Skutecznie przeprowadzony projekt transformacji cyfrowej może zmienić twój biznes na lata. Adaptacja i wykorzystanie technologii cyfrowej to ważny krok w przyszłość, który wpływa na model biznesowy i metod działania firmy. Jak każda nowa inicjatywa, cyfryzacja wiąże się z wieloma wyzwaniami. W artykule tym chcemy podzielić się dobrymi praktykami, aby czytelnicy mogli uniknąć błędów, które często są popełniane podczas transformacji.
Teraz chcemy podzielić się jak wykorzystać podejście PDCA do przeprowadzenia transformacji cyfrowej w Księgowości i HR. Poniższe praktyki pozwolą z powodzeniem odejść od papieru i zdigitalizować procesy w księgowości i HR.
1) Planuj
Jak zjeść słonia – 3 kroki
Transformacja cyfrowa i odejście od papieru w księgowości i HR brzmi bardzo groźnie. Podziel taki projekt na 3 kroki. Takie podejście pozwoliło 16000 klientom DocuWare na odejście od papieru:
- Digitalizacja – To jest punkt wyjścia. Często spotykamy się z nazwą biuro bez „papieru” lub “paperless”. Celem jest przeniesienie wszystkich dokumentów do formatu cyfrowego, aby można je było łatwiej indeksować, przeszukiwać, uzyskiwać dostęp, udostępniać, zabezpieczać i archiwizować. Skoro czytasz ten artykuł to znasz problemy związane z papierem. Papier jest drogi, powolny, można go zgubić lub zniszczyć. Szuflady notorycznie go zjadają. Papier jest to po prostu ogromny „wrzód” na ….. zdrowym ciele naszych organizacji.
- Zarządzanie dokumentami – u podstaw zarządzania dokumentami znajdują się informacje, które są teraz cyfrowe, co czyni je bardziej użytecznymi dla Ciebie, Twojego zespołu i całej organizacji. Znalezienie informacji jest łatwiejsze, bezpieczeństwo może zostać zablokowane, pracownicy mogą pracować na dowolnym urządzeniu, które mają pod ręką. Zgodność wymaganiami prawa niezależnie od tego, e-Teczka, RODO, HIPAA, GDPR, Sarbanes-Oxley czy wymaganiami audytu – jest znacznie wbudowana.
- Automatyzacja procesów- Teraz możesz całkowicie zautomatyzować obiegi dokumentów w organizacji. Wyobraź sobie, że Ty i twoi pracownicy macie wszystkie informacje pod ręką w momencie, gdy otrzymujecie zadania do wykonania.
Zdefiniuj cele
Podzieliliśmy słonia tak, aby w 3 krokach przeprowadzić transformację cyfrową w księgowości i HR. Teraz należy ustalić cele digitalizacji w HR i księgowości. Cele te mogą być różne się w zależności od branży i wielkości firmy np. producent oprogramowania będzie miał inne cele niż firma produkcyjna, a firma produkcyjna, zatrudniająca 100 osób, będzie miała inne cele transformacji cyfrowej niż firma produkcyjna zatrudniająca 1000 pracowników. Dlatego trzeba uzgodni własne, mierzalne cele digitalizacji w księgowości i HR. Zapytaj członków zespołu, co chcemy osiągnąć dzięki realizacji każdego z wymienionych wyżej kroków. Warto przyglądnąć się aktualnej sytuacji i zaadresować największe problemy związane z papierem. O głównych problemach papierowego obiegu faktur w księgowości i HR przeczytasz w poprzednich artykułach:
Elektroniczny obieg dokumentów – co to?
Elektroniczny obieg faktur w Księgowości
Elektroniczne teczki pracownicze jak zacząć?
Gdy wiesz, jakie problemy chcesz zaadresować, to warto ustalić, jakie cele chcesz osiągnąć w każdym kroku transformacji:
- Cel digitalizacji => zwiększenie wydajności (obniżenie kosztów)
- Redukcja czasu rejestracji dokumentów o 80%: oblicz ile czasu poświęcają Twoi koledzy na rejestrację faktur lub dokumentów HR dzisiaj i zaplanuj, o ile chcesz ten czas obniżyć. DocuWare redukuje czas rejestracji dokumentów w księgowości i HR nawet o 95%.
- Cel zarządzania dokumentami = > większa produktywność
- Oblicz produktywność pracy z dokumentami papierowymi – roczna liczba dokumentów / liczba pracowników w zespole.
- Zaplanuj, o ile chcesz zwiększyć zwiększyć produktywność np 50%. Twoi koledzy będą w stanie obsłużyć więcej dokumentów, a ty nie będziesz musiał/a zwiększać zatrudnienia. DocuWare zwiększa produktywność w HR i księgowości nawet to 50%.
- Cele automatyzacji procesów = > krótszy czas obiegu dokumentów
- Oblicz średni czas obiegu dokumentów w HR lub księgowości
- Zaplanuj, o ile chcesz przyspieszyć procesy np. 70%. Większość klientów DocuWare skróciła czas obiegu dokumentów między 60-70%.
Są to przykładowe cele, które możesz przyjąć. Inne inspiracje znajdziesz w artykule na temat ROI Eteczki.
2) Wykonaj (wdrażaj)
Im dłużej unikasz rozpoczęcia projektu, tym bardziej zostajesz w tyle za konkurencją. Najgorsze jest jednak to, że coraz częściej młodzi pracownicy nie chcą pracować w środowisku papierowym. Dlatego warto podjąć wyzwania i zrobić pierwszy krok.
Zacznij od Pilotażowego wdrożenia pierwszego kroku: Digitalizacji w HR lub księgowości. Przekaż wykonawcy planowane cele, które chcesz osiągnąć. Cele zdefiniowaliśmy powyżej.
Zbierz dane, które pozwolą na sprawdzenie czy digitalizacja w HR i księgowości, faktycznie redukuje czas rejestracji dokumentów. Przeprowadź test na co najmniej 1000 dokumentów i zbierz wyniki.
Automatyzacja rozpoznania dokumentów skutkować będzie szybszą rejestracją poszczególnych dokumentów, redukując ręczną pracę twojego zespołu. Intelligent Indexing DocuWare pozwala na automatyczne rozpoznawanie i opisywania dokumentów.
3) Sprawdź wyniki
Zebrałeś wyniki digitalizacji. Teraz czas na analizę wyników i sprawdzenie czy pilot przyniósł oczekiwane rezultaty. Teraz jest czas na analizę i refleksję:
- Jakie wyniki zostały osiągnięte?
- Co działa lepiej lub gorzej niż planowałeś? Dlaczego?
- Czy można poprawić wyniki? Jak?
- Co jest potrzebne do ich osiągnięcia? Czy potrzebujesz dodatkowych zasobów?
- Jak ocenia to zespół? Kto ma wątpliwości? Dlaczego? UWAGA!!! W każdej firmie są osoby, które będą miały wątpliwości dotyczące transformacji cyfrowej w HR i księgowości. Powody takiego zachowania będą różne. Czasami to strach, czasami brak wiedzy, czasami złe doświadczenia z przeszłości. Osoby w HR i księgowości są bardzo inteligentne, dlatego warto rozmawiać z nimi w oparciu o liczby i fakty.
Pamiętaj, że analizie wyników bardzo ważne jest zaangażowanie kierowników praz całego zespołu. Kierownik HR lub księgowości powinien być absolutnie zaangażowany w cały projekt.Jednak udział kierunek projektu i cele powinny być ustalone z zespołem. Ostateczna decyzja może należeć do nich, ponieważ biorą pod uwagę cały ekosystem biznesowy, ale współpracują z ekspertami, takimi jak programiści AI, inżynierowie oprogramowania i architekci danych
4) Działaj
Transformacja w HR i Księgowości jest procesem, a nie jednorazowym wydarzeniem. W tym etapie podejmujemy działania mające na celu wdrożenie produkcyjne tego, co dotychczas zrealizowaliśmy. Jeśli wyniki były pozytywne to podejmujemy działania mające na celu
uruchomienie Digitalizacji produkcyjne w Księgowości i HR.
Po zakończeniu cyklu można rozpocząć kolejny zaczynając od Planowania. Jeżeli jednak faza Sprawdzenie wyników (Check) wykazała, iż projekt nie osiągnął oczekiwanych wyników, to należy pominąć etap Działania (Act) i opracować zupełnie nowy Plan. Jeśli wdrożenie Digitalizacji zakończyło się sukcesem wtedy przechodzimy do kolejnego etapu digitalizacji – Zarządzania dokumentami. Ponownie przechodzimy przez cały cykl PDCA:
- Ustalenie celów dla Zarządzania Dokumentami
- Wdrożenie Zarządzania Dokumentami
- Weryfikacja wyników osiągniętych dzięki Zarządzaniu Dokumentami
- Dostosowania Zarządzania Dokumentami
Po zakończeniu cyklu dla Zarządzania dokumentami możesz przejść do etapu ostatniego: Automatyzacji Procesów. Tak jak się domyślasz przechodzisz przez ten sam cykl:
- Ustalenie celów (Plan) Automatyzacji Procesów
- Wdrożenie (Do) Automatyzacji Procesów
- Sprawdź wyniki (Check) osiągniętych dzięki Automatyzacji Procesów
- Działaj (Act) Automatyzacji Procesów
Przywództwo jest niezbędne do zdefiniowania i wdrożenia transformacji w HR i księgowości. Często kadra kierownicza nie ma wystarczającej wiedzy technologicznej, aby podejmować najlepsze decyzje dla technologicznej przyszłości swojej firmy. W związku z tym warto poprosić o pomoc konsultantów. Skoro czytasz ten artykuł to pewnie zastanawiasz się, co zrobić dalej. Tutaj przeczytasz, jak przygotować się do spotkania z konsultantem, a tutaj umówisz się na darmową konsultację.
Podsumowanie
Przechodząc przez 4 etapy PDCA możesz skutecznie wdrażać transformację cyfrową w swojej organizacji. Jak już wiesz PDCA (Plan, Do, Check, Act) jest to sposób działania, który pozwala na ciągłe doskonalenie. Zaadoptowaliśmy PDCA specyficznie na potrzeby digitalizacji HR i Księgowości.
