Zarówno małe jaki i duże firmy funkcjonują w hybrydowym środowisku informacji papierowych oraz informacji cyfrowych. Nawet ci, którzy ewoluowali od używania papieru i przenieśli je dokumenty do cyfrowych szafek, często spędzają zbyt wiele czasu na szukaniu i udostępnianiu elektronicznych dokumentów na dyskach sieciowych, w mailach i licznych aplikacjach. Wiele osób spędza niezliczone godziny swojego czasu pracy, próbując znaleźć potrzebne informacje, szukając i szukając, a nie myśląc, analizując lub wykonując strategiczne działania.
Nie jest tajemnicą, że przez wiele lat polegaliśmy na dokumentacji papierowej i w niektórych sytuacjach papierowe kopie są nadal niezbędne. Większość osób przechowuje papierowe dokumenty, dyplomy, certyfikaty, ulubione książki, nagrody, akty notarialne, testamenty. Jest to jak najbardziej zrozumiałe. Jednak w biznesie kluczowe jest posiadanie cyfrowych wersji najważniejszych dokumentów. Istnieje zbyt wiele zagrożeń związanych z przechowywaniem fizycznych dokumentów biznesowych i tylko kilka sposobów na ich prawdziwą ochronę. Firmy mogą najwięcej zyskać, konwertując papier na dokumenty cyfrowe przy użyciu nowoczesnych technik.
Obecnie dostępne oprogramowanie tj. DocuWare automatycznie odczytuje i organizuje dokumenty pobierając nich najważniejsze dane, w efekcie zwiększając wydajność i zmniejszając ryzyko błędu ludzkiego. Dzięki tej możliwości zespoły nie muszą już spędzać godzin na ręcznym przepisywaniu danych, wyszukiwaniu i czytaniu, ponieważ informacje potrzebne do podjęcia decyzji są dostępne na wyciągnięcie ręki. 3 kliknięcia wystarczą do znalezienia odpowiedzi.
Aby przejść do wydajnego systemu zarządzania dokumentami – DMS, musisz zdigitalizować dokumenty. Digitalizacja dokumentów biznesowych jest pierwszym krokiem do zwrotu z inwestycji ROI, takich jak zwolnienie miejsca, bezpieczna ochrona informacji, centralizacja dostępu i indywidualny dostęp do potrzebnych informacji w miejscu i czasie, gdy są potrzebne. Dla tych z Was, którzy muszą zrobić pierwszy krok do digitalizacji dokumentów, oto kilka rad…
Czym jest digitalizacja dokumentów?
Digitalizacja dokumentów to przekształcanie materiałów papierowych w pliki w formie cyfrowej. Dane analogowe i papier są konwertowane do formatu cyfrowego, który jest dostępny za pomocą komputera lub innego urządzenia cyfrowego np. smartfonu. Digitalizacja dokumentów jest stosowana głównie w kontekście skanowania i fotografowania informacji biznesowych.
Współczesne przedsiębiorstwa wymagają digitalizacji, aby stworzyć cyfrowe kopie zapasowe wszystkich istotnych dokumentów, takich jak sprawozdania finansowe, dzierżawy, umowy i kontrakty. Digitalizacja dokumentów jest tradycyjnie żmudnym procesem, zwłaszcza jeśli masz wiele stron do przechwycenia. Po digitalizacji dokumentów rozpoczyna się ich bieżące zarządzanie, obieg i utrzymani do końca cyklu życia informacji Proces ten opiera się w oparciu o takie platformy jak DocuWare, które dbają o prawa dostępu, bezpieczeństwo i dostarczenie informacji, w momencie podejmowania decyzji. Inteligente indeksowanie DocuWare uczy się twoich dokumentów w trakcie skanowania i automatycznie analizuje i klasyfikuje dokumenty.
Rozwiązania w zakresie skanowania dokumentów
Skanowanie jest centralnym elementem cyfryzacji dokumentów i pierwszym krokiem przy przechodzeniu na archiwum cyfrowe i elektroniczny obieg dokumentów. Skanowanie pozostaje również jednym z nieuniknionych zadań ręcznych, które firmy muszą nadal wykonywać, aby mieć cyfrowe kopie. Na szczęście nowoczesne technologie skanowania są zaprojektowane z myślą o takich wymaganiach i zmniejszają wysiłek potrzebny do przechwycenia tysięcy dokumentów firmowych. Do podstawowych rozwiązań skanowania należą:
1 Skanery dedykowane
Dla większości firm nie ma potrzeby inwestowania w dedykowany skaner, ponieważ drukarki wielofunkcyjne sprawdzają się doskonale. Jeśli jednak jakość dokumentów firmowych nie jest w dobrym stanie, to warto zainwestować w skaner dedykowany. Są one przeznaczone do skanowania wszystkich rodzajów dokumentów papierowych i tworzenia wyraźnych, wysokiej jakości kopii cyfrowych. Skanery dedykowane są idealne do przechwytywania wymagających dokumentów (np. starsze wyblakłe dokumenty, wydruki z drukarek igłowych).
2 Mobilne aplikacje skanujące i aparaty fotograficzne
Mobilne narzędzia skanujące szybko zyskują i pozwalają na digitalizację paragonów i faktur w podróży. Jeśli nie posiadasz skanera, Twój smartfon będzie w stanie to zrobić. Najnowsze urządzenia pozwalają uzyskać oszałamiające szczegóły. Wystarczy poszukać w AppStore lub GooglePlaynajlepszych aplikacji do skanowania i wykorzystać aparat fotograficzny smartfona do zeskanowania wysokiej jakości kopii dowolnego dokumentu papierowego. Warto spróbować z darmowej aplikacji PaperScan app od DocuWare.
3 Skanowanie dokumentów jako usługa
Dla większości firm nie ma potrzeby inwestowania w dedykowany skaner. Warto pozostawić to zadanie profesjonalistom. Nie tylko unikają one konserwacji i obsługi sprzętu skanującego, ale także nawiązują współpracę z ekspertem w dziedzinie dokumentów, co przynosi im wiele korzyści. Podczas gdy firma może skupić się na dużo bardziej wartościowych zadaniach, eksperci wykorzystują swoją wiedzę, aby szybko, bezpiecznie i prawidłowo przekonwertować pliki.
Jak digitalizować dokumenty
Właściwa organizacja początkowa
Organizacja jest niezbędna, zwłaszcza gdy masz setki lub tysiące wartościowych dokumentów zawierających zobowiązania, daty krytyczne i możliwości. Właściwa organizacja sprawia, że wyszukiwanie kopii cyfrowych jest bezproblemowe, jeśli wybierzesz dostawcę z funkcjami samoorganizacji zarządzania dokumentami, takiego jak DocuWare.
Używanie właściwych narzędzi
Istnieje wiele narzędzi do digitalizacji dostępnych dla firm i osób prywatnych. Ponieważ posiadanie kopii zapasowych na dyskach twardych już nie wystarcza, znalezienie odpowiednich rozwiązań w chmurze do przechowywania i zarządzania dokumentami jest kluczowe. Skanery, aparaty fotograficzne i mobilne aplikacje skanujące to kilka rzeczy, których zakup należy rozważyć, aby zapewnić sobie najwyższej jakości kopie cyfrowe w wymaganych formatach. Należy również sprawdzić, w jaki sposób dokumenty będą wykorzystywane i jakie aplikacje są potrzebne do zarządzania archiwum online. Można znaleźć partnera do skanowania, który pomoże w wykonaniu większości tych zadań.
Bezpieczne przechowywanie plików
Hakerzy szukają luki w systemach, aby uzyskać dostęp do cudzych danych. Dlatego bezpieczeństwo jest tak ważna w przypadku digitalizacji dokumentów.
DocuWare posiada i utrzymuje certyfikat SOC 2 Type 2. Dokumentacja pracownicza, dokumenty finansowe, umowy, informacje poufne wymagają zorganizowanego i bezpiecznego systemu przechowywania. DocuWare zapewnia ciągłość procesów biznesowych i spełnia wymagania prawne lub przepisy branżowe, a także wewnętrzne standardy bezpieczeństwa. Niezależnie od tego, czy chodzi o HIPAA, SOX, NIST, GDPR, CSA, SOC czy inne wytyczne – DocuWare ułatwia osiągnięcie zgodności dla wszystkich procesów opartych na dokumentach, a także regularnie poddaje się wszystkim ważnym audytom. Więcej na temat bezpieczeństwa.
Jak uniknąć błędów przy digitalizacji?
Digitalizacja dokumentów oferuje wiele korzyści w codziennej pracy. Jednak zaczynając taki projekt można popełnić wiele błędów. Najczęściej popełnianym błędem jest założenie, że skanowanie dokumentów wewnątrz firmy będzie szybsze, tańsze i łatwiejsze niż zlecenie tego zadania profesjonalniej firmie. Jako DocWay nie świadczymy usług skanowania, jednak wszyscy nasi klienci, którzy chcieli skanować swoje zasoby archiwalne samodzielnie po pierwszych próbach wycofali się z tego pomysłu i wynajęli profesjonalne firmy.
Przed podjęciem decyzji trzeba porównać koszty skanowania wewnętrznie oraz cenę usług profesjonalnego biura skanującego. Nie wszyscy dostawcy mają takie same doświadczenia i jak w przypadku każdej usługi, nie wszyscy dostawcy są sobie równi. Aby dobrze obliczyć, która opcja jest bardziej opłacalna dobrze policz koszty wewnętrzne. Pewnie nie oszacujesz czasu projektu realizowanego wewnętrznie. Jeden z naszych klientów założył, że praktykant skończy projekt w 2 miesiące. Okazało się, że po 2 miesiącach projekt nie był zrealizowany nawet w 20% a jakość skanów oraz opis metadanych były dalekie od wymagań.
Dlaczego digitalizacja dokumentów jest ważna
Zalety cyfryzacji dokumentów obejmują:
- Cyfrowa archiwizacja dokumentów
- Oszczędności kosztów operacyjnych
- Ograniczenie pracochłonnych manualnych zadań, która powodują błędy
- Dostępność informacji
- Dokładniejsze raportowanie
- Większe bezpieczeństwo
- Łatwość śledzenia w celu zapewnienia zgodności lub raportowania
- Eliminacja podatnego na błędy, ręcznego wprowadzania danych i wiele więcej
- Elektroniczny obieg dokumentów
Digitalizacja Zwrot z inwestycji
Firma badawcza Nucleus zbadała zwrotu z inwestycji rozwiązania workflow i obieg dokumentów. Badania pokazały na danych z małych i średnich firm, że z każdego zainwestowanego 1 USD MŚP zyskują 8,55 USD. Więcej można przeczytać w raporcie.
