Czynności administracyjne w działach HR bywają czasochłonne, szczególnie wtedy, gdy bazują one na wykorzystaniu dokumentów papierowych i są powtarzalne. W takiej sytuacji warto zastosować nowe technologie niosące za sobą znaczne oszczędności dla firmy.
Digitalizacja dokumentów, czyli przekształcenie ich w cyfrowe odpowiedniki, a także automatyzacja procesów HR pozwalają na usprawnienie pracy działu HR i umożliwiają jego zespołowi skoncentrowanie się na innych, ważnych zadaniach. Jakie czynności wspiera automatyzacja w obszarze HR? W jaki sposób ją przeprowadzić?
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych HR?
Automatyzacja procesów biznesowych HR odnosi się do wykorzystania technologii w celu usprawnienia i optymalizacji zadań i procesów związanych z HR, czyli zarządzaniem zasobami ludzkimi.
Może ona obejmować automatyzację rutynowych zadań administracyjnych w poszczególnych procesach, takich jak rekrutacja, wdrażanie pracowników, rejestrowanie świadczeń, tworzenie listy płac, śledzenie czasu pracy i obecności czy raportowanie. Dzięki temu kompleksowo wspomaga workflow – przepływ pracy oraz obieg dokumentów.
W celu uzyskania takich efektów wykorzystuje się dedykowane systemy oraz przeprowadza się digitalizację dokumentów, czyli przekształcenie papierowych dokumentów w cyfrowe. Jest to bardzo ważny etap, ponieważ procesy prowadzone z użyciem cyfrowej dokumentacji są szybsze, łatwiejsze i efektywniejsze. Na tej podstawie można tworzyć przyszłościowe rozwiązania automatyzujące pracę działu HR.
Jakie procesy wspomaga automatyzacja HR?
Automatyzacja HR pozwala na usprawnienie wielu procesów. Poniżej dokładnie prezentujemy, jak wspomaga ona zarządzanie zasobami ludzkimi:
Rekrutacja kandydatów
Pierwszym obszarem, w którym można wykorzystać automatyzację HR, jest rekrutacja nowych pracowników. Wspiera ona cały proces rekrutacji prowadzony przez działy zarządzające zasobami ludzkimi.
Obecnie większość rekrutacji prowadzona jest przez internet, dlatego opierają się one na dokumentach cyfrowych. Po otrzymaniu aplikacji od pracownika system przekazuje ją dalej do rekrutera w celu weryfikacji. Obieg dokumentów pozwala również na łatwy dostęp do aplikacji przez inne osoby w organizacji biorące udział w zatrudnianiu personelu, na przykład kierownika działu lub dyrektora.
Sztuczna inteligencja ułatwia również wyszukiwanie odpowiednich osób na konkretne stanowiska. Za pomocą oprogramowania można porównywać ze sobą kandydatów, ich wykształcenie, doświadczenie oraz umiejętności, co wspiera procesy decyzyjne i pomaga w znalezieniu najlepszego pracownika na dane stanowisko.
Wprowadzenie automatyzacji umożliwia również łatwiejsze odpowiadanie na pytania kandydatów w procesie rekrutacji, co pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.
Onboarding – proces wdrażania nowego pracownika do firmy
Aby nowi pracownicy byli przygotowani do wykonywania swoich zadań w pełni, konieczne jest przeprowadzenie ich onboardingu, czyli wdrożenia, adaptacji w celu rozpoczęcia pracy.
Onboarding pracownika powinien umożliwiać jego aklimatyzację w nowym miejscu pracy. Obejmuje on między innymi zadania takie jak organizację szkoleń, przekazanie najważniejszych informacji związanych ze stanowiskiem, zapoznanie się z kulturą i funkcjonowaniem firmy. Przeprowadzony prawidłowo umożliwia osiągnięcie najwyższej wydajności i satysfakcji z pracy przez nowego członka załogi firmy.
Automatyzacja wspomaga przeprowadzenie onboardingu na różnych poziomach, między innymi przez przekazywanie pracownikom niezbędnej dokumentacji i sprzętu oraz kontrolowanie procesów wdrożenia przez przedsiębiorstwo.
W efekcie umożliwia ona nowym pracownikom łatwiejszą adaptację do warunków panujących w firmie.
Kontrola i ewidencja czasu pracy pracowników
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w procesach HR wspomaga również kontrolowanie oraz ewidencjonowanie czasu pracy pracowników. Dotyczy to zarówno pracy w firmie, jak i pracy zdalnej.
Pracodawcy zobowiązani są przepisami do ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Zastosowanie elektronicznych dokumentów pozwala na wyeliminowanie dokumentacji papierowej, w tym list obecności pracowników oraz kart ewidencji czasu pracy.
Automatyzacja w HR ogranicza zatem powtarzalne zadania pracowników działu HR, które polegają na ręcznym weryfikowaniu list oraz wypisywaniu dokumentów. Obniża ona również ryzyko związane z błędną ewidencją czasu pracy oraz nadużyciami ze strony pracowników, którzy mogą wpisywać na listy nieprawidłowe godziny lub prosić o podpis współpracowników.
Obsługa pracowników zdalnych
Współczesne firmy często zatrudniają pracowników zdalnie. Automatyzacja HR umożliwia wówczas łatwiejszy dostęp do informacji na ich temat, również z wykorzystaniem technologii cloud computing, czyli przez chmurę.
Pracownicy wykonujący swoje obowiązki w biurze oraz zdalnie mogą korzystać z różnych dokumentów online, na przykład list obecności czy dokumentów dotyczących świadczeń lub urlopów. Dokumentacja ta jest jednocześnie odpowiednio zabezpieczona przed niepowołanymi osobami.
Zarządzanie dokumentami pracowniczymi
Automatyzacja procesów HR możliwa jest również w ramach zarządzania dokumentami pracowniczymi, między innymi umowami, ewidencjami czasu pracy, listami płac, dokumentami podatkowymi czy wnioskami urlopowymi.
Cyfrowe dokumenty są w tym przypadku znacznie prostsze w obsłudze, dając firmie możliwość korzystania z wielu nowoczesnych rozwiązań. Mogą być one łatwo importowane, ich dane są automatycznie indeksowane, a pisma w systemie klasyfikowane, przekazywane do odpowiednich osób oraz archiwizowane. Również można je zatwierdzać i weryfikować.
Zmiany w dokumentach oraz ich obieg odbywają się w czasie rzeczywistym, dlatego wszyscy uprawnieni użytkownicy mają szybki i stały dostęp do ich najnowszych wersji.
Wprowadzenie systemów workflow daje więc możliwość efektywnego przepływu pracy w dziale HR i skraca czas poświęcony na pracę z dokumentami. Systemy te mogą być również zintegrowane z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, aby informacje między nimi były przekazywane automatycznie.
Zarządzanie wydajnością pracowników
Dzięki automatyzacji HR można również używać dokumentów online do oceny wydajności pracowników.
Spójna ścieżka dokumentacji szczegółowo opisująca historię pracy pracownika pomaga zarządzać zasobami ludzkimi i umożliwia również podejmowanie trafniejszych decyzji o nagrodach, corocznych podwyżkach i podwyżkach opartych na wynikach. Wykorzystanie sztucznej inteligencji pozwala na przyznawanie ich bez uprzedzeń dotyczących pracowników.
Analizowanie i raportowanie
Stosowanie dokumentów elektronicznych, sztucznej inteligencji i automatyzacji w dziale HR wspomaga również procesy analizowania i raportowania.
Możliwe jest wtedy szybkie i sprawne gromadzenie danych i tworzenie różnych statystyk, między innymi dotyczących efektywności pracy, wysokości pensji, absencji, rotacji pracowników czy kosztów i czasu trwania procesów. Dzięki temu można także prowadzić ewaluację działów HR i poszczególnych pracowników oraz efektywniej podejmować ważne decyzje dla całej organizacji.
Proces automatyzacji HR – jak go przeprowadzić?
Wdrażanie automatyzacji HR może być złożonym procesem i wymaga starannego planowania i realizacji, aby mieć pewność, że konkretny system spełnia potrzeby firmy i skutecznie wspiera personel HR.
Oto kilka kwestii, które należy wziąć pod uwagę, gdy wdraża się zautomatyzowany system HR do przedsiębiorstwa:
1. Zidentyfikuj procesy wymagające automatyzacji
Pierwszym krokiem będzie zidentyfikowanie obszarów i procesów HR, które mogą zyskać dzięki automatyzacji. W ten sposób można dobrać również odpowiedni system, który będzie efektywnie wspomagał procesy HR.
2. Wybierz odpowiedni system workflow
Znalezienie właściwego systemu umożliwiającego automatyzację procesów będzie związane z indywidualnymi potrzebami firmy. Przy jego doborze warto uwzględnić poniższe kwestie:
- Prosta i intuicyjna obsługa – system powinien być łatwy w użyciu dla pracowników, by mogli z nim efektywnie pracować.
- Funkcjonalność – należy zwrócić uwagę na funkcje oferowane przez oprogramowanie, aby wspierało ono procesy działu HR.
- Integracje – system powinien pozwalać na integrację z innym oprogramowaniem wykorzystywanym przez firmę.
- Usługi – dodatkowym atutem będą consulting i audyty oferowane przez dostawcę systemu.
3. Wykonaj wdrożenie systemu
Kolejnym krokiem jest wdrożenie systemu, co wiąże się z konfiguracją oprogramowania, integracją z innymi systemami oraz migracją danych.
Wybrane systemy są bardzo proste we wdrożeniu, ponieważ dostępne są w chmurze, z poziomu przeglądarki internetowej. W efekcie są gotowe do użycia praktycznie od razu, ponieważ nie wymagają czasochłonnej instalacji na firmowych komputerach. Dzięki temu można korzystać z nich również w każdym miejscu i o każdym czasie.
Po wdrożeniu ważne są także szkolenia użytkowników w zakresie efektywnego korzystania z systemu workflow.
Jakie korzyści daje automatyzacja procesów HR?
Automatyzacja procesów HR jest w stanie przynieść organizacjom wymierne korzyści. Niektóre z kluczowych zalet automatyzacji procesów HR obejmują:
- Zwiększenie wydajności – może znacznie skrócić czas i zmniejszyć wysiłek wymagany do wykonania rutynowych, codziennych zadań administracyjnych, takich jak wprowadzanie danych czy archiwizacja dokumentów. Może to pomóc personelowi HR pracować wydajniej i podnosi jego efektywność.
- Obniżenie ryzyka błędów – monotonne i powtarzane zadania mogą zwiększać niebezpieczeństwo pomyłek. Automatyzacja pozwala na wyeliminowanie wielu błędów, na przykład podczas wprowadzania danych, przy dotrzymywaniu terminów czy obliczeniach.
- Redukcja kosztów – pomaga zaoszczędzić pieniądze, zmniejszając koszty administracyjne, między innymi związane z używaniem dokumentów papierowych oraz ich wysyłką pocztą. Dokumenty nie wymagają również tradycyjnej archiwizacji i nie zajmują przestrzeni na półkach. Może to poprawić wyniki finansowe firmy.
- Zgodność z aktualnymi przepisami – wspiera biznes w zachowaniu zgodności z aktualnymi przepisami prawa i procedurami. Przekłada się to na niższe ryzyko kar wynikających z ich nieprzestrzegania.
- Pozytywny wpływ na pracowników – wspomaga rekrutację i wdrażanie pracowników oraz ułatwia dostęp do dokumentów, co przekłada się również na większe zadowolenie oraz produktywność pracowników wykonujących swoje obowiązki zarówno w biurze, jak i zdalnie.
Podsumowanie – dlaczego warto zdecydować się na wykorzystanie automatyzacji w branży HR?
Automatyzacja w HR wszechstronnie wspomaga zarządzanie zasobami ludzkimi działów HR. Dostarczane przez nią nowoczesne narzędzia umożliwiają między innymi planowanie zasobów ludzkich, przetwarzanie i sporządzanie dokumentacji, wspierają procesy naboru, onboardingu, szkolenia, gromadzą informacje dotyczące czasu pracy, pomagają w ocenianiu efektów pracy i nagradzaniu pracowników.
Zautomatyzowane procesy HR oferują zatem szerokie możliwości i pomagają działom HR pracować wydajniej każdego dnia. W rezultacie rutynowe zadania realizowane są w większym stopniu przez oprogramowanie, co redukuje ryzyko błędu ludzkiego, skraca czas wykonywania pracy odręcznej, obniża koszty oraz oszczędza dużo czasu.
