W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie czas jeszcze nigdy nie był tak cenny. Im większy zespół, tym trudniejsze może być efektywne zarządzanie czasem. Jednak nawet małe i średnie przedsiębiorstwa mogą skorzystać z narzędzi oferowanych przez system elektronicznego obiegu dokumentów EOD.
Systemy EOD pozwalają firmom każdej wielkości zaoszczędzić czas i pieniądze dzięki digitalizacji dokumentów papierowych, przechwytywaniu dokumentów elektronicznych i poczty elektronicznej, automatyzacji procesów opartych na dokumentach oraz zapewnieniu właściwym osobom dostępu do potrzebnych informacji, kiedykolwiek i gdziekolwiek są one potrzebne.
Oto kilka wskazówek, jak można wykorzystać narzędzia EOD, aby zaoszczędzić czas i pieniądze.
1. Podpis elektroniczny
Co to jest podpis elektroniczny?
Tak jak można by przypuszczać po nazwie, podpis elektroniczny odnosi się do jednego z wielu procesów, za pomocą których dokument może być podpisany cyfrowo. Używanie podpisów elektronicznych staje się standardową praktyką, ponieważ w wielu sytuacjach są one uznawane za prawnie ważne. Podpis w DocuWare zapewnia, że dokumenty są podpisywane cyfrowo przez zweryfikowanego Dostawcę Usług Zaufania.
Jak podpis elektroniczny oszczędza to czas i pieniądze?
Wymaganie fizycznych podpisów jest nieefektywne. Po pierwsze, proces ten wymaga fizycznej kopii, która musi zostać wysłana pocztą lub w inny sposób dostarczona do i od osoby podpisującej. Podpisany dokument musi być następnie zeskanowany w celu archiwizacji.
Zastosowanie podpisu cyfrowego pozwala wyeliminować wiele niepotrzebnych czynności, co znacznie zmniejsza ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego w tym procesie. Podpisany cyfrowo dokument nie zostanie zgubiony, a co ważniejsze, transakcja oczekująca na podpis nie będzie wstrzymywana przez wiele dni, ponieważ dokument będzie przenoszony z miejsca na miejsce.
2. Zdalny dostęp do dokumentów w firmie
Jakie to ma znaczenie?
Dzięki zastosowaniu systemu EOD wszystkie krytyczne dokumenty biznesowe są przechowywane w centralnej lokalizacji, do której dostęp z dowolnego miejsca mogą uzyskać pracownicy posiadający wymagane dane uwierzytelniające. Innymi słowy, dany dokument może być otwarty zawsze, gdy pracownik go potrzebuje, bez konieczności zwracania się o niego do innych pracowników.
W jaki sposób zdalny dostęp oszczędza to czas i pieniądze?
Możliwość zdalnego dostępu do dokumentów pozwala współpracować na bieżąco, dzięki czemu organizacja staje się szybsza i lepiej reaguje. Daje to również możliwość szybszego rozwiązywania problemów klientów, co prowadzi do zwiększenia ich zadowolenia i utrzymania w firmie. Wiąże się to również z pewnymi korzyściami na przyszłość.
Badania przeprowadzone przez firmę UpWork, działającą na rynku talentów freelancerów, w latach 2019, 2020 i w czerwcu 2021 r. wykazały, że przed pandemią firmy spodziewały się, że 38% ich pracowników będzie w pełni zdalnych w ciągu pięciu lat, natomiast w 2021 r. spodziewały się, że w tym samym czasie 58% pracowników będzie w pełni zdalnych. Rynek pracy nadal zmierza w kierunku oferowania opcji pracy zdalnej i hybrydowej, a wysoko wykwalifikowane osoby poszukujące pracy, które wymagają takiej elastyczności, stają się jeszcze bardziej wybredne przy wyborze miejsca pracy.
Krótko mówiąc: nigdy wcześniej nie było tak ważne, aby zapewnić, że firma jest atrakcyjnym miejscem pracy, a zdalny dostęp do systemu workflow i systemu obiegu dokumentów jest tego kluczowym elementem. Pracownicy, którzy wolą pracować w domu, będą szukać pracy gdzie indziej, jeśli firma nie będzie w stanie zaoferować im tego szczególnego udogodnienia.
3. Onboarding – rekrutacja, aplikacje kandydatów, zatrudnianie
Co to jest onboarding?
Mówiąc o zatrudnianiu, sam proces jest znacznie usprawniony dzięki systemowi EOD. System zarządzania dokumentami oferuje narzędzia do cyfrowego przetwarzania podań o pracę i dokumentów związanych z przyjęciem do pracy, dzięki czemu kandydaci i nowi pracownicy mogą przesyłać swoje materiały za pośrednictwem jednego portalu.
Ponadto, formularze internetowe oferują przyjazny dla użytkownika sposób zbierania dokładnych danych. Możesz mieć pewność, że dane są poprawne, ponieważ przeniesiono wprowadzanie danych do źródła informacji (na kandydata lub pracownika). Istnieje wbudowana logika warunkowa, która kieruje wypełnianiem formularzy na podstawie danych wprowadzonych przez użytkownika. Jeśli użytkownik odpowie „tak” na pytanie, formularz poda mu więcej szczegółów. Jeśli użytkownik odpowie „nie”, niepotrzebne pola nie zajmują przestrzeni ekranu. Elektroniczne formularze dają również możliwość sortowania wyników, co pozwala wykluczyć kandydatów, którzy nie posiadają wymaganych umiejętności lub referencji.
W jaki sposób onboarding z DocuWare oszczędza się czas lub pieniądze?
Każdy proces, który zamienia zadanie wykonywane na papierze w zadanie zautomatyzowane i cyfrowe, skraca czas wykonywania zadań ręcznych i zwiększa efektywność i przyspiesza realizację zadań pomiędzy pracownikami. W szczególności jednak, obsługa podań o pracę za pośrednictwem systemu EOD pozwala na szerszy zakres działań, zarówno dlatego, że proces składania podań jest pozbawiony tarć, jak i dlatego, że scentralizowana baza danych podań o pracę pozwala skrócić czas potrzebny na ich przetwarzanie.
Cyfrowe wypełnianie dokumentów rekrutacyjnych przez nowo zatrudnionych pracowników również może przynieść korzyści. Dzięki temu nowozatrudnione osoby nie będą narażone na frustrację i wypalenie, które mogą wynikać z wypełniania ogromnych ilości formularzy i wpisywania w kółko tych samych informacji. Zniwelowanie tego rodzaju negatywnych doświadczeń jeszcze przed rozpoczęciem pracy pomoże nowym pracownikom Twojej firmy utrzymać motywację i szybciej zaadaptować się w nowym miejscu pracy.
4. Obieg faktur kosztowych/zakupowych
Co to jest obieg faktur kosztowych?
Dzięki zautomatyzowanemu przetwarzaniu faktur dokumenty są przechwytywane, digitalizowane i indeksowane, a następnie kierowane do systemu workflow do zatwierdzenia, zapłaty i archiwizacji w centralnym archiwum (repozytorium).
Jak elektroniczny obieg faktur oszczędza czas i pieniądze?
Ręczne przetwarzanie faktur jest czasochłonne, wymaga zaangażowania wielu pracowników, którzy przeprowadzają dokumenty przez proces i ryzykują utratę danych lub wprowadzenie błędów po drodze. Dzięki przejściu do systemu EOD firma znacznie oszczędza wydatki związane z ręcznym zarządzaniem danymi, ponieważ faktury przechodzą przez cały proces bez udziału człowieka. Człowiek realizuje tylko zadania ręczne i tzw. wyjątki np. brak zamówienia do faktury, kwota faktury różna od zamówienia.
5. Integracja z pocztą elektroniczną i innymi aplikacjami
Jak działa integracja?
DocuWare jest kompleksowym systemem do zarządzania dokumentami oraz elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na przechowywanie i dostęp do każdego rodzaju danych i dokumentacji w jednym miejscu. Ma też wiele innych zalet. Programy pocztowe zostały stworzone z myślą o komunikacji, a nie o zorganizowanym przechowywaniu, bezpieczeństwie czy możliwości szybkiego wyszukiwania. Jeśli trudno jest znaleźć informacje zapisane w poczci e elektronicznej lub na dyskach sieciowych, to potrzebne jest rozwiązanie do elektronicznego obiegu dokumentów, które zawiera wtyczkę do programu poczty elektronicznej lub systemu mailowego tj. Outlook365 lub Gmail.
Bez automatyzacji biura zadania są często przerywane, a pracownicy Twojej firmy muszą przełączać programy, aby znaleźć odpowiednie informacje. Elektroniczny obieg dokumentów jest to system klasy ECM, który tworzy proste integracje z innymi aplikacjami, dzięki czemu np. powiązane dokumenty pojawiają się na ekranie systemu ERP lub oprogramowania księgowego za pomocą jednego kliknięcia.
W jaki sposób integracja oszczędza to czas i pieniądze
Według badania przeprowadzonego przez Foundry, 91% organizacji biznesowych przyjęło lub planuje przyjąć strategię digital-first, a 52% z nich już rozpoczęło takie działania. Elektroniczny obieg dokumentów zintegrowany z aplikacjami biznesowymi (tj. outlook, gmail, crm, erp, program księgowy, system FK) jest kluczowym elementem strategi digital-first. Bez cyfrowego procesu firmy nadal będą działać na papierze. Dygitalizacja procesów biznesowych jest wspierana przez elektroniczne zarządzanie dokumentami i cyfrowy obieg dokumentów.
6. Automatyzacja procesów – system workflow – elektroniczny obieg dokumentów
Czym jest Elektroniczny obieg dokumentów?
System elektronicznego obiegu dokumentów eliminuje ręczne zadania z krytycznych procesów biznesowych, umożliwiając stosowanie reguł biznesowych i automatyczne przekierowywania informacji i dokumentów do właściwego systemu lub właściwego pracownika w firmie. Dzięki EOD dokumenty i informacje są natychmiast dostępne dla każdego, kto ma uprawnienia do jego przeglądania lub edycji.
EOD oznacza Elektroniczny Obieg Dokumentów lub System Workflow. Idea jest prosta: zamiast przenosić dokumenty między biurkami uruchamiamy elektroniczny obieg dokumentów i cyfrowe dokumenty i informacje trafiają we właściwym czasie do właściwych użytkowników. EOD aka Workflow poprawia zarządzanie dokumentacją i uproszcza komunikację w całej firmie. Właściwie wdrożony system EOD pozwala na uproszczenie i skrócenie procesów, automatyzację manualnych zadań. Automatyzacja procesów pozwala zespołowi skupić się na zadaniach ważnych, a nie na pogoni za papierem.
System elektronicznego obiegu dokumentów przyspiesza i automatyzuje biznesowe procesy w organizacji. System obiegu przenosi papierowe procesy biznesowe do formy elektronicznej oraz usprawnia i automatyzuje manualne zadania. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie definiuje, kto i kiedy wykonuje poszczególne zadania.
System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na graficzne modelowanie procesów biznesowych inaczej na graficzne modelowanie obiegu dokumentów. Taki model graficzny obiegu dokumentów nazywany jest diagram lub grafu workflow. Taki graf będzie miał zdefiniowane kluczowe elementy tj:
- start procesu wraz z warunkami uruchomienia procesu np. typ dokumentu faktura przychodząca i status Nowy
- automatyczne kroki w procesie – najważniejsze zadania w procesie, które będą automatycznie przez system: sprawdzenie czy dostawca jest zarejestrowany, czy istnieje duplikat faktury, sprawdzenie czy istnieje zamówienie i PZ do faktury
- zadania dla użytkowników np. obsługa wyjątków (brak zamówienia, brak zarejestrowanego dostawcy), kwota faktury różna od zmówienia
- Integracje z systemami zewnętrznymi
- punkt końcowy
Jak workflow oszczędza czas i pieniądze?
Procesy ręczne często prowadzą do powstawania wąskich gardeł. Dokument może całymi dniami czekać na kolejny krok, aż ktoś zorientuje się, że nie trafił do właściwej osoby. Dzięki zautomatyzowanemu obiegowi dokumentów można mieć pewność, że dokument został prawidłowo skierowany i przekazać jego odpowiedzialność innemu członkowi zespołu, jeśli pracownik jest poza biurem. System będzie również wysyłał przypomnienia, jeśli działania nie zostaną podjęte w określonym czasie.
Co więcej, automatyzacja procesów oraz system obiegu dokumentów gwarantuje, że zarządzanie wersjami eliminuje zamieszanie spowodowane krążeniem papierowych dokumentów lub poleganiem na poczcie elektronicznej przy współpracy nad umowami i innymi projektami. Posiadanie jednej kopii centralnie zlokalizowanego dokumentu, który jest sprawdzany przez jedną osobę w danym czasie i tylko do odczytu dla wszystkich innych, oznacza, że już nigdy więcej nie staniemy w obliczu problemu ręcznego zestawiania zmian lub przypadkowego opierania się na nieaktualnych informacjach.
7. Procesy bez papieru
Czym są procesy bez papieru?
Korzyści z rezygnacji z papieru są nieograniczone. Jak wspomniano powyżej, zdalny dostęp do najważniejszych dokumentów zabezpiecza firmę na przyszłość w gospodarce, która coraz bardziej skłania się ku pracy zdalnej, umożliwiając pracownikom pracę z dowolnego miejsca i maksymalizując ich wkład w realizację celów biznesowych.
Jak procesy bez papieru oszczędzają czas i pieniądze?
Według firmy Roadrunner, przeciętny pracownik biurowy zużywa 10 000 kartek papieru rocznie. Biorąc pod uwagę koszt samego papieru oraz atramentu używanego do jego drukowania, oszczędności wynikające z rezygnacji z papieru stają się ogromne. Jeśli jednak weźmiemy pod uwagę nieefektywność wynikającą z zagubienia dokumentów papierowych, powielania wysiłków oraz informacji, do których nie można uzyskać zdalnego dostępu, to naprawdę nie ma się nad czym zastanawiać.
Podsumowanie
Wybierając DocuWare workflow możesz rozpocząć od transformację cyfrowej tylko w jednym obszarze np. w HR, księgowości, sprzedaży, a następnie rozpocząć cyfryzację innego obszaru.
