W 2023 roku dyrektorzy finansowi w firmach produkcyjnych stoją przed szeregiem nowych wyzwań, które wymagają podejmowania przyszłościowych decyzji w dziedzinie finansów i księgowości.
W tym artykule przedstawiamy 5 głównych problemów, jakim będą musieli stawić czoła dyrektorzy finansowi w Polsce w tym roku, a także wyjaśniamy, jak narzędzia dostarczane przez DocuWare mogą pomóc w ich rozwiązaniu!
1. Rynek pracy i rekrutacja pracowników
Głównym wyzwaniem dla firm produkcyjnych w 2023 roku stał się brak wykwalifikowanych pracowników, szczególnie w przypadku działalności prowadzonej w regionach wiejskich. Popularna stała się też rekrutacja zdalna.
Poprzez wdrożenie nowoczesnych technologii, do których zaliczane są sztuczna inteligencja, analiza danych i automatyzacja, można usprawnić procesy kadrowe w firmie, między innymi w obszarach dotyczących rekrutacji, onboardingu, szkolenia i doskonalenia pracowników.
Jak DocuWare może pomóc w rekrutacji pracowników?
DocuWare, jako system przeznaczony do zarządzania dokumentami, może kompleksowo pomóc w procesach związanych z poszukiwaniem i zatrudnianiem nowych pracowników. Pozwala on na przyspieszenie i zautomatyzowanie czynności dotyczących dokumentów aplikacyjnych oraz rekrutacji załogi.
Dokumenty te przechowywane są w e-teczkach – teczkach elektronicznych, co ułatwia ich szybkie i łatwe odnalezienie. Dostęp do dokumentów odbywa się za pośrednictwem internetu, dlatego możliwy jest z różnych urządzeń i miejsc. W ten sposób można również prowadzić rekrutację zdalną.
Razem z DocuWare można łatwiej zatem gromadzić, przetwarzać i przechowywać dokumenty aplikacyjne kandydatów do pracy, do których zaliczane są między innymi CV, listy motywacyjne, referencje czy zaświadczenia o kwalifikacjach.
Ponadto DocuWare umożliwia automatyzację procesów rekrutacyjnych, między innymi w zakresie selekcji kandydatów na podstawie ich CV, a także przygotowywania i wysyłania odpowiedzi na otrzymane aplikacje. Automatyzacja tych procesów pozwala na uzyskanie szeregu korzyści, między innymi zaoszczędzenie czasu i uniknięcie błędów wynikających z tradycyjnego, ręcznego przetwarzania dokumentów.
Wykorzystanie DocuWare w zakresie rekrutacji oferuje usprawnienie i zautomatyzowanie procesów dotyczących dokumentów aplikacyjnych pracowników, dając do nich dostęp z dowolnego miejsca posiadającego łączność z internetem.
2. Zarządzanie ryzykiem walutowym
Wiele firm produkcyjnych prowadzi obecnie transakcje z zagranicznymi kontrahentami i klientami. Oznacza to konieczność posługiwania się walutami obcymi. Ze względu na zmienność rynków walutowych często pojawia się jednak problem z zarządzaniem ryzykiem w finansach.
Rozwiązaniem tego wyzwania jest wykorzystanie automatycznych systemów związanych z przetwarzaniem dokumentów, między innymi faktur oraz raportów dotyczących rynków finansowych. Dzięki temu cyfryzacja księgowości i finansów skutkuje zminimalizowaniem ryzyka walutowego związanego z transakcjami międzynarodowymi.
Jak DocuWare może pomóc w zarządzaniu ryzykiem walutowym?
DocuWare wspomaga firmy narażone na ryzyko walutowe poprzez automatyzację przetwarzania dokumentów finansowych i procesów w dziale księgowości, co przekłada się na zwiększenie szybkości i efektywności związanych z nimi procesów.
Za pomocą DocuWare można między innymi przypisywać dokumenty finansowe, w tym faktury i rachunki, do innych systemów, na przykład systemów zarządzania firmą ERP czy systemów wspomagających księgowość. W ten sposób możliwe jest łatwiejsze zarządzanie przychodami i kosztami związanymi z działalnością.
Wykorzystanie DocuWare pozwala także na przeszukiwanie i weryfikowanie danych finansowych pochodzących z różnych źródeł. W ten sposób firma prowadząca transakcje międzynarodowe może błyskawicznie reagować na wszelkie zmiany rynkowe, między innymi na zmiany kursów walutowych, by zminimalizować nadmierne koszty.
Wobec tego DocuWare pomaga firmom produkcyjnym w zminimalizowaniu ryzyka walutowego dotyczącego prowadzonych transakcji. W efekcie usprawnienie i automatyzacja procesów przetwarzania dokumentów finansowych przekłada się na efektywne podejmowanie decyzji biznesowych.
3. Zarządzanie kosztami energii
Koszty energii elektrycznej w ciągu ostatnich lat uległy znacznemu podwyższeniu. Następujące po sobie podwyżki spowodowały, że aktualnie stanowią one znaczną część kosztów produkcji.
Aby firma mogła zmniejszyć swoje obciążenia finansowe, przyszłościową inwestycją stają się nie tylko technologie energii odnawialnej, ale również technologie związane z analizą i monitorowaniem zużycia energii.
Jak DocuWare może pomóc w zarządzaniu kosztami energii?
System zarządzania dokumentami DocuWare redukuje koszty energii poprzez efektywną analizę dokumentów związanych z jej zużyciem, do których zaliczają się faktury, rachunki, umowy z dostawcami energii i raporty pochodzące z liczników energii oraz innych urządzeń pomiarowych.
Wykorzystanie DocuWare w tym zakresie pozwala na uzyskanie dokładnych informacji dotyczących kosztów energii oraz podejmowanie przyszłościowych decyzji dotyczących jej zużycia. Dodatkowo umożliwia wizualizację danych o zużyciu energii i łatwiejsze zarządzanie jej zużyciem w czasie.
Poprzez efektywne zarządzanie dokumentami i analizę informacji związanych ze zużyciem energii DocuWare pozwala firmom produkcyjnym na szybkie podejmowanie świadomych decyzji dotyczących wykorzystania energii elektrycznej. W rezultacie zmniejsza wydatki i podnosi konkurencyjność biznesu.
4. Efektywność operacyjna
Kolejnym wyzwaniem dla dyrektorów finansowych w 2023 roku staje się utrzymanie optymalnej efektywności operacyjnej przy równoczesnym zachowaniu niskich kosztów.
Efektywność operacyjna to zdolność firmy do efektywnego wykorzystywania posiadanych zasobów, dzięki czemu możliwe jest zoptymalizowanie kosztów produkcji oraz wspomaganie długoterminowego rozwoju biznesu.
Uzyskanie lepszej efektywności operacyjnej i redukcja kosztów może nastąpić z wykorzystaniem różnych inwestycji, do których zaliczane są między innymi automatyzacja procesów, robotyka i sztuczna inteligencja.
Jak DocuWare może pomóc w zwiększeniu efektywności operacyjnej?
Dzięki DocuWare można usprawnić procesy wpływające na efektywność operacyjną firmy. Umożliwia on między innymi skuteczne prowadzenie działań związanych z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem dokumentów firmowych.
Oprogramowanie DocuWare poprzez wykorzystanie dokumentów elektronicznych pozwala na ich szybkie wyszukiwanie i udostępnianie, co poprawia komunikację między pracownikami w firmie i oszczędza dużą ilość czasu.
DocuWare może być również zintegrowane z innymi systemami biznesowymi, takimi jak ERP czy CRM. Automatyzacja przekazywania danych między tymi systemami pozwala na usprawnienie procesów biznesowych w całej firmie.
Wobec tego DocuWare wspiera efektywność operacyjną firm na wiele sposobów, między innymi przez automatyzację procesów biznesowych, zaoszczędzenie czasu i redukcję ryzyka błędów. Dodatkowo umożliwia łatwą komunikację między pracownikami i integrację z innymi systemami informatycznymi używanymi w firmie.
5. Optymalizacja łańcucha dostaw
Zarządzanie łańcuchem dostaw jest kluczowe dla firm produkcyjnych. Zamawianie surowców i produktów oraz ich transport wymagają zaawansowanej organizacji, by utrzymać optymalny poziom zapasów, zapobiegać ich brakom oraz terminowo dostarczać towary do klientów i kontrahentów.
Obecnie, ze względu na niestabilność rynków, zaburzenia w procesach logistycznych i ograniczoną dostępność surowców, firmy produkcyjne mają problemy z utrzymaniem łańcuchów dostaw. W tym przypadku efektywne zarządzanie dokumentami także może pomóc w poprawie realizowanych procesów.
Jak DocuWare może pomóc w optymalizacji łańcucha dostaw?
DocuWare dostarcza rozwiązania wspierające optymalizację łańcucha dostaw na kilku poziomach.
Poprzez dostęp do dokumentacji elektronicznej DocuWare umożliwia sprawne przetwarzanie danych dotyczących finansów, transportu towarów i kontaktów z dostawcami i odbiorcami. Przyspiesza odnajdywanie ważnych informacji, ich przepływ między pracownikami oraz prognozowanie.
Wspiera też księgowość, ponieważ pozwala na automatyczne analizowanie danych oraz generowanie raportów finansowych, dlatego wspiera podejmowanie decyzji biznesowych.
Podsumowanie – staw czoła nowym wyzwaniom biznesowym z DocuWare!
DocuWare wspomaga dyrektorów finansowych firm produkcyjnych na wiele sposobów – przyspiesza rekrutację pracowników, usprawnia księgowość, zarządzanie ryzykiem walutowym, kosztami energii, podnosi efektywność operacyjną i umożliwia optymalizację łańcucha dostaw.
Poprzez dostarczenie gotowych i sprawdzonych rozwiązań online redukuje również ryzyko związane z procesem cyfryzacji finansów, podnosząc poziom wygody i bezpieczeństwa w zarządzaniu dokumentami. To przyszłościowy wybór dla każdej firmy produkcyjnej!
