3-way-matching, czyli dopasowanie trójstronne jest procesem często stosowanym w codziennej pracy wielu firm. Dzięki niemu możliwa jest łatwiejsza i skuteczniejsza kontrola nad procesami zamówień i zakupów. W ich usprawnieniu pomóc może system obiegu faktur, taki jak DocuWare, który wspiera zarządzanie dokumentami.
W naszym artykule wyjaśniamy, czym jest 3-way-matchingw zakresie elektronicznego obiegu dokumentów, w tym obiegu faktur, co daje wdrożenie elektronicznego obiegu faktur, a także prezentujemy, w jaki sposób DocuWare wspomaga elektroniczny obieg faktur w ramach dopasowania trójstronnego!
Co to jest 3-way-matching?
3-way-matching, także 3-way-match czy dopasowanie trójstronne, to procedura, która pozwala na zweryfikowanie zamówień i zakupów dokonanych w firmie.
Ogólnie rzecz biorąc, 3-way-matching pozwala na zestawienie ze sobą ilości oraz kwot w dokumentach, co w znacznym stopniu wspiera prowadzone w firmie codzienne procesy biznesowe i redukuje ryzyko błędów.
W przetwarzaniu faktur 3-way-matching to metoda stosowana w celu zapewnienia, że płatność za dokonany zakup towaru czy wykonanie usługi jest kompletna i prawidłowa. Metoda ta polega na dopasowaniu do siebie 3 kluczowych dokumentów:
1. Zlecenie zakupu
Jest to dokument wysłany przez kupującego do dostawcy, określający rodzaje i ilości produktów, które mają zostać zakupione, wraz z uzgodnionymi cenami. Powstaje on wtedy, gdy ma miejsce zapotrzebowanie na dany zakup.
2. Potwierdzenie odbioru towaru lub pokwitowanie dostawy
Dokument ten jest generowany po dostarczeniu towarów. Potwierdza on, że pozycje wymienione w zleceniu zakupu zostały otrzymane. Dodatkowo zawiera szczegółowe informacje na temat ilości i stanu towarów.
3. Faktura
Dostawca wysyła do kupującego fakturę kosztową – dokument z żądaniem zapłaty. Zawiera ona listę dostarczonych towarów lub wykonanych usług, ich ilości oraz całkowitą należną kwotę wraz z obciążeniami podatkowymi. Na tej podstawie dział księgowości może przetworzyć zapłatę.
Proces 3-way-matching polega na porównaniu tych 3 dokumentów ze sobą w celu zweryfikowania, czy:
1. Pozycje i ilości na fakturze są zgodne z tym, co zostało dostarczone (potwierdzenie odbioru towaru lub pokwitowanie dostawy), i tym, co zostało zamówione (zlecenie zakupu).
2. Ceny na fakturze odpowiadają cenom uzgodnionym w zamówieniu.
3. Warunki, w tym warunki płatności, daty dostawy na fakturze są zgodne z warunkami określonymi w zamówieniu.
Jeśli wszystkie te elementy się zgadzają, faktura kosztowa może zostać zatwierdzona do płatności. Proces ten pomaga zapobiegać błędom i oszustwom oraz sprawia, że firma płaci tylko za produkty, które zostały faktycznie zamówione i otrzymane.
W przypadkach, w których w dokumentach występują rozbieżności, takie jak niedopasowanie do siebie ilości lub cen, faktury mogą zostać wstrzymane, a rozbieżności muszą zostać rozwikłane przed dalszym przetworzeniem płatności.
3-way-matching jest zatem podstawowym mechanizmem kontroli w procesach rozliczania zobowiązań i zaopatrzenia każdej organizacji. Proces ten ma kluczowe znaczenie dla utrzymania sprawnych płatności i odpowiedzialności w transakcjach biznesowych.
W jaki sposób DocuWare automatyzuje 3-way-matching i obieg faktur?
System zarządzania dokumentami DocuWare wspiera obieg faktur kosztowych w formie cyfrowej, dlatego dzięki niemu elektroniczne faktury staną się jeszcze łatwiejsze w obsłudze. Dodatkowo może on wspomagać dopasowanie trójstronne. Jak odbywa się ten proces?
DocuWare, działając jako system elektronicznego obiegu faktur, który wspomaga elektroniczny obieg faktur w firmie, może zautomatyzować proces 3-way-matching dzięki wstępnie ustalonym procesom workflow oraz sztucznej inteligencji.
Najważniejsze funkcjonalności programu powodują, że powtarzalne zadania, takie jak przepływ dokumentów, mogą odbywać się automatycznie, co niesie za sobą szereg korzyści w zakresie elektronicznego obiegu faktur oraz procesu 3-way-matching.
Workflow obiegu faktur oraz obiegu dokumentów innego typu prezentuje się następująco:
1. Identyfikacja fałszywych i zduplikowanych faktur kosztowych
Po pierwsze, system w obiegu faktur kosztowych identyfikuje i usuwa zduplikowane lub potencjalnie fałszywe faktury, skutecznie zapobiegając nieuczciwym działaniom.
Jeśli faktura kosztowa została przekazana w formie papierowej, DocuWare może ją też zeskanować i odczytać dzięki technologii OCR (Optical Character Recognition, czyli optyczne rozpoznawanie znaków), co ułatwia wprowadzenie dokumentu do systemu.
2. Porównanie danych
Następnie DocuWare porównuje nazwę dostawcy na fakturze z istniejącymi danymi dotyczącymi dostawców w systemie.
Jeśli sprzedawca nie jest zarejestrowany, DocuWare automatycznie inicjuje proces jego rejestracji, tworząc nowy wpis, który zawiera potrzebne dane w bazie danych, takie jak nazwa, adres, numer rachunku bankowego.
3. Zatwierdzenie faktur kosztowych
W celu zatwierdzenia faktury DocuWare wykorzystuje jedną z następujących opcji:
a. QuickMatch (w pełni zautomatyzowana)
Opcja ta jest stosowana w przypadku regularnych lub cyklicznych faktur kosztowych od dostawców. Są oni wstępnie ustawieni z określonym limitem w głównym rekordzie dostawcy. Faktury kosztowe mieszczące się w tym limicie omijają ręczne kontrole i przechodzą bezpośrednio do etapu księgowania.
b. 3-way-matching (w pełni zautomatyzowana)
Ta metoda wymaga zamówienia zakupu, listu przewozowego i faktury. Porównuje ona sumę faktury z kwotą zakupu. Jeśli obie informacje się zgadzają, proces akceptacji faktur jest automatyczny i jest ona wysyłana bezpośrednio do działu księgowości.
c. Zatwierdzenie ręczne
W przypadku faktur nieobjętych zautomatyzowanymi procesami przez DocuWare akceptacja faktury może odbywać się na 3 sposoby:
Brak zatwierdzenia
Faktury są wysyłane do procesu rezerwacji po weryfikacji, bez konieczności dalszego zatwierdzania.
Zatwierdzenie przez zleceniodawcę
Faktura w ramach elektronicznego obiegu obsługiwana jest przez poszczególnych pracowników lub przez centrum kosztów w celu zatwierdzenia.
Zatwierdzenie wielopoziomowe
Faktura jest zatwierdzana przez wiele centrów kosztów, umożliwiając podział kwoty faktury kosztowej między różne centra.
Jakie korzyści daje stosowanie procesu 3-way-matching?
Stosowanie metody 3-way-matchingwraz z automatyzacją niesie wiele korzyści dla pracowników działu księgowości oraz działu zakupów, a przez to wspiera przebieg procesów biznesowych całej firmy. Najważniejsze z nich to:
- Redukcja ryzyka strat związanych z fałszywymi fakturami i dublowaniem się płatności za faktury kosztowe,
- Zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędu ludzkiego,
- Łatwy dostęp do danych dotyczących ponoszonych wydatków,
- Czytelna kontrola realizacji planów finansowych,
- Szybszy przepływ informacji między pracownikami w związku z elektronicznym obiegiem faktur,
- Prostsze procesy wyszukiwania faktur,
- Znaczne oszczędności czasu dzięki automatyzacji procesów,
- Uniknięcie odsetek i kar za opóźnienia w płatnościach faktur kosztowych,
- Poprawa relacji z dostawcami,
- Możliwość integracji z systemami zewnętrznymi, na przykład w zakresie systemu finansowo księgowego, systemu ERP,
- Łatwiejsze korzystanie z krajowego systemu e faktur w ramach rządowej platformy KSeF,
- Skuteczniejsze przygotowanie firmy do audytu.
Tak wiele zalet powoduje, że obieg faktur w formie elektronicznej w firmie odbywa się znacznie skuteczniej, co przekłada się na większą produktywność i efektywność pracy oraz rentowność całej firmy.
Dlaczego 3-way-matching i DocuWare to dobry wybór?
DocuWare pozwala na wyeliminowanie faktur w wersji papierowej przez proces digitalizacji i skutecznie wspiera obieg faktur elektronicznych, w tym faktur kosztowych w firmie.
3-way-matching oraz system DocuWare stanowią przez to udane połączenie, dzięki któremu można łatwiej obsługiwać procesy biznesowe w firmie oraz wchodzące w ich skład elektroniczne faktury.
Według statystyk użytkowników wdrożenie systemu DocuWare oznacza zmniejszenie ilości ręcznie wprowadzanych danych o 95%, a także oszczędność czasu w ramach zatwierdzania faktur nawet o 70-80%. Elektroniczny obieg faktur kosztowych przekłada się wówczas na sprawne zarządzanie całą firmą.
Dodatkowo w przypadku DocuWare w wersji cloud, którą obsługuje aplikacja mobilna DocuWare, proces może odbywać się z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, ponieważ wszystkie informacje zawarte są w bazie danych w chmurze.
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat elektronicznego obiegu faktur w DocuWare i usprawnić obieg faktur w swojej firmie, zapraszamy do kontaktu!
