksymalnej wydajności i ustalenie priorytetów, ponieważ są zalewani dokumentami papierowymi i nie są wspierani przez nieefektywne, papierowe procesy biznesowe. Dzięki wyeliminowaniu papieru i digitalizacji obiegu dokumentów organizacje mogą usprawnić swoje procesy biznesowe i zwiększyć wydajność.

Digitalizacja i biuro bez papieru – wprowadzenie

Biuro bez papieru to pierwszy krok w kierunku cyfrowej transformacji oraz digitalizacji w Twojej organizacji. Odnosi się do celowego usuwania papieru z procesów, w celu poprawy efektywności. Dokumenty cyfrowe i digitalizacja dokumentów są podstawą biura bez papieru.

Co to znaczy digitalizacja lub biuro bez papieru?

• Digitalizacja dokumentów – dokumenty, które początkowo miały postać papierową są przekształcane w formę elektroniczną. Dokumenty są skanowane, indeksowane i bezpiecznie przechowywane w centralnym repozytorium, co ułatwia ich wyszukiwanie. Ten proces to digitalizacja dokumentów.
• Digitalizacja procesów oznacza, że procesy, które były wykonywane ręcznie, są teraz zautomatyzowane. Na przykład, właściwy system zarządzania dokumentami będzie integrować się z innymi aplikacjami w celu usprawnienia przepływu pracy w ramach funkcji biznesowych.
• Dostęp do dokumentów elektronicznych można uzyskać w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca i urządzenia. Jest to kluczowe, jeśli masz wiele biur lub pracowników, którzy potrzebują dostępu do dokumentów zdalnie. Digitalizacja procesów i cyfryzacja dokumentów pozwalają na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracowników.

Jakie są korzyści z biura bez papieru i digitalizacji cyfrowej?

Oto trzy kluczowe korzyści płynące z wdrożenia biura bez papieru i uruchomienia projektu digitalizacji i cyfryzacji.

1. Obniżone koszty operacyjne

Digitalizacja wewnętrznych systemów opartych na papierze zmniejsza koszty druku i inne koszty operacyjne:

• Koszty przechowywania: Nie ma już potrzeby zakupu szafek na dokumenty ani wykorzystywania cennej powierzchni podłogi do przechowywania papieru lub zachowywania papierowych kopii do wykorzystania w przyszłości.
• Koszty kopiowania i drukowania: Dzięki cyfryzacji i digitalizacji nie trzeba tworzyć wielu kopii pliku do dystrybucji w całym biurze. Możesz użyć systemu zarządzania dokumentami cyfrowymi, aby przechowywać jedną kopię w centralnym miejscu, dla łatwego dostępu.
• Koszty procesów biznesowych: Ponieważ przeszedłeś od ręcznego do zautomatyzowanego obiegu dokumentów, możesz te procesy mierzyć i usprawniać. Digitalizacja obiegu dokumentów oszczędza czas, pieniądze i automatyzuje proste zadania. Dzięki temu Ty i twój zespół zajmiecie się projektami i zadaniami, które są najważniejsze dla organizacji.
• Koszty bezpieczeństwa i odzyskiwania danych: Zabezpieczanie danych w wielu lokalizacjach jest łatwe i niedrogie. Odzyskiwanie tych danych jest jeszcze łatwiejsze i nie ma wpływu na ciągłość działalności. Jeśli dokumenty są papierowe a nie w formie cyfrowej, to ich odzyskanie jest prawie nie możliwe. Dzięki Digitalizacji przy pomocy DocuWare ten problem nie istnieje. Więcej o bezpieczeństwie dokumentów cyfrowych i digitalizacji przeczytasz w naszych artykule.

2. Odzyskany czas na produktywność

• Gdy treści są przechowywane centralnie i prawidłowo indeksowane, są łatwo dostępne. Pracownicy nie będą musieli tracić czasu na szukanie tych plików i mogą szybko udostępniać informacje w całej organizacji.
• Łatwy dostęp i możliwość szybkiego udostępniania dokumentów przyspiesza procesy i przyczynia się do zwiększenia czasu w kluczowych procesach, takich jak fakturowanie, przyjmowanie pracowników i windykacja. Na przykład można przyspieszyć przetwarzanie faktur poprzez automatyczne łączenie powiązanych dokumentów elektronicznych, takich jak zamówienia zakupu, listy przewozowe, umowy i inne.
• Możesz również zaoszczędzić czas, integrując aplikacje. Na przykład, integrując systemy zarządzania dokumentami, fakturowania i oprogramowanie do obsługi relacji z klientami, unikniesz rozdzielania zadań i zapewnisz płynny przepływ informacji.

3. Lepsze bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

• Zabezpieczenie danych jest w Twoim najlepszym interesie. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz utratę krytycznych informacji biznesowych, co może mieć negatywny wpływ na ciągłość działalności i relacje z klientami.
• Systemy cyfrowe pozwalają na pracę w bezpieczniejszym i pewniejszym środowisku: Jesteś lepiej chroniony przed naruszeniami bezpieczeństwa dzięki szyfrowaniu dokumentów i komunikacji oraz możesz kontrolować, kto ma dostęp do określonych plików.
• Utrzymanie zgodności z przepisami takimi jak ISO, RODO jest dzięki digitalizacji również o wiele łatwiejsze, a w razie katastrofy jesteś lepiej przygotowany: Wielokrotne i bezpieczne redundantne kopie zapasowe pomagają bez wysiłku odzyskać dane.